QuickBooks 轉到 Online 後餘額不符

QuickBooks Desktop 轉到 Online 後，為什麼我的餘額對不上？

Desktop 轉到 Online 後餘額不同，原因不外乎三種：您選擇只轉移一部分資料、有項目轉錯或轉了兩次，或 Desktop 檔案原本就有問題，轉移後才暴露出來。Intuit 自己的檢查方法，是在兩個檔案中以相同的日期範圍執行同一份報表並比較（Intuit）。排除第一種原因之後，差額才算是錯誤，所以修正任何東西之前，先確定您轉移了什麼。

如果您轉移了全部資料，差額只出現在一個帳戶，而且一筆有日期的分錄就能解釋，這種情況很簡單。出現下列情況則不簡單：

• Online 的餘額與上次提交的稅表上的資產負債表不一致。
• Desktop 檔案曾被精簡，或只轉移了一部分歷史資料。
• 從轉移日起，銀行或信用卡帳戶一直對不上帳。
• 有稅表即將到期，或某個已提交稅表的年度將有變動。

開始之前，請先準備：

• Desktop 檔案的備份，現在就做，並且不要改動。
• 轉移日期和所選的選項：全部資料、日期範圍，還是只轉移清單。
• 每個實體上次提交的稅表，如果有 Schedule L，一併準備。
• 從轉移日起，往回到最後一個已對帳月份的銀行和信用卡對帳單。

我該怎麼比對 Desktop 和 Online 兩個檔案？

在兩個檔案中，以相同的基準和相同的日期執行相同的報表，然後列出所有不一致的帳戶。Intuit 的步驟列出損益表（年初至今，兩個檔案的日期範圍相同）、資產負債表，以及應收帳款（A/R）和應付帳款（A/P）報表，沒有提到試算表（把每個帳戶在某一日期的餘額列在一起）。再加上同一日期的試算表，就能把每個帳戶並排比較。

1. 在改動任何東西之前，先把 Desktop 的報表儲存為 PDF。
2. 在兩個檔案中，以相同的基準（現金制或權責制）和相同的日期執行每份報表。
3. 以轉移日為準進行比較，而不是今天。之後在 Online 輸入的任何內容，都是真正的差異。
4. 寫下每個不一致的帳戶和金額。
5. 打開每一個帳戶的交易明細，找出只存在於一個檔案中的那筆分錄。

哪些差異是因為我轉移的資料而在預期之內？哪些是錯誤？

如果差異可以追溯到您選擇轉移的內容、Intuit 表示無法遷移的項目，或轉移後在 Online 所做的工作，那就是預期之內的差異。其他任何差額，在稱為錯誤之前都需要追查。Intuit 的工具允許您轉移全部資料，或只轉移客戶、供應商、會計科目表、雇員和項目等清單。其轉換頁面還提到可以轉移某個日期範圍內的交易和餘額（Intuit）。不同的 Intuit 工具和方案所提供的選項和條款可能不同，也可能改變，所以請確認您用的是哪一種，查閱 Intuit 頁面上的最新條款，再對照下表。

Intuit 的頁面指出有些項目無法遷移，並附上清單的連結；在稱為錯誤之前，請先查閱該清單。至於工資，Intuit 告訴 Desktop 工資用戶，要在最後一次發放工資後等待 2 至 3 個工作日，並在下一次發放之前完成轉移，這樣薪資單資料才能無誤地轉移（Intuit）。如果您的轉移緊接在某次發放工資之後，請檢查前後發薪日的工資和負債。清不掉的工資餘額：清不掉的應付工資稅負債。已預扣但從未繳納的工資稅，責任不僅落在企業身上：故意不繳納的責任人，可能須繳納與未繳金額相等的罰款（Publication 15）。誰算責任人以及時限：信託基金追討罰款。

如果差額是錯誤，請找下列情況：只存在於一個檔案中的交易、同時存在於兩個檔案中的交易（轉移過去之後，又被銀行串流重新載入，或被手動輸入），或日期落在轉移日錯誤一側的交易。收入被重複計算：QuickBooks 中的重複收入。Undeposited Funds 餘額一直清不掉：Undeposited Funds 餘額。

我可以直接再轉移一次嗎？

在弄清楚它會覆蓋什麼之前，不要這樣做。Intuit 表示，轉移之後 Desktop 檔案會取代所有資料，而且取代 Online 公司檔案中的資料之後，無法復原（Intuit；Intuit）。自第一次轉移以來，在 Online 所做的每一筆分錄和更正，都會被 Desktop 檔案現在的內容取代。Intuit 把取代警告與已有資料的公司檔案掛鉤，所以請確認重新轉移會寫入哪一個 Online 公司檔案。Intuit 的頁面沒有說明對帳記錄在任何方向上是否會轉過去，所以不要指望它能保留或轉移。

