क्या Shopify बहीखाता रखता है? उसकी रिपोर्ट में क्या छूटता है

क्या Shopify मेरे स्टोर का बहीखाता या अकाउंटिंग करता है?

नहीं। Shopify आपके स्टोर के ऑर्डर और उनके लिए संभाले गए पैसे का रिकॉर्ड रखता है। वह वह बहीखाता नहीं रखता जो IRS (अमेरिकी आंतरिक राजस्व सेवा) किसी व्यवसाय से चाहती है। अमेरिकी संघीय कानून के अनुसार हर करदाता को वे रिकॉर्ड रखने होते हैं जो IRS तय करती है (26 USC 6001), और IRS के अनुसार बहीखाते में सकल आय, कटौतियाँ और क्रेडिट दिखने चाहिए (IRS Publication 583)। Shopify का अपना सहायता पृष्ठ कहता है कि उसकी payments activity report अकाउंटिंग के लिए राजस्व का विवरण नहीं है (Shopify Help Center, विक्रेता का दस्तावेज़)। बहीखाता रखना आपकी ज़िम्मेदारी है, चाहे आप खुद रखें या किसी से करवाएँ।

एक स्टोर तब सरल होता है जब वह एक ही चैनल से बेचता है, कम माल खरीदता है, उसका एक ही स्वामी है और वह बैंक विवरण के साथ अप-टू-डेट रहता है। यह सरल नहीं रहता जब बिक्री एक से ज़्यादा चैनल या पेमेंट प्रदाता से होती है, माल दोबारा बेचने के लिए खरीदा जाता है, स्वामी एक से ज़्यादा हैं, कंपनी बनी हुई है, या महीनों का बहीखाता कभी बना ही नहीं। अगर किसी लेखाकार या ऋणदाता ने बहीखाता माँगा है और आपके पास सिर्फ़ Shopify के एक्सपोर्ट हैं, या बिक्री कई चैनलों से होती है, तो आप सरल स्थिति से आगे निकल चुके हैं। तब सवाल यह नहीं रहता कि कौन-सी रिपोर्ट एक्सपोर्ट करें, बल्कि यह बन जाता है कि पहला रिटर्न जिस बहीखाते पर टिकेगा, उसे कौन बनाएगा।

शुरू करने के लिए पूरे साल के Shopify ऑर्डर और पेआउट के एक्सपोर्ट, स्टोर से जुड़े हर खाते के बैंक और कार्ड विवरण, सप्लायर के चालान और व्यवसाय के स्थापना दस्तावेज़ इकट्ठा करें।

Shopify की पेआउट, एक्टिविटी और फ़ाइनेंस रिपोर्ट में क्या शामिल है?

इनमें वह पैसा शामिल है जो Shopify Payments और Shopify के अपने वित्तीय खातों से गुज़रता है। हर पृष्ठ अपनी सीमाएँ खुद बताता है।

Payments activity report बैलेंस की गतिविधि दिखाती है, जबकि Shopify के अनुसार उसकी Finance रिपोर्ट में राजस्व ऑर्डर और बिक्री की गतिविधि पर आधारित होता है (Shopify Help Center, विक्रेता का दस्तावेज़), इसलिए दोनों के आँकड़े अलग हो सकते हैं। पेआउट को बैंक जमा, शुल्क और रिफ़ंड से मिलाने के लिए Shopify पेआउट और बैंक जमा देखें।

Shopify की रिपोर्ट में क्या नहीं होता?

ऑर्डर और Shopify Payments के इर्द-गिर्द बनी रिपोर्ट में वह सब नहीं आता जो व्यवसाय बाकी जगह खरीदता है, चुकाता है, जिसका देनदार है और जिसका स्वामी है। IRS का रिकॉर्ड-संबंधी मार्गदर्शन इनमें से हर एक को शामिल करता है (IRS: What kind of records should I keep; Publication 583)।

किन राज्यों में बिक्री कर वसूलना है, यह राज्य के अनुसार Shopify बिक्री कर में बताया गया है; उसे बहीखाते में कैसे दर्ज करें, यह बिक्री कर की जर्नल एंट्री में है।

क्या मुझे अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर चाहिए, या स्प्रेडशीट काफ़ी है?

