跨境僱用雇員：美加兩國工資稅指南

雇員跨境工作時，適用哪個國家的工資規定？

先看雇員實際在哪裡工作。外國雇主可能須在工作所在國承擔工資預扣和申報責任；雇主的註冊地、銀行帳戶和發薪貨幣，都不能決定答案。在美國工作所得的美國工資，可能須繳美國預扣稅和僱傭稅；而非居民雇主有雇員在加拿大工作時，一般須承擔加拿大的預扣、繳交和申報責任（IRS：外國雇主的工資；CRA：T4001）。

在選擇工資制度之前，請先分開處理三個問題：每個工作日在哪裡工作、由哪個國家負責養老金或社會保障供款，以及由哪個州或省決定地方性扣除。美加社會保障協定一般由工作所在國的養老金制度管轄，並設有臨時派駐的例外。但該協定並不決定所得稅預扣、加拿大就業保險（EI），以及各州和各省的義務。

對於短期到訪，稅收協定第 XV 條可使工資只在雇員的居住國課稅，條件是在工作所在國所得的報酬，以該國貨幣計算不超過 $10,000；或停留時間不超過 在該財政年度開始或結束的任何 12 個月期間內，累計 183 天，且報酬既不是由該國居民雇主支付，也不是由當地常設機構承擔。第 IV 條的居民身份判定規則，可能改變稅收協定下的居民身份。單憑稅收協定免稅，並不能停止工資預扣；請使用下文適用的減免程序。

加拿大企業沒有美國公司，可以僱用美國雇員嗎？

可以。加拿大企業一般可以繼續作為直接雇主，並登記美國工資帳戶。登記美國工資本身，並不要求設立美國公司；該雇員是否會產生其他美國企業稅或登記義務，則是另一個取決於具體事實的問題（IRS：外國雇主的工資；IRS：雇主識別號碼）。

在適用規定要求時，加拿大雇主須把在美國工作的工資，視為美國工資處理。IRS 表示，為外國雇主在美國工作，一般須預扣社會安全稅和醫療保險稅，並繳聯邦失業稅，但適用例外者除外（IRS：社會安全稅和醫療保險稅；IRS：失業稅）。在美國當地聘用的雇員，通常不屬於社會保障協定下由加拿大臨時派出的人員。

有關企業稅和實體選擇，請參閱加拿大企業拓展美國業務。

發放第一筆工資之前，需要哪些美國帳戶？

先取得聯邦雇主識別號碼（EIN），然後在發薪前，核對工作所在州的預扣稅、失業保險、工資報告和新雇員通報規定。主要營業地在美國境外的加拿大企業，可以透過 IRS 的國際申請程序，使用 SS-4 表或電話申請 EIN（IRS：EIN）。

有關美國境內的設立步驟，請參閱設立美國工資制度。如果雇員還在其他州工作，請參閱在其他州工作的雇員。

美國企業可以直接僱用住在加拿大的雇員嗎？

可以。美國企業一般可以直接僱用該雇員，並向 CRA 登記為非居民雇主。CRA 表示，非居民雇主若有雇員在加拿大提供勞務，其在加拿大的預扣、繳交和申報義務，與居民雇主相同（CRA：T4001）。

單靠美國的發薪帳戶，並不能履行這些加拿大義務。對於居住並工作在加拿大的雇員，CRA 的非居民雇主證明通常也幫不上忙：CRA 所述的豁免，是針對在加拿大工作時間有限、並符合稅收協定條件的合資格非居民雇員（CRA：T4001）。該雇員是否會產生加拿大企業稅或實體選擇的問題，請參閱美國企業拓展加拿大業務。

