¿Shopify hace la contabilidad? Lo que sus informes omiten

¿Shopify lleva la contabilidad de mi tienda?

No. Shopify registra los pedidos de su tienda y el dinero que maneja por ellos. No lleva los libros que el IRS espera que tenga un negocio: la ley federal exige que todo contribuyente conserve los registros que el IRS prescribe (26 USC 6001), y el IRS indica que los libros deben mostrar los ingresos brutos, las deducciones y los créditos (Publication 583 del IRS). La propia página de ayuda de Shopify dice que su informe de actividad de pagos no es un estado de ingresos para fines contables (Centro de ayuda de Shopify, documentación del proveedor). Llevar la contabilidad es responsabilidad suya, o de quien usted contrate.

Una tienda es sencilla cuando vende por un solo canal, compra poco inventario, tiene un solo propietario y mantiene al día sus estados de cuenta bancarios. Deja de serlo si vende por más de un canal o proveedor de pagos, compra mercancía para revender, tiene más de un propietario, es una corporación o acumula meses de contabilidad sin hacer. Si un contador o un prestamista le pidió la contabilidad y usted solo tiene exportaciones de Shopify, o sus ventas pasan por varios canales, ya superó el caso sencillo. La pregunta deja de ser qué informe exportar y pasa a ser quién arma la contabilidad en la que se apoyará la primera declaración.

Para empezar, reúna las exportaciones de pedidos y transferencias de Shopify del año completo, los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de cada cuenta que use la tienda, las facturas de proveedores y los documentos de constitución del negocio.

¿Qué cubren los informes de transferencias, actividad y finanzas de Shopify?

Cubren el dinero que pasa por Shopify Payments y por las cuentas financieras propias de Shopify. Cada página indica sus propios límites.

El informe de actividad de pagos refleja los movimientos del saldo, y Shopify indica que los ingresos de sus informes de finanzas se basan en pedidos y actividad de ventas (Centro de ayuda de Shopify, documentación del proveedor), por lo que ambos pueden no coincidir. Para conciliar las transferencias con los depósitos bancarios, las comisiones y los reembolsos, consulte Transferencias de Shopify y depósitos bancarios.

¿Qué omiten los informes de Shopify?

Los informes basados en pedidos y en Shopify Payments no cubren lo que el resto del negocio compra, paga, debe y posee. La guía del IRS sobre registros incluye cada uno de estos puntos (IRS: qué tipo de registros debe conservar; Publication 583).

En qué estados debe cobrar el impuesto sobre las ventas se explica en Impuesto sobre las ventas de Shopify por estado; cómo registrarlo, en Asientos contables del impuesto sobre las ventas.

¿Necesito software de contabilidad o basta con una hoja de cálculo?

El IRS no exige software. Salvo en pocos casos, la ley no exige un tipo específico de registros, y usted puede usar cualquier sistema que muestre con claridad sus ingresos y gastos (Publication 583). El IRS considera un programa de contabilidad electrónico como una opción más, sujeta a los mismos principios que los libros en papel (IRS: qué tipo de registros debe conservar).

Lo que use debe cumplir cuatro funciones:

• Resumir cada transacción del negocio en libros, como los diarios y los libros mayores.
• Conservar los documentos de respaldo de cada asiento.
• Conciliarse con el estado de cuenta bancario cada mes.
• Si es un sistema computarizado, producir registros que concilien con los libros y con la declaración y que remitan a los documentos de origen.

Una exportación de Shopify es una lista de ventas, no esos libros. Una hoja de cálculo puede cumplir el requisito en una tienda con un solo canal, pocas compras y un solo propietario. El IRS no fija un nivel de ventas para elegir; la presión viene del inventario, de varios canales o de varios propietarios. Para decidir entre registrar cada pedido o registrar resúmenes de transferencias, consulte Cada pedido o resúmenes de transferencias.

¿Necesito una cuenta bancaria separada para el negocio?

La Publication 583 indica que un negocio nuevo debe abrir una cuenta corriente comercial, mantenerla separada de la cuenta personal, usarla solo para el negocio y depositar en ella todos los ingresos diarios (Publication 583 del IRS). La ley tributaria exige registros, no una cuenta en particular, pero una cuenta mezclada le obliga a clasificar a mano cada depósito y cada pago.

Shopify envía las transferencias a la cuenta que usted configuró en Shopify Payments (Centro de ayuda de Shopify, documentación del proveedor), así que esa decisión determina qué tan limpias quedan sus ventas desde la primera transferencia. Si las transferencias ya llegan a una cuenta personal, consulte Cómo corregir fondos comerciales y personales mezclados.

