QuickBooks 平價替代軟體：會計師需要什麼

QuickBooks 的替代軟體要「會計師支援」，是什麼意思？

IRS 沒有指定或核准必用的會計軟體。只要能清楚顯示收入和開支，任何記帳系統都可使用（IRS：記錄保存），前提是帳簿或記錄足以證明總收入、扣除項目和抵免（26 CFR 1.6001-1）。如果是電腦程式，您必須能產生清晰可讀、與帳簿和稅表相符的記錄，並提供足夠的明細，以便追溯到原始憑證（Publication 583）。您的會計師或 CPA 願意使用哪些軟體由他們決定，官方也沒有名單，所以請先詢問，再把去年的數字匯入新軟體，檢查報表是否一致。實際上可歸納為五項檢查：

1. 報表。軟體能產生任意日期範圍的總帳、試算表（trial balance）、損益表、資產負債表和銀行對帳表。
2. 存取。您的會計師可以登入，或您能提供完整的匯出檔。
3. 對應。每個科目對應到稅表的某一行，所有者的資金不計入收入和開支。
4. 退出。您能取走全部資料，包括取消訂閱之後。
5. 歷史資料。工資、銷售稅和 1099 表的合計數都能轉過去。新帳簿從期初餘額（各科目在起始日的餘額）開始，並在切換日（新軟體接手的當天）與舊檔案相符。

出現以下情況時，情況就不單純：

• 您的會計師還沒說明他們使用哪些軟體，或您還沒有會計師。在確定之前先不要取消任何訂閱：選哪個軟體、首次匯出和切換日，都取決於您的稅表類型和舊檔案裡有什麼。
• 工資或銷售稅的申報與帳簿用同一家供應商。這時切換不只要轉移總帳，還要轉移年初至今的工資、工資稅存款和已提交的稅表。
• 業務是合夥企業或 S 公司。合夥企業要追蹤每位合夥人的資本帳戶，S 公司則要追蹤每位股東的分配和貸款。稅表上的資產負債表（需要時）應與帳簿一致。
• 帳目落後或對不上。新檔案會繼承舊檔案的所有錯誤。
• IRS 已要求您提供記錄。在小型企業審查中，IRS 常會要求提供軟體的備份檔和管理員登入，並表示重建或重新輸入的檔案不能滿足對原始檔案的要求。

先準備：您最近一次提交的稅表、舊軟體本年度的報表、有存取權的所有人名單、您的工資和銷售稅服務供應商，以及會計師說過需要的其他資料。

較便宜的會計軟體必須能產生哪些報表？

它應該能產生任意日期範圍的總帳、試算表、損益表、資產負債表和銀行對帳表，因為會計師要根據這些報表工作。IRS 設的是一項測試，而不是報表清單：各科目合計必須與帳簿和稅表相符，交易明細必須能追溯到原始憑證（Revenue Procedure 98-25，第 5 節）。當所需資訊有一部分只存在於電腦檔案中（會計軟體通常如此），該 revenue procedure 也適用於較小的企業（第 3 節）。

如果供應商提供試用或範例檔案，請在取消任何東西之前，匯入去年的交易並逐一執行各份報表。哪些報表配合哪種稅表，請見從帳簿到營業稅表。

會計師能登入嗎？離開時我能取走全部資料嗎？

會計師需要自己的登入帳號或完整的匯出檔，而您需要在舊訂閱結束前有辦法取走全部資料。許多審查一開始，IRS 就會要求提供會計軟體的備份檔和管理員登入，並表示備份檔能讓審查人員測試原始記錄，這是匯出到電子表格的報表做不到的（IRS 軟體記錄常見問題）。把帳簿交給供應商代管，並不能免除您的記錄保存責任（Revenue Procedure 98-25，第 3 節）。

購買前請先問供應商：

• 我能下載含附件的完整資料副本嗎？格式是什麼？
• 如果我降級或取消，哪些資料能保留？還能登入或下載多久？
• 有沒有由我控制的管理員角色？
• 下列各項哪些要另外收費：會計師登入、更多使用者、收據儲存、工資、1099 表申報、銀行連線、多年歷史資料？
• 我看到的價格是首期優惠價嗎？之後多少錢？
• 如果我有其他貨幣的銀行帳戶或發票，這個方案除了美元，還會用該貨幣記錄金額嗎？

