QuickBooks'ta Çift Gelir Kaydı: Fatura Ödemeleri ve Mevduatlar

QuickBooks'ta gelirim neden iki kez görünüyor?

Bir satışın muhasebe kayıtlarında iki kaydı olduğunda gelir iki kez görünür; örneğin bir fatura ve ödemesi var, aynı paranın banka mevduatı da yeni gelir olarak eklenmiştir. Bir başka tipik neden, faturalarınızın yanında ayrıca satış kaydeden bir ödeme uygulaması bağlantısıdır. Hızlı kontrol, bir ayın gelirini o ayın mevduatlarıyla karşılaştırmaktır.

Gelir toplamının mevduatlardan yüksek olması her zaman kopya anlamına gelmez. Ödenmemiş faturalar ile ödeme işleyici ücretleri ve iadeler düşüldükten sonra yatan mevduatlar geliri mevduatların üzerine çıkarır; alıcılarınıza yüklenen, sizin tahsil edip devlete ödediğiniz satış vergisi ve başkalarına aktarılan bahşişler ise tersine çalışır, çünkü mevduatlarda bulunur ama gelirde bulunmaz. Satıcı olarak sizin üzerinize yüklenen ve müşterilere yansıtılan satış vergisi genellikle brüt hasılatın parçasıdır (Publication 334). Kopya, hiçbir ek satışın desteklemediği gelirdir.

Karşılaştırmada muhasebe yöntemi önemlidir. Nakit esasında gelir, fiilen tahsil edildiği veya kısıtlama olmaksızın size sunulduğu yılda sayılır; tahakkuk esasında genellikle kazanıldığı yılda sayılır (Publication 538). Nakit esaslı bir gelir raporu alınan parayı izlemelidir. Tahakkuk esaslı rapor ise ödenmemiş faturaları da içerir.

Durum şu hallerde basit değildir:

• çift kayıt birkaç ay veya yıla yayılmıştır;
• bir ödeme uygulaması birden fazla hesaba veya şirket dosyasına senkronize olmaktadır;
• aylardan bazıları zaten mutabık hale getirilmiş veya kilitlenmiştir;
• verilmiş bir beyanname çift sayılmış rakamı kullanmış olabilir.

Bu durumlarda hiçbir şeyi silmeden önce dosyaya bir muhasebe sorumlusunun veya vergi beyannamesi hazırlayıcısının bakmasını sağlayın.

Başlamadan önce toplayın:

• etkilenen dönem için, beyannamenizin kullandığı yönteme göre alınmış aylık gelir raporu;
• aynı aylara ait banka ve ödeme uygulaması hesap özetleri;
• açık ve ödenmiş faturaların listesi;
• uygulama bağlantısı veya senkronizasyon ayarları ve her birinin açıldığı tarih;
• varsa Form 1099-K;
• etkilenen her yıl için verilmiş beyanname.

Yinelenen mevduatlar nereden gelir: biri ödeme, biri mevduat olarak mı?

Kopyalar, aynı paranın veya aynı satışın iki yoldan kaydedilmesinden doğar. Beş desen yaygındır.

QuickBooks Online'ın eşleştirme sayfası, işlemi muhasebe kayıtlarında zaten bulunan bir banka satırı için Match seçeneği sunulabileceğini, Add seçeneğinin ise satırı bir kayıt olarak kategorize ettiğini söyler (QuickBooks Online yardım). Zaten var olan bir satırı eklemek, ilk desenin başlangıç noktasıdır. Eklenen kaydı sildikten sonra ödeme hâlâ Undeposited Funds hesabında duruyorsa Undeposited Funds bakiyesi rehberine bakın.

Gelirin iki kez sayıldığını nasıl doğrularım?

Bir ayın gelirini, alınan parayla ve arkasındaki faturalarla eşleştirin. Kopya, iki kaydı ve tek mevduatı olan bir satıştır.

