收到 IRS 企業通知怎麼辦？CP 編號看懂與第一步

企業收到 IRS 通知，第一步該做什麼？

先找出通知右上角的 CP 或 LTR 編號，記下回覆日期，並先到 IRS.gov 查詢這個編號，再做其他事。IRS 表示，通知若要求回覆，須在截止日前辦理；如果您不同意通知內容，也要在該日前回覆，才能確保您的申訴權利。

1. 記下通知編號、納稅期間、通知所列的表格和回覆日期。
2. 查詢編號：使用 IRS 通知與函件搜尋。
3. 核對通知：把它與該期間已提交的稅表和您的付款記錄比對。
4. 同意、不同意，或無法一次付清。如果同意，就照通知的要求辦理；通知沒有要求，就不必回覆。如果不同意，請依通知的指示辦理，並附上文件副本。如果無法全額付清，請在截止日前先付您能付的部分，這樣可以減少利息和罰款。
5. 保存通知，以及您寄出的所有資料的副本。

通知若有下列情形，就不是簡單的案件：

• 提到扣押或留置權；
• 涵蓋多個期間或多個年度；
• 涉及工資稅；
• 要求提交企業從未提交過的稅表；
• 對合夥企業或 S 公司的稅表課罰款；
• 對有外國所有者的企業課徵 5472 表罰款。

扣押是指政府依法查封您的財產（例如銀行存款）來抵繳稅款；留置權是指政府因稅款未繳，對您的財產依法主張的債權。

遇到這些情形，請及早找專業人士協助；原因見下方「哪些 IRS 通知代表我應該立刻找專業人士協助？」一節。尋求協助的同時，不要讓回覆日期過去。

準備資料：通知的每一頁（正反面）；該期間已提交的稅表和 EIN；每筆付款的證明（銀行對帳單或已兌現的支票）；同一事項的先前通知。如果帳目落後太多、無法備齊這些資料，就要先處理帳目：請見補做逾期的帳目。

寄給我企業的 IRS 函件是真的嗎？

IRS 表示，它通常先透過美國郵政（U.S. Postal Service）寄信與您聯絡。如果電話、電子郵件或簡訊來得突然、催促您、威脅您、索取個人或財務資料，或要求立即付款，就不是 IRS 寄出的；社群媒體上的私訊也絕對不是（IRS）。

要確認函件，請到 IRS 通知與函件搜尋查它的編號。如果查不到或看起來可疑，IRS 表示請撥打 800-829-1040，並依承辦人員的指示辦理。IRS 的電話協助頁面列出企業專線 800-829-4933。

有兩種真實的聯絡方式常讓企業所有者意外：一是催收官員（revenue officer）在寄出欠款通知之前，就為雇傭稅打電話來（IRS 表示也會寄出註明通話時間的 Letter 5857；請用該函件上的號碼確認）；二是私人催收機構寄來的函件（IRS）。

通知編號在哪裡？怎麼查它代表什麼意思？

CP 或 LTR 編號印在函件的右上角（IRS）。請把編號輸入 IRS 通知與函件搜尋，也可以按主題搜尋。通知頁面會說明這封通知的內容和下一步該做什麼。有些函件的編號是 Letter 或 LT 開頭，例如 Letter 1058。請撥打通知上印的電話號碼。

常見的 IRS 企業通知是什麼意思？

下表每一種通知都有 IRS 的說明頁面，列出通知的性質和第一步。最後一欄是處理該問題的指南。

IRS 對 CP161 和 CP215 的說明，只提到它們分別是未繳餘額和民事罰款；其頁面並沒有說它們只發給企業。請核對通知上印的姓名和納稅人號碼，確認通知涉及的是哪一個帳戶。

其他函件各有專門的指南：

• 審查函件：IRS 對小型企業的審查。
• 工資服務商沒有向 IRS 繳稅：工資服務商沒有繳您的稅款。
• 催收官員詢問未繳的工資稅：信託基金追討罰款。
• 5472 表罰款：遺漏的外國所有者申報。
• 遲交 1099 表或 W-2 表的罰款（依 Publication 1586，為 Notice 972CG）：遲交的承包人和雇員稅表。

