کیا Shopify حساب کتاب کرتا ہے؟ اس کی رپورٹس میں کیا نہیں ہوتا

کیا Shopify میرے اسٹور کا حساب کتاب یا اکاؤنٹنگ کرتا ہے؟

نہیں۔ Shopify آپ کے اسٹور کے آرڈرز اور ان کے لیے سنبھالی گئی رقم کا ریکارڈ رکھتا ہے۔ وہ حساب کتاب نہیں رکھتا جس کی IRS کاروبار سے توقع کرتی ہے۔ امریکی وفاقی قانون ہر ٹیکس دہندہ سے وہ ریکارڈ رکھنے کا تقاضا کرتا ہے جو IRS مقرر کرے (⁦26 USC 6001⁩)، اور IRS کے مطابق حساب کتاب میں کل آمدنی، کٹوتیاں اور کریڈٹس نظر آنے چاہییں (IRS Publication 583)۔ Shopify کا اپنا ہیلپ پیج بتاتا ہے کہ اس کی Payments activity report اکاؤنٹنگ کے لیے آمدنی کا گوشوارہ نہیں ہے (Shopify Help Center، وینڈر کی دستاویزات)۔ حساب کتاب رکھنا آپ کی ذمہ داری ہے، خود رکھیں یا کسی سے کروائیں۔

اسٹور اس وقت آسان رہتا ہے جب وہ ایک ہی چینل سے بیچے، بہت کم مال خریدے، ایک ہی مالک ہو اور بینک اسٹیٹمنٹس کے ساتھ ساتھ چلتا ہو۔ جب فروخت ایک سے زیادہ چینلز یا ادائیگی فراہم کرنے والوں سے ہو، دوبارہ فروخت کے لیے مال خریدا جائے، ایک سے زیادہ مالک ہوں، کارپوریشن ہو، یا مہینوں کا حساب کتاب ادھورا ہو تو معاملہ آسان نہیں رہتا۔ اگر اکاؤنٹنٹ یا قرض دینے والے نے حساب کتاب مانگا ہے اور آپ کے پاس صرف Shopify ایکسپورٹس ہیں، یا فروخت کئی چینلز سے ہوتی ہے، تو آپ آسان صورت سے آگے نکل چکے ہیں۔ پھر سوال یہ نہیں رہتا کہ کون سی رپورٹ ایکسپورٹ کریں، بلکہ یہ ہے کہ پہلے گوشوارے کی بنیاد بننے والا حساب کتاب کون تیار کرے گا۔

شروع کرنے کے لیے پورے سال کی Shopify آرڈر اور پے آؤٹ ایکسپورٹس، اسٹور سے جڑے ہر اکاؤنٹ کی بینک اور کارڈ اسٹیٹمنٹس، سپلائر انوائسز اور کاروبار کے قیام کی دستاویزات جمع کر لیں۔

Shopify کی پے آؤٹ، ایکٹیویٹی اور فنانس رپورٹس میں کیا شامل ہے؟

ان میں وہ رقم آتی ہے جو Shopify Payments اور Shopify کے اپنے مالیاتی اکاؤنٹس سے گزرتی ہے۔ ہر پیج اپنی حدیں خود بتاتا ہے۔

Payments activity report بیلنس کی سرگرمی دکھاتی ہے، جبکہ Shopify کے مطابق اس کی Finance رپورٹس میں آمدنی آرڈرز اور فروخت کی سرگرمی پر مبنی ہوتی ہے (Shopify Help Center، وینڈر کی دستاویزات)، اس لیے دونوں کے اعداد مختلف ہو سکتے ہیں۔ پے آؤٹس کو بینک ڈپازٹس، فیسوں اور ریفنڈز سے ملانے کے لیے Shopify پے آؤٹس اور بینک ڈپازٹس دیکھیں۔