IRS 表示，大多數企業使用的程式，它都能讀取其檔案，並提醒納稅人在發送任何電子檔案之前先諮詢審查人員（常見問題，第 4 題）。這對不常見的程式最重要。若要讓記帳員查看帳目但不能轉移資金，請參閱給記帳員帳戶存取權限。

新軟體的類別能對應到我的稅表嗎？

可以，前提是每個科目對應稅表的一行，且所有者資金與收入和開支分開。每個軟體都有自己的預設類別。稅表採用 IRS 填表說明中的定義，所以由會計師把兩者對應起來。新軟體必須做到的是：會計科目表可以自行編輯。

請確認您能新增、重新命名和合併科目。合夥企業需要為每位合夥人設資本帳戶，S 公司則需要為每位股東設分配和貸款帳戶。Schedule C 的起始科目清單見 Schedule C 的會計科目表。

轉移工資、銷售稅、1099 表、銀行連線和存貨之前，我要檢查什麼？

工資、銷售稅和承包人合計，各自保存著總帳沒有的歷史資料；銀行連線和存貨則需要在切換日核對。請看下表。

光靠銀行連線不能證明帳簿正確；請參閱銀行連線不等於對帳。

要帶過去多少歷史資料？如何證明結轉的餘額無誤？

帶入某一個日期的期初餘額，再加上該日期之後、會計師要求的交易。餘額已包含該日期當天及之前的所有項目，所以每筆交易只輸入一次。然後在切換日，逐個科目比對新舊試算表來證明轉移無誤。

舊檔案及其報表，要保留到它們所涵蓋的年度不再可能被審查為止，一般為提交後 3 年；各種期限全部見取消 QuickBooks 時要保留的記錄。在該 revenue procedure 自己的更換會計軟體範例中，因為舊記錄仍可取回並處理，所以不必通知 IRS（Revenue Procedure 98-25，第 4 節和第 8 節）。

IRS 表示，重新輸入或精簡的檔案，不能滿足對受審年度原始記錄的要求；只有不影響這些年度的較早日期，才可以精簡（常見問題，第 10 題和第 14 題）。所以，每個可能被審查的年度，都要保持原始檔案可讀。

要證明餘額無誤：

1. 在舊軟體中產生切換日的試算表並儲存。
2. 把期初餘額和之後的交易各載入新軟體一次，並產生切換日的試算表。每個科目都應相符；列出每個差異及其原因。
3. 把銀行和信用卡帳戶與對帳單對上，未結發票和帳單與清單對上，貸款與貸款機構對帳單對上，工資負債與最近的 941 表和存款對上，權益與舊帳簿在同一日期對上。去年的期末權益也應與您最近提交的稅表上的資產負債表一致，否則要能說明原因。合夥人的 K-1 資本採用稅務基礎，而 Schedule C 沒有資產負債表。
4. 保留兩份試算表、核對工作底稿，以及記錄何時改了什麼的說明。該 revenue procedure 要求系統文件包含系統的變更及其生效日期（第 6 節）。

期初餘額的詳細做法見更換會計師後的期初餘額，時間安排見年中更換會計軟體。

簡單的小生意，用電子表格或基本方案就夠嗎？

有時夠。IRS 允許您選擇任何能清楚顯示收入和開支的系統，並指出，如果您剛開始小生意，單式記帳可以簡單又實用（Publication 583）。當它無法證明記錄能對帳並追溯到原始憑證，或者工資、存貨、承包人表格、多位所有者、貸款機構或投資人需要它做不到的東西時，就不夠用了。

只要通過五項檢查（報表、存取、對應、退出、歷史資料），並且能說明防止未經授權變更的控制措施（如報表表格最後一列所述），以下任何一種都可能足夠：

請把本頁提到的一切都打開來計算方案價格：會計師的登入、使用者、銀行連線、工資和承包人表格。缺少其中任何一項的方案，就不算更便宜的方案。如果日後必須重建帳簿（歷史資料對不上、混入所有者資金，或轉移工資時沒帶年初至今合計），較低的費用最終仍可能花得更多。