開設加拿大工資帳戶，並不會自動終止美國的工資義務。在加拿大從事的一般工作，即使是美國公民受僱於美國雇主，也不屬於美國聯邦失業稅的範圍：法規排除了在與美國訂有失業保險協議的鄰國工作，而加拿大訂有這樣的協議（美國法典：FUTA 對僱傭的定義；美國勞工部：協議）。對於美國公民或居民，請另行核對美國所得稅預扣；如果加拿大法律要求預扣所得稅，則可能適用例外（IRS：所得稅預扣）。社會安全稅和醫療保險稅，請依照涵蓋範圍協定核對。

美國雇主如何開設加拿大工資帳戶？

請透過 CRA 的非居民企業登記，申請企業號碼（BN）和工資扣除（RP）帳戶。在加拿大境外註冊成立或位於境外的企業，可在同一個線上申請中同時申請兩者；在無法線上登記時，CRA 也列出以郵寄或傳真遞交 RC1 表的途徑（CRA：非居民登記）。

登記之前，請先備妥企業的法定名稱和地址、所有權和聯絡資料、雇員的開工日期和工作地點，以及預計的首次發薪日。然後取得雇員的社會保險號碼（SIN），以及填妥的聯邦及（如適用）省的 TD1 表，確定僱傭所在省份，並在首次發薪前計算好扣除額（CRA：T4001）。登記工資帳戶本身，並不能解決 GST/HST 或公司稅的登記問題；這些取決於另外的事實。

必須扣除哪些加拿大稅款、CPP 和 EI？適用哪個省份？

對於在加拿大的工作，美國雇主一般須扣除加拿大所得稅；如果該僱傭屬可投保僱傭，還須扣除 EI。CPP 須另行核對：在加拿大沒有營業場所的情況下，雇主的授權簽署人可使用 CPT13 表，為通常居住並工作在魁北克以外的合資格雇員，申請參加選擇性 CPP。雇主可選擇開始參加的日期；CRA 表示，一經批准的安排不可取消。如果加拿大的 CPP 未生效，則依社會保障協定歸入美國制度。如果雇主在加拿大設有營業場所，或雇員是由美國臨時派出，請核對適用的養老金制度規則。雇主須支付其應繳的 CPP 和 EI 份額（CRA：CPT13 表；SSA：協定第 V 條）。

如果同時適用美國失業保險，請另行核對 EI：依美國某州失業保險法律須繳保費的僱傭，不屬加拿大 EI 的範圍。請按適用的發薪期和省份，使用 CRA 的工資計算器或稅額表；雇員的家庭住址，本身並不能決定僱傭所在省份（CRA：T4001；CRA：僱傭所在省份）。

如果適用魁北克工資規定，請線上或使用 LM-1-V 表，向魁北克稅務局登記源頭扣繳，依規定預扣魁北克所得稅、QPP 和 QPIP，並在 憑證所屬曆年之後二月的最後一天 前提交 RL-1 憑證及 RL-1 匯總表。單有 CRA 的 RP 帳戶，並不涵蓋這些申報（魁北克稅務局：登記；RL-1 申報；CRA：魁北克扣除額）。加拿大一般的繳款流程，請見發放工資。

搬遷或臨時派駐後，社會安全稅、醫療保險稅或 CPP 有什麼變化？

美加社會保障協定一般把雇員歸入工作所在國的養老金制度。合資格的雇員通常在一個國家受僱並受保，若由在該國設有營業場所的雇主派往另一國，為同一雇主（或合資格的關聯企業）工作，且預計派駐時間不超過 60 個月，則可繼續留在原制度；派出國會出具涵蓋證明，作為免於參加另一國制度的憑證（SSA：協定第 V 條及行政安排）。

預計超出一般期限的派駐，或由在派出國沒有營業場所的雇主派出的人員，必須事先取得兩國主管機關的相互同意，才能保留派出國的涵蓋（SSA：協定第 V 條）。

對於在美國的工作，請先適用社會保障協定：它通常把養老金涵蓋範圍分配給美國。當協定的例外適用時，例如有加拿大涵蓋證明所記錄的合資格臨時派駐，可繼續繳加拿大 CPP，而不繳美國社會安全稅和醫療保險稅。加拿大 EI 和所得稅預扣，請依其本身的規則另行核對（SSA：協定；CRA：在加拿大境外的僱傭）。

