QuickBooks 待存入資金餘額過高：如何清除

QuickBooks 的 Undeposited Funds 餘額是什麼？為什麼會越積越多？

Undeposited Funds 是 QuickBooks Online 的臨時帳戶，存放已記錄但尚未納入銀行存款的收款（QuickBooks Online 說明）。收款會一直留在這個帳戶，直到您把它歸入一筆銀行存款。只要有收款入帳卻跳過存款這一步，餘額就會增加。本頁步驟來自 QuickBooks Online 的說明頁面；QuickBooks Desktop 和其他軟體的帳戶名稱或畫面可能不同。

餘額大並不代表多了收入。同一筆錢又被當成新收入入帳，或記錄了一筆實際沒有收到錢的收款，才會造成收入多報。哪一份報表會顯示出來，取決於您用現金收付制還是權責發生制；下面各節說明如何判斷屬於哪種情況。

通常有四個原因：

• 收款從未歸入銀行存款，因為每一筆銀行交易都被單獨處理。
• 銀行交易被當成新收入加入，而沒有配對到由收款建立的存款，所以同一筆錢在帳上出現兩次。
• 記錄了一筆實際沒有收到錢的收款：退票的支票、重複輸入，或是客戶改用其他方式付款。
• 錢進入了帳簿沒有涵蓋的帳戶，例如支付 App 的餘額或第二個銀行帳戶。

出現以下情況，就不是簡單案例：

• 餘額已累積超過一年；
• 餘額包含多種來源的收款，例如支票、刷卡處理商、支付 App 和現金；
• 您無法確定哪些存款也被當成收入入帳；
• 已提交的稅表可能是根據這些帳簿編製的。

開始前請先準備：

• 餘額所涵蓋每個月份的銀行對帳單；
• 同樣月份的每個刷卡處理商或支付 App 的撥款報告；
• 該帳戶的交易清單，按日期由舊到新排列；
• 支票和現金的存款單副本，Publication 583 把它列為總收入的佐證文件之一；
• 按您報稅所用的會計方法產生的各月收入報表；
• 餘額涉及的每一年已提交稅表。

Undeposited Funds 帳戶在哪裡？如果名稱不一樣怎麼辦？

這個帳戶在會計科目表（Chart of accounts）中。廠商說明該帳戶可以改名，所以請在明細類型（Detail type）欄找「Undeposited Funds」，不要只看帳戶名稱（QuickBooks Online 說明）。

每張收款表單上的存入帳戶（Deposit to）欄位，決定收款記到哪個帳戶。如果收款之後要與其他款項合併存入，請選擇用於待存入資金的帳戶。直接記入銀行帳戶的收款不在 Undeposited Funds 內；廠商說明，不打算合併存款時才選銀行帳戶（QuickBooks Online 說明），之後該筆銀行交易可以配對到這筆收款。

Undeposited Funds 的餘額在年底應該是零嗎？

不一定，但在任何日期，帳戶裡只應該有已收到、尚未存入銀行的款項。廠商稱這個帳戶為臨時帳戶，本文引用的資料也沒有規定必須有多少餘額。年底時，手上還有支票，或刷卡處理商尚未撥款的一批交易，都是可預期的。這些款項應該在下一期對帳單上以存款出現。任何超過您平常「收款到存入銀行」間隔的舊款項，都需要解釋原因。

請以收到錢的當天作為收款日期，以存款實際辦理的當天作為存款日期：支票和現金按存款單日期，刷卡或 App 撥款按款項到帳當天。兩個日期之間的間隔，就是這個帳戶涵蓋的時間。月底前存入、銀行在下個月才入帳的存款，在該月對帳時屬於在途存款，所以不要為了配合對帳單而更改存款日期；Publication 583 把尚未入帳的存款列為對帳調節項目。

就稅務而言，銀行存款日期不決定收入何時計入。採用現金收付制時，收入在您實際收到或推定收到（constructive receipt）時計入。推定收到是指款項已記入您的帳戶，或可讓您不受限制地動用；如果您對這筆款項的控制受到重大限制，則不適用。您的代理人替您收到的款項，在代理人收到時就算您已收到。因此，刷卡處理商代管的款項是否算已收到，要看具體事實，例如處理商是您的代理人，還是在限制條件下代管款項，所以請查看處理商的條款，以及年度最後一天處理商顯示的您的餘額。您不能扣著支票不存，把收入推到下一年。採用權責發生制時，收入一般在賺取的年度計入，不論款項何時到達（Publication 538）。