Shopify کی رپورٹس میں کیا شامل نہیں؟

آرڈرز اور Shopify Payments کے گرد بنی رپورٹس میں وہ چیزیں نہیں آتیں جو باقی کاروبار خریدتا، ادا کرتا، ادھار رکھتا اور اپنی ملکیت میں رکھتا ہے۔ IRS کی ریکارڈ سے متعلق ہدایات ان سب کا احاطہ کرتی ہیں (IRS: ریکارڈ کی کون سی اقسام رکھنی چاہییں؛ Publication 583)۔

آپ کو کن ریاستوں میں سیلز ٹیکس وصول کرنا ہے، یہ ریاستوں کے لحاظ سے Shopify سیلز ٹیکس میں ہے؛ اسے کیسے درج کریں، یہ سیلز ٹیکس کے جرنل اندراجات میں ہے۔

کیا مجھے اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر چاہیے، یا اسپریڈ شیٹ کافی ہے؟

IRS سافٹ ویئر لازمی قرار نہیں دیتی۔ چند صورتوں کے سوا قانون کسی خاص قسم کے ریکارڈ کا تقاضا نہیں کرتا، اور آپ کوئی بھی نظام استعمال کر سکتے ہیں جو آپ کی آمدنی اور اخراجات واضح دکھائے (Publication 583)۔ IRS الیکٹرانک اکاؤنٹنگ پروگرام کو بھی ایک ممکن راستہ مانتی ہے، جس پر کاغذی حساب کتاب والے اصول ہی لاگو ہوتے ہیں (IRS: ریکارڈ کی کون سی اقسام رکھنی چاہییں)۔

آپ جو بھی نظام استعمال کریں، وہ یہ چار کام کرے:

• کاروبار کا ہر لین دین کھاتوں، جیسے جرنلز اور لیجرز، میں خلاصہ کر کے درج کرے۔
• ہر اندراج کے پیچھے موجود معاون دستاویزات سنبھال کر رکھے۔
• ہر ماہ بینک اسٹیٹمنٹ سے ملائے۔
• اگر وہ کمپیوٹر کا نظام ہے تو ایسے ریکارڈ بنائے جو حساب کتاب اور گوشوارے سے ملتے ہوں اور اصل دستاویزات تک رہنمائی کریں۔

Shopify ایکسپورٹ فروخت کی فہرست ہے، وہ حساب کتاب نہیں۔ ایک چینل، کم خریداری اور ایک مالک والے اسٹور کے لیے اسپریڈ شیٹ اس معیار پر پوری اتر سکتی ہے۔ IRS اس انتخاب کے لیے فروخت کی کوئی حد مقرر نہیں کرتی؛ دباؤ انوینٹری، کئی چینلز یا کئی مالکان سے بڑھتا ہے۔ ہر آرڈر الگ درج کرنے یا پے آؤٹ کے خلاصے درج کرنے کے لیے ہر آرڈر یا پے آؤٹ کے خلاصے دیکھیں۔

کیا مجھے کاروبار کے لیے الگ بینک اکاؤنٹ چاہیے؟

Publication 583 نئے کاروبار کو ہدایت دیتی ہے کہ کاروباری چیکنگ اکاؤنٹ کھولے، اسے ذاتی اکاؤنٹ سے الگ رکھے، صرف کاروبار کے لیے استعمال کرے اور روزانہ کی تمام وصولیاں اسی میں جمع کرائے (IRS Publication 583)۔ ٹیکس قانون ریکارڈ مانگتا ہے، کوئی خاص اکاؤنٹ نہیں، لیکن ملا جلا اکاؤنٹ ہر ڈپازٹ اور ادائیگی کو ہاتھ سے چھانٹنے پر مجبور کرتا ہے۔

Shopify پے آؤٹس اس اکاؤنٹ میں بھیجتا ہے جو آپ Shopify Payments کے ساتھ سیٹ کرتے ہیں (Shopify Help Center، وینڈر کی دستاویزات)، اس لیے یہی انتخاب پہلے پے آؤٹ سے طے کر دیتا ہے کہ آپ کی فروخت کا ریکارڈ کتنا صاف رہے گا۔ اگر پے آؤٹس پہلے ہی ذاتی اکاؤنٹ میں آ رہے ہیں تو کاروباری اور ذاتی رقم کے اختلاط کی درستی دیکھیں۔