¿Método de efectivo o de acumulación, y qué cambia si manejo inventario?

Llevar inventario generalmente implica el método de acumulación para compras y ventas: cuando se necesita el inventario para mostrar los ingresos, esa es la regla (Publication 538). Hay una excepción para el contribuyente de pequeña empresa (26 USC 471(c)): el que no es un refugio fiscal (tax shelter) y cuyos ingresos brutos anuales promedio de los tres años fiscales anteriores son de $32,000,000 o menos, sumando los negocios relacionados (IRS Bulletin 2025-45, la prueba de la sección 448(c)). Ese contribuyente puede omitir el inventario formal si lo trata como materiales y suministros no incidentales, o si sigue sus estados financieros aplicables o, de no tenerlos, sus libros y registros. Un refugio fiscal incluye a una entidad, distinta de una corporación C, que ha ofrecido participaciones a la venta en una oferta que debe registrarse, o que asigna más de 35% de su pérdida del año a socios comanditarios o a propietarios que no participan activamente en la gestión. En esa segunda prueba no cuentan los propietarios que administran el negocio de forma activa, ni ciertos familiares ni antiguos administradores. Una entidad puede elegir, en cambio, probar la asignación del año anterior, mediante una declaración adjunta a su declaración original presentada a tiempo (prórrogas incluidas); una sociedad de personas o una corporación S hace la elección por sí misma y no puede revocarla (26 USC 448(d)(3); 26 USC 461(i)(3); 26 USC 1256(e)(3); 26 CFR 1.448-2).

Los dos métodos básicos difieren en el momento del registro. Con el método de efectivo, usted reporta el ingreso cuando lo recibe y, por lo general, deduce o capitaliza los gastos cuando los paga. Con el de acumulación, por lo general reporta el ingreso cuando lo gana y deduce o capitaliza los gastos cuando los incurre. El método debe reflejar con claridad el ingreso. La Publication 583 indica usar el mismo método para calcular el ingreso gravable y para llevar los libros; el reglamento también espera registros que concilien cualquier diferencia entre los libros y la declaración (26 CFR 1.446-1(a)(4)), y así es como algunos negocios llevan libros por acumulación para un prestamista y presentan su declaración por efectivo. Usted elige el método fiscal con su primera declaración, y cambiarlo generalmente requiere la aprobación del IRS (Publication 583).

Qué método de inventario puede usar y si usted califica se explica en Inventario o suministros para vendedores pequeños. Qué entidades pueden usar el método de efectivo y cómo cambiar de método se explica en Cómo pasar del método de efectivo al de acumulación.

¿Qué necesita mi contador de una tienda de Shopify en la temporada de impuestos?

Los registros de ventas y pagos de todos los canales, más el lado de los costos que los informes de la tienda no tienen: compras, gastos, cuentas y los documentos de la entidad.

El Form 1099-K no determina qué es gravable: un pago reportado no necesariamente es gravable, y el ingreso debe reportarse aunque no llegue ningún formulario (IRS: qué hacer con el Form 1099-K). Shopify indica que solo el propietario de la cuenta de la tienda puede ver el resumen de finanzas (Centro de ayuda de Shopify, documentación del proveedor); verifique qué puede ver su contador y, si no puede, exporte usted mismo los informes de pedidos y de transferencias.

¿Por cuánto tiempo debo conservar los registros?

Por lo general, 3 años, y más en ciertos casos. El IRS indica conservar los registros que respaldan una partida de la declaración hasta que venza el plazo de prescripción de esa declaración, es decir, el tiempo en que usted puede enmendarla para pedir un reembolso o el IRS puede determinar más impuesto (IRS: ¿por cuánto tiempo debe conservar los registros?).

La obligación de conservar los registros es suya, no de la plataforma (26 USC 6001). Descargue y guarde sus propias copias de los informes anuales de pedidos, transferencias e impuestos, y conserve copias de las declaraciones presentadas. Los registros del impuesto sobre las ventas siguen las reglas de cada estado, que pueden ser más largas; consulte Impuesto sobre las ventas de Shopify por estado. Los prestamistas y las aseguradoras pueden pedir registros por más tiempo que el IRS.

¿Cuándo conviene contratar a un responsable contable para una tienda de Shopify y qué aporta un CPA?

