Shopify Muhasebe Kayıtlarını Tutar mı? Raporların Eksikleri

Shopify, mağazam için muhasebe kayıtlarını tutuyor mu?

Hayır. Shopify, mağazanızdaki siparişleri ve bu siparişler için işlediği parayı kaydeder. IRS'nin bir işletmeden beklediği muhasebe kayıtlarını tutmaz: ABD federal yasası her vergi mükellefinin IRS'nin belirlediği kayıtları tutmasını şart koşar (26 USC 6001) ve IRS, kayıtların brüt geliri, indirimleri ve vergi kredilerini göstermesi gerektiğini belirtir (IRS Publication 583). Shopify'ın kendi yardım sayfası da ödeme etkinliği raporunun muhasebe açısından bir gelir beyanı olmadığını söyler (Shopify Yardım Merkezi, satıcı belgeleri). Muhasebe kayıtlarını tutmak size aittir; kendiniz tutabilir ya da bir uzmana devredebilirsiniz.

Bir mağaza şu durumlarda basittir: tek kanaldan satış yapıyorsa, az stok alıyorsa, tek sahibi varsa ve banka hesap özetlerini günü gününe takip ediyorsa. Birden fazla kanaldan veya ödeme sağlayıcısından satış, yeniden satış için alınan mallar, birden fazla sahip, bir şirket ya da aylardır yapılmamış muhasebe kayıtları işi basit olmaktan çıkarır. Bir muhasebeci veya kredi veren kuruluş sizden muhasebe kayıtları istediyse ve elinizde yalnızca Shopify dışa aktarımları varsa ya da satışlarınız birkaç kanaldan geçiyorsa, basit durumu aşmışsınız demektir. Artık soru hangi raporu dışa aktaracağınız değil, ilk vergi beyannamesinin dayanacağı muhasebe kayıtlarını kimin oluşturacağıdır.

Başlamak için Shopify'ın tüm yıla ait sipariş ve ödeme dışa aktarımlarını, mağazanın kullandığı her hesabın banka ve kart hesap özetlerini, tedarikçi faturalarını ve işletmenin kuruluş belgelerini toplayın.

Shopify'ın ödeme, etkinlik ve finans raporları neleri kapsar?

Bu raporlar, Shopify Payments ve Shopify'ın kendi finansal hesapları üzerinden geçen parayı kapsar. Her sayfa kendi sınırlarını belirtir.

Ödeme etkinliği raporu bakiye hareketlerini yansıtır; Shopify ise Finans raporlarındaki gelirin sipariş ve satış hareketlerine dayandığını söyler (Shopify Yardım Merkezi, satıcı belgeleri). Bu yüzden iki rakam birbirini tutmayabilir. Ödemeleri banka mevduatlarıyla, ücretlerle ve iadelerle eşleştirmek için Shopify ödemeleri ve banka mevduatları rehberine bakın.

Shopify'ın raporları neleri kapsamaz?

Siparişler ve Shopify Payments etrafında kurulan raporlar, işletmenin geri kalanının neyi satın aldığını, neyi ödediğini, neyi borçlandığını ve neye sahip olduğunu kapsamaz. IRS'nin kayıt rehberliği bunların her birini ele alır (IRS: Hangi tür kayıtları tutmalıyım; Publication 583).

Hangi eyaletlerde satış vergisi tahsil etmeniz gerektiği Shopify eyalet bazında satış vergisi rehberinde, kaydın nasıl yapılacağı ise Satış vergisi yevmiye kayıtları rehberinde anlatılır.

Muhasebe yazılımına ihtiyacım var mı, yoksa elektronik tablo yeter mi?

IRS yazılım şart koşmaz. Birkaç istisna dışında yasa belirli bir kayıt türü istemez; gelirlerinizi ve giderlerinizi açıkça gösteren herhangi bir sistemi kullanabilirsiniz (Publication 583). IRS, elektronik muhasebe programını kâğıt defterlerle aynı ilkelere bağlı bir seçenek olarak görür (IRS: Hangi tür kayıtları tutmalıyım).

