A Shopify faz escrituração contábil? O que os relatórios omitem

A Shopify faz a escrituração contábil da minha loja?

Não. A Shopify registra os pedidos da sua loja e o dinheiro que ela movimenta por eles. Ela não mantém a escrituração que o IRS espera de um negócio. A lei federal dos EUA exige que todo contribuinte guarde os registros que o IRS determina (26 USC 6001), e o IRS diz que os livros devem mostrar a renda bruta, as deduções e os créditos (IRS Publication 583). A própria Shopify afirma, em sua central de ajuda, que o relatório de atividade de pagamentos não é um demonstrativo de receita para fins contábeis (Shopify Help Center, documentação do fornecedor). Manter a escrituração é com você, ou com quem você contratar.

Uma loja é simples quando vende por um único canal, compra pouco estoque, tem um só proprietário e mantém os extratos bancários em dia. Deixa de ser simples quando há vendas em mais de um canal ou meio de pagamento, mercadorias compradas para revenda, mais de um proprietário, uma corporação ou meses de escrituração nunca feita. Se um contador ou um banco pediu a escrituração e você só tem exportações da Shopify, ou se as vendas passam por vários canais, você já saiu do caso simples. A dúvida deixa de ser qual relatório exportar e passa a ser quem monta a escrituração em que a primeira declaração vai se apoiar.

Para começar, reúna as exportações de pedidos e repasses da Shopify do ano inteiro, os extratos bancários e de cartão de todas as contas que a loja usa, as faturas dos fornecedores e os documentos de constituição do negócio.

O que os relatórios de repasses, de atividade e de finanças da Shopify cobrem?

Eles cobrem o dinheiro que passa pelo Shopify Payments e pelas contas financeiras da própria Shopify. Cada página informa seus próprios limites.

O relatório de atividade de pagamentos mostra a movimentação do saldo, e a Shopify diz que a receita nos relatórios de Finanças se baseia em pedidos e vendas (Shopify Help Center, documentação do fornecedor). Por isso, os dois valores podem não coincidir. Para conciliar repasses com depósitos bancários, taxas e reembolsos, veja Repasses da Shopify e depósitos bancários.

O que os relatórios da Shopify deixam de fora?

Relatórios baseados em pedidos e no Shopify Payments não cobrem o que o resto do negócio compra, paga, deve e possui. A orientação do IRS sobre registros trata de cada um desses itens (IRS: que tipo de registros devo guardar; Publication 583).

Em quais estados você deve cobrar imposto sobre vendas está em Imposto sobre vendas da Shopify por estado; como registrá-lo está em Lançamentos contábeis do imposto sobre vendas.

Preciso de software de contabilidade, ou uma planilha basta?

O IRS não exige software. Salvo alguns casos, a lei não exige um tipo específico de registro, e você pode usar qualquer sistema que mostre com clareza sua renda e suas despesas (Publication 583). Para o IRS, um programa de contabilidade eletrônico é uma das opções, sujeita aos mesmos princípios dos livros em papel (IRS: que tipo de registros devo guardar).

Seja qual for o sistema, ele deve fazer quatro coisas:

• Resumir cada transação do negócio em livros, como diários e razões.
• Guardar os documentos que sustentam cada lançamento.
• Conciliar com o extrato bancário todo mês.
• Se for um sistema computadorizado, gerar registros que conciliem com a escrituração e com a declaração e que apontem para os documentos de origem.

Uma exportação da Shopify é uma lista de vendas, não essa escrituração. Uma planilha pode atender ao critério numa loja com um canal, poucas compras e um só proprietário. O IRS não fixa um nível de vendas para essa escolha; a pressão vem do estoque, de vários canais ou de vários proprietários. Para decidir entre lançar cada pedido ou resumos de repasses, veja Cada pedido ou resumos de repasses.

Preciso de uma conta bancária separada para o negócio?

A Publication 583 orienta o novo negócio a abrir uma conta corrente empresarial, mantê-la separada da conta pessoal, usá-la só para o negócio e depositar nela toda a receita diária (IRS Publication 583). A lei tributária exige registros, não uma conta específica, mas uma conta mista obriga você a separar à mão cada depósito e cada pagamento.

A Shopify envia os repasses para a conta que você configura no Shopify Payments (Shopify Help Center, documentação do fornecedor). Essa escolha define o quanto suas vendas ficam organizadas desde o primeiro repasse. Se os repasses já caem numa conta pessoal, veja Como corrigir a mistura de dinheiro do negócio e pessoal.