Conviene recibir ayuda cuando la contabilidad se atrasa o la tienda supera la rutina: un segundo canal, inventario, varios propietarios, empleados, impuesto sobre las ventas en varios estados o un prestamista que pide estados financieros. El IRS no fija un nivel de ventas para esto; la prueba es si los registros están completos, conciliados y al día. Para saber quién hace qué y cuánto cuesta, consulte Responsable contable, contador o CPA y Costo y alcance de un responsable contable para comercio electrónico.

Un responsable contable mantiene los registros al día. Además, alguien debe preparar la declaración y resolver las decisiones de método y de inventario que son difíciles de revertir. Para evaluar si lo hace usted mismo, consulte Llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable.

Ejemplo

Solo dólares estadounidenses ilustrativos.

Un propietario único con solo exportaciones de Shopify

Un propietario único vende $90,000 en mercancía en un año y solo conserva las exportaciones de pedidos y transferencias de Shopify. Las exportaciones muestran los $90,000. Las compras de inventario por $35,000 y las facturas de publicidad por $8,000 están en facturas de proveedores y en el estado de cuenta de una tarjeta comercial que el propietario no ha reunido. Una declaración armada solo con Shopify dejaría fuera esos costos, así que el contador primero los reconstruiría con los estados de cuenta y las facturas, y después prepararía la declaración.

Dos propietarios de una LLC agregan un segundo canal de ventas

Dos propietarios manejan una tienda que tributa como sociedad de personas. El informe de pedidos de Shopify muestra $120,000 en ventas del año. Un segundo canal nuevo hace sus transferencias por separado, y su propio informe de pedidos muestra $30,000 en ventas. Suponga que no hay reembolsos ni impuesto sobre las ventas. Ninguno de los dos informes muestra el total de $150,000. La contabilidad registra las ventas brutas de ambos canales, registra las comisiones del procesador como gastos y concilia las transferencias de cada canal con los depósitos bancarios antes de que la declaración de la sociedad de personas use el total.

Un prestamista pide estados financieros

Un propietario solicita un préstamo de $50,000 y el prestamista le pide un estado de resultados y un balance general. La página de resumen de finanzas de Shopify describe transacciones recientes, saldos y estados de cuenta de sus propias cuentas Balance y Credit (Centro de ayuda de Shopify, documentación del proveedor), no un estado de resultados ni un balance general del negocio. La Publication 583 menciona esos dos estados como producto de buenos registros, así que primero va la contabilidad y después los estados financieros. El prestamista fija su propia lista, así que pregúntele qué aceptará.

¿Su caso es distinto?

• Su primer contador le pidió la contabilidad y usted solo tiene exportaciones de Shopify, o sus ventas pasan por varios canales: la contabilidad debe armarse antes de la primera declaración, y las decisiones de método e inventario que se tomen en ella son difíciles de revertir. Lleve las exportaciones, los estados de cuenta y los documentos de constitución a Registro contable.
• No tiene contabilidad de años anteriores, o una declaración está vencida: por lo general la contabilidad se reconstruye con los estados de cuenta antes de preparar la declaración. Consulte Cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y Cómo reconstruir la contabilidad con los estados de cuenta bancarios, y luego lleve los estados de cuenta a Registro contable.
• La tienda es de una corporación, o de una LLC que tributa como una: la entidad tiene su propia declaración de impuestos, y los documentos de constitución y las elecciones deciden cuál es. Llévelos con los estados de cuenta a Registro contable.
• El propietario vive fuera de EE. UU., o usted paga a proveedores o tiene cuentas en el extranjero: las cuentas y monedas extranjeras suman registros y presentaciones. Consulte Cuentas en moneda extranjera en la contabilidad de EE. UU. y Presentación de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera, y luego lleve los estados de cuenta a Registro contable.
• Un prestamista quiere estados financieros: consulte Estados financieros para un préstamo bancario y Cómo demostrar ingresos ante un prestamista.
• Sus transferencias no coinciden con sus depósitos ni con el informe de ventas: use Transferencias de Shopify y depósitos bancarios.
• Vende en más de un estado: consulte Impuesto sobre las ventas de Shopify por estado.
• Quiere saber qué impuesto generan sus ventas en línea: consulte Impuesto sobre la renta de vendedores en línea.
• El dinero personal y el del negocio están mezclados: sepárelos con Cómo corregir fondos comerciales y personales mezclados.
• Acaba de constituir una LLC: decida primero el método, el año fiscal y las cuentas con Cómo configurar la contabilidad de una LLC nueva.