Revenus en double dans QuickBooks : factures, paiements, dépôts

Pourquoi mes revenus apparaissent-ils deux fois dans QuickBooks?

Les revenus apparaissent deux fois lorsqu'une vente a deux écritures dans les livres, par exemple une facture avec son paiement, plus le dépôt bancaire de la même somme ajouté comme nouveau revenu. Une autre cause courante est une connexion avec une application de paiement qui inscrit des ventes en plus de vos factures. La vérification rapide consiste à comparer les revenus d'un mois avec les dépôts de ce mois.

Un total de revenus supérieur à vos dépôts n'est pas toujours un doublon. Les factures impayées et les dépôts versés nets des frais du processeur et des remboursements font que les revenus dépassent les dépôts. À l'inverse, la taxe de vente imposée à vos acheteurs, que vous percevez et versez, et les pourboires remis à d'autres personnes figurent dans les dépôts, mais pas dans les revenus. La taxe de vente imposée au vendeur et facturée aux clients fait généralement partie des recettes brutes (Publication 334). Un doublon est un revenu qu'aucune vente supplémentaire n'appuie.

La méthode comptable compte dans la comparaison. Selon la méthode de caisse, un revenu est compté dans l'année où vous le recevez réellement ou où il est mis à votre disposition sans restriction; selon la méthode d'exercice, il l'est généralement dans l'année où il est gagné (Publication 538). Un rapport des revenus selon la méthode de caisse doit suivre l'argent reçu. Un rapport selon la méthode d'exercice inclut aussi les factures impayées.

Le cas n'est pas simple lorsque :

• le doublon s'étend sur plusieurs mois ou plusieurs années;
• une application de paiement se synchronise avec plus d'un compte ou d'un fichier d'entreprise;
• certains mois sont déjà rapprochés ou verrouillés;
• une déclaration de revenus produite a peut-être utilisé le chiffre doublé.

Dans ces cas, faites examiner le fichier par un spécialiste de la tenue de livres ou un préparateur de déclarations de revenus avant de supprimer quoi que ce soit.

À réunir avant de commencer :

• le rapport des revenus par mois pour la période touchée, établi selon la méthode qu'utilise votre déclaration de revenus;
• les relevés bancaires et ceux de l'application de paiement pour les mêmes mois;
• la liste des factures ouvertes et payées;
• les paramètres de connexion ou de synchronisation de l'application, et la date d'activation de chacun;
• tout formulaire 1099-K;
• la déclaration de revenus produite pour chaque année touchée.

D'où viennent les dépôts en double : l'un comme paiement, l'autre comme dépôt?

Les doublons viennent de l'inscription de la même somme ou de la même vente par deux voies. Cinq cas sont courants.

La page de jumelage de QuickBooks Online indique qu'une ligne bancaire dont la transaction existe déjà dans les livres peut offrir l'option Match, tandis que Add catégorise la ligne comme une écriture (aide de QuickBooks Online). Ajouter une ligne qui existe déjà, c'est ainsi que commence le premier cas. Si le paiement reste dans Undeposited Funds après que vous avez retiré l'écriture ajoutée, consultez le solde d'Undeposited Funds.

Comment confirmer que les revenus sont comptés deux fois?

Reliez les revenus d'un mois à l'argent reçu et aux factures qui les appuient. Un doublon est une vente qui a deux écritures et un seul dépôt.

1. Choisissez un mois. Ouvrez le rapport des revenus par transaction, et non par totaux, en couvrant tous les comptes de revenus (y compris tout compte fourre-tout ou non catégorisé), selon la méthode qu'utilise votre déclaration de revenus, de caisse ou d'exercice.
2. Dressez la liste des dépôts de ce mois d'après les relevés bancaires et ceux de l'application de paiement. Mettez de côté les dépôts qui ne sont pas des ventes : les prêts, l'argent que les propriétaires ont versé à l'entreprise, les virements entre vos propres comptes, la taxe de vente imposée aux acheteurs que vous percevez pour la verser, et les pourboires perçus pour d'autres personnes.
3. Comparez les revenus selon la méthode de caisse avec ces dépôts. Ils devraient concorder, sauf pour les frais du processeur, les remboursements et le décalage de fin de mois.
4. Si vous utilisez la méthode d'exercice, expliquez l'écart avec les revenus de caisse par la variation des ventes impayées : les ventes facturées dans le mois moins les paiements reçus dans le mois sur des factures, partie revenus seulement (excluez la taxe de vente), ajustée pour les notes de crédit. Les paiements anticipés et les revenus non facturés exigent l'examen d'un préparateur, et un écart inexpliqué est une piste, pas une preuve.
5. Si les revenus sont plus élevés que ce que cela explique, cherchez une même vente à deux endroits. Triez les lignes de revenus par montant, puis par date. Le même montant deux fois en quelques jours, l'un lié à une facture et l'autre non, est la correspondance habituelle.
6. Vérifiez chaque cas douteux d'après les relevés : un seul dépôt à la banque, deux écritures de revenus dans les livres.