通知說我欠款，但我認為已經付了，或我不同意，怎麼辦？

把您付的每一筆款，與 IRS 說已入帳的付款逐筆比對。以 CP161 來說，上表顯示，從通知日期起只有 10 天 可以通報漏記的付款或錯誤的數字。

1. 備齊每筆付款的證明：日期、金額、款項要付的期間和表格，以及銀行記錄。對照稅表，讀通知上的付款清單和計算。
2. 查看 IRS 這邊的記錄。企業稅務帳戶按年度顯示餘額和付款記錄；稅務帳戶記錄副本顯示付款、罰款、利息和應付餘額。
3. 備好文件，再撥通知上的電話。CP215 頁面要求提供已兌現的支票等文件。
4. 在所示日期前，先付沒有爭議的部分。到期日之後，未繳餘額的利息會繼續累計。

爭議怎麼處理，要看是哪一種通知：

• 餘額或罰款通知（CP161、CP215）：撥打通知上的電話。要對罰款提出異議，也可以寄出簽名的信函，附上佐證文件，說明為何應重新考慮。IRS 可能因合理原因而免除或減少罰款，該罰款所產生的利息也會一併取消（IRS）。如果企業在前 3 年內都有按時提交並付款的記錄，還可能符合首次罰款減免的資格，適用於逾期申報、逾期繳稅或逾期存款罰款：可以申請首次減免（First Time Abate），符合條件的稅表也可能自動免罰（IRS：行政罰款減免；條件見逾期申報與逾期繳稅罰款）。稅款本身的利息，如果是 IRS 在首次致函之後出現不合理的錯誤或延誤，而且企業對此沒有責任，可以用 843 表或簽名信函申請減免；須在 原始稅表提交後 3 年，或繳稅後 2 年，以較晚者為準 內提出。此項減免不適用於雇傭稅（IRS 利息減免）。
• CP504：立即打電話。通知也說明了如何在催收行動之前，申請催收申訴計劃（Collection Appeals Program）的審查。如果您已經付款，或已有分期付款協議，也請打電話，讓帳戶反映這些情況（IRS）。
• LT11、Letter 1058 或 CP297：在下文所述的期限內，用 12153 表申請催收正當程序（Collection Due Process）聽證。
• 仍然無法解決：IRS 的通知頁面會指引您找 IRS 內部的獨立機構納稅人倡導服務處（Taxpayer Advocate Service），以及低收入納稅人診所。Publication 1660 指出，納稅人倡導服務處不能延長申請聽證的期限。

如果企業已停業、沒有營業活動，或通知要求提交很久以前的 940 表，我還需要回覆嗎？

收到 CP259 就需要。CP259 頁面說，某期間沒有雇員、也沒有營業活動的企業，不必為該期間提交稅表，但仍須回覆通知，並用隨附的回覆表說明為何不需要稅表。如果企業在該期間有存款、付款或抵免，就必須提交簽名的稅表列出這些，才能取得退稅。收到其他通知時，請依通知本身的指示辦理。

寄出回覆表之前，要先知道四件事：

• 「沒有營業活動」不一定等於「不用提交稅表」。美國境內的合夥企業須提交 1065 表，除非它既沒有收入，也沒有可扣除的支出或抵免（1065 表填表說明）。依第 501 條不屬免稅的美國境內公司，無論有沒有應稅收入，都必須提交所得稅稅表，一般使用 1120 表（1120 表填表說明）。S 公司改為提交 1120-S 表，但只限於 IRS 已接受的 S 公司選擇仍然有效的期間（1120-S 表填表說明）；如果通知要求您視為 S 公司的企業提交 1120 表，請先查 IRS 的接受函件，並見S 公司選擇的逾期補救。
• EIN 決定了申報義務。EIN 核發時，就為 940 表、941 表和 1120 表等特定稅表設定了申報要求。其中沒有提交的稅表會被視為逾期，並按每種表格和每個期間各發一份通知（CP259）。這就是為什麼從未有過雇員的企業，也可能收到工資稅通知。
• 很久以前的 940 表或 941 表通知。CP259 頁面說，沒有雇員或營業活動的期間不需要提交稅表，但您仍須用回覆表回覆。然而，企業提交第一份 941 表之後，一般每季都要提交，即使沒有工資，直到提交最後一份稅表為止（941 表填表說明）；940 表則設有給當年沒有付薪水給任何人的雇主勾選的「無付款」欄，以及給已停業企業勾選的「最後一份稅表」欄（940 表填表說明）。CP259 頁面沒有說明這些規定如何配合，所以回覆之前，請先查該期間的工資記錄；請見補做工資稅，以及補交逾期未提交的企業稅表，了解 IRS 通常會追溯要求補交多少年的稅表。
• CP259 可能與您提交的稅表錯開。IRS 在 CP259 頁面上說，如果您在最近 4 週 內，用通知上相同的名稱和 EIN 提交過稅表，可以不理會該通知。IRS 對其他通知沒有這樣的說法。