如果您確實要重新轉移，請先儲存 Online 的報表，並列出在 Online 輸入的每一筆分錄，因為重新轉移會覆蓋它們，您需要再輸入一次。

我該怎麼把期初餘額與上次提交的稅表核對一致？

稅務年度開始時，期初資產負債表應與上一個已提交年度結束時的資產負債表一致。如果是年度中途轉移，Online 應在轉移日與 Desktop 一致，而 Desktop 在上一個年底的餘額應與當年的稅表一致，如下表所示。若不一致，差額需要說明，而不是硬湊平帳。稅表能讓您核對什麼，取決於實體類型。

對合夥企業而言，年初的總資產一般必須等於上一年年底的數字，否則須用說明解釋差異。

對小型實體問題答「是」的小型合夥企業或公司，不必填寫 Schedule L（1065 表上為選填）。在最新的填表說明中，這個問題是 1065 表的 Schedule B 第 4 題、1120-S 表的 Schedule B 第 11 題，以及 1120 表的 Schedule K 第 13 題；請查看該年度的表格。這時可能沒有提交的資產負債表，所以要與上一個年底的帳簿和對帳單核對。

與 Schedule L 的差額，可能在轉移之前就已出現。報稅員在您的 Desktop 檔案之外做的年底分錄，會出現在稅表上，但從未進入檔案，所以也從未被轉移。權益與稅表不再一致：保留盈餘與去年稅表不符。根據稅表設定期初餘額：更換會計師後的期初餘額。

我的銀行和信用卡帳戶一直對不上帳：該從哪裡重新開始？

從最近一份對帳單開始往前對帳，這份對帳單要滿足：帳面餘額經過未結項目調整後，等於對帳單餘額。Publication 583 指出，要每月對帳，從上月底的支票簿餘額開始，且調整後的銀行餘額應等於調整後的帳面餘額。它還指出，要更正帳簿中的錯誤，而不只是對帳單上的錯誤。

1. 對每個銀行和信用卡帳戶，選取最接近轉移日的對帳單。
2. 把該日期經過未結項目（已記入帳簿但尚未出現在對帳單上）調整後的帳面餘額，與對帳單餘額比較。
3. 如果兩者一致，問題出在轉移之後：從轉移日之後的第一份對帳單開始，逐月往後對帳。
4. 如果兩者不一致，每次退回一份對帳單，一直退到最後一個一致的月份。從那個月開始往後對帳。
5. 逐月往後對帳。某個月對不平時，就找出那筆分錄。不要讓對帳調整分錄把差額吸收掉。

對貸款帳戶也這樣做，使用貸款機構的對帳單。期初餘額與對帳單不符：對帳的期初餘額不對。

如果轉換時精簡或遺失了歷史資料怎麼辦？

歷史資料缺失可能有三個原因：您選擇了日期範圍或只轉移清單，Desktop 檔案為了符合大小限制被精簡，或者有些年度因您的選擇無法解釋的原因沒有轉過來。第一種是您的選擇。第二種可能在審查時造成問題。第三種是需要追查的錯誤。

Intuit 的頁面指出，檔案必須低於大小限制，較大的檔案必須在轉移前先精簡。IRS 解釋說，精簡會移除已結帳舊交易的明細，改用匯總日記帳分錄取代，而軟體會保留一份明細的封存副本（IRS 常見問題）。同一份常見問題還指出：

• 對於正在審查的稅務年度，精簡後的資料不可接受。
• 更早的日期可以精簡，前提是不涉及審查年度內建立或更改的交易，也不涉及會影響這些年度的上一年度交易。
• 如果審查範圍擴大，IRS 可能要求提供精簡之前所做的備份，或封存副本。

所以，請找到封存檔案或精簡前的備份，並與原始 Desktop 備份一起保存。會結轉到本期稅表的項目，例如固定資產、貸款和結轉額，其明細日後可能還要用到，所以請確認這些明細在精簡過程中沒有被移除。切換日期和要轉移多少歷史資料：年度中途更換會計軟體。

剩下的差額該放在哪裡？

先把每一項差額追溯到某筆交易。追查到的錯誤，就在該筆交易上更正；有依據的更正，如果來自稅表而不是帳簿，可能需要一筆有日期的調整分錄。無法追查的差額，需要繼續追查並由報稅員審核，而不是用一筆平帳分錄，也不要放進 Opening Balance Equity 或未分類帳戶。沒有 IRS 規則說明由誰批准；作為一項控制，簽署稅表的人應批准任何會改變收入或權益的分錄。

留在 Opening Balance Equity 的差額仍然沒有解釋；需要把它轉入正確的權益帳戶（Opening Balance Equity）。放進包羅一切的收入或支出帳戶，則會把差額藏在損益表中，並進入稅表上的收入。如果差額在已提交稅表的年度，不要編輯該年度：請見稅表提交後的結帳日期。