نقد یا استحقاقی طریقہ، اور انوینٹری رکھنے سے کیا بدلتا ہے؟

انوینٹری رکھنے کا عموماً مطلب ہے کہ خریداری اور فروخت کے لیے استحقاقی (accrual) طریقہ لاگو ہوتا ہے: جب آمدنی ظاہر کرنے کے لیے انوینٹری ضروری ہو تو یہی اصول ہے (Publication 538)۔ چھوٹے کاروبار کا ٹیکس دہندہ اس سے مستثنیٰ ہے (⁦26 USC 471(c)⁩): وہ جو ٹیکس شیلٹر نہ ہو اور جس کی پچھلے تین ٹیکس سالوں کی اوسط سالانہ مجموعی آمدنی ⁦$32,000,000⁩ یا اس سے کم ہو، اور متعلقہ کاروبار ایک ساتھ گنے جائیں (IRS Bulletin 2025-45، سیکشن ⁦448(c)⁩ کا ٹیسٹ)۔ ایسا کاروبار انوینٹری کو غیر ضمنی مواد اور سپلائیز کے طور پر برت کر، یا اپنے قابل اطلاق مالیاتی گوشوارے، اور وہ نہ ہو تو اپنی کتابوں اور ریکارڈ، کی پیروی کر کے باقاعدہ انوینٹری سے بچ سکتا ہے۔ ٹیکس شیلٹر میں وہ ادارہ آتا ہے، C کارپوریشن کے سوا، جس نے رجسٹریشن کے لازمی پیشکش میں حصص فروخت کے لیے پیش کیے ہوں، یا جو سال کے نقصان کا ⁦35%⁩ سے زیادہ محدود شراکت داروں یا ان مالکان کو الاٹ کرتا ہو جو کاروبار چلانے میں فعال مدد نہیں کرتے۔ دوسرے ٹیسٹ میں وہ مالکان شمار نہیں ہوتے جو کاروبار کا فعال انتظام کرتے ہیں، اور کچھ خاندانی افراد اور سابق منتظمین بھی شمار نہیں ہوتے۔ ادارہ چاہے تو پچھلے سال کی الاٹمنٹ کو جانچنے کا انتخاب کر سکتا ہے، اس بیان کے ذریعے جو وقت پر جمع کرائے گئے اصل گوشوارے (توسیع سمیت) کے ساتھ لگایا جائے؛ شراکت داری یا S کارپوریشن یہ انتخاب خود کرتی ہے اور اسے واپس نہیں لے سکتی (⁦26 USC 448(d)(3)⁩؛ ⁦26 USC 461(i)(3)⁩؛ ⁦26 USC 1256(e)(3)⁩؛ ⁦26 CFR 1.448-2⁩)۔

دونوں بنیادی طریقوں میں فرق وقت کا ہے۔ نقد طریقے میں آپ آمدنی تب رپورٹ کرتے ہیں جب وصول ہو، اور اخراجات عموماً تب کٹوتی یا سرمایہ بناتے ہیں جب ادا کریں۔ استحقاقی طریقے میں آپ عموماً آمدنی تب رپورٹ کرتے ہیں جب وہ کمائی جائے، اور اخراجات تب کٹوتی یا سرمایہ بناتے ہیں جب وہ واجب ہوں۔ طریقہ ایسا ہونا چاہیے جو آمدنی صاف دکھائے۔ Publication 583 کہتی ہے کہ قابل ٹیکس آمدنی نکالنے اور حساب کتاب رکھنے کے لیے ایک ہی طریقہ استعمال کریں؛ ضابطہ یہ بھی توقع کرتا ہے کہ ایسے ریکارڈ ہوں جو حساب کتاب اور گوشوارے کے فرق کو ملائیں (⁦26 CFR 1.446-1(a)(4)⁩)، اسی لیے کچھ کاروبار قرض دینے والے کے لیے استحقاقی حساب کتاب رکھتے ہیں اور گوشوارہ نقد طریقے پر جمع کراتے ہیں۔ ٹیکس کا طریقہ آپ پہلے گوشوارے کے ساتھ چنتے ہیں، اور اسے بدلنے کے لیے عموماً IRS کی منظوری چاہیے (Publication 583)۔