Hangi sistemi kullanırsanız kullanın, şu dört işi yapmalıdır:

• Her işletme işlemini yevmiye ve defter gibi kayıtlarda özetlemek.
• Her kaydın arkasındaki destekleyici belgeleri saklamak.
• Her ay banka hesap özetiyle mutabakat yapmak.
• Bilgisayar tabanlı bir sistemse, muhasebe kayıtlarıyla ve vergi beyannamesiyle uyumlu, kaynak belgelere geri götüren kayıtlar üretmek.

Shopify dışa aktarımı bir satış listesidir, muhasebe kayıtları değildir. Tek kanallı, az alım yapan ve tek sahibi olan bir mağaza için elektronik tablo bu sınavı geçebilir. IRS bu tercih için bir satış düzeyi belirlemez; zorlanma stoktan, birkaç kanaldan veya birkaç sahipten gelir. Her siparişi ayrı ayrı mı yoksa ödeme özetlerini mi kaydedeceğiniz için Her sipariş mi, ödeme özetleri mi rehberine bakın.

Ayrı bir işletme banka hesabına ihtiyacım var mı?

Publication 583, yeni bir işletmeye bir işletme vadesiz hesabı açmasını, bunu kişisel hesaptan ayrı tutmasını, yalnızca işletme için kullanmasını ve günlük tahsilatların tamamını bu hesaba yatırmasını söyler (IRS Publication 583). Vergi yasası belirli bir hesap değil, kayıt ister; ancak karışık bir hesap, her mevduatı ve ödemeyi elle ayırmanızı gerektirir.

Shopify, ödemeleri Shopify Payments için belirlediğiniz hesaba gönderir (Shopify Yardım Merkezi, satıcı belgeleri); bu yüzden bu seçim, ilk ödemeden itibaren satışlarınızın ne kadar temiz kaydedileceğini belirler. Ödemeler şimdiden kişisel bir hesaba düşüyorsa İşletme ve kişisel paranın karışmasını düzeltme rehberine bakın.

Nakit esası mı, tahakkuk esası mı; stok tutmak neyi değiştirir?

Stok tutmak genellikle alımlar ve satışlar için tahakkuk esası anlamına gelir: geliri göstermek için stok gerekiyorsa kural budur (Publication 538). Küçük işletme mükellefi bunun dışındadır (26 USC 471(c)): vergi sığınağı (tax shelter) olmayan ve önceki üç vergi yılındaki ortalama yıllık brüt hasılatı $32.000.000 veya altında olan mükellef; bağlantılı işletmeler birlikte sayılır (IRS Bulletin 2025-45, 448(c) maddesi testi). Böyle bir mükellef, stoku ikincil nitelikte olmayan malzeme ve sarf malzemesi olarak ele alarak ya da geçerli mali tablosunu, yoksa defter ve kayıtlarını esas alarak resmi stok yöntemi uygulamayabilir. Vergi sığınağı; C şirketi dışında, kaydı zorunlu bir halka arzda paylarını satışa sunmuş olan ya da yıllık zararının %35'ten fazla limited ortaklara veya işletmenin yönetimine fiilen katılmayan sahiplere dağıtıldığı kuruluşları kapsar. İşletmeyi fiilen yöneten sahipler ile bazı aile üyeleri ve eski yöneticiler bu ikinci testte sayılmaz. Kuruluş bunun yerine bir önceki yılın dağıtımını esas almayı seçebilir; bunun için süresinde verilen ilk beyannameye (süre uzatımları dahil) bir açıklama ekler. Ortaklık veya S şirketi bu seçimi kendisi yapar ve geri alamaz (26 USC 448(d)(3); 26 USC 461(i)(3); 26 USC 1256(e)(3); 26 CFR 1.448-2).

İki temel yöntem zamanlamada ayrılır. Nakit esasında geliri tahsil ettiğinizde bildirirsiniz; giderleri ise genellikle ödediğinizde indirirsiniz veya aktifleştirirsiniz. Tahakkuk esasında gelir genellikle kazandığınızda, giderler ise ortaya çıktığında bildirilir veya aktifleştirilir. Yöntem geliri açıkça göstermelidir. Publication 583, vergilendirilebilir geliri hesaplarken ve muhasebe kayıtlarını tutarken aynı yöntemi kullanmanızı söyler; yönetmelik ayrıca defterler ile beyanname arasındaki farkları mutabık hale getiren kayıtlar bekler (26 CFR 1.446-1(a)(4)). Bazı işletmeler kredi veren kuruluş için tahakkuk esaslı defter tutup beyannameyi nakit esasına göre bu şekilde verir. Vergi yöntemini ilk beyannamenizle seçersiniz ve değiştirmek genellikle IRS onayı gerektirir (Publication 583).

