Schedule C 記帳軟體：收入、里程與預估稅

IRS 要求 Schedule C 使用特定的記帳軟體嗎？

不要求。IRS 允許您使用任何適合您業務的記錄保存系統，只要它能清楚顯示您的收入和費用。IRS 不指名也不排名任何軟體。對於電腦化系統，Publication 583 另有三項檢驗：記錄必須清晰可讀、必須能與您的帳簿和稅表核對，而且您必須保存一份系統說明，顯示其防止未經授權新增、更改或刪除的控制措施。核對的意思，是軟體中的合計數與銀行和信用卡對帳單一致，稅表上的合計數也與軟體一致。記錄要一直保存到 IRS 不能再對該稅表評稅、您也不能再申請退稅為止。評稅期間一般是提交後 3 年（提前提交的稅表，視為在到期日提交），如果漏報的總收入超過稅表所示總收入的 25%，則為 6 年；如果從未提交有效稅表或提交了欺詐性稅表，則沒有期限。退稅申請須在提交後 3 年或付款後 2 年之間較晚者之前提出。設備的記錄，要保存到您處置該設備那一年的上述期間結束為止（Topic no. 305）。就業稅記錄，至少要在稅款到期或繳納（以較晚者為準）後保存 四年（IRS）。

所以，本頁提供的是檢驗標準，不是排名。試算表或紙本分類帳也能達到這些標準（請見用試算表記帳）。一個有用的檢驗方法：Schedule C 上的每個合計數，都應能追溯到有日期的交易和憑據。試用任何軟體時，請用您自己一個月的資料，做以下六項檢查。

如果您的軟體裡堆著幾個月未分類的交易、您須繳季度預估稅卻說不出目前為止的利潤、收入與您的 1099 表不再相符、帳簿落後，或收到了 IRS 的通知，您的情況就不單純。如果事業有雇員、存貨、共同所有者，或打算做 S 公司選擇，同樣不單純。關於軟體不夠用的表格，以及最後一節「您的情況不一樣嗎？」，涵蓋了這些情況。

選擇或修正軟體之前，請先準備好：

• 所有涉及事業的銀行和信用卡對帳單
• 1099-NEC 表、1099-K 表和 1099-MISC 表，以及支付平台的年度對帳單
• 有日期的里程記錄，或您手上有的里程表讀數
• 去年的稅表，包括您分多年沖銷的設備清單

自由工作者或獨立承包人的記帳軟體該具備什麼功能？

Schedule C 記帳軟體應具備六項功能，以支持 IRS 要求的記錄。

把軟體的會計方法設成與 Schedule C 一致。 第 F 行詢問您採用哪種方法。採用現金收付制時，收入在收到時申報，費用在支付時申報，所以已寄出但尚未付款的發票還不是收入。如果軟體採用權責發生制，而您的稅表採用現金收付制，軟體算出的利潤就不會與稅表相符（Schedule C 填表說明）。

收據的照片要取代紙本，儲存系統必須符合 IRS 的要求，而 IRS 可能會測試（Publication 583）。請見以掃描收據取代紙本。

軟體的類別應該與 Schedule C 的費用各行一致嗎？

一致比較方便，但 IRS 並不要求。規則是您的稅表要能與帳簿核對，而 Schedule C 第 II 部分對每種費用各有一行，從第 8 行到第 27b 行。沒有對應行的類別，提交之前要手動重新分類，所以請一次把清單建好。Schedule C 的會計科目表說明了哪個類別對應哪一行。

有些款項不應列入一般費用類別，不論軟體怎麼建議：

已繳的稅款記為稅款繳納，您自己的報酬記為所有者提款，設備記為資產，除非適用合格的費用化規則。慈善捐贈和個人開支，不要放進事業帳簿，或標記為個人。

里程記錄軟體每趟行程要記什麼？日期為什麼重要？

軟體必須記錄每趟營業行程的日期、目的地、營業目的和里程，另外還要有當年的總里程，不能只有年度合計（Publication 463）。在電腦上做的記錄，只要是在使用時或接近使用時製作的，就可以接受。完整規則請見里程記錄要求。

2026 年，日期還決定費率。標準里程費率在年中有調整，IRS 對 7 月 1 日之前的費用適用原費率，對 7 月 1 日或之後的費用適用調整後的費率（Announcement 2026-11）。以前年度的費率，請見 IRS 費率表。

只存年度合計的軟體，無法套用兩種費率；沒有日期的行程，也無法歸到 7 月 1 日的哪一邊。要用標準費率還是實際汽車費用，是另一個選擇：請見標準里程費率還是實際汽車費用。

軟體能告訴我季度預估稅是多少嗎？

它能顯示估算的起點數字，但不能代您決定預估稅。獨資經營者如果預計提交稅表時要補繳 $1,000 或以上，一般須分四個繳款期繳納預估稅，涵蓋所得稅和自僱稅（IRS 預估稅）。金額、到期日和避免罰款的目標，請見季度預估稅繳款。