Undeposited Funds 餘額很大，會讓我的收入多報嗎？

本身不會。收入是由發票、銷售收據或收款記錄的。把收款歸入銀行存款，只是把錢從 Undeposited Funds 轉到銀行帳戶，不會增加收入。同一筆錢又被當成新收入入帳，或記錄了一筆實際沒有收到錢的收款，才會多報收入；下表列出各種情況。

過期未處理的餘額也會讓資產負債表失真。貸款機構會閱讀這份報表（申請銀行貸款的財務報表），公司的稅表也可能附上一份（Schedule L）。

如何把多筆客戶收款配對到同一筆銀行存款？

把銀行一起收到的收款，建立成一筆銀行存款。廠商說明，應把多筆交易合併成一筆記錄，以配合對帳單；若逐筆分別記錄，帳簿會與銀行不一致（QuickBooks Online 說明）。

1. 選擇 + Create，再選 Bank Deposit。
2. 在 Account 中，選擇收到這筆錢的銀行帳戶。
3. 勾選這筆存款包含的每一筆收款。廠商說明，Undeposited Funds 裡的每筆收款都會顯示在這個視窗。如果缺少某一筆，請檢查它的 Deposit to 欄位是否是這個帳戶，以及它是否已在另一筆存款裡。
4. 確認總額與您的存款單和銀行對帳單上的那一行相符。
5. 儲存。這些收款就會離開 Undeposited Funds。

之後銀行連線顯示該筆交易時，請把它配對到這筆存款。廠商的銀行頁面說明，如果交易已存在於 QuickBooks，您可能可以選擇配對（QuickBooks Online 說明）。把帳簿已有的交易再新增一次，同一筆錢就會被記錄兩次。

建立錯誤的存款可以撤銷。刪除存款，其中所有收款都會回到 Undeposited Funds；從存款中移除一筆收款，只有那一筆會回去（QuickBooks Online 說明）。

如何找出哪些收款屬於哪筆銀行存款？

從銀行對帳單開始，不要從帳戶開始。每一行存款都是一個總額，背後的收款加起來必須等於它。

1. 列出某一個月對帳單上的各筆存款。
2. 支票或現金存款，使用您保留的存款單副本，上面列出存入的內容。
3. 刷卡或 App 撥款，使用處理商的撥款報告，上面列出該筆撥款的收款、手續費和退款。
4. 在 Undeposited Funds 清單中，找出日期早於該筆存款、且加總等於存款總額的收款。
5. 如果加起來不相符，請檢查：撥款中扣除的手續費或退款、前一個月的收款、撥款中包含的銷售稅或小費，或重複記錄的收款。

撥款金額小於背後的銷售額是正常的。把撥款與銷售報告或 1099-K 表核對是另一項工作：核對銷售與撥款。

處理商手續費和退款在批次存款中如何處理？

存款總額必須等於銀行實際收到的金額，所以處理商扣下的手續費，要在存款內另列一行。廠商說明，在銀行存款視窗中，保留原本的收款不動，在 Add funds to this deposit 以負數加入手續費，科目選 Bank Charges & Fees（QuickBooks Online 說明）。

處理商從撥款中扣除的退款不是手續費。請把它記錄為退還給客戶的款項，使原來的銷售被沖回：在帳簿中記錄退款。銷售稅和小費也包含在撥款內；處理商指南有說明：線上處理商撥款和刷卡機（POS）存款。

不要用說不清楚的一行硬湊總額。如果收款、手續費和退款加起來與銀行金額不符，請先找出遺漏的項目。

如果存款被當成新收入入帳，而收款還留在帳戶裡，怎麼辦？

同一筆錢被算了兩次。請保留收款，因為它們會結清客戶的發票；然後用由收款建立的存款，取代多加的收入記錄。

1. 確認這個模式：對帳單上有一筆存款，帳簿裡有一筆相同金額的收入，而且有尚未存入的收款加起來等於該金額。
2. 刪除多加的收入記錄。
3. 如上所述，用收款建立銀行存款，日期設為銀行入帳的當天。
4. 把銀行交易配對到這筆存款，不要另外新增。
5. 比較該月的收入與存款。收入應該減少被刪除的金額。

如果該月已經對帳或已鎖帳，事後請重新對帳：對帳期初餘額錯誤和報稅後的鎖帳日期。如果重複的收入已進入已提交的稅表，可能需要更正稅表：QuickBooks 重複收入。

