銀行串接不等於對帳：每月還需要對帳嗎？

銀行串接就是對帳嗎？

不是。銀行串接是把銀行已入帳的明細複製到您的帳簿；對帳則是拿帳簿去核對銀行自己的對帳單，並說明每一處差異。IRS 列出對帳支票帳戶的三個目的：確認帳戶裡有多少錢、確保帳簿列出所有銀行收費並顯示正確餘額，以及更正對帳單、支票簿和帳簿中的錯誤（Publication 583）。串接只提供明細，並不拿明細去核對對帳單，所以光靠串接，三個目的一個也達不到。

如果錢在銀行之外流動（現金銷售、現金支出）、支付處理商扣除手續費後才撥款、多個帳戶串接到同一套帳簿、有人修改了已結帳的月份，或先前的對帳是靠一筆說不清的分錄硬調平的，情況就不單純了。這些情形都可能藏著差異，而銀行串接永遠看不到。

先準備好：銀行自己的每月對帳單（不是軟體裡的副本）、每個月的對帳報告，以及被標為排除或刪除的明細清單。

所以，已串接的帳戶仍然需要自己的每月對帳。如果您的合計數已經對不上、過去某個月是硬調平的、串接有缺口，或月底結帳要花一個週末，帳簿可能需要比每月核對更多的處理；請見文末「您的情況不一樣嗎？」。

銀行已連到會計軟體，還需要每月對帳嗎？

需要每月對帳：Publication 583 表示應每月對帳企業支票帳戶，且沒有因為帳戶已連到軟體而例外（Publication 583）。這是建議，不是明文規定的期限。法律要求的是帳簿要列明總收入、扣除額和抵免，並足以支持稅表上申報的數字（Publication 583）。所有者要靠對帳，才知道帳簿是否做到了這一點。

串接只是輸入交易的方式之一。IRS 表示，納稅人須自行負責保存支持其稅表的帳簿和記錄（IRS：電子會計記錄常見問題），而且軟體中的記錄必須能支持並核實稅表上的各項數字（Publication 583）。電子記錄要保存多久，請見營業記錄要保存多久。

每月對帳與對帳單週期一致，這樣差異只涉及一個月的項目，而不是一整年的。

銀行串接可能漏掉或弄錯什麼？

銀行串接可能重複匯入同一筆、漏掉明細、帶入銀行的入帳日期而不是您的交易日期，也看不到沒有經過銀行的錢。銀行明細漏記或重複，在對帳時會顯示為帳簿與對帳單之間的差異。從未進過銀行的現金，可能在兩邊都沒有，因此不會產生差異，需要另外留記錄。

某個項目屬於哪一年，取決於會計方法；請見小企業用現金收付制還是權責發生制。

另請見帳簿中重複計算的收入、已停止匯入的銀行串接和記錄現金銷售。

從不對帳會有什麼後果？

三件事：利潤算錯、錯誤看不到，以及記錄不可靠。

利潤算錯。 任何重複、缺口或漏記的手續費，只要被記入收入或支出，就會進入損益表，而稅表正是依損益表編製的。利潤過高，如果稅表照帳簿申報，可能就要為沒有賺到的收入繳稅。利潤過低，則可能造成所有者稅表少繳稅款（合夥企業的合夥人或 S 公司的股東，則是他們各自的稅表），或造成 C 公司少繳稅款。IRS 的準確性相關罰款，是少繳稅款中因疏忽或無視規定、或因所得稅嚴重少報而產生的部分的 20%。個人和公司適用的嚴重少報標準不同。IRS 把疏忽描述為沒有合理嘗試遵守稅法（IRS：與準確性有關的罰款）。無人核對的帳簿是否構成疏忽，要看具體事實；如果您出於善意行事並能證明有合理原因，IRS 可能免除或減輕罰款。

看不到的錯誤和詐騙。 對帳平了，並不證明每筆付款都經過授權。未經授權的提款、銀行的錯誤或意外的收費，都可能按對帳單上的金額經由串接進入帳簿，而不產生任何差異。請逐筆檢查對帳單上的付款是否經過授權、是否有憑據，發現可疑情況要立即通知銀行。其中有些情況的通報時間有限；請見下文關於未經授權交易的部分。

IRS 查詢時，記錄不可靠。 IRS 表示，在審查使用軟體記帳的小企業和自僱納稅人時，大多數情況下會早早要求提供軟體備份檔，範圍廣的審查很可能如此；只針對單一項目的小範圍審查則未必。IRS 會用軟體來測試記錄的可靠程度。IRS 表示，如果納稅人拒絕提供記錄，它可以傳喚調取、用間接方法重建收入，或因缺乏佐證而不允許某些項目（IRS：電子會計記錄常見問題）。對帳，就是讓您在別人之前先用對帳單檢驗自己的帳簿。關於審查本身，請見IRS 對小企業的審查。