Stok yönteminin ne olabileceği ve sizin bu yönteme uyup uymadığınız Küçük satıcılar için stok mu, sarf malzemesi mi rehberinde anlatılır. Hangi kuruluşların nakit esasını kullanabileceği ve yöntemin nasıl değiştirileceği Nakit esasından tahakkuk esasına geçiş rehberinde yer alır.

Vergi zamanında muhasebecim bir Shopify mağazasından ne ister?

Her kanaldan satış ve ödeme kayıtları ile mağaza raporlarında bulunmayan maliyet tarafı: alımlar, giderler, hesaplar ve işletmenin belgeleri.

Form 1099-K neyin vergiye tabi olduğunu belirlemez: bildirilen bir ödeme mutlaka vergiye tabi değildir ve form gelmese bile gelir bildirilmelidir (IRS: Form 1099-K ile ne yapmalı). Shopify, Finans genel bakışını yalnızca mağazanın hesap sahibinin görebildiğini söyler (Shopify Yardım Merkezi, satıcı belgeleri); bu yüzden muhasebecinizin neyi görebildiğini kontrol edin, göremiyorsa sipariş ve ödeme raporlarını kendiniz dışa aktarın.

Kayıtları ne kadar süre saklamalıyım?

Genellikle 3 yıl; aşağıda sayılan durumlarda daha uzun. IRS, bir beyanname kalemini destekleyen kayıtları o beyannamenin zamanaşımı süresi dolana kadar saklamanızı söyler; yani iade için düzeltme yapabileceğiniz veya IRS'nin ek vergi tarh edebileceği süre (IRS: Kayıtları ne kadar süre saklamalıyım?).

Kayıt tutma yükümlülüğü sizindir, platformun değil (26 USC 6001). Her yılın sipariş, ödeme ve vergi raporlarının kendi kopyalarınızı indirip saklayın; verilen beyannamelerin kopyalarını da tutun. Satış vergisi kayıtları eyalet kurallarına tabidir ve bu süre daha uzun olabilir; bkz. Shopify eyalet bazında satış vergisi. Kredi verenler ve sigortacılar kayıtları IRS'den daha uzun süre isteyebilir.

Bir Shopify mağazası için muhasebe sorumlusu tutmak ne zaman değer, CPA ne ekler?

Muhasebe kayıtları geride kaldığında ya da mağaza rutini aştığında yardım almaya değer: ikinci bir kanal, stok, birkaç sahip, çalışanlar, birkaç eyalette satış vergisi veya statü isteyen bir kredi veren kuruluş gibi. IRS bunun için bir satış düzeyi belirlemez; ölçüt, kayıtların eksiksiz, mutabık ve zamanında olup olmadığıdır. Kimin ne yaptığı ve maliyeti için Muhasebe sorumlusu, muhasebeci veya CPA ve E-ticaret muhasebe sorumlusu maliyeti ve kapsamı rehberlerine bakın.

Muhasebe sorumlusu kayıtları güncel tutar. Vergi beyannamesini hazırlayacak ve geri alınması zor yöntem ile stok seçimlerini belirleyecek bir kişi de gerekir. Kendiniz yapmayı tartmak için Kendi muhasebe kayıtlarınızı tutmak mı, muhasebe sorumlusu tutmak mı rehberine bakın.

Örnek

Yalnızca örnek amaçlı ABD doları tutarları.

Yalnızca Shopify dışa aktarımları olan tek sahipli bir işletme

Bir şahıs işletmesi sahibi bir yılda $90.000 değerinde mal satıyor ve yalnızca Shopify'ın sipariş ve ödeme dışa aktarımlarını tutuyor. Dışa aktarımlar $90.000'ı gösterir. $35.000 tutarındaki stok alımları ile $8.000 tutarındaki reklam faturaları ise sahibinin henüz toplamadığı tedarikçi faturalarında ve bir işletme kartı hesap özetinde duruyor. Yalnızca Shopify'a dayanan bir beyanname bu maliyetleri dışarıda bırakırdı; bu yüzden muhasebeci önce bunları hesap özetlerinden ve faturalardan yeniden oluşturur, sonra beyannameyi hazırlar.