Un rapprochement bancaire peut tomber juste au cent près alors que les revenus sont doublés, parce que la deuxième copie peut se trouver dans un compte que le rapprochement ne couvre jamais. Rapprochez chaque mois (Publication 583) et comparez aussi les revenus avec les dépôts : les flux bancaires ne sont pas un rapprochement.

Quelle copie conserver : jumeler, supprimer ou exclure?

Conservez généralement l'écriture liée à la facture et à la ligne bancaire, et retirez la deuxième copie isolée. Si vous ne savez pas laquelle c'est, arrêtez-vous et demandez à un spécialiste de la tenue de livres avant de supprimer.

Les étapes d'exclusion de QuickBooks Online partent de l'onglet For review; elles visent donc les lignes bancaires qui y attendent encore. Une ligne déjà ajoutée aux livres se corrige dans les livres.

Pièges :

• Supprimer la copie liée. Une facture et son paiement sont liés. Retirez l'écriture isolée, et non le paiement qui solde la facture, sinon l'historique de paiement de la facture est brisé.
• Exclure une ligne qui n'est pas un doublon. Deux vrais dépôts peuvent avoir le même montant et la même date. N'excluez une ligne qu'après avoir trouvé la même ligne déjà dans les livres, et comparez le montant, la date et la description.
• Retirer une écriture d'un mois rapproché sans plan. Consultez la section sur les mois clos ci-dessous.
• Aucune trace de ce qui a changé. Notez chaque retrait : date, montant, client, ce que vous avez conservé et pourquoi. Le Règlement du Trésor américain cite le rapprochement des écarts entre les livres et la déclaration de revenus comme exemple de registres justificatifs à conserver (26 CFR 1.446-1); vos notes de retrait l'alimentent.

Comment corriger les doublons de synchronisation entre Stripe et QuickBooks, et éviter les nouveaux?

Décidez où chaque vente est inscrite une seule fois, arrêtez l'autre voie, puis éliminez les doublons mois par mois. Les paramètres varient selon l'application et le logiciel, et leurs propres pages d'aide les expliquent; ce guide ne le fait pas.

1. Choisissez la source unique des ventes : vos factures, ou les ventes que l'application synchronise.
2. Désactivez l'autre voie dès maintenant, pour que les nouvelles copies cessent. Si vous supprimez d'abord pendant que la synchronisation fonctionne, de nouvelles copies peuvent suivre.
3. Repérez le premier mois où les revenus dépassent les dépôts. C'est généralement près du moment où la connexion a commencé; confirmez-le avec la date d'activation de chaque connexion.
4. Éliminez les doublons en commençant par le mois le plus ancien. Après chaque mois, comparez de nouveau les revenus du mois avec ses dépôts.
5. Vérifiez le prochain versement après le changement. Chaque vente qu'il contient devrait déjà apparaître une seule fois, et le dépôt devrait correspondre à ces écritures au lieu d'ajouter de nouveaux revenus de ventes.

Les versements arrivent nets des frais et des remboursements : un versement est donc plus petit que les ventes qui le composent, sans qu'il y ait de doublon. Ce rapprochement est expliqué dans rapprocher les ventes et les versements. Selon l'application : Stripe, Square, Shopify. Remboursements inscrits comme revenus : inscrire les remboursements dans les livres.

Et si le doublon se trouve dans un mois déjà rapproché ou clos?

Un doublon dans un mois rapproché ou verrouillé peut être corrigé, mais corrigez-le là où il se trouve et consignez pourquoi. Modifier une écriture rapprochée peut laisser ce mois en désaccord avec le relevé bancaire, et le prochain rapprochement peut partir d'un solde différent (solde d'ouverture erroné au rapprochement). Une date de clôture peut exiger un mot de passe avant que vous modifiiez une date verrouillée (date de clôture après la production des déclarations).