IRS सॉफ़्टवेयर की माँग नहीं करती। कुछ मामलों को छोड़कर कानून किसी खास तरह के रिकॉर्ड की माँग नहीं करता, और आप कोई भी ऐसी व्यवस्था इस्तेमाल कर सकते हैं जो आपकी आय और खर्च साफ़ दिखाए (Publication 583)। IRS इलेक्ट्रॉनिक अकाउंटिंग प्रोग्राम को एक विकल्प मानती है, जिस पर कागज़ी बहीखाते वाले ही सिद्धांत लागू होते हैं (IRS: What kind of records should I keep)।

आप जो भी इस्तेमाल करें, उसे चार काम करने चाहिए:

• हर व्यावसायिक लेन-देन का सार बहीखाते में रखे, जैसे जर्नल और लेजर में।
• हर एंट्री के पीछे के सहायक दस्तावेज़ सँभालकर रखे।
• हर महीने बैंक विवरण से मिलान करे।
• अगर कंप्यूटर आधारित प्रणाली है, तो ऐसे रिकॉर्ड बनाए जो बहीखाते और रिटर्न से मेल खाएँ और मूल दस्तावेज़ों तक वापस ले जाएँ।

Shopify का एक्सपोर्ट बिक्री की सूची है, वह बहीखाता नहीं है। एक चैनल, कम खरीदारी और एक स्वामी वाले स्टोर के लिए स्प्रेडशीट इस कसौटी पर खरी उतर सकती है। इस चुनाव के लिए IRS बिक्री का कोई स्तर तय नहीं करती; दिक्कत इन्वेंटरी, कई चैनलों या कई स्वामियों से आती है। हर ऑर्डर अलग दर्ज करने बनाम पेआउट का सारांश दर्ज करने के लिए हर ऑर्डर या पेआउट का सारांश देखें।

क्या मुझे अलग व्यावसायिक बैंक खाता चाहिए?

Publication 583 नए व्यवसाय से कहती है कि वह व्यावसायिक चेकिंग खाता खोले, उसे निजी खाते से अलग रखे, सिर्फ़ व्यवसाय के लिए इस्तेमाल करे और रोज़ की सारी प्राप्तियाँ उसमें जमा करे (IRS Publication 583)। कर कानून रिकॉर्ड माँगता है, कोई खास खाता नहीं, लेकिन मिला-जुला खाता होने पर हर जमा और भुगतान को हाथ से छाँटना पड़ता है।

Shopify पेआउट उस खाते में भेजता है जो आपने Shopify Payments के साथ तय किया है (Shopify Help Center, विक्रेता का दस्तावेज़), इसलिए यही चुनाव तय करता है कि पहले पेआउट से ही आपकी बिक्री कितनी साफ़ रहेगी। अगर पेआउट पहले से निजी खाते में आ रहे हैं, तो व्यावसायिक और निजी पैसे के मेल को ठीक करना देखें।

नकद या उपार्जन पद्धति, और इन्वेंटरी रखने से क्या बदलता है?

