QuickBooks Self-Employed 停止服務：Schedule C 帳目遷移指南

QuickBooks Self-Employed 停止服務，我現在要保存什麼？

現在就把完整的記錄副本存到應用程式之外，不必理會軟體公司給的日期。法規把責任放在納稅人身上：須保存足以證明總收入和扣除額的帳簿或記錄，並保存到這些記錄可能對稅務管理有用為止（26 CFR 1.6001-1）。停用日期、匯出工具和替代方案由軟體公司決定，也可能更改。請查看您帳戶內的最新通知。

符合下列任何一項，您的情況就不單純：

• 匯出資料缺少某一年，或某一年的幾個月。
• 個人消費和業務消費混在一起。
• 應用程式之外沒有任何里程日誌。
• 您的 1099 表總額與帳簿不符。
• 有一年從未申報。

這些情況通常要根據外部資料重建，而不是直接複製。請見下方「情況不同？」。

在存取權限結束前，請先收齊：

• 您能匯出的每一年交易，要有明細（日期、收付款對象、金額、類別），不能只有彙總報表。
• 每年按類別列示的損益表。
• 收據圖片和附件。
• 里程日誌：每趟行程一行，寫明日期、目的地、業務目的和里程，另加全年總里程，並分為業務里程、通勤里程和其他里程。還要加上車輛首次用於業務的日期、車輛是自有還是租賃，以及每年採用的方法，即標準里程費率或實際費用。標準費率已包含折舊，先前的選擇可能限制您下一步可用的方法（標準里程費率或實際汽車費用）。
• 設備的購買發票，載明日期、成本，以及已經扣除的折舊或 Section 179 扣除。
• 您收到的每一份 1099 表（1099-NEC 表、1099-K 表、1099-MISC 表）和您最近一份已提交的稅表。
• 業務使用的每個銀行和信用卡帳戶的對帳單，以及每筆預估稅付款的證明。

只要通過「在信任新工具之前，我要檢查什麼？」下的各項檢查，任何工具都可以。選擇時可參考哪款應用程式適合 Schedule C和會計師支援的軟體。

我的 QuickBooks Self-Employed 資料去哪了？

只有您保存的副本才是確定的。軟體公司把您的資料保留多久，由它自行決定，載於其通知和條款。如果無法登入，請向其客服查詢目前還能匯出什麼，並保留一份註明日期的回覆。

如果您沒有保存記錄，請從軟體公司無法控制的來源重建：銀行和信用卡對帳單、1099 表（您的 IRS 線上帳戶列有可查閱的資訊申報表，包括部分 1099 表）、發票、支付平台報表和電子郵件中的收據。請見用銀行對帳單重建帳簿。

在審查中，IRS 表示由納稅人自行維護帳簿和記錄。如果納稅人拒絕提供所要求的記錄，IRS 表示可以傳喚這些記錄，或因缺乏佐證而不允許所申報的項目。同一份常見問題還說，備份檔案讓 IRS 能核對原始記錄，而電子表格匯出檔做不到這一點；透過重新輸入交易所重建的檔案，也不算原始記錄的副本。如果舊應用程式沒有提供備份檔案，請保留它所提供的最完整的匯出檔。

Schedule C 需要哪些記錄？

只要能清楚顯示收入和支出，任何系統都可以。IRS 表示，法律一般不要求特定種類的記錄。Publication 583 要求兩樣東西：彙總交易的帳簿，以及背後的佐證文件。

付款證明本身不足以確立扣除。Publication 583 說明，還要保留顯示成本的收據或發票。里程方面，請見里程日誌須載明什麼。日常習慣請見自僱人士的記錄保存。

我舊的類別對應 Schedule C 的哪幾行？新工具須產出什麼？

新工具須為 Schedule C 每一行給出合計，或提供從您的類別到各行的清楚對應。請把舊類別清單與表格並排打開。行號依最新公佈的表格而定，可能變動。

填表說明要求申報所有來源的收入，並且不得扣除聯邦所得稅，包括自僱稅。所有者提款、您自己帳戶之間的轉帳和個人開支，也不屬於任何一個支出行。凡跨兩行的類別都要拆分。請見 Schedule C 的會計科目表。