Une écriture de correction datée d'aujourd'hui déplace la correction hors de la période où l'écriture en trop a été inscrite. Un revenu est déclaré pour l'année où il est reçu ou gagné (Publication 538); une somme forfaitaire cette année laisse donc l'année précédente surévaluée et la présente année sous-évaluée. Si l'année est déjà produite, les livres corrigés ne concorderont plus avec la déclaration de revenus tant que celle-ci n'est pas corrigée ou qu'un préparateur n'a pas consigné pourquoi les deux diffèrent (voir la section sur la déclaration produite ci-dessous).

L'IRS précise que la correction d'une erreur de calcul ou d'écriture n'est pas un changement de méthode comptable (Publication 538). Une écriture en double est une erreur de ce genre; la déclaration de revenus qui porte la correction dépend de l'entité et de la possibilité de modifier encore l'année antérieure.

Le montant d'un formulaire 1099-K me dit-il si mes revenus sont doublés?

Non. Le formulaire 1099-K déclare les paiements bruts qu'un seul producteur a traités par cartes de paiement ou applications de paiement. Il ne peut pas montrer si vos livres comptent une vente deux fois. La case 1a n'est pas réduite des frais, des crédits, des remboursements, de l'expédition ni des remises; ce n'est donc pas non plus un revenu net (IRS).

Servez-vous-en seulement comme d'une piste, pas d'une preuve. Si vos livres montrent plus de ventes par ce processeur de cartes ou cette application que le montant brut du formulaire, cherchez d'abord des doubles écritures. Un formulaire et vos livres peuvent aussi différer sans doublon, par exemple à cause d'un terminal de cartes partagé ou d'un changement de propriétaire ou de numéro d'identification fiscale (IRS), ou du décalage de fin d'année; un formulaire supérieur à vos livres peut aussi signaler des ventes absentes des livres.

Vous déclarez tous vos revenus, qu'un formulaire arrive ou non (IRS). Pour les seuils, et pour savoir quoi faire d'un formulaire erroné ou en double, consultez le seuil de déclaration des plateformes de paiement et un formulaire fiscal de plateforme erroné ou corrigé. Le rapprochement complet se trouve dans rapprocher les ventes et les versements.

Les revenus doublés ont-ils atteint une déclaration de revenus déjà produite?

Oui, si la déclaration a été préparée à partir des livres doublés. Remontez d'abord de la ligne de la déclaration aux livres : comparez les recettes brutes ou le revenu total avec le rapport des revenus corrigé. Une déclaration préparée à partir des dépôts ou d'un formulaire 1099-K n'a peut-être jamais porté l'écriture en trop. Si les livres n'avaient pas encore servi à une déclaration, corrigez-les d'abord et remettez les rapports corrigés à votre préparateur. Ce qu'il faut encore vérifier avant de les envoyer : liste de vérification du nettoyage des livres.

Si la déclaration a porté l'écriture en trop, elle reste telle que produite jusqu'à ce qu'elle soit corrigée.

Des revenus doublés peuvent faire surévaluer l'impôt payé; les corriger peut donc revenir à demander un remboursement. Une demande de remboursement est soumise à un délai : 3 ans après la production de la déclaration initiale ou 2 ans après le paiement de l'impôt, selon la dernière de ces dates, calculé à partir de la déclaration et du paiement du demandeur lui-même. Une déclaration produite d'avance est réputée produite à son échéance, et une demande produite après le délai ne donne droit à aucun crédit ni remboursement, sauf si une exception accorde plus de temps (IRS). Le propriétaire d'une société de personnes ou d'une société de type S compte donc à partir de sa propre déclaration. La demande de rajustement administratif d'une société de personnes doit généralement être produite dans un délai de 3 ans après la plus tardive des dates suivantes : la date de production de sa déclaration ou son échéance sans prolongation; un avis de l'IRS ouvrant une procédure administrative pour cette année l'interdit généralement (26 U.S.C. 6227). Une modification de la déclaration fédérale peut aussi toucher une déclaration d'État (IRS).

Le même chiffre de revenus peut aussi figurer dans une déclaration de taxe de vente, un dossier de prêt ou un rapport aux investisseurs. Vérifiez-les aussi. Pour la taxe de vente : la taxe de vente à payer ne correspond pas à la déclaration.