Regime de caixa ou de competência, e o que muda ao manter estoque?

Em geral, manter estoque significa usar o regime de competência para compras e vendas: quando o estoque é necessário para apurar a renda, essa é a regra (Publication 538). Há uma exceção para o contribuinte de pequeno porte (small business taxpayer) (26 USC 471(c)). Ele não pode ser um tax shelter (estrutura criada para gerar benefício fiscal) e deve ter receita bruta anual média dos três anos fiscais anteriores de $32.000.000 ou menos, somando os negócios relacionados (IRS Bulletin 2025-45, o teste da seção 448(c)). Esse contribuinte pode dispensar o controle formal de estoque de duas formas: tratar o estoque como materiais e suprimentos não incidentais (non-incidental materials and supplies) ou seguir a demonstração financeira aplicável (applicable financial statement) ou, se não tiver uma, seus livros e registros. Um tax shelter inclui a entidade, exceto uma corporação C, que ofereceu participações à venda em uma oferta que exigia registro, ou que atribui mais de 35% do seu prejuízo no ano a sócios com responsabilidade limitada ou a proprietários que não ajudam ativamente a administrá-la. Proprietários que administram o negócio de forma ativa, e certos familiares e ex-administradores, não contam nesse segundo teste. A entidade pode optar por testar a atribuição do ano anterior, com uma declaração anexada à sua declaração original entregue no prazo (prorrogações incluídas); sociedade de pessoas e corporação S fazem essa opção por conta própria e não podem revogá-la (26 USC 448(d)(3); 26 USC 461(i)(3); 26 USC 1256(e)(3); 26 CFR 1.448-2).

Os dois métodos básicos diferem no momento do registro. No regime de caixa, você informa a renda quando a recebe e, em geral, deduz ou capitaliza as despesas quando as paga. No regime de competência, você em geral informa a renda quando a ganha e deduz ou capitaliza as despesas quando as incorre. O método deve mostrar a renda com clareza. A Publication 583 diz para usar o mesmo método para apurar a renda tributável e para manter a escrituração. O regulamento também espera registros que conciliem as diferenças entre a escrituração e a declaração (26 CFR 1.446-1(a)(4)), e é assim que alguns negócios mantêm a escrituração por competência para um banco e entregam a declaração por caixa. Você escolhe o método tributário na primeira declaração, e mudá-lo em geral exige aprovação do IRS (Publication 583).

Quais métodos de estoque existem e se você se enquadra estão em Estoque ou suprimentos para pequenos vendedores. Quais entidades podem usar o regime de caixa e como mudar de método estão em Como passar do regime de caixa para o de competência.

O que meu contador precisa de uma loja Shopify na época do imposto?

Registros de vendas e de pagamentos de todos os canais, mais o lado dos custos que os relatórios da loja não têm: compras, despesas, contas e os documentos da empresa.

O Form 1099-K não define o que é tributável: um pagamento informado não é necessariamente tributável, e a renda deve ser declarada mesmo quando nenhum formulário chega (IRS: o que fazer com o Form 1099-K). A Shopify diz que só o titular da conta da loja vê a visão geral de finanças (Shopify Help Center, documentação do fornecedor). Confira o que seu contador consegue ver e, se ele não conseguir, exporte você mesmo os relatórios de pedidos e repasses.

Por quanto tempo guardo os registros?

Em geral, 3 anos, e por mais tempo em casos específicos. O IRS diz para guardar os registros que sustentam um item da declaração até o fim do prazo de prescrição daquela declaração, ou seja, o tempo em que você pode retificá-la para pedir restituição ou em que o IRS pode lançar mais imposto (IRS: por quanto tempo devo guardar os registros?).

O dever de guardar os registros é seu, não da plataforma (26 USC 6001). Baixe e arquive suas próprias cópias dos relatórios de pedidos, repasses e impostos de cada ano, e guarde cópias das declarações entregues. Os registros de imposto sobre vendas seguem as regras de cada estado, que podem ser mais longas; veja Imposto sobre vendas da Shopify por estado. Bancos e seguradoras podem pedir registros por mais tempo que o IRS.

Quando vale contratar um responsável contábil para uma loja Shopify, e o que o CPA acrescenta?