1. Bir ay seçin. Gelir raporunu toplamlarla değil işlem bazında açın; tüm gelir hesaplarını (varsa genel veya kategorisiz hesap dahil) kapsasın ve beyannamenizin kullandığı yönteme, nakit veya tahakkuk esasına göre alınsın.
2. O ayın mevduatlarını banka ve ödeme uygulaması hesap özetlerinden listeleyin. Satış olmayan mevduatları ayırın: krediler, sahiplerin koyduğu para, kendi hesaplarınız arasındaki transferler, devlete ödemek üzere tahsil ettiğiniz alıcıya yüklenen satış vergisi veya başkaları adına toplanan bahşişler.
3. Nakit esaslı geliri bu mevduatlarla karşılaştırın. Ödeme işleyici ücretleri, iadeler ve ay sonu zamanlaması dışında eşleşmeleri gerekir.
4. Tahakkuk esasını kullanıyorsanız, nakit gelirle aranızdaki farkı ödenmemiş satışlardaki değişimle açıklayın: o ay faturalanan satışlar eksi o ay faturalar için alınan ödemeler, yalnızca gelir kısmı (satış vergisi hariç), alacak dekontlarına göre düzeltilmiş. Avans ödemeler ve faturalanmamış gelir bir hazırlayıcının incelemesini gerektirir; açıklanamayan fark bir ipucudur, kanıt değildir.
5. Gelir bunun açıkladığından yüksekse, bir satışın iki yerde olup olmadığına bakın. Gelir satırlarını önce tutara, sonra tarihe göre sıralayın. Birkaç gün içinde iki kez görünen aynı tutar, biri faturaya bağlı diğeri bağlı değilse, olağan eşleşmedir.
6. Her şüpheliyi hesap özetleriyle kontrol edin: bankada bir mevduat, muhasebe kayıtlarında iki gelir kaydı.

İkinci kopya mutabakatın hiç kapsamadığı bir hesapta durabileceği için banka mutabakatı kuruşu kuruşuna tutarken gelir çift sayılmış olabilir. Her ay mutabakat yapın (Publication 583) ve ayrıca geliri mevduatlarla karşılaştırın: banka akışları mutabakat değildir.

Hangi kopyayı tutarım: eşleştir, sil mi, hariç mi tut?

Genellikle faturaya ve banka satırına bağlı kaydı tutun, bağlı olmayan ikinci kopyayı kaldırın. Hangisinin hangisi olduğu belli değilse, silmeden önce durun ve bir muhasebe sorumlusuna sorun.

QuickBooks Online'ın hariç tutma adımları For review sekmesinden başlar, yani orada hâlâ bekleyen banka satırlarını kapsar. Muhasebe kayıtlarına zaten eklenmiş bir satır, muhasebe kayıtlarında düzeltilir.

Tuzaklar:

• Bağlı kopyayı silmek. Bir fatura ve ödemesi birbirine bağlıdır. Faturayı kapatan ödemeyi değil, bağlı olmayan kaydı silin; aksi halde faturanın ödeme geçmişi bozulur.
• Kopya olmayan bir satırı hariç tutmak. İki gerçek mevduat aynı tutarı ve tarihi taşıyabilir. Bir satırı ancak aynı satırın muhasebe kayıtlarında zaten bulunduğunu tespit ettikten sonra hariç tutun ve tutarı, tarihi ve açıklamayı karşılaştırın.
• Mutabık hale getirilmiş bir aydan plansız silmek. Aşağıdaki kapalı aylar bölümüne bakın.
• Neyin değiştiğine dair kayıt tutmamak. Her silmeyi yazın: tarih, tutar, müşteri, neyi tuttuğunuz ve neden. Treasury yönetmelikleri, defterler ile beyanname arasındaki farkların mutabakatını, tutulması gereken destekleyici kayıtlara örnek olarak gösterir (26 CFR 1.446-1); silme notlarınız bunu besler.

Stripe ve QuickBooks senkronizasyon kopyalarını nasıl düzeltir, yenilerini nasıl önlerim?