如何清除或歸零舊的 Undeposited Funds 餘額，或從未存入的收款？

一筆一筆清除餘額，從最舊的開始。每一筆收款屬於以下四種情況之一。

每個月都要先與對帳單核對完畢，再處理下一個月。如果您更改的月份屬於已提交稅表的年度，請先儲存該年度的報表，並檢查鎖帳日期（報稅後的鎖帳日期）；是否需要更正稅表，應詢問當初編製稅表的人。如果多報的收入進入了已提交的稅表，所繳稅款也可能多繳。退稅申請有期限：提交原始稅表後 3 年，或繳稅後 2 年，以較晚者為準（IRS）；由誰提交、如何提交，取決於實體類型：QuickBooks 重複收入。如果做完這些後餘額仍無法對平：銀行連線不等於對帳。

有三種捷徑會造成新的錯誤：

• 為了歸零而刪除收款。刪除真實的收款，通常會讓對應的發票重新變成未付款，客戶的欠款因此被高估，收款的軌跡也會消失。如果錢確實已進入銀行，那筆銀行交易就沒有收款作為依據。如果該筆交易被當成收入加入，在權責發生制報表上，收入仍然被算了兩次；在現金收付制報表上，總額看起來可能正確，但發票卻顯示未付。
• 用日記帳分錄把餘額轉到收入、權益或雜項帳戶。這會掩蓋真正的原因。Publication 583 說明，電腦化記錄必須與帳簿和稅表相符，並支持稅表上的各項記錄，所以任何清除這筆餘額的分錄，都要保留背後的銀行對帳單或撥款報告。
• 把修正的日期記成今天。銀行已入帳的存款，要用它入帳的當天，這樣舊月份才能對平。只有銀行尚未入帳的存款，才作為在途存款等待。

舉例

以下舉例僅作說明，金額以美元計。

分兩趟存入的支票

一位園藝承包商在 3 月收到 12 張支票，共 US$9,600，並把每張都記為存入 Undeposited Funds 的收款。其中七張（US$5,600）在 3 月 8 日送到銀行，另外五張（US$4,000）在 3 月 22 日。對帳單顯示兩筆存款。這位承包商按每一趟建立一筆銀行存款，兩筆總額都與存款單相符。這批支票的餘額為零。

含手續費的刷卡批次

一位網路賣家的刷卡處理商，為 40 筆銷售撥款 US$4,850，已扣除 US$150 的手續費。這 40 筆收款共 US$5,000。賣家把它們歸入同一筆銀行存款，並在 Bank Charges & Fees 加一行負 US$150 的手續費。存款總額等於銀行的 US$4,850，這 40 筆收款也離開了 Undeposited Funds。

也被當成收入入帳的舊餘額

一位顧問發現 Undeposited Funds 有兩年前留下的 US$18,000：六筆客戶收款，每筆 US$3,000。

• 兩年前：每筆收款都已記錄，之後每筆銀行交易又被加為收入。該年度收入多了 US$18,000。
• 去年：餘額原封不動，銀行帳戶仍然能對平。
• 現在：顧問刪除六筆多加的收入記錄，用這些收款建立六筆銀行存款，日期各設為銀行入帳的當天，並把每一筆配對到對應的銀行交易。餘額歸零，第一年度帳上的收入減少 US$18,000。因為該年度的稅表是根據這些帳簿編製的，顧問在更改前，先檢查該年度稅表是否需要更正，以及該年度是否已鎖帳。

您的情況不一樣？

• 餘額已累積數年、涉及很多收款來源，或您無法確定哪些存款也被當成收入入帳：請尋求記帳協助，確定這筆餘額實際包含什麼、哪些記錄要刪除或配對，以及已提交的年度是否受到影響。
• 收入在這個帳戶以外的地方也重複了：請看 QuickBooks 重複收入。
• 撥款、手續費或 1099-K 表與您的銷售不符：請看核對銷售與撥款。
• 舊發票從未收款：請看沖銷未付的客戶發票。
• 更改舊記錄後，對帳出現差額：請看對帳期初餘額錯誤。
• 您想要一套例行做法，避免餘額再次累積：請看銀行連線不等於對帳。
• 帳簿落後數月，或 IRS 已就該年度來函：請看補做逾期帳簿並尋求記帳協助，或看IRS 寄給您業務的通知。