Shopify fait-il la tenue de livres? Ce que ses rapports omettent

Shopify fait-il la tenue de livres ou la comptabilité de ma boutique?

Non. Shopify enregistre les commandes de votre boutique et l'argent qu'il traite pour elles. Il ne tient pas les livres que l'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis) attend d'une entreprise : la loi fédérale oblige tout contribuable à conserver les registres que l'IRS prescrit (26 USC 6001), et l'IRS précise que les livres doivent montrer le revenu brut, les déductions et les crédits (IRS Publication 583). La page d'aide de Shopify indique elle-même que son rapport d'activité des paiements n'est pas un état des revenus à des fins comptables (Centre d'aide Shopify, documentation du fournisseur). Il vous revient de tenir les livres, ou de les confier à un professionnel.

Une boutique est simple lorsqu'elle vend par un seul canal, achète peu de stocks, a un seul propriétaire et tient ses relevés bancaires à jour. Elle cesse de l'être dès qu'il y a des ventes sur plusieurs canaux ou avec plusieurs fournisseurs de paiement, des marchandises achetées pour la revente, plusieurs propriétaires, une société, ou des mois de livres jamais faits. Si un comptable ou un prêteur vous a demandé des livres et que vous n'avez que des exportations Shopify, ou si vos ventes passent par plusieurs canaux, vous dépassez le cas simple. La question n'est plus de savoir quel rapport exporter, mais qui bâtit les livres sur lesquels reposera la première déclaration de revenus.

Pour commencer, réunissez les exportations des commandes et des versements Shopify pour toute l'année, les relevés bancaires et de cartes de chaque compte que la boutique utilise, les factures des fournisseurs et les documents de constitution de l'entreprise.

Que couvrent les rapports de versements, d'activité et de finances de Shopify?

Ils couvrent l'argent qui passe par Shopify Payments et par les comptes financiers de Shopify. Chaque page indique ses propres limites.

Le rapport d'activité des paiements reflète l'activité du solde, et Shopify indique que les revenus de ses rapports financiers reposent sur les commandes et l'activité de vente (Centre d'aide Shopify, documentation du fournisseur). Les deux chiffres peuvent donc différer. Pour rapprocher les versements des dépôts bancaires, des frais et des remboursements, consultez les versements Shopify et les dépôts bancaires.

Que laissent de côté les rapports de Shopify?

Les rapports centrés sur les commandes et sur Shopify Payments ne couvrent pas ce que le reste de l'entreprise achète, paie, doit et possède. Les indications de l'IRS sur les registres visent chacun de ces éléments (IRS : quels registres conserver; Publication 583).

Pour savoir dans quels États vous devez percevoir la taxe de vente, consultez la taxe de vente Shopify par État; pour savoir comment l'inscrire, consultez les écritures de journal de la taxe de vente.

Faut-il un logiciel de comptabilité, ou un chiffrier suffit-il?

L'IRS n'exige aucun logiciel. Sauf dans quelques cas, la loi n'impose pas de type de registres précis, et vous pouvez utiliser tout système qui montre clairement vos revenus et vos dépenses (Publication 583). L'IRS considère un logiciel de comptabilité comme une option parmi d'autres, soumise aux mêmes principes que des livres sur papier (IRS : quels registres conserver).

Le système que vous choisissez doit faire quatre choses :

• Résumer chaque opération de l'entreprise dans des livres, comme des journaux et des grands livres.
• Conserver les pièces justificatives de chaque écriture.
• Être rapproché du relevé bancaire chaque mois.
• S'il est informatisé, produire des registres qui concordent avec les livres et la déclaration de revenus, et qui renvoient aux pièces d'origine.

Une exportation Shopify est une liste de ventes, pas ces livres. Un chiffrier peut satisfaire au critère pour une boutique qui a un seul canal, peu d'achats et un seul propriétaire. L'IRS ne fixe aucun seuil de ventes pour ce choix; la difficulté vient des stocks, des canaux multiples ou des propriétaires multiples. Pour savoir s'il faut inscrire chaque commande ou des sommaires de versements, consultez chaque commande ou sommaires de versements.

Ai-je besoin d'un compte bancaire distinct pour l'entreprise?

La Publication 583 recommande à une nouvelle entreprise d'ouvrir un compte chèques d'entreprise, de le garder séparé du compte personnel, de l'utiliser uniquement pour l'entreprise et d'y déposer toutes les recettes quotidiennes (IRS Publication 583). La loi fiscale exige des registres, pas un compte particulier, mais un compte mixte vous oblige à trier à la main chaque dépôt et chaque paiement.

Shopify envoie les versements au compte que vous configurez dans Shopify Payments (Centre d'aide Shopify, documentation du fournisseur). Ce choix détermine donc la propreté de vos ventes dès le premier versement. Si vos versements arrivent déjà dans un compte personnel, consultez corriger le mélange des fonds de l'entreprise et des fonds personnels.