要終止企業的申報義務，請見您的企業要提交哪些稅表和結束公司。

我有多少時間？錯過日期會怎樣？

以通知上印的日期為準；IRS 並沒有為所有通知訂一個統一的期限，有些通知內部還有更短的期限。

關於扣押通知，要知道三件事：

• CP504 不是聽證通知，之後也不一定會再收到聽證通知。IRS 申訴常見問題說，IRS 不能只憑 CP504 就進行扣押：接下來會發出一份載明聽證權利的正式扣押意向通知（IRS）。但這份通知，每種稅款、每個期間只須發出一次（第 6330(a)(1) 條；Publication 1660），而 CP504 頁面說，只有您還沒收到過這種通知時，才會接著寄來。請檢查同一稅種、同一期間的先前通知：如果已經寄過，IRS 可以不再另發通知就進行扣押，而且申請期限可能正在進行中，或已經過了。州稅退稅可以不經通知就被扣押。如果企業在被扣押期間之前的兩年內，曾就雇傭稅申請過聽證，其財產也可以不經通知就被扣押（稱為「被取消資格的雇傭稅扣押」）；它的聽證在扣押之後才進行，如 CP297A 頁面所述（第 6330(f) 和 (h) 條）。Publication 1660 列出了其他例外。IRS 仍然表示，收到 CP504 後現在就要回覆，不要等。
• 30 天 從通知上日期的次日起算。法規是從通知日期起算，不是從收到日期起算，所以拖到很晚才看通知不會延長期限；打電話給 IRS 也不會，住在美國境外也不會（財政部法規 301.6330-1；Publication 1660）。IRS 申訴常見問題說的是「從收到起算」；請以法規為準。如果最後一天是星期六、星期日或法定假日，則在其後第一個不是這些日子的日子寄出（以郵戳為準）的申請，視為及時（第 7503 條）。IRS 可以把通知寄到企業的最後已知地址（第 6330(a)(2) 條），所以搬家或負責人變更後，請用 8822-B 表更新。在這段期間內，或及時申請的聽證仍在進行時，一般不允許扣押。
• 逾期申請的保障較弱。扣押通知日期後 一年 內寄出的申請（以郵戳為準），仍可取得同等聽證，但不禁止扣押，其決定也不能提交法院審查（Publication 1660）。

關於留置權、聽證和哪些情況會暫停催收，請見 IRS 對企業稅款債務的付款計劃。

我的會計師或記帳員可以代我與 IRS 打交道嗎？

企業簽署 2848 表之後，CPA、律師或註冊代理人可以代辦。IRS 填表說明說，代表人必須有資格在 IRS 執業；第 II 部分列出了哪些人有資格，包括律師、CPA、註冊代理人、高級職員和全職雇員。

上述人員之外的記帳員，可以拿到 8821 表，用來查閱和接收稅務資料，但不能代表企業。未登記的報稅員（不是律師、CPA 或註冊代理人的收費報稅員），只能在審查自己準備並簽署的稅表時代表納稅人，而且需要有 PTIN，以及 IRS 年度申報季計劃（Annual Filing Season Program）的記錄。這不涵蓋欠款或扣押通知；這類報稅員也永遠不能在催收官員或申訴官員面前代表納稅人。

如果 2848 表第 3 行沒有寫明事項、表格和期間（寫的是「所有年度」或「所有稅種」），或由錯誤的人簽名，IRS 會退回。如果是與稅表無關的罰款，第 3 行必須寫「Civil Penalty」或描述該罰款。公司由有法定權限代表公司的高級職員簽名。合夥企業由全體合夥人簽名，或由一位依州法獲授權以合夥企業名義行事的合夥人簽名，並附上該授權的副本。表格的其餘部分，請見 IRS 對小型企業的審查和更換會計師。

這份表格不會免除企業的納稅義務。

哪裡可以查看我企業的所有 IRS 函件和餘額？

IRS 的企業稅務帳戶顯示按年度計算的欠款、付款記錄、稅務記錄副本，以及通知與函件。IRS 的頁面沒有說每一封函件都會出現在那裡，所以請以紙本通知和上面印的日期為準。