Her satışın nerede bir kez kaydedileceğine karar verin, diğer yolu durdurun, sonra kopyaları ay ay temizleyin. Ayarlar uygulamaya ve yazılıma göre değişir ve kendi yardım sayfaları bunları kapsar; bu rehber kapsamaz.

1. Satışlar için tek kaynağı seçin: faturalarınız veya uygulamanın senkronize ettiği satışlar.
2. Diğer yolu şimdi kapatın ki yeni kopyalar çıkmasın. Senkronizasyon çalışırken önce silerseniz yeni kopyalar gelebilir.
3. Gelirin mevduatların üzerine çıktığı ilk ayı bulun. Bu genellikle bağlantının başladığı zamana yakındır; her bağlantının açıldığı tarihle doğrulayın.
4. Kopyaları en eski aydan başlayarak temizleyin. Her aydan sonra o ayın gelirini mevduatlarıyla yeniden karşılaştırın.
5. Değişiklikten sonraki ilk ödemeyi kontrol edin. İçindeki her satış zaten bir kez görünmelidir ve mevduat yeni satış geliri eklemek yerine bu kayıtlarla eşleşmelidir.

Ödemeler ücretler ve iadeler düşüldükten sonra yatar; bu yüzden hiçbir kopya olmasa da bir ödeme arkasındaki satışlardan küçüktür. Bu eşleştirme için: satış ve ödemelerin mutabakatı. Uygulamaya göre: Stripe, Square, Shopify. Gelir olarak kaydedilen iadeler için: iadelerin muhasebe kayıtlarına işlenmesi.

Kopya zaten mutabık hale getirilmiş veya kapatılmış bir aydaysa ne olur?

Mutabık hale getirilmiş veya kilitli bir aydaki kopya düzeltilebilir, ancak bulunduğu yerde düzeltin ve nedenini kaydedin. Mutabık bir kaydı değiştirmek o ayı banka hesap özetiyle uyumsuz bırakabilir ve bir sonraki mutabakat farklı bir bakiyeden başlayabilir (mutabakat açılış bakiyesi yanlış). Kilitli bir tarihi değiştirmeden önce kapanış tarihi parola isteyebilir (vergi beyannamesi verildikten sonra kapanış tarihi).

Bugünün tarihli bir düzeltme kaydı, düzeltmeyi fazlalığın kaydedildiği dönemden çıkarır. Gelir, alındığı veya kazanıldığı yıl için bildirilir (Publication 538); bu yüzden bu yıl yapılan toplu bir düzeltme, önceki yılı olduğundan yüksek, bu yılı olduğundan düşük bırakır. Yıl zaten beyan edilmişse, beyanname düzeltilene veya bir hazırlayıcı ikisinin neden farklı olduğunu kaydedene kadar düzeltilmiş muhasebe kayıtları beyannameyle artık tutmaz (aşağıdaki verilmiş beyanname bölümüne bakın).

IRS, bir matematik veya kayıt hatasını düzeltmeyi muhasebe yönteminde değişiklik saymaz (Publication 538). Yinelenen kayıt bu türden bir hatadır; düzeltmeyi hangi beyannamenin taşıyacağı kuruluşa ve önceki yılın hâlâ düzeltilip düzeltilemeyeceğine bağlıdır.

Form 1099-K tutarı gelirin çift sayılıp sayılmadığını söyler mi?

Hayır. Form 1099-K, tek bir bildirimcinin ödeme kartları veya ödeme uygulamaları üzerinden işlediği brüt ödemeleri bildirir. Muhasebe kayıtlarınızın bir satışı iki kez sayıp saymadığını gösteremez. Box 1a, ücretler, krediler, iadeler, kargo veya indirimler gibi kalemler düşülmeden gösterilir; bu yüzden net gelir de değildir (IRS).