Vale pedir ajuda quando a escrituração atrasa ou a loja passa da rotina: um segundo canal, estoque, vários proprietários, empregados, imposto sobre vendas em vários estados ou um banco que quer demonstrações. O IRS não fixa um nível de vendas para isso; o teste é se os registros estão completos, conciliados e em dia. Para saber quem faz o quê e quanto custa, veja Responsável contábil, contador ou CPA e Custo e escopo de um responsável contábil para e-commerce.

O responsável contábil mantém os registros em dia. Alguém também precisa preparar a declaração e decidir as escolhas de método e de estoque, que são difíceis de desfazer. Para comparar com fazer você mesmo, veja Fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil.

Exemplo

Apenas dólares americanos, valores ilustrativos.

Um proprietário individual com apenas exportações da Shopify

Um empresário individual vende US$90.000 em mercadorias num ano e guarda apenas as exportações de pedidos e repasses da Shopify. As exportações mostram os US$90.000. As compras de estoque de US$35.000 e os US$8.000 de anúncios estão em faturas de fornecedores e no extrato de um cartão empresarial que o proprietário ainda não reuniu. Uma declaração montada só com a Shopify deixaria esses custos de fora. Por isso o contador primeiro os reconstruiria a partir dos extratos e das faturas e só depois prepararia a declaração.

Dois proprietários de uma LLC abrem um segundo canal de vendas

Dois proprietários têm uma loja tributada como sociedade de pessoas. O relatório de pedidos da Shopify mostra US$120.000 de vendas no ano. Um novo segundo canal paga repasses separados, e o relatório de pedidos dele mostra US$30.000 de vendas. Suponha que não haja reembolsos nem imposto sobre vendas. Nenhum dos dois relatórios mostra o total de US$150.000. A escrituração registra as vendas brutas dos dois canais, lança as taxas dos processadores como despesas e liga os repasses de cada canal aos depósitos bancários antes de a declaração da sociedade usar o total.

Um banco pede demonstrações financeiras

Um proprietário pede um empréstimo de US$50.000, e o banco solicita uma demonstração do resultado e um balanço patrimonial. A visão geral de finanças da Shopify descreve transações recentes, saldos e extratos das contas Balance e Credit da própria Shopify (Shopify Help Center, documentação do fornecedor), não uma demonstração do resultado nem um balanço patrimonial do negócio. A Publication 583 cita essas duas demonstrações como produto de bons registros, então a escrituração vem primeiro e as demonstrações vêm depois. O banco define a própria lista, por isso pergunte a ele o que aceita.

E no seu caso?

• O primeiro contador pediu a escrituração e você só tem exportações da Shopify, ou as vendas passam por vários canais: a escrituração precisa ser montada antes da primeira declaração, e as escolhas de método e de estoque feitas nela são difíceis de desfazer. Leve as exportações, os extratos e os documentos de constituição para Escrituração contábil.
• Você não tem escrituração de anos anteriores, ou uma declaração está atrasada: em geral a escrituração é reconstruída a partir dos extratos antes de a declaração ser preparada. Veja Como atualizar a escrituração atrasada e Como reconstruir a escrituração a partir de extratos bancários e depois leve os extratos para Escrituração contábil.
• Uma corporação, ou uma LLC tributada como corporação, é dona da loja: a entidade tem a própria declaração de imposto de renda, e os documentos de constituição e as opções fiscais definem qual é. Leve-os com os extratos para Escrituração contábil.
• O proprietário mora fora dos EUA, ou você paga fornecedores ou mantém contas no exterior: contas e moedas estrangeiras acrescentam registros e declarações. Veja Contas em moeda estrangeira na escrituração dos EUA e Declaração de uma LLC de um único membro de propriedade estrangeira e depois leve os extratos para Escrituração contábil.
• Um banco quer demonstrações financeiras: veja Demonstrações financeiras para um empréstimo bancário e Como comprovar a renda para um credor.
• Seus repasses não batem com seus depósitos ou com o relatório de vendas: use Repasses da Shopify e depósitos bancários.
• Você vende em mais de um estado: veja Imposto sobre vendas da Shopify por estado.
• Você quer saber que imposto suas vendas online geram: veja Imposto de renda de vendedores online.
• Dinheiro pessoal e do negócio estão misturados: separe-os com Como corrigir a mistura de dinheiro do negócio e pessoal.
• Você acabou de abrir uma LLC: defina primeiro o método, o ano fiscal e as contas em Como montar a escrituração de uma nova LLC.