我該怎麼保存原始的 Desktop 檔案作為證明？

在更正任何東西之前，先為轉移時的 Desktop 檔案自行做一份備份，並把兩份副本存放在不同的地方。Intuit 表示，Desktop 資料會保持您離開時的原樣，並在您取消 Desktop 訂閱後提供 12 個月的唯讀存取。這是 Intuit 的條款，不是由您掌控的記錄，而且比您保存佐證記錄的時間短：一般是提交稅表或到期日（以較晚者為準）之後 3 年，某些情況下更長（企業記錄要保存多久）。

IRS 指出，在帳簿用軟體記錄的大多數情況下，審查人員會在審查初期要求提供會計軟體的備份檔案，並要求提供管理員的用戶名和密碼，因為多數資料檔案沒有它就無法讀取。範圍較窄的審查，審查人員可能不會要求。IRS 還指出，備份是原始記帳資料的完全相同的副本，而 Excel 匯出檔無法以同樣方式進行檢驗（IRS 常見問題）。

請保存本頁開頭清單上的項目，另加精簡之前的封存檔案、Desktop 和 Online 在轉移日的報表 PDF，以及一份記錄是誰執行了轉移的備註。取消之前要匯出什麼：取消 QuickBooks 時要保留的記錄。

什麼時候應該在報稅之前請專業人士處理？

當修正帳簿意味著要決定稅表應該顯示什麼的時候。IRS 記錄保存頁面指出，記錄必須佐證稅表上申報的項目，所以帳簿和稅表必須講同一個故事。出現下列任何一種情況，請請專業人士參與：

• Online 的資產負債表、Desktop 檔案和已提交的稅表三者都不一致。
• 從最後一份正確的對帳單重新開始之後，某個月仍然對不上帳。
• 某個已提交稅表的年度將有變動，或有年度被精簡過。
• 轉移後收入、工資或銷售稅的餘額不同，而且稅表或申報即將到期。
• 有通知或審查正在進行。

請帶上 Desktop 備份、兩個檔案中相同日期的報表、已提交的稅表和對帳單。帳簿在期初日應顯示什麼，以及哪些更正屬於帳簿、哪些屬於稅表，應由簽署稅表的人決定，而不是由軟體決定。

舉例

以下舉例僅供說明，以美元計。

12 月 31 日轉移的餐廳 LLC

Desktop 的應收帳款為 US$52,000，Online 的應收帳款為 US$48,000。在兩個檔案中以 12 月 31 日為截止日執行按客戶分列的應收帳款帳齡報表，顯示整整 US$4,000 的差額都在同一位客戶：有一張發票在 Desktop 中，卻不在 Online 中。所有者查看該客戶的對帳單，確認這張發票是真實的。修正方法是在 Online 檔案中做一筆分錄，使用發票的真實日期，日期為稅表尚未提交的那一年的 12 月 31 日或之前。重新轉移則會連轉移以來在 Online 做了幾週的工作一併覆蓋。

首次對帳就差 US$15,000 的承包商 S 公司

Online 第一次銀行對帳時，帳面餘額為 US$135,000，而對帳單為 US$120,000。交易明細顯示有 US$15,000 的存款被輸入兩次：一次是轉移帶過去的，一次是銀行串流再次載入今年稍早的存款。公司刪除重複的存款，檢查收入沒有虛增，並從當年第一份對帳單重新對帳，確認每個月的期初都等於上一份對帳單的期末餘額。

1 月 1 日只轉移了清單和餘額、按合夥企業課稅的雙成員 LLC

Online 檔案的期初餘額與去年已提交的 Schedule L 相差 US$9,000。Desktop 的資產負債表與 Online 的期初餘額一致，所以不是轉移造成的。稅表中包含一筆 US$9,000 的年底調整，這筆調整從未輸入 Desktop 檔案。帳簿以 Desktop 的數字為期初，並按 1065 表填表說明的規定，用一份說明解釋差異。帳簿是否也應該記錄這筆調整，由報稅員決定。

您的情況不同嗎？

• 稅表即將到期，而差異無法用您轉移的內容來解釋：轉移後餘額有變動、帳簿與去年的 Schedule L 不符，或有年度被精簡。哪些更正屬於帳簿、哪些屬於稅表，需要報稅員判斷。請在稅表開始之前，與記帳服務團隊一起處理。
• 某個已提交稅表的年度將有變動：請見稅表提交後的結帳日期。
• 帳簿同時還落後了幾個月：請見補做逾期的帳務。
• 合夥人資本帳戶與 K-1 對不上：請見合夥人資本帳戶。
• 您還沒決定要不要繼續使用 Desktop：請見 QuickBooks Desktop 停售。
• 您轉到了 QuickBooks Online 以外的軟體：上文的同日比對和稅表核對仍然適用；轉移工具帶過去哪些資料，則由該軟體供應商的規則決定。要選擇軟體，請見會計師支援的 QuickBooks 替代軟體。
• 有通知或審查正在進行：IRS 指出，對於正在審查的年度，精簡後的資料不可接受，所以在精簡或清除檔案之前，請先問代表您的人。請見IRS 對小型企業的審查。