İki LLC sahibi ikinci bir satış kanalı ekliyor

İki sahip, ortaklık olarak vergilendirilen bir mağaza işletiyor. Shopify'ın sipariş raporu yıl için $120.000 satış gösteriyor. Yeni bir ikinci kanal ayrı ödeme yapıyor ve kendi sipariş raporu $30.000 satış gösteriyor. İade ve satış vergisi olmadığını varsayın. Hiçbir rapor $150.000'lık toplamı göstermez. Muhasebe kayıtları iki kanalın brüt satışlarını kaydeder, ödeme işleyici ücretlerini gider olarak yazar ve ortaklık beyannamesi toplamı kullanmadan önce her kanalın ödemelerini banka mevduatlarıyla eşleştirir.

Kredi veren kuruluş mali tablo istiyor

Bir sahip $50.000 kredi için başvuruyor ve kredi veren kuruluş kâr ve zarar tablosu ile bilanço istiyor. Shopify'ın Finans genel bakışı sayfası, kendi Balance ve Credit hesapları için son işlemleri, bakiyeleri ve hesap özetlerini tanımlar (Shopify Yardım Merkezi, satıcı belgeleri); işletmenin kâr ve zarar tablosunu veya bilançosunu değil. Publication 583 bu iki tabloyu iyi kayıtların ürünü olarak sayar; yani önce muhasebe kayıtları, sonra tablolar gelir. Kredi veren kuruluş kendi listesini belirler, bu yüzden neyi kabul edeceğini ona sorun.

Sizin durumunuz farklı mı?

• İlk muhasebeciniz muhasebe kayıtları istedi ve elinizde yalnızca Shopify dışa aktarımları var ya da satışlarınız birkaç kanaldan geçiyor: ilk beyannameden önce muhasebe kayıtlarının oluşturulması gerekir ve o beyannamede yapılan yöntem ile stok seçimlerini geri almak zordur. Dışa aktarımları, hesap özetlerini ve kuruluş belgelerini Muhasebe kayıtları hizmetimize getirin.
• Geçmiş yıllar için muhasebe kaydınız yok ya da bir beyannamenin süresi geçti: muhasebe kayıtları genellikle beyanname hazırlanmadan önce hesap özetlerinden yeniden oluşturulur. Gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama ve Muhasebe kayıtlarını banka hesap özetlerinden yeniden oluşturma rehberlerine bakın, sonra hesap özetlerini Muhasebe kayıtları hizmetimize getirin.
• Mağazanın sahibi bir şirket ya da şirket olarak vergilendirilen bir LLC: kuruluşun kendi vergi beyannamesi vardır ve hangisi olduğunu kuruluş belgeleri ile seçimler belirler. Bunları hesap özetleriyle birlikte Muhasebe kayıtları hizmetimize getirin.
• Sahip ABD dışında yaşıyor ya da yurt dışındaki tedarikçilere ödeme yapıyor veya hesap tutuyorsunuz: yabancı hesaplar ve para birimleri ek kayıtlar ve beyanlar getirir. ABD muhasebe kayıtlarında yabancı para birimli hesaplar ve Yabancı sahipli tek üyeli LLC beyanı rehberlerine bakın, sonra hesap özetlerini Muhasebe kayıtları hizmetimize getirin.
• Kredi veren kuruluş mali tablo istiyor: Banka kredisi için mali tablolar ve Kredi veren kuruluşa gelir kanıtlama rehberlerine bakın.
• Ödemeleriniz mevduatlarınızla veya satış raporuyla tutmuyor: Shopify ödemeleri ve banka mevduatları rehberini kullanın.
• Birden fazla eyalette satış yapıyorsunuz: Shopify eyalet bazında satış vergisi rehberine bakın.
• Online satışlarınızın hangi vergiyi doğurduğunu öğrenmek istiyorsunuz: Online satıcı gelir vergisi rehberine bakın.
• Kişisel ve işletme parası karışmış durumda: İşletme ve kişisel paranın karışmasını düzeltme rehberiyle ayırın.
• Yeni bir LLC kurdunuz: önce yöntemi, vergi yılını ve hesapları Yeni bir LLC için muhasebe kayıtlarını kurma rehberiyle belirleyin.