切換前我該問會計師什麼？

取消或預付一年費用之前，請用書面詢問：

1. 您使用哪些軟體？有哪些軟體您希望我避開？
2. 您需要登入帳號、檔案還是每月報表？需要哪些報表？
3. 您的收費會因我選擇的軟體而變動嗎？
4. 您要哪一天作為切換日？我正式啟用前，您會審閱期初餘額嗎？
5. 切換期間由誰提交工資和銷售稅稅表？您需要舊軟體提供什麼？
6. 我們要怎麼歸檔舊檔案？由誰保管？
7. 您對登入和檔案分享有什麼要求？報稅員須備有客戶資料的書面安全計劃（Publication 4557）。

如果您沒有會計師，或您的會計師不肯說明使用哪些軟體，請在購買或取消任何東西之前先解決這一點。記帳員、會計師還是 CPA說明了各自負責什麼，雇用記帳員前要問的問題涵蓋其餘部分。也可以參閱記帳協助。

舉例

以下範例僅作說明，並以美元計。

申報 Schedule C 的承包人

一位年收入 $90,000、每月約 40 筆交易、提交 Schedule C 的承包人。離開前，這位承包人向會計師索取支援軟體清單，並從中挑選。承包人把去年的交易匯入試用檔案，損益表與舊軟體一致。承包人勞務放在單一科目，對應第 11 行。取消前，承包人下載了含附件的完整交易匯出檔。

有雇員的 S 公司

一家營收 $600,000、有三名雇員的 S 公司，用與帳簿相同的供應商處理工資。假設每年工資為 $180,000，平均支付，沒有稅前扣除，且沒有人超過社會安全稅工資上限。7 月 1 日切換時，必須帶過去截至 6 月 30 日已支付的 $90,000 工資，以及實際已做的預扣和存款，這樣全年的 W-2 表才會顯示 $180,000，並與四份 941 表一致。新帳簿也要把高級職員薪酬與其他工資分開，把股東貸款與開支分開。

使用桌面版軟體、有 12 年歷史資料的用戶

一家企業在桌面版檔案中有 12 年的歷史資料，並在 1 月 1 日切換。它載入兩年前年初日期的期初餘額，再載入之後的交易，這樣 1 月 1 日切換日的試算表就與舊檔案一致。它把舊檔案以唯讀方式歸檔，並附上每年的匯出報表。最早的幾年可能已超過一般保存期限，但檔案仍會保留，因為資產記錄要保存到每項資產出售那一年的評稅期間屆滿為止。

您的情況不同嗎？

• 您即將取消或切換，而會計師還沒說明他們會用什麼軟體，或工資、銷售稅和往年的歷史資料都在舊軟體裡：設定方式、首次匯出和切換日，取決於您的稅表類型和舊檔案裡有什麼。取消前先把這些確定下來。請參閱取消 QuickBooks 時要保留的記錄，再看記帳協助。
• 您沒有會計師，或會計師不肯說明支援哪個軟體：他們的答案決定您能用哪些軟體，所以請先確定由誰準備您的稅表。請參閱記帳員每月收費多少，再看記帳協助。
• 您的帳目落後或對不上：新檔案會把錯誤帶過去。請參閱記帳整理或重開新帳和補上逾期未做的帳，再看記帳協助。
• IRS 已要求您提供記錄：IRS 常要求提供原始備份檔和管理員登入，所以在更改、精簡或取消任何東西之前先尋求協助。請參閱未保存營業記錄的罰款和記帳協助。
• 您是有多位所有者的 S 公司或合夥企業：請參閱 S 公司記帳軟體和合夥人資本帳戶。如果期初餘額與舊帳簿不一致、您無法依最近提交的稅表解釋差異，或所有者帳戶對不上，請在正式啟用前請人審核設定。請參閱記帳協助。
• 您的業務橫跨美國和加拿大，或持有其他貨幣的帳戶：請參閱兩國業務該用 QuickBooks 加拿大版還是美國版和美國帳簿中的外幣帳戶，再看記帳協助。
• 您的工資服務供應商也要更換：請參閱更換工資服務供應商。
• 您用 QuickBooks Desktop 或 QuickBooks Self-Employed：請參閱 QuickBooks Desktop 即將停售和 QuickBooks Self-Employed 即將停止服務。
• 您正在 QuickBooks Online 與其他平台之間做選擇，或已超出小型企業方案的需求：請參閱 QuickBooks Online 與其他平台的比較和超出 QuickBooks 的負荷。