指定的負責人每年都要更新其角色。沒有帳戶時，可以用 4506-T 表郵寄申請企業記錄副本，或致電 IRS 企業專線（IRS）。實體記錄副本會顯示企業的申報要求，當通知要求您提交一份您不知道自己須提交的稅表時，這很有幫助。提交後不久就顯示「沒有稅表提交記錄」（電子申報後請等 2 至 3 週，郵寄後請等 6 至 8 週），可能只是稅表還沒處理完。

哪些 IRS 通知代表我應該立刻找專業人士協助？

第一步走錯代價很高或很難挽回時，請及早尋求協助，同時盯住回覆日期。下列情形會讓風險升高：

舉例

以下舉例僅作說明，金額以美元計。

兩年的 1065 表都沒有提交

一家按合夥企業課稅的雙成員 LLC，頭兩年都有收入，卻從未提交 1065 表。

• 第 1 年和第 2 年：每一年的 1065 表在年度結束後到期（日曆年度合夥企業為 3 月 15 日，依 1065 表填表說明）；兩年都沒有提交。
• 第 3 年或之後：收到兩份 CP259 通知，每年一份。每份都要求 LLC 立即提交，或用回覆表說明為何不需要稅表。
• 回覆：這家 LLC 有收入，所以兩年都須提交 1065 表。CP259 頁面說要立即提交，於是它依銀行記錄補做兩年的帳目，並提交兩年附齊所有附表的稅表。
• 之後：每個逾期的年度都可能再收到一份罰款通知（CP162C）。罰款和減免的指南會說明這筆費用是什麼。如果 LLC 符合 CP162C 頁面上的條件，例如每位成員都是不屬於非居民外國人的自然人，且已在按時提交的稅表上申報了自己的份額，可以考慮小型合夥企業減免（IRS）。

S 公司與一筆漏記的付款

一家 S 公司收到一份 US$8,000 的 CP161。它的銀行對帳單顯示有一筆 US$5,000 的付款，沒有出現在通知的已入帳付款清單上。

公司把這筆付款的日期、金額和期間與通知核對，查看企業稅務帳戶，並在通知日期後 10 天 內，帶著銀行記錄聯絡 IRS。如果 IRS 確認了這筆付款，餘額可能降到約 US$3,000，這還沒算利息和罰款。S 公司在所示日期前付清剩餘部分，或詢問付款計劃。

一份民事罰款通知

一家顧問 LLC 收到一份 US$2,400 的 CP215。通知列出了到期日、金額和付款方式。所有者在通知上找出罰款的名稱和納稅期間，再對應到處理它的指南：逾期申報罰款，還是 5472 表未提交。如果稅表其實是按時提交的，或通知沒有說清楚罰款是什麼，所有者會先帶著申報證明，撥通知上的電話，再決定要不要付款。如果罰款無誤，在到期日前全額付清 US$2,400，就能阻止新的罰款和利息繼續累積。

您的情況不同嗎？

• 通知提到扣押、列出多個期間、涉及工資稅，或要求您提交從未提交的稅表，而且回覆日期已近：日期就是計時器。通知涉及哪位所有者、先提交哪份稅表、是否應該由代表人回覆，以及罰款減免是否適用，都取決於通知沒有顯示的事實。請立即尋求公司稅務協助，同時盯住回覆日期。
• 好幾年的稅表缺漏，或帳目落後太多，找不到稅表或付款證明：請見補交逾期未提交的企業稅表。這些稅表要以帳目為基礎製作，所以通常要先把帳目做好：請見補做逾期的帳目和記帳協助。
• 通知是罰款通知：請見逾期申報與逾期繳稅罰款；1065 表的罰款請見小型合夥企業的罰款減免。
• 通知與工資稅有關：請見補做工資稅；如果有催收官員介入，請見信託基金追討罰款。
• 企業欠的稅款超過它的支付能力：請見 IRS 對企業稅款債務的付款計劃。
• 函件是審查：請見 IRS 對小型企業的審查。
• 已提交的稅表有誤，通知顯示的數字不同：請見更正已提交的企業稅表。
• 企業由海外人士持有，罰款是針對 5472 表：請見遺漏的外國所有者申報。
• 通知是關於您個人稅表的 CP2000：請見收入少報通知指南。