انوینٹری کا طریقہ کیا ہو سکتا ہے اور آپ اس میں آتے ہیں یا نہیں، یہ چھوٹے بیچنے والوں کے لیے انوینٹری یا سپلائیز میں ہے۔ کون سے ادارے نقد طریقہ استعمال کر سکتے ہیں اور طریقہ کیسے بدلا جاتا ہے، یہ نقد سے استحقاقی اکاؤنٹنگ پر منتقلی میں ہے۔

ٹیکس کے وقت میرے اکاؤنٹنٹ کو Shopify اسٹور سے کیا چاہیے؟

ہر چینل کی فروخت اور ادائیگی کا ریکارڈ، اور لاگت کا وہ حصہ جو اسٹور کی رپورٹس میں نہیں ہوتا: خریداری، اخراجات، اکاؤنٹس اور ادارے کی دستاویزات۔

Form 1099-K یہ طے نہیں کرتا کہ کیا قابل ٹیکس ہے: رپورٹ کی گئی ہر ادائیگی ضروری نہیں کہ قابل ٹیکس ہو، اور آمدنی اس وقت بھی رپورٹ کرنی ہوتی ہے جب کوئی فارم نہ آئے (IRS: Form 1099-K کا کیا کریں)۔ Shopify کے مطابق Finance overview صرف اسٹور کا اکاؤنٹ مالک دیکھ سکتا ہے (Shopify Help Center، وینڈر کی دستاویزات)، اس لیے دیکھ لیں کہ آپ کا اکاؤنٹنٹ کیا دیکھ سکتا ہے، اور اگر وہ نہ دیکھ سکے تو آرڈر اور پے آؤٹ رپورٹس خود ایکسپورٹ کر کے دیں۔

ریکارڈ کتنی دیر رکھنا چاہیے؟

عموماً 3 سال، اور مخصوص صورتوں میں زیادہ۔ IRS کے مطابق گوشوارے کی کسی مد کی تائید کرنے والا ریکارڈ اس گوشوارے کی میعاد ختم ہونے تک رکھیں، یعنی اس وقت تک جب تک آپ ریفنڈ کے لیے ترمیم کر سکتے ہیں یا IRS مزید ٹیکس کی تشخیص کر سکتی ہے (IRS: ریکارڈ کتنی دیر رکھیں؟)۔

ریکارڈ رکھنے کی ذمہ داری آپ کی ہے، پلیٹ فارم کی نہیں (⁦26 USC 6001⁩)۔ ہر سال کی آرڈر، پے آؤٹ اور ٹیکس رپورٹس کی اپنی کاپیاں ڈاؤن لوڈ کر کے محفوظ کریں، اور جمع کرائے گئے گوشواروں کی کاپیاں بھی رکھیں۔ سیلز ٹیکس کا ریکارڈ ریاستی اصولوں کے مطابق رکھا جاتا ہے، جن کی مدت زیادہ ہو سکتی ہے؛ ریاستوں کے لحاظ سے Shopify سیلز ٹیکس دیکھیں۔ قرض دینے والے اور انشورنس کمپنیاں IRS سے زیادہ مدت کا ریکارڈ مانگ سکتی ہیں۔