Méthode de caisse ou d'exercice, et qu'est-ce que la détention de stocks change?

En général, la détention de stocks entraîne la méthode d'exercice pour les achats et les ventes : lorsque des stocks sont nécessaires pour établir le revenu, c'est la règle (Publication 538). Une exception existe pour la petite entreprise (26 USC 471(c)) : celle qui n'est pas un abri fiscal et dont les recettes brutes annuelles moyennes des trois années d'imposition précédentes n'excèdent pas 32 000 000 $, les entreprises liées étant comptées ensemble (IRS Bulletin 2025-45, le critère de l'article 448(c)). Elle peut se dispenser d'un inventaire formel en traitant ses stocks comme des matières et fournitures non accessoires, ou en suivant son état financier applicable ou, à défaut, ses livres et registres. Un abri fiscal comprend toute entité, autre qu'une société de type C, qui a offert des participations en vente dans un placement qui devait être enregistré, ou qui attribue plus de 35 % de sa perte de l'année à des commanditaires ou à des propriétaires qui ne participent pas activement à la gestion. Les propriétaires qui gèrent activement l'entreprise, ainsi que certains membres de leur famille et d'anciens gestionnaires, ne comptent pas dans ce second critère. Une entité peut choisir de tester plutôt l'attribution de l'année précédente, au moyen d'une déclaration jointe à sa déclaration originale produite à temps (prolongations comprises); une société de personnes ou une société de type S fait ce choix elle-même et ne peut pas le révoquer (26 USC 448(d)(3); 26 USC 461(i)(3); 26 USC 1256(e)(3); 26 CFR 1.448-2).

Les deux méthodes de base diffèrent par le moment de la comptabilisation. Selon la méthode de caisse, vous déclarez un revenu lorsque vous le recevez et, en général, vous déduisez ou inscrivez à l'actif les dépenses lorsque vous les payez. Selon la méthode d'exercice, vous déclarez généralement un revenu lorsque vous le gagnez et vous déduisez ou inscrivez à l'actif les dépenses lorsque vous les engagez. La méthode doit refléter clairement le revenu. La Publication 583 dit d'utiliser la même méthode pour calculer le revenu imposable et pour tenir les livres; le règlement attend aussi des registres qui concilient les écarts entre les livres et la déclaration de revenus (26 CFR 1.446-1(a)(4)), ce qui explique pourquoi certaines entreprises tiennent des livres selon la méthode d'exercice pour un prêteur et produisent leur déclaration selon la méthode de caisse. Vous choisissez la méthode fiscale avec votre première déclaration de revenus, et la changer exige généralement l'approbation de l'IRS (Publication 583).

Les méthodes possibles pour les stocks, et la question de savoir si vous y avez droit, sont expliquées dans stocks ou fournitures pour les petits vendeurs. Les entités qui peuvent utiliser la méthode de caisse, et la façon de changer de méthode, sont expliquées dans passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice.

Que faut-il remettre à mon comptable pour la déclaration de revenus d'une boutique Shopify?

Les registres de ventes et de paiements de chaque canal, plus le côté des coûts que les rapports de la boutique ne contiennent pas : achats, dépenses, comptes et documents de l'entité.

Un formulaire 1099-K ne détermine pas ce qui est imposable : un paiement déclaré n'est pas forcément imposable, et un revenu doit être déclaré même si aucun formulaire n'arrive (IRS : que faire du formulaire 1099-K). Shopify indique que seul le propriétaire du compte de la boutique peut voir l'aperçu des finances (Centre d'aide Shopify, documentation du fournisseur); vérifiez donc ce que votre comptable peut consulter et exportez vous-même les rapports de commandes et de versements s'il ne le peut pas.

Combien de temps faut-il conserver les registres?

En général 3 ans, et plus longtemps dans certains cas. L'IRS dit de conserver les registres qui appuient un élément d'une déclaration de revenus jusqu'à l'expiration du délai de prescription de cette déclaration, c'est-à-dire la période pendant laquelle vous pouvez la modifier pour obtenir un remboursement ou pendant laquelle l'IRS peut établir un impôt supplémentaire (IRS : combien de temps conserver les registres).

L'obligation de conserver les registres est la vôtre, pas celle de la plateforme (26 USC 6001). Téléchargez et classez vos propres copies des rapports annuels de commandes, de versements et de taxes, et gardez une copie des déclarations de revenus produites. Les registres de taxe de vente suivent les règles de l'État, qui peuvent prévoir une durée plus longue; consultez la taxe de vente Shopify par État. Les prêteurs et les assureurs peuvent demander des registres plus longtemps que l'IRS.

Quand vaut-il la peine d'engager un spécialiste de la tenue de livres pour une boutique Shopify, et qu'ajoute un CPA?

