S 公司記帳：會計科目表、高級職員薪酬、分配

S 公司的帳簿必須顯示什麼？

IRS 不要求使用特定的記帳系統，只要求記錄能清楚顯示收入和費用。1120-S 表要求的不止損益表：還有高級職員薪酬、應與公司帳簿一致的資產負債表、按股東劃分的分配，以及股東貸款。

出現下列任何一種情況，案件就不單純：

• 所有者是透過提款領取報酬，或根本沒有領過工資。
• 分配被記為費用，或貸款和分配共用一個權益帳戶。
• 個人開支經由公司帳戶支付。
• 帳簿是在企業仍為獨資經營或有限責任公司時開始記的，至今仍使用所有者提款和所有者資本帳戶。
• 所有者的醫療保險從未計入 W-2 表，或資產負債表與銀行資料不一致。

以上任何一種情況，都可能需要先更正，報稅員才能開始處理稅表。

報稅員開口之前，請先準備：

• S 公司選擇的文件：2553 表和 IRS 的任何回覆
• 每個發薪日的工資報表
• 全年的銀行和信用卡對帳單
• 公司與股東之間的貸款票據
• 上一份已提交的稅表
• 帳簿採用現金收付制還是權責發生制，因為稅表須採用帳簿所用的方法

S 公司需要哪些帳戶（會計科目表）？

除了常見的銀行、信用卡、費用、設備、債務、應收和應付帳戶之外，美國 S 公司還需要六組帳戶來支援 1120-S 表。帳戶名稱屬於記帳慣例，不是 IRS 的規定：IRS 並未公布必須使用的會計科目表。

雇主負擔的工資稅部分作為稅費扣除，而不是作為工資（Publication 334；Publication 535，最後修訂於 2022 年），所以不列入第 7 行和第 8 行。稅表其他位置已申報的薪酬，例如列入銷貨成本的工資或 401(k) 選擇性供款，也同樣不列入這兩行。

請把所有者薪酬、分配和貸款分開放在三個地方。如果共用一個所有者提款帳戶，就無法分清哪些錢是工資、哪些是分配、哪些必須歸還。

我該如何記錄高級職員薪金？工資稅以及 941 表、940 表和 W-2 表又如何對應？

在 S 公司擔任高級職員、所做工作不只是少量事務，並已領取或有權領取報酬的人，屬於雇員，其報酬即使該高級職員同時是股東，也屬於工資（IRS）。若高級職員符合此情形，報酬應透過工資記錄為工資，而不是透過所有者提款帳戶。誰是高級職員，由公司依其註冊成立州的法律決定；付給沒有職位的參與經營所有者的報酬，一般作為工資列在第 8 行。公司在發放非工資分配之前，必須為這些服務支付合理薪酬。多少才算合理，請見 S 公司所有者薪金。

每個發薪日：

1. 高級職員工資總額記入高級職員薪酬帳戶。
2. 預扣的所得稅，以及社會安全稅和醫療保險稅的雇員和雇主兩部分，在存入之前記入工資負債帳戶。失業稅同樣如此。
3. 每次存款都沖銷相應的負債，並保留存款日期和金額。

存款的到期日早於稅表。按月存款的雇主須在 次月 15 日 前存款；回溯期稅額較高的雇主適用每週兩次的日程，金額較大的負債可能須在下一個工作日存入（Publication 15）。聯邦失業稅另有存款規則，請見自己處理工資。預扣的稅款屬於政府：故意不繳交的責任人，可能須就未繳的預扣稅款承擔 100% 的個人罰款（第 6672 條；信託基金追回罰款）。一直無法沖銷的工資負債，請見無法沖銷的工資負債。

有三份申報應與這些帳戶相符：

週末、假日和按時存款的規則，可能使這些日期改變（Publication 15）。IRS 已書面通知須提交 944 表的雇主，每年提交一次，不必每季提交 941 表。記錄一次發薪，請見工資分錄。如果從未為所有者發過工資，請見 S 公司從未發放工資。