之後還有哪些稅款存繳、申報表和年終憑證？

雇主一旦登記，向雇員發放工資就會產生持續的稅款存繳和申報義務。開設工資帳戶只是起步；須把稅款存繳記錄，與季度或年度申報表以及雇員的年終報表核對一致（IRS：Publication 15；CRA：T4001）。

美國的稅款延遲存繳，視延遲時間和通知情況，可被處以 2% 至 15%。對超過 C$500 的延遲繳款，CRA 一般處以 3% 至 10%；如果是一再故意或嚴重疏忽未繳，則增至 20%（IRS：未按時存繳的罰款；CRA：延遲繳款）。

如果雇員是非居民外國人並主張稅收協定免稅，可能適用美國的特別規定。雇員須每個稅務年度簽署 8233 表；雇主簽署接受該表，在 5 天 內把副本寄給 IRS，並在寄出後至少等待 10 天，才可停止預扣。免稅工資須在 1042 表和 1042-S 表上申報，而不是填在 W-2 表第 1 欄（IRS：8233 表填表說明；IRS：Publication 515）。請先確認雇員的稅務居民身份及所主張的免稅項目。

現有雇員搬遷時，工資制度何時必須更改？

請在第一筆涵蓋新國家工作的工資發放之前重新評估。例如，安大略省的雇員搬到德州並在當地工作，單靠加拿大工資制度，可能無法滿足美國的工資義務。請核對美國聯邦和德州的雇主義務，然後另行測試加拿大的 CPP、EI 或所得稅預扣是否繼續適用。請記錄工作日期、雇員的居住地、在加拿大的報告地點和發薪來源，以及任何涵蓋證明；搬遷可能只影響某個發薪期的一部分（IRS：外國雇主的工資；CRA：在加拿大境外的僱傭）。

請問清楚搬遷是否屬臨時性質、是否由同一雇主派出，以及有沒有涵蓋證明。還要確認雇員是否會因工作而回到原來的國家。加拿大的雇主證明（用於短期到訪）只涉及合資格的非居民雇員，並不能豁免加拿大居民雇員的一般加拿大工資（CRA：T4001）。雇員到加拿大工作，可能依 CRA 雇主指南而須預扣僱傭稅；另一份勞務指南則說明支付給非居民企業的費用（CRA：Regulation 105 指引）。

對於享有稅收協定免稅的美國居民雇員到訪加拿大，合資格的美國雇主可在加拿大工作開始前至少 30 天，以 RC473 表向 CRA 申請證明。該雇員在該日曆年內，須在加拿大工作少於 45 天，或停留少於 在包含支付日在內的任何 12 個月期間內，累計 90 天；證明的有效期最長為 兩個曆年。否則，雇員（或獲授權的雇主）可在工作或首次付款前至少 30 天，以 R102-R 表申請 Regulation 102 豁免。這兩種減免都不涵蓋支付給加拿大居民雇員的一般工資（CRA：證明；CRA：豁免）。

如果由第三方僱用或支付雇員，誰須承擔工資稅？

申報安排取決於合約和實際的僱傭關係；把款項交給中介機構，本身並不能轉移雇主的稅務責任。IRS 表示，使用工資服務供應商的雇主，一般仍須負責稅款存繳和申報表，而某些正式指定的代理人或經認證的安排，則適用不同的責任規則（IRS：Publication 15）。CRA 同樣表示，當由服務機構提交 T4 申報時，雇主仍須對申報的準確性、金額吻合和申報期限負責（CRA：RC4120）。在魁北克，授權或促成支付工資的工資服務機構，本身可能依《稅務管理法》第 24.0.3 條，就源頭扣繳分擔責任。