Une aide vaut la peine lorsque les livres prennent du retard ou que la boutique dépasse la routine : un deuxième canal, des stocks, plusieurs propriétaires, des employés, la taxe de vente dans plusieurs États, ou un prêteur qui veut des états financiers. L'IRS ne fixe aucun seuil de ventes pour cela; le critère est de savoir si les registres sont complets, rapprochés et à jour. Pour savoir qui fait quoi et combien cela coûte, consultez spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA et coût et étendue du service de tenue de livres pour le commerce électronique.

Un spécialiste de la tenue de livres garde les registres à jour. Quelqu'un doit aussi préparer la déclaration de revenus et trancher les choix de méthode et de stocks qui sont difficiles à défaire. Pour évaluer l'option de tenir vos livres vous-même, consultez tenir ses propres livres ou engager un spécialiste.

Exemple

Dollars américains, à titre d'illustration seulement.

Un propriétaire seul qui n'a que des exportations Shopify

Un entrepreneur individuel vend pour 90 000 $ de marchandises dans l'année et ne garde que les exportations de commandes et de versements de Shopify. Elles montrent les 90 000 $. Les 35 000 $ d'achats de stocks et les 8 000 $ de factures de publicité figurent dans des factures de fournisseurs et un relevé de carte d'entreprise que le propriétaire n'a pas réunis. Une déclaration de revenus bâtie à partir de Shopify seulement omettrait ces coûts; le comptable devrait donc d'abord les reconstituer à partir des relevés et des factures, puis préparer la déclaration.

Deux propriétaires de LLC ajoutent un deuxième canal de vente

Deux propriétaires exploitent une boutique imposée comme une société de personnes. Le rapport de commandes de Shopify indique 120 000 $ de ventes pour l'année. Un nouveau deuxième canal verse ses paiements séparément, et son propre rapport de commandes indique 30 000 $ de ventes. Supposons qu'il n'y a ni remboursement ni taxe de vente. Aucun des deux rapports ne montre le total de 150 000 $. Les livres inscrivent les ventes brutes des deux canaux, inscrivent les frais des processeurs comme des dépenses et rapprochent les versements de chaque canal des dépôts bancaires avant que la déclaration de la société de personnes utilise le total.

Un prêteur demande des états financiers

Un propriétaire demande un prêt de 50 000 $, et le prêteur exige un état des résultats et un bilan. La page d'aperçu des finances de Shopify décrit les transactions récentes, les soldes et les relevés de ses propres comptes Balance et Credit (Centre d'aide Shopify, documentation du fournisseur), et non un état des résultats ni un bilan de l'entreprise. La Publication 583 présente ces deux états comme des produits de bons registres : les livres viennent donc en premier, et les états financiers suivent. Le prêteur fixe sa propre liste; demandez-lui ce qu'il accepte.

Votre situation est différente?

• Votre premier comptable a demandé des livres et vous n'avez que des exportations Shopify, ou vos ventes passent par plusieurs canaux : les livres doivent être bâtis avant la première déclaration de revenus, et les choix de méthode et de stocks faits à ce moment sont difficiles à défaire. Apportez les exportations, les relevés et les documents de constitution à la tenue de livres.
• Vous n'avez pas de livres pour les années passées, ou une déclaration de revenus est en retard : les livres sont généralement reconstitués à partir des relevés avant la préparation de la déclaration. Consultez rattraper des livres en retard et reconstituer des livres à partir des relevés bancaires, puis apportez les relevés à la tenue de livres.
• Une société, ou une LLC imposée comme une société, possède la boutique : l'entité produit sa propre déclaration de revenus, et ce sont les documents de constitution et les choix fiscaux qui déterminent laquelle. Apportez-les avec les relevés à la tenue de livres.
• Le propriétaire vit hors des États-Unis, ou vous payez des fournisseurs ou détenez des comptes à l'étranger : les comptes et les devises étrangers ajoutent des registres et des productions. Consultez les comptes en devises étrangères dans des livres américains et la production d'une LLC à membre unique appartenant à un étranger, puis apportez les relevés à la tenue de livres.
• Un prêteur veut des états financiers : consultez les états financiers pour un prêt bancaire et prouver ses revenus à un prêteur.
• Vos versements ne correspondent pas à vos dépôts ni au rapport de ventes : utilisez les versements Shopify et les dépôts bancaires.
• Vous vendez dans plus d'un État : consultez la taxe de vente Shopify par État.
• Vous voulez savoir quel impôt vos ventes en ligne entraînent : consultez l'impôt sur le revenu d'un vendeur en ligne.
• Les fonds personnels et ceux de l'entreprise sont mélangés : démêlez-les avec corriger le mélange des fonds de l'entreprise et des fonds personnels.
• Vous venez de constituer une LLC : choisissez d'abord la méthode, l'année d'imposition et les comptes avec mettre en place les livres d'une nouvelle LLC.