Shopify가 장부 관리를 해주나요? 리포트의 한계

Shopify가 내 스토어의 장부 관리나 회계를 해주나요?

아니요. Shopify는 스토어에서 들어온 주문과 그 주문에 대해 Shopify가 처리한 대금을 기록합니다. IRS(미국 국세청)가 사업체에 요구하는 장부는 Shopify가 작성하지 않습니다. 연방법은 모든 납세자에게 IRS가 정한 기록을 보관하도록 요구하며(26 USC 6001), IRS는 장부에 총소득, 공제, 세액공제가 드러나야 한다고 설명합니다(IRS Publication 583). Shopify 도움말도 결제 활동 보고서는 회계 목적의 매출 명세서가 아니라고 밝힙니다(Shopify Help Center, 업체 제공 문서). 장부는 직접 작성하거나 외부에 맡겨야 합니다.

한 채널에서만 판매하고, 재고 매입이 적고, 소유주가 한 명이고, 은행 명세서를 제때 정리하면 스토어는 단순한 편입니다. 여러 채널이나 결제 업체로 판매하거나, 재판매용 물품을 사거나, 소유주가 여러 명이거나, 법인이거나, 몇 달치 장부가 비어 있다면 단순하지 않습니다. 회계사나 대출 기관이 장부를 요청했는데 Shopify 내보내기 파일뿐이거나 매출이 여러 채널로 나뉘어 있다면 단순한 경우를 벗어난 것입니다. 이제 문제는 어떤 리포트를 내보내느냐가 아니라, 첫 세금 신고서의 바탕이 될 장부를 누가 만드느냐입니다.

시작하려면 한 해 전체의 Shopify 주문 및 정산금 내보내기 파일, 스토어가 쓰는 모든 계좌의 은행·카드 명세서, 공급업체 청구서, 사업체 설립 서류를 모으세요.

Shopify의 정산금, 활동, 재무 리포트는 무엇을 다루나요?

Shopify Payments와 Shopify 자체 금융 계좌를 거치는 돈을 다룹니다. 각 페이지에 적용 범위의 한계가 명시되어 있습니다.

결제 활동 보고서는 잔액 활동을 반영하고, Shopify는 재무 리포트의 매출이 주문과 판매 활동을 기준으로 한다고 설명하므로(Shopify Help Center, 업체 제공 문서) 두 숫자가 서로 다를 수 있습니다. 정산금을 은행 입금액, 수수료, 환불과 맞추는 방법은 Shopify 정산금과 은행 입금액을 참고하세요.

Shopify 리포트에서 빠지는 것은 무엇인가요?

주문과 Shopify Payments 중심의 리포트에는 사업체가 나머지 부분에서 사들이고, 지급하고, 빚지고, 보유한 내역이 담기지 않습니다. IRS의 기록 보관 안내는 이 항목들을 모두 다룹니다(IRS: What kind of records should I keep; Publication 583).

어느 주에서 판매세를 징수해야 하는지는 주별 Shopify 판매세에서, 기록하는 방법은 판매세 분개에서 다룹니다.

회계 소프트웨어가 필요한가요, 스프레드시트로 충분한가요?

IRS는 소프트웨어를 요구하지 않습니다. 몇 가지 경우를 제외하면 법은 특정한 종류의 기록을 요구하지 않으며, 소득과 비용이 분명하게 드러나는 방식이면 무엇이든 쓸 수 있습니다(Publication 583). IRS는 전자 회계 프로그램을 종이 장부와 같은 원칙이 적용되는 하나의 선택지로 봅니다(IRS: What kind of records should I keep).

어떤 방식을 쓰든 다음 네 가지를 갖춰야 합니다.

• 모든 사업 거래를 분개장과 원장 같은 장부에 요약해 기록합니다.
• 각 항목의 근거가 되는 증빙 서류를 보관합니다.
• 매달 은행 명세서와 대사합니다.
• 전산 시스템이라면 장부 및 세금 신고서와 맞아떨어지고 원본 서류로 되짚어 갈 수 있는 기록을 만들어 냅니다.