選擇避免罰款的目標，並預測全年的情況，由您或您的報稅員決定。

軟體要為我的報稅員匯出什麼？IRS 可能索取什麼？

請軟體匯出報稅員能與稅表核對的報表，並保存整個檔案的完整副本。報稅員通常需要：

• 全年按類別分列的損益表
• 交易清單，包含日期、收款方、金額和類別
• 里程記錄，分別列出營業里程、通勤里程和總里程
• 購入設備的清單，附日期和價格
• 平台的年度對帳單和 1099 表，並註明任何差異

從帳簿到企業稅表詳細說明了這些報表。

IRS 表示，在其小企業與自僱人士部門進行的審查中，會及早要求提供會計軟體備份檔，使用 4564 表，同時要求提供管理員登入資料（IRS 常見問題）。同一份常見問題還說：

• 凡是帳簿存放在軟體裡的情況，審查人員大多會要求提供這些檔案。範圍廣的審查，例如查證總收入，很可能會包含這項要求；範圍窄的則未必。
• 重新輸入交易而重建的新檔案，不符合要求。
• 提交任何電子檔案之前，請先與審查人員討論。

一份報表試算表和檔案本身不是同一回事，所以請選擇能產生完整副本的軟體。請見IRS 對小企業的審查。

為什麼我的 1099 表和軟體顯示的不一樣？

您的 1099 表和軟體不同，是因為每份文件計算的內容不同。不論有沒有收到表格，您都要申報全部的營業收入（IRS），所以軟體應保存總金額，讓您可以比對。

朋友和家人轉來的、作為禮物或個人開支的錢，不是營業收入，IRS 建議在支付應用程式中把這類付款標為非營業。

把銷售總額、平台手續費和客戶退款分開記為各自的分錄；請見核對銷售額與撥款。

記帳軟體不能代您做什麼？

有三件事仍然由您負責：

• 對帳。 已連線的銀行串接只是匯入交易。Publication 583 建議每月對帳支票帳戶，使對帳單、支票簿和帳簿一致。請見銀行串接不等於對帳。
• 區分個人與事業。 Publication 583 建議開設企業支票帳戶，並與個人帳戶分開。軟體可以為混用帳戶的交易加標籤，但無法知道哪些是營業交易。請見獨立的企業帳戶。
• 選擇實體類型。 獨資經營者申報 Schedule C。單一成員的美國境內 LLC 也是如此，除非它選擇按公司課稅。適用哪種稅表，取決於所有權和選擇，與軟體無關。

我的事業什麼時候已經超出 Schedule C 軟體能處理的範圍？

事業不再是一個所有者、銷售簡單的時候，就已經超出 Schedule C 軟體能處理的範圍。下列每項變化，需要的都不只是一個類別標籤。

舉例

以下舉例僅作說明。金額以美元計。

第一年的自由工作者

一位採用現金收付制的設計師，全年收到客戶付款 $60,000，支付了 $9,000 當年可扣除的營業成本，所以淨利潤是 $51,000。6 月 1 日，她的軟體顯示已收到 $24,000，已付成本 $4,000，目前為止的淨利潤是 $20,000。她在 6 月繳款前，用這個進度和已簽訂的專案，估算全年的情況。如果串接的交易沒有分類，軟體只會顯示存款和支出，估算就只是猜測。

網約車司機

一位司機從平台收到的存款共 $48,000。平台的年度對帳單顯示總收入 $58,000，手續費 $10,000。總收入以對帳單為準，手續費記為支出，所以只看存款，會少算 $10,000 的收入。司機的軟體為每趟行程記錄日期。如果他用標準費率，6 月 30 日行駛 200 英里，按上半年費率值 $145；同樣的 200 英里在 7 月 1 日，按下半年費率值 $152（費率見上表）。

網上手工藝品賣家

一位賣家透過交易平台賣出 $90,000。平台的 1099-K 表顯示 $90,000，但扣除 $9,000 手續費後，她的存款是 $81,000。她還買了 $30,000 的材料，其中 $8,000 在 12 月 31 日還沒賣出。如果軟體把全部 $30,000 都標為用品，就等於把未售出的存貨當作成本。她是否計算年底存貨，是方法的決定，不是類別標籤能決定的。

您的情況不一樣嗎？

• 您的軟體裡堆著未分類的交易、您須繳季度預估稅，或您的收入與 1099 表不再相符： 在做估算或填稅表之前，帳簿必須先按 Schedule C 各行分類。請見記帳服務、個人報稅協助和報稅前未分類的支出。
• 您有雇員或存貨： 這需要工資和銷貨成本的帳簿，而不是類別標籤。請見設定工資系統、Schedule C 的銷貨成本和記帳服務。
• 您有共同所有者，或打算設立 LLC 或做 S 公司選擇： Schedule C 可能不再是適用的稅表。請見變更企業架構和公司報稅協助。
• 您需要替代已停止營運或調整價格的軟體： 請見已停止服務的自僱人士記帳軟體和您的會計師支援的軟體。
• 您在權衡試算表、軟體或記帳員： 請見用試算表記帳和自己記帳還是請記帳員。
• 您為平台開車： 請見網約車和外送司機的扣除額。
• IRS 來函詢問您的帳簿或收入： 通知自有回覆期限，而您答覆所依據的帳簿必須與稅表相符。請見IRS 對小企業的審查和個人報稅協助。