इन्वेंटरी रखने का आमतौर पर मतलब है कि खरीदारी और बिक्री उपार्जन पद्धति (accrual method) से दर्ज होगी: जब आय दिखाने के लिए इन्वेंटरी ज़रूरी हो, तो यही नियम है (Publication 538)। छोटे व्यवसाय के करदाता को इसमें छूट है (26 USC 471(c)): ऐसा करदाता जो टैक्स शेल्टर नहीं है और जिसकी पिछले तीन कर वर्षों की औसत वार्षिक सकल प्राप्तियाँ $32,000,000 या उससे कम हैं, जिसमें संबंधित व्यवसाय साथ गिने जाते हैं (IRS Bulletin 2025-45, धारा 448(c) की शर्त)। वह औपचारिक इन्वेंटरी छोड़ सकता है, यानी इन्वेंटरी को गैर-आकस्मिक सामग्री और आपूर्ति मान सकता है, या अपने लागू वित्तीय विवरण का पालन कर सकता है, और वह न हो तो अपने बहीखाते और रिकॉर्ड का। टैक्स शेल्टर में वह संस्था आती है, C corporation को छोड़कर, जिसने रजिस्टर कराने लायक किसी ऑफ़रिंग में हिस्सेदारी बेचने की पेशकश की हो, या जो साल के अपने घाटे का 35% से अधिक सीमित साझेदारों को या ऐसे स्वामियों को बाँटती हो जो व्यवसाय चलाने में सक्रिय मदद नहीं करते। उस दूसरी शर्त में वे स्वामी नहीं गिने जाते जो व्यवसाय का सक्रिय प्रबंधन करते हैं, साथ ही कुछ पारिवारिक सदस्य और पूर्व प्रबंधक भी। संस्था चाहे तो इसके बजाय पिछले साल के बँटवारे को परखने का चुनाव कर सकती है; इसके लिए वह समय पर भरे गए मूल रिटर्न (विस्तार सहित) के साथ एक विवरण लगाती है; साझेदारी या S corporation यह चुनाव खुद करती है और उसे रद्द नहीं कर सकती (26 USC 448(d)(3); 26 USC 461(i)(3); 26 USC 1256(e)(3); 26 CFR 1.448-2)।

दोनों बुनियादी पद्धतियाँ समय के हिसाब से अलग हैं। नकद पद्धति (cash method) में आप आय तब दर्ज करते हैं जब वह मिलती है, और खर्च आमतौर पर तब काटते या पूँजीकृत करते हैं जब चुकाते हैं। उपार्जन पद्धति में आमतौर पर आय तब दर्ज होती है जब वह कमाई जाती है, और खर्च तब काटा या पूँजीकृत किया जाता है जब वह होता है। पद्धति ऐसी होनी चाहिए जो आय साफ़ दिखाए। Publication 583 कहती है कि कर योग्य आय निकालने और बहीखाता रखने, दोनों में एक ही पद्धति इस्तेमाल करें; नियम यह भी अपेक्षा करता है कि ऐसे रिकॉर्ड हों जो बहीखाते और रिटर्न के अंतर का मिलान करें (26 CFR 1.446-1(a)(4)); इसी तरह कुछ व्यवसाय ऋणदाता के लिए उपार्जन आधार पर बहीखाता रखते हैं और रिटर्न नकद आधार पर भरते हैं। कर की पद्धति आप अपने पहले रिटर्न के साथ चुनते हैं, और उसे बदलने के लिए आमतौर पर IRS की मंज़ूरी चाहिए (Publication 583)।

इन्वेंटरी की पद्धति क्या हो सकती है और आप उसमें आते हैं या नहीं, यह छोटे विक्रेताओं के लिए इन्वेंटरी या आपूर्ति में बताया गया है। कौन-सी संस्थाएँ नकद पद्धति इस्तेमाल कर सकती हैं और पद्धति कैसे बदली जाती है, यह नकद से उपार्जन अकाउंटिंग में बदलना में है।

Shopify स्टोर के टैक्स के समय मेरे लेखाकार को मुझसे क्या चाहिए?

हर चैनल की बिक्री और भुगतान के रिकॉर्ड, साथ ही लागत वाला हिस्सा जो स्टोर की रिपोर्ट में नहीं होता: खरीदारी, खर्च, खाते और संस्था के दस्तावेज़।

Form 1099-K तय नहीं करता कि क्या कर योग्य है: रिपोर्ट किया गया हर भुगतान ज़रूरी नहीं कि कर योग्य हो, और आय तब भी रिपोर्ट करनी होती है जब कोई फ़ॉर्म न आए (IRS: Form 1099-K का क्या करें)। Shopify के अनुसार Finance overview सिर्फ़ स्टोर का खाता-स्वामी देख सकता है (Shopify Help Center, विक्रेता का दस्तावेज़), इसलिए देख लें कि आपका लेखाकार क्या देख पाता है, और अगर वह न देख सके तो ऑर्डर और पेआउट की रिपोर्ट आप खुद एक्सपोर्ट करें।

रिकॉर्ड कितने समय तक रखने चाहिए?