Shopify اسٹور کے لیے بک کیپر رکھنا کب فائدہ مند ہے، اور CPA کیا اضافہ کرتا ہے؟

مدد تب فائدہ مند ہے جب حساب کتاب پیچھے رہ جائے یا اسٹور معمول سے آگے بڑھ جائے: دوسرا چینل، انوینٹری، کئی مالکان، ملازمین، کئی ریاستوں میں سیلز ٹیکس، یا ایسا قرض دینے والا جو اسٹیٹمنٹس مانگے۔ IRS اس کے لیے فروخت کی کوئی حد مقرر نہیں کرتی؛ پیمانہ یہ ہے کہ ریکارڈ مکمل ہے، ملایا گیا ہے اور وقت پر ہے یا نہیں۔ کون سا کام کس کا ہے اور کتنا خرچ آتا ہے، یہ بک کیپر، اکاؤنٹنٹ یا CPA اور ای کامرس بک کیپر کی لاگت اور دائرہ کار میں ہے۔

بک کیپر ریکارڈ کو تازہ رکھتا ہے۔ گوشوارہ تیار کرنا، اور طریقے اور انوینٹری کے ایسے انتخاب طے کرنا جنہیں بعد میں بدلنا مشکل ہو، کسی اور کو کرنا ہوتا ہے۔ خود کرنے کا موازنہ کرنے کے لیے اپنا حساب کتاب خود رکھنا یا بک کیپر رکھنا دیکھیں۔

مثال

صرف مثال کے لیے امریکی ڈالر۔

ایک اکیلا مالک جس کے پاس صرف Shopify ایکسپورٹس ہیں

ایک انفرادی کاروبار کا مالک سال میں ⁦$90,000⁩ کا مال بیچتا ہے اور صرف Shopify کی آرڈر اور پے آؤٹ ایکسپورٹس رکھتا ہے۔ ایکسپورٹس میں ⁦$90,000⁩ نظر آتے ہیں۔ ⁦$35,000⁩ کی انوینٹری خریداری اور ⁦$8,000⁩ کے اشتہارات کے بل سپلائر انوائسز اور کاروباری کارڈ اسٹیٹمنٹ میں پڑے ہیں جو مالک نے جمع نہیں کیں۔ صرف Shopify سے بنایا گیا گوشوارہ یہ اخراجات چھوڑ دے گا، اس لیے اکاؤنٹنٹ پہلے اسٹیٹمنٹس اور انوائسز سے انہیں دوبارہ بنائے گا، پھر گوشوارہ تیار کرے گا۔

دو LLC مالکان دوسرا سیلز چینل شامل کرتے ہیں

دو مالکان ایسا اسٹور چلاتے ہیں جس پر شراکت داری کی طرح ٹیکس لگتا ہے۔ Shopify کی آرڈر رپورٹ میں سال کی فروخت ⁦$120,000⁩ ہے۔ ایک نیا دوسرا چینل الگ سے پے آؤٹ کرتا ہے، اور اس کی اپنی آرڈر رپورٹ میں فروخت ⁦$30,000⁩ ہے۔ فرض کریں کوئی ریفنڈ یا سیلز ٹیکس نہیں۔ کوئی بھی رپورٹ ⁦$150,000⁩ کا کل نہیں دکھاتی۔ حساب کتاب دونوں چینلز کی کل فروخت درج کرتا ہے، پراسیسر کی فیس کو اخراجات میں لکھتا ہے، اور شراکت داری کا گوشوارہ کل رقم استعمال کرے، اس سے پہلے ہر چینل کے پے آؤٹس کو بینک ڈپازٹس سے ملاتا ہے۔