Onu yalnızca bir ipucu olarak kullanın, kanıt olarak değil. Muhasebe kayıtlarınız o kart işleyicisi veya uygulama üzerinden formun brüt tutarından fazla satış gösteriyorsa önce çift kayıtlara bakın. Bir form ile muhasebe kayıtlarınız kopya olmadan da farklı olabilir; örneğin ortak kullanılan bir kart terminali, sahip veya vergi kimlik numarası değişikliği (IRS) ya da yıl sonu zamanlaması yüzünden; muhasebe kayıtlarınızdan yüksek bir form ise kayıtlarda eksik satışlar olduğu anlamına da gelebilir.

Form gelsin gelmesin tüm geliri beyan edersiniz (IRS). Eşikler ile yanlış veya yinelenen bir form için ne yapılacağı: ödeme platformu bildirim eşiği ve yanlış veya düzeltilmiş platform vergi formu. Tam eşleştirme: satış ve ödemelerin mutabakatı.

Çift sayılan gelir daha önce verdiğim bir beyannameye ulaştı mı?

Beyanname çift sayılmış muhasebe kayıtlarından hazırlandıysa ulaşmıştır. Önce beyanname satırını muhasebe kayıtlarına kadar izleyin: brüt hasılat veya toplam geliri düzeltilmiş gelir raporuyla karşılaştırın. Mevduatlardan veya Form 1099-K'dan hazırlanan bir beyanname fazla geliri hiç taşımamış olabilir. Muhasebe kayıtları henüz bir beyanname için kullanılmadıysa önce onları düzeltin ve hazırlayıcınıza düzeltilmiş raporları verin. Göndermeden önce başka neyin kontrol edileceği: muhasebe kayıtlarını temizleme kontrol listesi.

Beyanname fazla geliri taşıdıysa, düzeltilene kadar verildiği gibi kalır.

Çift sayılan gelir ödenen vergiyi olduğundan yüksek gösterebilir; bu yüzden düzeltme bir iade talebi olabilir. İade talebinin bir son tarihi vardır: asıl beyannamenin verilmesinden 3 yıl sonra veya verginin ödenmesinden 2 yıl sonra, hangisi daha sonraysa; süre, talep edenin kendi beyannamesinden ve ödemesinden itibaren sayılır. Erken verilen beyanname son tarihinde verilmiş sayılır ve son tarihten sonra yapılan talep, bir istisna ek süre vermedikçe vergi kredisi veya iade getirmez (IRS). Dolayısıyla ortaklık veya S şirketi sahibi için süre, sahibin kendi beyannamesinden itibaren sayılır. Ortaklığın idari düzeltme talebi genellikle, beyannamesinin verildiği tarih ile uzatılmamış son tarihten hangisi sonraysa ondan itibaren 3 yıl içinde yapılmalıdır ve o yıl için idari işlem başlatan bir IRS bildirimi genellikle bunu engeller (26 U.S.C. 6227). Federal beyannamede yapılan bir değişiklik eyalet beyannamesini de etkileyebilir (IRS).

Aynı gelir rakamı bir satış vergisi beyannamesinde, kredi dosyasında veya yatırımcı raporunda da bulunuyor olabilir. Onları da kontrol edin. Satış vergisi için: ödenecek satış vergisi beyannameyle tutmuyor.

Gelirin bir daha iki kez kaydedilmesini nasıl önlerim?

Her satışa tek bir yer verin, eklemek yerine eşleştirin ve geliri her ay mevduatlarla karşılaştırın.

• Satışlar için tek kaynak. Satış kaydını faturaların mı yoksa ödeme uygulamasının mı oluşturacağına karar verin ve diğerini kapatın.
• Eklemeyin, eşleştirin. Banka satırının işlemi zaten varsa Match seçeneğini kullanın (QuickBooks Online yardım).
• Canlı akışın üstüne hesap özeti yüklemeyin. Bir boşluğu doldurmak için banka akışı içe aktarmayı durdurdu rehberine bakın.
• Her ay mutabakat yapın. IRS vadesiz hesabın her ay mutabık hale getirilmesini söyler ve bilgisayar kayıtları muhasebe kayıtlarınız ve beyannamenizle mutabık olmalıdır (Publication 583).
• Yeni bağlantıyı test edin. Herhangi bir uygulamayı bağladıktan sonra, senkronizasyona güvenmeden önce bir ayın gelirini mevduatlarıyla karşılaştırın ve açık faturalara ile Undeposited Funds hesabına bakın.
• Beyannameden sonra yılı kilitleyin. Vergi beyannamesi verildikten sonra kapanış tarihi.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Eşleştirilmek yerine eklenen bir mevduat