IRS 是否要求改用特定的應用程式？我的會計方法會變嗎？

IRS 不要求使用特定的應用程式，換軟體本身也不會改變您的會計方法。電腦化系統須產生清晰可讀、並與您的帳簿和稅表相符的記錄（Publication 583）。計算應稅收入和記帳須採用同一種方法。Schedule C 第 F 行詢問您採用現金收付制、權責發生制還是其他方法。

更改方法本身，例如由現金收付制改為權責發生制，是另一個步驟，一般須經 IRS 批准，並以 3115 表申請（Publication 583；Schedule C 填表說明）。請見由現金收付制改為權責發生制。

因此要查看新工具報表所依據的計算基礎。採用現金收付制時，您在收到收入時申報收入，在付款時扣除支出。按發票日期計算收入的工具，與現金收付制的稅表不會相符。如果您舊報表和已提交稅表用的基礎不同，換軟體前請先讓報稅員看一看：新工具的合計數不可能同時與兩者相符。線上會計軟體請見線上會計軟體比較。

我的里程日誌和收據怎樣才算足夠的記錄？

對於差旅、禮品和汽車費用，IRS 接受帳簿、日記、日誌、費用說明、行程單或類似記錄，並表示電腦製作的記錄也算足夠。您一般還需要書面證據，例如收據、已兌現支票或帳單，少數情況例外，例如沒有現成收據的交通費。差旅、禮品或汽車的金額如果是您大約估計的，不得扣除（Publication 463，Topic 510）。其他業務成本適用上述一般規則：帳簿加佐證文件。

對於車輛，記錄須載明每次使用的日期、業務目的地和目的、每次業務使用的里程，以及全年總里程。須在當時或接近當時記錄。每週記錄一次的日誌視為及時。

應用程式的日誌可能合格，但前提是您能夠調閱並重現它。關於第 47 行，Schedule C 填表說明允許把汽車費用的書面證據保存在符合一定要求的電子儲存系統中。Publication 583 說明，這類系統須能以清晰可讀的形式建立索引、儲存、保存、調閱和重現記錄，並供 IRS 查閱。IRS 沒有說明某個應用程式是否符合這項標準。已無法調閱的應用程式日誌可能不符合，所以請保留一份您能重現的副本。

如果記錄不完整，Publication 463 允許使用您本人的陳述加其他佐證。記錄因您無法控制的原因而毀損時，也允許重建，其舉例為火災、水災和其他災害。它沒有提到停止服務的應用程式，所以不要指望這一點。請見重建里程日誌和遺失的收據。

換軟體後，我的記錄要保存多久？

請保存記錄，直到每份稅表的評稅期間屆滿為止，一般是自提交日起三年（IRS）。這個期間是您可以更正稅表、IRS 可以追加評稅的時間。換軟體既不會縮短，也不會重新計算這段期間。

已提交稅表的副本也要保存。如果某一年從未申報，則沒有期限，所以該年的所有資料都要保存。其他情況，如退稅申請、壞帳和雇用稅，請見企業記錄要保存多久。

應用程式的季度預估稅追蹤，我要沿用什麼？

沿用您實際繳納的金額，而不是應用程式的估算。預估稅涵蓋所得稅和自僱稅，即使應有退稅，逾期或不足額的分期付款也可能招致罰款。

• 該稅務年度每筆聯邦付款的日期和金額。請從銀行、付款確認或您的 IRS 線上帳戶取得，該帳戶最多顯示五年的付款記錄，包括預估稅付款。
• 上一年度多繳而轉入本年度的稅款。2025 年 1040 表第 26 行將其與預估稅付款合併；請查看現行表格。
• 州付款，與聯邦付款分開保存。
• 應用程式預測的稅額只作參考。請用 1040-ES 表的工作表重新計算。

罰款規則和到期日請見季度預估稅付款。

我應該現在換，還是等到下一年年初？

只要用一個截止日期把記錄乾淨地分開，並且收入只計算一次，兩種做法都可行。從稅務年度第一天開始，每一年的記錄都在同一個工具裡。年中切換，則要由兩個工具合成一份 Schedule C：截止日期之前用舊工具，之後用新工具。如果軟體公司的通知讓您先失去存取權限，則以它的日期為準，所以請在那之前匯出本年度截至目前的資料。