قرض دینے والا اسٹیٹمنٹس مانگتا ہے

ایک مالک ⁦$50,000⁩ کے قرض کی درخواست دیتا ہے، اور قرض دینے والا نفع و نقصان کا گوشوارہ اور بیلنس شیٹ مانگتا ہے۔ Shopify کا Finance overview پیج اپنے Balance اور Credit اکاؤنٹس کا حالیہ لین دین، بیلنس اور اسٹیٹمنٹس بیان کرتا ہے (Shopify Help Center، وینڈر کی دستاویزات)، کاروبار کا نفع و نقصان کا گوشوارہ یا بیلنس شیٹ نہیں۔ Publication 583 ان دونوں گوشواروں کو اچھے ریکارڈ کا نتیجہ بتاتی ہے، اس لیے پہلے حساب کتاب بنتا ہے اور گوشوارے اس کے بعد۔ قرض دینے والا اپنی فہرست خود طے کرتا ہے، اس لیے اسی سے پوچھ لیں کہ وہ کیا قبول کرے گا۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• آپ کے پہلے اکاؤنٹنٹ نے حساب کتاب مانگا ہے اور آپ کے پاس صرف Shopify ایکسپورٹس ہیں، یا فروخت کئی چینلز سے ہوتی ہے: پہلے گوشوارے سے پہلے حساب کتاب بنانا ہوگا، اور اس پر کیے گئے طریقے اور انوینٹری کے انتخاب بدلنا مشکل ہوتا ہے۔ ایکسپورٹس، اسٹیٹمنٹس اور قیام کی دستاویزات حساب کتاب کے لیے لے آئیں۔
• آپ کے پاس پچھلے برسوں کا حساب کتاب نہیں ہے، یا کوئی گوشوارہ تاخیر کا شکار ہے: گوشوارہ تیار کرنے سے پہلے عموماً اسٹیٹمنٹس سے حساب کتاب دوبارہ بنایا جاتا ہے۔ پرانے حساب کتاب کو پورا کرنا اور بینک اسٹیٹمنٹس سے حساب کتاب دوبارہ بنانا دیکھیں، پھر اسٹیٹمنٹس حساب کتاب کے لیے لے آئیں۔
• اسٹور کا مالک کارپوریشن ہے، یا ایسی LLC جس پر کارپوریشن کی طرح ٹیکس لگتا ہے: ادارے کا اپنا ٹیکس گوشوارہ ہوتا ہے، اور قیام کی دستاویزات اور انتخاب طے کرتے ہیں کہ کون سا۔ انہیں اسٹیٹمنٹس کے ساتھ حساب کتاب کے لیے لے آئیں۔
• مالک امریکہ سے باہر رہتا ہے، یا آپ بیرون ملک سپلائرز کو ادائیگی کرتے ہیں یا وہاں اکاؤنٹس رکھتے ہیں: غیر ملکی اکاؤنٹس اور کرنسیاں مزید ریکارڈ اور فائلنگز بڑھاتی ہیں۔ امریکی حساب کتاب میں غیر ملکی کرنسی کے اکاؤنٹس اور غیر ملکی مالک کی ایک رکن والی LLC کی فائلنگ دیکھیں، پھر اسٹیٹمنٹس حساب کتاب کے لیے لے آئیں۔
• قرض دینے والا اسٹیٹمنٹس مانگتا ہے: بینک قرض کے لیے مالی گوشوارے اور قرض دینے والے کو آمدنی ثابت کرنا دیکھیں۔
• آپ کے پے آؤٹس آپ کے ڈپازٹس یا فروخت کی رپورٹ سے نہیں ملتے: Shopify پے آؤٹس اور بینک ڈپازٹس استعمال کریں۔
• آپ ایک سے زیادہ ریاستوں میں بیچتے ہیں: ریاستوں کے لحاظ سے Shopify سیلز ٹیکس دیکھیں۔
• آپ جاننا چاہتے ہیں کہ آپ کی آن لائن فروخت پر کون سا ٹیکس بنتا ہے: آن لائن بیچنے والے کی آمدنی پر ٹیکس دیکھیں۔
• ذاتی اور کاروباری رقم آپس میں ملی ہوئی ہے: کاروباری اور ذاتی رقم کے اختلاط کی درستی سے اسے الگ کریں۔
• آپ نے ابھی LLC بنائی ہے: نئی LLC کے لیے حساب کتاب کی ترتیب سے پہلے طریقہ، ٹیکس سال اور اکاؤنٹس طے کریں۔