我該如何記錄分配（所有者提款），才不會進入費用？

請把分配記為權益的減少，絕不記為費用。分配是向所有者支付的、因其持有股票而得的款項，所以不得出現在損益表上。「所有者提款」是獨資經營者的用語。在 S 公司，付給所有者的錢只可能是：透過工資發放的工資、透過權益記錄的分配、必須歸還的公司貸款、對所有者自己貸款的還款，或對所有者代付的營業費用的報銷（S 公司從未報銷的費用）。稅表在 Schedule K 第 16d 行申報非股息分配，每位股東的 K-1 在第 16 欄、代碼 D 顯示該股東自己的金額。若公司有 C 公司年度遺留的累計盈餘和利潤，可以把分配的一部分作為股息支付，列在 Schedule K 第 17c 行和 1099-DIV 表，而不是 K-1；請見 S 公司如何課稅。

請按日期、股東和金額逐筆記錄每次分配，記入該股東自己的權益帳戶。分配也不能代替工資：薪酬過低時，IRS 可以把付給參與經營股東的款項視為工資。逐行記錄的方法，以及分配為什麼會使 Schedule L 出現差異，請見記錄 S 公司分配。

為什麼分配必須按持股比例進行？

美國 S 公司只能有一類股票。這一般表示，依公司章程、細則、州法律和有約束力的協議，每股在分配和清算所得上享有相同的權利（Treasury Regulations 1.1361-1(l)）。實務上，每次分配都按持股比例分給各股東。

出現第二類股票會終止 S 公司選擇，所以付給所有者的款項不平均，就不只是記帳錯誤。對於無意間造成的終止有寬免辦法，但 IRS 必須認定屬於無意，且公司必須糾正原因並同意進行調整（第 1362(f) 條）。當公司的治理文件賦予相同的權利時，分配在時間或金額上的差異本身不會形成第二類股票，但會依事實產生稅務影響。分配不平均，應在提交稅表前請專業人員審閱。

股東雇員的醫療保險該記在哪裡？

公司為股東雇員支付的保費，如果該股東在年內任何一天擁有超過 2% 的股票或表決權，就視為付給該股東的工資，適用所得稅預扣，帳簿上應與所有者薪酬一起記錄，而不是與雇員福利放在一起。配偶、子女、孫子女或父母擁有的股票，可計入該測試（第 1372(b) 條）。常見的疏漏是用公司帳戶付款，卻從未把這筆錢加到所有者的 W-2 表。

IRS 表示，公司可以扣除保費，並把保費計入 W-2 表第 1 欄。如果保費是依涵蓋全體雇員或某一類雇員的計劃或制度支付，則不屬於社會安全稅、醫療保險稅或聯邦失業稅的工資，也不列入 W-2 表第 3 欄和第 5 欄，所以工資記錄中要保留這一區分。1120-S 表填表說明把保費列在第 7 行或第 8 行（或 1125-E 表）。對於持股在 2% 測試以下的雇員，計劃供款作為雇員福利計劃，列在第 18 行。所有者能否在個人稅表上扣除保費，另有其他條件：請見 S 公司所有者的醫療保險。

我借錢給公司，或從公司借款，該如何記錄？

股東借給公司的貸款記為負債，公司借給股東的貸款記為資產。

Schedule L 上的股東貸款行，一般應與 K-1 的金額核對相符，股東只是共同簽署或擔保的債務除外。

請把每筆貸款以書面訂明金額、日期和還款條款。7203 表填表說明把有書面票據的貸款，與無票據的往來墊款區分處理。一筆錢屬於貸款還是出資，取決於事實；請見 對 S 公司的股東貸款。

每月和每季我需要對哪些帳？

每月核對所有銀行、信用卡和工資帳戶，每季把工資合計與 941 表核對。這些檢查屬於記帳慣例，不是 IRS 的規定。

我需要提交 Schedule L、Schedule M-1、Schedule M-2 和 1125-E 表嗎？

除非公司在 Schedule B 第 11 題答「是」，否則須提交 Schedule L。總收入達到 $500,000 且扣除了高級職員薪酬時，須提交 1125-E 表。