Shopify 내보내기 파일은 판매 목록일 뿐 이런 장부가 아닙니다. 채널이 하나이고 매입이 적고 소유주가 한 명인 스토어라면 스프레드시트로도 기준을 충족할 수 있습니다. IRS는 이 선택에 대해 매출 규모 기준을 두지 않으며, 부담은 재고, 여러 채널, 여러 소유주에서 생깁니다. 주문을 건별로 기록할지 정산금 요약으로 기록할지는 주문별 기록과 정산금 요약 기록을 참고하세요.

별도의 사업용 은행 계좌가 필요한가요?

Publication 583은 새 사업체에 사업용 당좌예금 계좌를 열고, 개인 계좌와 분리하고, 사업에만 쓰고, 매일의 수입을 모두 입금하라고 안내합니다(IRS Publication 583). 세법이 요구하는 것은 기록이지 특정 계좌는 아니지만, 계좌를 섞어 쓰면 모든 입금과 지출을 일일이 구분해야 합니다.

Shopify는 Shopify Payments에 설정한 계좌로 정산금을 보내므로(Shopify Help Center, 업체 제공 문서) 어느 계좌를 고르느냐에 따라 첫 정산금부터 매출 기록이 얼마나 깔끔해지는지가 정해집니다. 정산금이 이미 개인 계좌로 들어오고 있다면 사업 자금과 개인 자금이 섞인 경우 바로잡기를 참고하세요.

현금주의와 발생주의 중 무엇을 쓰나요? 재고가 있으면 무엇이 달라지나요?

재고를 보유하면 일반적으로 매입과 매출에 발생주의를 적용합니다. 소득을 파악하는 데 재고가 필요하면 이 규칙을 따릅니다(Publication 538). 소규모 사업 납세자는 예외입니다(26 USC 471(c)). 조세 회피 목적 사업체(tax shelter)가 아니고, 직전 3개 과세연도의 연평균 총수입이 $32,000,000 이하이며, 특수관계 사업체는 합산하는 경우입니다(IRS Bulletin 2025-45, section 448(c) 기준). 이런 사업체는 정식 재고 평가를 하지 않고, 재고를 부수적이지 않은 재료 및 소모품으로 처리하거나, 적용 재무제표(applicable financial statement)를 따르거나, 그것이 없으면 장부와 기록을 따를 수 있습니다. 조세 회피 목적 사업체에는 C corporation이 아니면서 등록 의무가 있는 공모로 지분을 판매한 사업체, 또는 그해 손실의 35% 초과를 유한 파트너나 경영에 적극적으로 참여하지 않는 소유주에게 배분하는 사업체가 포함됩니다. 사업을 적극적으로 경영하는 소유주, 일부 가족 구성원, 과거 경영자는 이 두 번째 기준에서 제외됩니다. 사업체는 대신 전년도 배분을 기준으로 판단하도록 선택할 수 있으며, 기한 내에(연장 기한 포함) 제출한 원본 신고서에 진술서를 첨부해 선택합니다. 파트너십이나 S corporation은 이 선택을 직접 하며 철회할 수 없습니다(26 USC 448(d)(3); 26 USC 461(i)(3); 26 USC 1256(e)(3); 26 CFR 1.448-2).

두 기본 방식은 시기가 다릅니다. 현금주의는 소득을 받을 때 신고하고, 비용은 보통 지급할 때 공제하거나 자산으로 처리합니다. 발생주의는 일반적으로 소득이 발생할 때 신고하고, 비용이 발생할 때 공제하거나 자산으로 처리합니다. 방식은 소득을 분명하게 보여 주어야 합니다. Publication 583은 과세소득을 계산할 때와 장부를 기록할 때 같은 방식을 쓰라고 안내하며, 규정도 장부와 신고서의 차이를 설명할 수 있는 기록을 요구합니다(26 CFR 1.446-1(a)(4)). 그래서 일부 사업체는 대출 기관용으로 발생주의 장부를 두고 세금 신고는 현금주의로 합니다. 세금 신고 방식은 첫 신고서를 낼 때 정하며, 바꾸려면 일반적으로 IRS의 승인이 필요합니다(Publication 583).