Comment éviter que des revenus soient de nouveau inscrits deux fois?

Donnez à chaque vente un seul endroit, jumelez au lieu d'ajouter, et comparez les revenus aux dépôts chaque mois.

• Une source unique pour les ventes. Décidez si ce sont les factures ou l'application de paiement qui créent l'écriture de vente, et désactivez l'autre.
• Jumelez, n'ajoutez pas. Lorsque la transaction de la ligne bancaire existe déjà, utilisez Match (aide de QuickBooks Online).
• Pas de relevé téléversé par-dessus un flux en direct. Pour combler un trou, consultez le flux bancaire a cessé d'importer.
• Rapprochez chaque mois. L'IRS dit de rapprocher le compte chèques chaque mois, et les registres informatisés doivent concorder avec vos livres et votre déclaration de revenus (Publication 583).
• Testez toute nouvelle connexion. Après avoir connecté une application, comparez les revenus d'un mois avec ses dépôts, et examinez les factures ouvertes et Undeposited Funds, avant de vous fier à la synchronisation.
• Verrouillez l'année après la production. Date de clôture après la production des déclarations.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; les montants sont en dollars américains.

Un dépôt ajouté au lieu d'être jumelé

Un studio de design facture un client 8 000 $ US en mai. Le client paie, et le paiement est appliqué à la facture. Le flux bancaire montre ensuite le dépôt, qui est ajouté comme revenu au lieu d'être jumelé. Les revenus de mai affichent 16 000 $ US pour un seul dépôt de 8 000 $ US. Le studio retire l'écriture de revenu ajoutée et jumelle la ligne bancaire à l'écriture existante. Les revenus de mai redeviennent 8 000 $ US.

Une application de paiement connectée en septembre

Une boutique en ligne qui produit sa déclaration selon l'année civile connecte une application de paiement en septembre. Pendant quatre mois, chaque vente apparaît comme facture, puis de nouveau comme vente synchronisée, soit environ 22 000 $ US de revenus en trop. La boutique choisit les factures comme source unique, désactive les ventes de la synchronisation et élimine les doublons mois par mois, en comparant chaque mois avec ses dépôts. Si la déclaration de cette année a déjà été produite à partir de ces livres, les 22 000 $ US en trop s'y trouvent, et l'étape suivante est la vérification de la déclaration modifiée ci-dessus.

Un téléversement et le flux

Un entrepreneur indépendant téléverse un relevé bancaire à la main et en ajoute les 60 dépôts, 9 400 $ US au total. Le flux en direct livre ensuite les 60 mêmes lignes dans For review. L'entrepreneur compare chacune au dépôt déjà inscrit et exclut les 60 copies du flux avant qu'elles soient ajoutées; les livres gardent ainsi 9 400 $ US de dépôts, et non 18 800 $ US. Si les deux séries avaient déjà été ajoutées, il faudrait corriger les écritures en trop déjà passées dans les livres et rapprocher de nouveau le compte.

Votre situation est différente?

• Le doublon s'étend sur plusieurs mois, une application de paiement se synchronise avec plusieurs comptes, des périodes rapprochées sont en cause, ou une déclaration produite a peut-être déclaré les revenus en trop : obtenez de l'aide en tenue de livres pour déterminer quelles écritures conserver, si une déclaration doit être modifiée et comment organiser les livres pour que chaque vente soit inscrite une seule fois.
• Une déclaration de société de personnes ou de société de type S a peut-être porté les revenus en trop : consultez corriger une déclaration d'entreprise produite.
• Un paiement ne se solde jamais et Undeposited Funds ne cesse de grossir : consultez le solde d'Undeposited Funds.
• Les versements, les frais ou un formulaire 1099-K ne correspondent pas à vos ventes : consultez rapprocher les ventes et les versements et les versements dans les livres.
• Un rapprochement ne tombe plus juste après que vous avez supprimé des écritures : consultez solde d'ouverture erroné au rapprochement.
• Des remboursements ont été inscrits comme revenus : consultez inscrire les remboursements dans les livres.
• Une année produite continue de changer après l'envoi de la déclaration de revenus : consultez la date de clôture après la production des déclarations.
• Les livres ont des mois de retard, ou l'IRS a écrit au sujet de l'année : consultez rattraper des livres en retard avec de l'aide en tenue de livres, ou un avis de l'IRS adressé à votre entreprise.