總收入的範圍比銷售更廣：包括總收入加上其他收入行，以及 Schedule K 和 8825 表的某些收入（1125-E 表填表說明）。帳簿中的哪些報表會匯入這些頁面，請見從帳簿到企業稅表；軟體無法產生的資產負債表，請見公司稅表上的 Schedule L 資產負債表。

每位股東需要保存哪些記錄，由誰保存？

公司保存產生每份 K-1 的分類帳。股東保存計稅基礎的記錄。

7203 表填表說明指出，股東有責任保存計算股票計稅基礎所需的資料，而且超過股票計稅基礎的非股息分配，要作為資本利得申報。請見 S 公司股東計稅基礎和超過計稅基礎的分配。保存期限：1120-S 表填表說明和 IRS 記錄保存。

舉例

以下範例僅作說明，以美元計。

單人顧問

一家 S 公司有 US$180,000 的總收入。所有者透過工資領取 US$70,000，並領取 US$50,000 的分配。薪金和公司的工資稅屬於費用。分配記入權益，絕不進入損益表。如果總資產同時低於 US$250,000，第 11 題可以答「是」，就不必提交 Schedule L 和 M-1，但帳簿上仍須保有資產負債表。薪酬金額僅作說明；合理的薪酬取決於所做的工作。

兩位股東

兩位股東分別持有 60% 和 40%。一筆 US$100,000 的分配，記為 US$60,000 和 US$40,000，每位股東一筆分錄，因為公司只有一類股票。如果只有持股 60% 的所有者領到全部 US$100,000，付款就與持股比例不符。這是否無害，取決於治理文件，所以應在提交稅表前由專業人員審閱。

總收入超過 1125-E 表的門檻

一家公司的總收入為 US$520,000，付給唯一的高級職員兼唯一股東 US$90,000，另為該所有者支付 US$6,000 的醫療保險。保費加到所有者 W-2 表的第 1 欄，並計為高級職員薪酬。因為總收入超過 US$500,000，須提交 1125-E 表，表上為 US$96,000；稅表其他位置沒有扣除高級職員薪酬，所以這個合計填入 1120-S 表第 7 行。因為總收入同時超過 US$250,000，也須提交 Schedule L，並備有與帳簿一致的資產負債表。

您的情況不同嗎？

• 您的首份 1120-S 表即將到期，帳簿又很混亂： 例如您沒有領過工資、分配被記為費用、個人開支經由公司帳戶支付，或仍在沿用舊的獨資經營或有限責任公司檔案。帳簿從哪裡重新開始、哪些需要重新列示，以及報稅員需要您提供什麼，值得在提交稅表前與專業人員確定：S 公司記帳協助。
• 所有者從未領過工資，或您不確定薪酬是否合理： 請見 S 公司從未發放工資和 S 公司所有者薪金。帳簿和 1120-S 表必須一起更正，所以應在提交稅表前由專業人員檢查較早的月份：S 公司記帳協助。
• 有股東不是美國公民或居民： S 公司不得有非居民外國人股東，而搬到境外本身並不是判斷標準，所以在更正任何帳簿之前，所有權和稅務身份都需要專業人員審閱。請見 S 公司如何課稅和跨境稅務協助。
• 您想知道 S 公司是否需要新的會計帳套： 請見 S 公司選擇後的帳簿。
• 您正在選擇軟體，或想知道入門級軟體是否能處理 S 公司的工資： 請見 S 公司記帳軟體。
• 帳簿落後了好幾個月： 請見 S 公司補記帳和記帳協助。
• 公司支付了您的個人帳單： 請見 S 公司支付個人開支。
• 您擁有多家公司： 請見多家公司的帳簿。
• 您想知道 S 公司的記帳員和報稅員收費多少： 請見 S 公司會計費用。