如果名義雇主（employer of record）聲稱自己是法律上的雇主，請取得僱傭協議、工資單上列明的雇主、所使用的稅務帳號，以及稅款存繳和年終憑證的證明。在把中介機構的工資制度當作您自己的合規安排之前，請在兩個國家，以及工作所在的州或省，核查該安排。工資服務合約，與改變法律上雇主的合約，效果並不相同（IRS：第三方付款人安排）。

工資稅的債務可能追究到個人。美國的獨資經營者須直接承擔企業的僱傭稅；普通合夥人可能須承擔其擔任合夥人期間所產生的債務，紐約州和安大略省的法律便是例子，而有限責任合夥則有所不同（IRS：獨資經營者）。依據《國內稅收法典》第 6672 條，控制已預扣稅款卻故意不繳的高級職員、董事、合夥人或其他人員，可被處以等同於 全部未繳的預扣所得稅及雇員社會安全稅和醫療保險稅 的罰款；IRS 的追討期限，一般為評定後 10 年，但有法定例外（IRS：罰款；26 USC 6502）。依據《所得稅法》第 227.1 條、CPP 第 21.1 條，以及《就業保險法》第 83 條，在欠繳發生時擔任加拿大公司董事的人，可能須承擔未繳的預扣稅款、CPP 和 EI，另加利息和罰款。加拿大的追討訴訟，必須在該人最後一次不再擔任董事後的 兩年 內展開；另有法定的追討前提條件及盡職審慎的抗辯。

魁北克依《稅務管理法》第 23 至 24.0.2 條，另有自己的董事責任規定。董事可能須承擔未繳的魁北克稅款、QPP、QPIP 和雇主供款；對於從未向加拿大居民雇員預扣的所得稅，董事一般須承擔相關的利息和罰款，但不須承擔該筆未預扣的稅款本身。魁北克稅務局必須在董事最後一次不再擔任董事後的 兩年 內向董事作出評定，並設有法定的追討前提條件，以及合理謹慎或不知情的抗辯。

範例

僅作說明；所有金額均為美元。一家多倫多的公司僱用了一名只在紐約居住並工作的雇員，年薪 US$60,000，每月發放 US$5,000。這家多倫多公司可以繼續擔任直接雇主。在第一筆工資發放前，它取得 IRS 的 EIN，核對紐約州的預扣稅和失業保險登記，收取 W-4 表，並設立美國的稅款存繳。它另外須在僱用日期後的 20 天 內，向紐約州通報新雇員（紐約州：僱用雇員）。它記錄每個在紐約的工作日，透過適用的美國工資申報表和 W-2 表申報美國工資，並核對加拿大的 CPP 或 EI 規則是否適用於該雇員的具體情況。這個範例並不計算稅款，也不假設僅僅僱用該雇員，就能解決公司在美國的企業稅務問題。

您的情況不同嗎？

• 您的美國雇員也在加拿大工作：這些工作日可能須預扣加拿大僱傭稅。請依工作模式，查閱 CRA 雇主指南。
• 您的美國雇員在多個州工作：請參閱在其他州工作的雇員。
• 適用魁北克工資規定：請向魁北克稅務局登記，除 CRA 的 T4 外，還須提交 RL-1 憑證。
• 您的加拿大企業可能在美國有應稅存在：請參閱加拿大企業拓展美國業務。
• 您的美國企業可能在加拿大有應稅存在：請參閱美國企業拓展加拿大業務。
• 雇員需要自行申報跨境工資：請參閱為海外雇主在美國工作或跨境工作。
• 該雇員可能是承包人而非雇員：請參閱可能被視為雇員的承包人或加拿大工資審查和工人身份裁定。
• 美國的稅款存繳或申報表已經逾期未辦：請參閱工資稅落後未繳。
• 您正在直接僱傭與第三方雇主之間作選擇：在尋求記帳及工資服務之前，請先準備好合約、工作地點和日期、過往的工資記錄、登記資料，以及任何涵蓋證明。