재고 방식으로 무엇을 쓸 수 있는지, 해당되는지는 소규모 판매자의 재고와 소모품에서 다룹니다. 어떤 사업체가 현금주의를 쓸 수 있는지와 방식을 바꾸는 방법은 현금주의에서 발생주의로 전환하기에서 다룹니다.

세금 신고 시기에 Shopify 스토어에서 회계사에게 무엇을 줘야 하나요?

모든 채널의 판매 및 결제 기록과, 스토어 리포트에는 없는 비용 쪽 자료(매입, 비용, 계좌, 사업체 서류)가 필요합니다.

Form 1099-K는 무엇이 과세 대상인지 정하지 않습니다. 보고된 대금이 반드시 과세 대상은 아니며, 양식이 오지 않아도 소득은 신고해야 합니다(IRS: Form 1099-K 처리 방법). Shopify는 스토어 계정 소유자만 재무 개요를 볼 수 있다고 안내하므로(Shopify Help Center, 업체 제공 문서) 회계사가 무엇을 볼 수 있는지 확인하고, 볼 수 없다면 주문 및 정산금 리포트를 직접 내보내 전달하세요.

기록은 얼마나 보관해야 하나요?

일반적으로 3년 보관하며, 아래 경우에는 더 오래 보관합니다. IRS는 신고서의 항목을 뒷받침하는 기록을 해당 신고서의 제척기간이 끝날 때까지 보관하라고 안내합니다. 제척기간은 환급을 받기 위해 수정 신고할 수 있거나 IRS가 세금을 추가로 부과할 수 있는 기간입니다(IRS: 기록은 얼마나 오래 보관해야 하나요?).

기록을 보관할 의무는 플랫폼이 아니라 본인에게 있습니다(26 USC 6001). 매년 주문, 정산금, 세금 리포트를 직접 내려받아 보관하고, 제출한 신고서 사본도 보관하세요. 판매세 기록은 주 규정을 따르며 기간이 더 길 수 있습니다. 주별 Shopify 판매세를 참고하세요. 대출 기관과 보험사는 IRS보다 더 오래된 기록을 요구할 수 있습니다.

Shopify 스토어는 언제 장부 담당자를 고용할 만하고, CPA는 무엇을 더해 주나요?

장부가 밀리거나 스토어가 기존 방식을 넘어설 때 도움이 필요합니다. 두 번째 채널, 재고, 여러 소유주, 직원, 여러 주의 판매세, 명세서를 요구하는 대출 기관이 생기는 경우입니다. IRS는 이에 대한 매출 규모 기준을 두지 않으며, 기준은 기록이 완전하고, 대사되어 있고, 제때 정리되어 있는지입니다. 누가 무엇을 하고 비용이 얼마인지는 장부 담당자, 회계사, CPA의 차이와 이커머스 장부 담당자 비용과 업무 범위를 참고하세요.

장부 담당자는 기록을 최신 상태로 유지합니다. 세금 신고서를 작성하고, 되돌리기 어려운 방식·재고 선택을 정하는 일은 따로 누군가 맡아야 합니다. 직접 할지 판단하려면 직접 장부 쓰기 또는 장부 담당자 고용하기를 참고하세요.

예시

미국 달러 기준의 예시입니다.

Shopify 내보내기 파일만 가진 단독 소유주

개인사업자가 1년에 $90,000어치를 판매하고 Shopify의 주문 및 정산금 내보내기 파일만 보관합니다. 내보내기 파일에는 $90,000이 나옵니다. 하지만 재고 매입 $35,000과 광고비 $8,000은 소유주가 아직 모으지 않은 공급업체 청구서와 사업용 카드 명세서에 있습니다. Shopify 자료만으로 신고서를 만들면 이 비용이 빠지므로, 회계사는 먼저 명세서와 청구서로 이 비용을 다시 정리한 뒤 신고서를 작성합니다.