為避免重複計算收入：

1. 選一個與銀行對帳單日期一致的截止日期，並且選在您已對帳的月份。
2. 把每個銀行和信用卡帳戶對帳到截止日期，並將其對帳後的帳面餘額登記為期初餘額。對帳單餘額可能不同：尚未入帳的存款和尚未兌現的支票記在您的帳簿裡，但不在對帳單上。
3. 匯入截止日期之後的交易。把這些未結清的支票和存款另行列出，待結清時再配對，不要重複記錄。較早期的明細保留在舊的匯出檔裡。
4. 現金收付制：收入一般在您收到時計算，所以截止日期時尚未付款的發票，在款項到達時再記錄。權責發生制：把它當作未結清的應收帳款帶入，而不是新收入。
5. 舊的匯出檔要保存整個稅務年度，再加前後各一個月。審查人員可能要求提供該年度前一個月和後一個月的資料，以核對收入和支出的截止。

請見年中換會計軟體和重複計算的收入。

在信任新工具之前，我要檢查什麼？

用工具本身沒有產生的記錄來測試它。您載入的每一年都要做下列檢查。

如果第 1 行低於您 1099-NEC 表 1 欄的合計，Schedule C 填表說明要求附上說明差異的聲明。Publication 583 說明，每月要與支票帳戶對帳，並將業務帳戶與個人帳戶分開。

範例

以下範例僅作說明，金額以美元計。

收到 US$60,000 1099-NEC 收入的自由接案設計師

該應用程式裡有她唯一一份 8,000 英里業務里程的記錄。她匯出每趟行程的日期、地點、目的和里程，另加全年總里程，並與稅務記錄一起存檔。IRS 要求的是足夠的記錄，而不是這個應用程式。她新工具的第 1 行必須包含這 US$60,000，以及沒有客戶在 1099 表上申報的任何業務收入。

銷售額 US$30,000、存款 US$24,000 的平台賣家

這 US$6,000 的差額是撥款前扣除的手續費和退款。新工具把 US$30,000 記為銷售額，平台手續費記為支出，客戶退款記為第 2 行的退貨與折讓，所以第 1 行從 US$30,000 開始，並與 1099-K 表（如果有開具）相符，其上顯示的是總額。只記入 US$24,000 存款的工具，會使第 1 行少報 US$6,000。

7 月 1 日切換的獨資經營者

她採用現金收付制。舊工具記有 1 月至 6 月的收入 US$30,000，新工具記有 7 月起的收入 US$35,000，所以第 1 行是 US$65,000。她把截止日期定在 6 月 30 日，用已對帳的 6 月 30 日餘額開立新工具，並列出尚未結清的支票和存款。一張 6 月 20 日開出、7 月 8 日付款的 US$5,000 發票，在現金收付制下一般是 7 月的收入。她在存款到帳時只記一次，不再另記為發票。

情況不同？

• 匯出資料缺少幾個月或整年：在報稅之前，必須根據對帳單重建帳簿。請見用銀行對帳單重建帳簿，並尋求記帳協助。
• 有幾年的收入從未申報：未申報年度的記錄沒有時間限制。請見未申報年度的 Schedule C 支出，並尋求個人報稅協助。
• 個人和業務消費混在一起：在製作 Schedule C 之前先把它們分開。請見修正混在一起的業務與個人資金，並尋求記帳協助。
• 您的 1099-NEC 表總額高於帳簿上的收入：Schedule C 填表說明要求附上說明差異的聲明，所以原因很重要。如果原因一直不明，請見個人報稅協助。如果原因是重複記錄，請見重複計算的收入。
• 客戶從美國境外付款，或以其他貨幣付款：可能收不到 1099 表，所以第 1 行要以您自己的記錄為準。請見外國客戶沒有開具 1099 表，至於要申報什麼，請見個人報稅協助。
• 應用程式之外沒有里程日誌或收據：請見重建里程日誌、里程日誌須載明什麼和遺失的收據，缺口很大的話，請尋求記帳協助。
• IRS 通知或審查正在進行：IRS 的常見問題表示，重建或精簡的檔案不能滿足對受審查年度的要求，所以該提交什麼，要向個人報稅協助諮詢。請見IRS 對小企業的審查。
• 有合夥人加入，或企業現在以公司身份申報：Schedule C 適用於獨資經營，所以舊帳簿可能不能原樣沿用。請見S 公司選擇後的帳簿，並尋求記帳協助。
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