आमतौर पर 3 वर्ष, और कुछ सूचीबद्ध मामलों में उससे ज़्यादा। IRS कहती है कि रिटर्न की किसी मद का समर्थन करने वाले रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक उस रिटर्न की परिसीमा अवधि खत्म न हो जाए, यानी वह समय जिसमें आप रिफ़ंड के लिए रिटर्न संशोधित कर सकते हैं या IRS और कर निर्धारित कर सकती है (IRS: रिकॉर्ड कितने समय तक रखें?)।

रिकॉर्ड रखने की ज़िम्मेदारी आपकी है, प्लेटफ़ॉर्म की नहीं (26 USC 6001)। हर साल की ऑर्डर, पेआउट और कर रिपोर्ट की अपनी कॉपी डाउनलोड करके सँभालें, और भरे गए रिटर्न की कॉपी भी रखें। बिक्री कर के रिकॉर्ड राज्य के नियमों से चलते हैं, जो ज़्यादा लंबे हो सकते हैं; राज्य के अनुसार Shopify बिक्री कर देखें। ऋणदाता और बीमा कंपनियाँ IRS से ज़्यादा समय के रिकॉर्ड माँग सकती हैं।

Shopify स्टोर के लिए बहीखाता विशेषज्ञ रखना कब ठीक रहता है, और CPA क्या जोड़ता है?

मदद तब काम की होती है जब बहीखाता पिछड़ जाए या स्टोर रोज़ के ढर्रे से बड़ा हो जाए: दूसरा चैनल, इन्वेंटरी, कई स्वामी, कर्मचारी, कई राज्यों में बिक्री कर, या ऐसा ऋणदाता जिसे विवरण चाहिए। इसके लिए IRS बिक्री का कोई स्तर तय नहीं करती; कसौटी यह है कि रिकॉर्ड पूरे, मिलान किए हुए और समय पर हैं या नहीं। कौन क्या करता है और उसकी लागत क्या है, इसके लिए बहीखाता विशेषज्ञ, लेखाकार या CPA और ईकॉमर्स बहीखाता विशेषज्ञ की लागत और दायरा देखें।

बहीखाता विशेषज्ञ रिकॉर्ड को अप-टू-डेट रखता है। रिटर्न भी किसी को तैयार करना होता है और पद्धति तथा इन्वेंटरी के वे चुनाव भी तय करने होते हैं जिन्हें बाद में पलटना मुश्किल है। खुद करने के विकल्प को तौलने के लिए अपना बहीखाता खुद रखना या बहीखाता विशेषज्ञ रखना देखें।

उदाहरण

केवल उदाहरण के लिए, अमेरिकी डॉलर में।

सिर्फ़ Shopify एक्सपोर्ट वाला अकेला स्वामी

एक एकल स्वामी साल में $90,000 का माल बेचता है और उसके पास सिर्फ़ Shopify के ऑर्डर और पेआउट के एक्सपोर्ट हैं। एक्सपोर्ट में $90,000 दिखता है। $35,000 की इन्वेंटरी खरीद और $8,000 के विज्ञापन बिल सप्लायर के चालानों और व्यावसायिक कार्ड के विवरण में हैं, जिन्हें स्वामी ने इकट्ठा नहीं किया। सिर्फ़ Shopify से बने रिटर्न में ये लागतें छूट जातीं, इसलिए लेखाकार पहले इन्हें विवरण और चालानों से दोबारा बनाएगा, फिर रिटर्न तैयार करेगा।