每月對帳要怎麼做，步驟是什麼？

把帳簿與銀行當月對帳單核對，並說明每一處差異。更正漏記或錯誤的分錄；真正屬於時間差的項目，列在對帳表上即可，不要再重複入帳。第 3、4 和 6 至 8 步依照 Publication 583 中的 IRS 步驟，並套用到會計軟體。

1. 取得銀行當月發出的對帳單。使用其中的期末餘額，不要用串接顯示的數字。
2. 檢查期初餘額。對帳的期初餘額（已結清的項目）應等於上個月對帳單的期末餘額。如果不相等，表示已對帳的月份被改動過；請見對帳期初餘額不對。
3. 把對帳單上的存款與帳簿上的存款相比，記下每一筆金額差異。
4. 逐筆比對已兌現的付款與帳簿，依支票號碼和金額核對。對帳單上找不到對應的分錄，要確認它是真實的、只是還沒兌現；這就是未結清項目，例如尚未兌現的支票。重複或其他錯誤不屬於時間差，要更正。
5. 查看被標為排除的項目清單。每一筆都應與帳簿中已有的某筆分錄相符。
6. 編製對帳表：對帳單期末餘額，加上尚未入帳的存款，減去未結清的付款。
7. 補記帳簿缺少的項目，例如銀行服務費，並更正記錄錯誤的分錄。
8. 確認調整後的對帳單餘額等於調整後的帳簿餘額。如果不相等，回頭檢查前面的步驟。不要用說不清的分錄硬調平：那只會掩蓋差異。
9. 把對帳報告與對帳單一起存檔。

每個串接到帳簿的帳戶都要這樣做，包括信用卡；請見帳簿中的信用卡付款。其餘結帳工作，以及仍然存在的差異，請見月底結帳清單。

對帳平了，就代表類別都正確嗎？

不是。對帳驗證的是現金，不是每筆分錄是什麼性質。分錄記到錯誤的類別，錢的流動還是一樣，帳戶仍然會平。

IRS 建議註明每筆存款的來源（營業收入、個人資金或貸款），這樣才能區分營業與非營業的收款，以及應稅與免稅的收入。在它舉的例子中，從企業帳戶支付的個人支出可以記帳，但不能扣除（Publication 583）。

公司若從公司帳戶支付了個人帳單，通常記為股東貸款或分配，而不是支出；請見資產負債表上的股東貸款。

每次對帳後，請按來源檢查存款，並逐行檢查損益表。請見看起來不對的損益表、報稅前未分類的支出和從企業帳戶支付的個人支出。

需要把銷售存款與銷售額對帳嗎？

Publication 583 沒有把它列為步驟，但它是有用的第二道核對。銀行對帳能證明存款已入帳，卻不能證明存款等於銷售額。

存款與銷售額不同，通常有一般的原因：手續費、退款、代收的銷售稅、時間差和現金銷售。如何核對，請見核對銷售額與撥款；餘額一直無法結清的情況，請見未存入資金餘額。

銀行串接已經顯示付款，還需要收據嗎？

需要。光有付款證明，並不足以確立扣除額。IRS 表示，還要保留其他文件，例如發票和信用卡簽單，證明您確實發生了這筆費用（Publication 583）。銀行明細只顯示付給誰、付多少、何時付，不顯示買了什麼或為什麼買。

如果一份清晰易讀的銀行對帳單顯示了所需的細節，可以取代已兌現的支票作為付款證明（Publication 583），所以請保留對帳單，不要只靠串接。差旅、禮品和汽車費用有更嚴格的規定。收據上必須有哪些內容，請見IRS 對收據的要求；簡單的記錄系統請見自僱人士的記錄保存；收據已遺失的情況請見營業支出收據遺失怎麼辦。

企業帳戶發生未經授權的交易，要在多長時間內通報？

先看銀行帳戶協議中的期限。人們常說的銀行帳戶 60 天 期限，出自適用於消費者帳戶、而非企業帳戶的 Regulation E。

Regulation E 適用於主要為個人、家庭或家用目的而開立的帳戶（12 CFR 1005.2），以及電子資金轉帳（12 CFR 1005.3）。對於適用的帳戶，錯誤包括未經授權的電子資金轉帳；銀行的調查義務適用於它在寄出首次顯示該錯誤的對帳單後 60 天 內收到的通知（12 CFR 1005.11）。