LLC 소유주 두 명이 두 번째 판매 채널을 추가한 경우

소유주 두 명이 파트너십으로 과세되는 스토어를 운영합니다. Shopify 주문 보고서에는 연간 매출 $120,000이 나옵니다. 새로 추가한 두 번째 채널은 따로 정산금을 지급하고, 그 채널의 주문 보고서에는 매출 $30,000이 나옵니다. 환불과 판매세는 없다고 가정합니다. 어느 보고서에도 합계 $150,000은 나오지 않습니다. 장부에는 두 채널의 총매출을 기록하고, 결제 처리 수수료를 비용으로 기록하고, 파트너십 신고서에 합계를 쓰기 전에 각 채널의 정산금을 은행 입금액과 맞춰 둡니다.

대출 기관이 재무제표를 요청한 경우

한 운영자가 $50,000 대출을 신청했고, 대출 기관이 손익계산서와 재무상태표를 요청합니다. Shopify의 재무 개요 페이지는 Shopify 자체 Balance 및 Credit 계좌의 최근 거래, 잔액, 명세서를 설명할 뿐이며(Shopify Help Center, 업체 제공 문서) 사업체의 손익계산서나 재무상태표를 설명하지 않습니다. Publication 583은 좋은 기록으로 만들 수 있는 결과물로 이 두 재무제표를 꼽습니다. 따라서 장부가 먼저이고 재무제표는 그다음입니다. 대출 기관마다 요구 서류가 다르므로 무엇을 인정하는지 직접 물어보세요.

상황이 다르다면?

• 첫 회계사가 장부를 요청했는데 Shopify 내보내기 파일뿐이거나, 매출이 여러 채널로 나뉘어 있는 경우: 첫 세금 신고서 전에 장부를 먼저 만들어야 하며, 그 신고서에서 정한 방식과 재고 선택은 되돌리기 어렵습니다. 내보내기 파일, 명세서, 설립 서류를 장부 관리로 가져오세요.
• 과거 연도의 장부가 없거나 신고서가 기한을 넘긴 경우: 보통 신고서를 작성하기 전에 명세서를 바탕으로 장부를 다시 만듭니다. 밀린 장부 따라잡기와 은행 명세서로 장부 다시 만들기를 참고한 뒤 명세서를 장부 관리로 가져오세요.
• 법인 또는 법인으로 과세되는 LLC가 스토어를 소유한 경우: 사업체마다 별도의 세금 신고서가 있으며, 설립 서류와 선택 신고가 어떤 신고서를 내는지 정합니다. 명세서와 함께 장부 관리로 가져오세요.
• 소유주가 미국 밖에 살거나, 해외 공급업체에 대금을 지급하거나, 해외 계좌가 있는 경우: 해외 계좌와 통화 때문에 기록과 제출 서류가 늘어납니다. 미국 장부의 외화 계좌와 외국인 소유 단일 구성원 LLC 신고를 참고한 뒤 명세서를 장부 관리로 가져오세요.
• 대출 기관이 재무제표를 요청하는 경우: 은행 대출용 재무제표와 대출 기관에 소득 증명하기를 참고하세요.
• 정산금이 입금액이나 매출 보고서와 맞지 않는 경우: Shopify 정산금과 은행 입금액을 참고하세요.
• 여러 주에서 판매하는 경우: 주별 Shopify 판매세를 참고하세요.
• 온라인 판매로 어떤 세금이 생기는지 알고 싶은 경우: 온라인 판매자 소득세를 참고하세요.
• 개인 자금과 사업 자금이 섞여 있는 경우: 사업 자금과 개인 자금이 섞인 경우 바로잡기로 분리하세요.
• LLC를 막 설립한 경우: 새 LLC의 장부 설정하기에서 방식, 과세연도, 계좌를 먼저 정하세요.