दो LLC स्वामी दूसरा बिक्री चैनल जोड़ते हैं

दो स्वामी एक स्टोर चलाते हैं जिस पर साझेदारी की तरह कर लगता है। Shopify की ऑर्डर रिपोर्ट साल की $120,000 की बिक्री दिखाती है। नया दूसरा चैनल अलग से पेआउट करता है, और उसकी अपनी ऑर्डर रिपोर्ट $30,000 की बिक्री दिखाती है। मान लें कि कोई रिफ़ंड या बिक्री कर नहीं है। कोई भी रिपोर्ट $150,000 का कुल आँकड़ा नहीं दिखाती। बहीखाता दोनों चैनलों की सकल बिक्री दर्ज करता है, प्रोसेसर शुल्क को खर्च के रूप में दर्ज करता है, और साझेदारी का रिटर्न कुल राशि इस्तेमाल करे, उससे पहले हर चैनल के पेआउट को बैंक जमा से मिलाता है।

ऋणदाता विवरण माँगता है

एक स्वामी $50,000 के ऋण के लिए आवेदन करता है, और ऋणदाता लाभ-हानि विवरण और तुलन पत्र माँगता है। Shopify का Finance overview पृष्ठ अपने Balance और Credit खातों के हाल के लेन-देन, बैलेंस और विवरण बताता है (Shopify Help Center, विक्रेता का दस्तावेज़), व्यवसाय का लाभ-हानि विवरण या तुलन पत्र नहीं। Publication 583 इन दोनों विवरणों को अच्छे रिकॉर्ड का नतीजा बताती है, इसलिए पहले बहीखाता बनता है, फिर विवरण। ऋणदाता अपनी सूची खुद तय करता है, इसलिए उसी से पूछें कि वह क्या मानेगा।

आपके लिए अलग?

• आपके पहले लेखाकार ने बहीखाता माँगा है और आपके पास सिर्फ़ Shopify के एक्सपोर्ट हैं, या बिक्री कई चैनलों से होती है: पहले रिटर्न से पहले बहीखाता बनाना होगा, और उस पर किए गए पद्धति और इन्वेंटरी के चुनाव पलटना मुश्किल है। एक्सपोर्ट, विवरण और स्थापना दस्तावेज़ बहीखाता सेवा में लाएँ।
• आपके पास पिछले सालों का बहीखाता नहीं है, या कोई रिटर्न बकाया है: रिटर्न तैयार करने से पहले बहीखाता आमतौर पर विवरणों से दोबारा बनाया जाता है। बकाया बहीखाते को पूरा करना और बैंक विवरणों से बहीखाता दोबारा बनाना देखें, फिर विवरण बहीखाता सेवा में लाएँ।
• स्टोर किसी कंपनी का है, या ऐसी LLC का जिस पर कंपनी की तरह कर लगता है: संस्था का अपना कर रिटर्न होता है, और स्थापना दस्तावेज़ तथा चुनाव तय करते हैं कि कौन-सा। इन्हें विवरणों के साथ बहीखाता सेवा में लाएँ।
• स्वामी अमेरिका से बाहर रहता है, या आप विदेश में सप्लायर को भुगतान करते हैं या खाते रखते हैं: विदेशी खाते और मुद्राएँ रिकॉर्ड और फ़ाइलिंग बढ़ा देती हैं। अमेरिकी बहीखाते में विदेशी मुद्रा के खाते और विदेशी स्वामित्व वाली एकल-सदस्य LLC की फ़ाइलिंग देखें, फिर विवरण बहीखाता सेवा में लाएँ।
• ऋणदाता को विवरण चाहिए: बैंक ऋण के लिए वित्तीय विवरण और ऋणदाता को आय साबित करना देखें।
• आपके पेआउट आपके बैंक जमा या बिक्री रिपोर्ट से मेल नहीं खाते: Shopify पेआउट और बैंक जमा इस्तेमाल करें।
• आप एक से ज़्यादा राज्यों में बेचते हैं: राज्य के अनुसार Shopify बिक्री कर देखें।
• आप जानना चाहते हैं कि आपकी ऑनलाइन बिक्री पर कौन-सा कर लगता है: ऑनलाइन विक्रेता का आयकर देखें।
• निजी और व्यावसायिक पैसा मिला हुआ है: व्यावसायिक और निजी पैसे के मेल को ठीक करना से इसे अलग करें।
• आपने अभी-अभी LLC बनाई है: पहले पद्धति, कर वर्ष और खाते नई LLC के लिए बहीखाता सेटअप करना से तय करें।