為經營業務而開立的帳戶，一般不適用這項規定。請閱讀帳戶協議，了解通知期限和通報方式，並在發現該項目的當天通報。對於支票，州法另有限制。例如，俄亥俄州版本的《統一商法典》（Uniform Commercial Code）要求客戶以合理的迅速程度檢查對帳單，並把偽造簽名或變造的支票通知銀行；對帳單或票據提供給客戶後，如果超過 1 年 才發現並通報，就不得提出索賠（Ohio Revised Code 1304.35）。這是最外層的截止期限，不是可以安心等待的期間：如果拖延讓銀行蒙受損失，包括同一詐騙者重複的項目，索賠可能更早就被排除。其他州和各家帳戶協議各有不同。信用卡有自己的爭議規則；本節只談銀行帳戶。Regulation E 的期限從銀行寄出對帳單時起算，不是從您打開時起算。該規定看的是帳戶開立時的用途，所以如果您用以個人名義開立的帳戶經營業務，請向銀行詢問它如何歸類該帳戶。

為什麼月底結帳要花整個週末？怎樣縮短？

平常分小段進行，讓對帳成為最後一道核對，而不是第一次檢視。結帳之所以要花一個週末，是因為一整個月的明細一次檢視、較早的差異還沒有處理，而且沒有人負責日期。

• 每週檢視串接。 趁還記得，及時接受、分類並質疑明細。IRS 建議在費用發生時就記錄，並識別所記錄收款的來源，一般是每日進行（Publication 583）。
• 對帳單一出就對帳。 一次一個帳戶，從最早的月份開始，因為每個月都從上個月的結果起算。
• 查看規則做了什麼。 為重複出現的供應商自動分類的規則可以省時間；每月看一次規則的結果，找出分錯類別的明細。
• 指定一位負責人和一個結帳日。 月份對平之後就鎖定；請見報稅後的結帳日期。
• 保留一份簡短的待辦清單。 試了兩次仍無法解釋的項目，就放進清單，不要為了硬調平而入一筆分錄。

如果帳簿已落後好幾個月，更快的流程也解決不了問題；請見補做逾期的帳簿。

舉例

以下舉例僅作說明，以美元計。

店主從不打開對帳單

一家零售店的店主接受軟體建議的配對，從不打開對帳單。12 月的帳簿顯示支票帳戶有 US$18,400。銀行對帳單的期末餘額是 US$15,950，沒有未結清項目。US$2,450 的差異，來自一筆 US$1,500 的存款被匯入兩次，以及 US$950 的支付處理商手續費還留在待審清單裡。重複的存款被記為銷售，所以 12 月的利潤被高估了 US$2,450：US$1,500 是從未發生的收入，US$950 是漏記的支出。刪除第二筆存款並記入手續費後，兩邊餘額都變成 US$15,950。

顧問的串接中斷了三個月

一位顧問的銀行串接在春季中斷了三個月。客戶付款是依發票輸入的，但從帳戶支付的 US$9,000 支出一直沒有進入帳簿。利潤被高估 US$9,000，帳簿上的現金比對帳單多出 US$9,000。下一次對帳就會顯示這個缺口。依對帳單補記的每一筆支出，仍然需要有發票或收據。

個人轉帳被記為銷售

某位所有者把 US$5,000 從個人帳戶轉入企業帳戶，這筆轉帳被當作銷售接受。對帳平到一分不差，因為錢確實在帳戶裡。在有人按來源檢查這筆存款、並把它記為所有者出資或貸款之前，收入一直被高估 US$5,000。如果去年的帳簿把這筆轉帳記為銷售，請檢查已提交的稅表是否把它計入；如果是，稅表可能需要更正。請見所有者對 LLC 的出資或貸款。

您的情況不一樣嗎？

• 合計數對不上，或過去某個月是用一筆說不清的分錄硬調平的： 在下一份稅表採用這些數字之前，可能需要根據銀行對帳單重建帳簿，並且要有人負責每月結帳。請見根據銀行對帳單重建帳簿和協助重建帳簿及每月流程的記帳服務。
• 月底結帳要花一個週末，或沒有人負責： 月底結帳清單列出了各個步驟；如果沒有人負責這個流程，請見協助每月結帳的記帳服務。
• 串接有缺口： 請見已停止匯入的銀行串接。漏掉的月份是否需要根據對帳單重建，可以向協助處理漏掉月份的記帳服務了解。
• 帳簿已落後好幾個月： 請見補做逾期的帳簿。
• 稅表即將到期，帳簿卻還沒對帳： 請見記帳整理清單。
• 稅表已根據後來發現有誤的帳簿提交： 稅表可能需要更正。Schedule C 申報人請見因營業支出錯誤而更正稅表。已發出 K-1 的合夥企業或 S 公司，請見更正已提交的企業稅表。
• IRS 要求提供您的帳簿： 請見IRS 對小企業的審查和IRS 發給企業的通知。
• 個人與企業的錢放在同一個帳戶： 請見整理混在一起的企業與個人資金。
• 帳簿由別人記： 請見檢查記帳員的工作。
• 企業帳戶發生了未經授權的交易： 在發現的當天通報銀行，並閱讀帳戶協議中的期限；請見上文關於期限的部分。