Bir tasarım stüdyosu Mayıs ayında bir müşteriye US$8.000 fatura keser. Müşteri öder ve ödeme faturaya uygulanır. Banka akışı daha sonra mevduatı gösterir ve mevduat eşleştirilmek yerine gelir olarak eklenir. Mayıs geliri, US$8.000 tutarında tek bir mevduata karşılık US$16.000 görünür. Stüdyo eklenen gelir kaydını siler ve banka satırını mevcut kayıtla eşleştirir. Mayıs geliri yeniden US$8.000 olur.

Eylül ayında bağlanan bir ödeme uygulaması

Takvim yılı esasına göre beyanname veren bir online mağaza Eylül ayında bir ödeme uygulaması bağlar. Dört ay boyunca her satış hem fatura olarak hem de senkronize edilmiş bir satış olarak görünür; bu yaklaşık US$22.000 fazla gelir demektir. Mağaza tek kaynak olarak faturaları seçer, senkronizasyonun satışlarını kapatır ve her ayı mevduatlarıyla karşılaştırarak kopyaları ay ay temizler. O yılın beyannamesi bu muhasebe kayıtlarından zaten verilmişse, fazladan US$22.000 beyannamededir ve sonraki adım yukarıdaki düzeltme beyannamesi kontrolüdür.

Bir yükleme ve banka akışı

Bir yüklenici banka hesap özetini elle yükler ve toplam US$9.400 tutarındaki 60 mevduatı ekler. Canlı akış daha sonra aynı 60 satırı For review sekmesine getirir. Yüklenici her birini zaten kaydedilmiş mevduatla karşılaştırır ve eklenmeden önce 60 akış kopyasını hariç tutar; böylece muhasebe kayıtları US$18.800 değil, US$9.400 mevduat tutar. İki grup da zaten eklenmiş olsaydı, kaydedilmiş fazlalıkların muhasebe kayıtlarında düzeltilmesi ve hesabın yeniden mutabık hale getirilmesi gerekirdi.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Çift kayıt aylara yayılıyor, bir ödeme uygulaması birkaç hesaba senkronize oluyor, mutabık hale getirilmiş dönemler söz konusu ya da verilmiş bir beyanname fazla geliri bildirmiş olabilir: hangi kayıtların tutulacağını, herhangi bir beyannamenin düzeltilmesi gerekip gerekmediğini ve her satışın bir kez kaydedilmesi için nasıl bir düzen kurulacağını belirlemek üzere muhasebe kayıtları desteği alın.
• Bir ortaklık veya S şirketi beyannamesi fazla geliri taşımış olabilir: verilmiş işletme beyannamesini düzeltme rehberine bakın.
• Bir ödeme bir türlü kapanmıyor ve Undeposited Funds büyümeye devam ediyor: Undeposited Funds bakiyesi rehberine bakın.
• Ödemeler, ücretler veya bir Form 1099-K satışlarınızla tutmuyor: satış ve ödemelerin mutabakatı ve muhasebe kayıtlarında ödemeler rehberlerine bakın.
• Öğeleri sildikten sonra mutabakat tutmuyor: mutabakat açılış bakiyesi yanlış rehberine bakın.
• İadeler gelir olarak kaydedildi: iadelerin muhasebe kayıtlarına işlenmesi rehberine bakın.
• Verilmiş bir yıl, beyanname verildikten sonra değişmeye devam ediyor: vergi beyannamesi verildikten sonra kapanış tarihi rehberine bakın.
• Muhasebe kayıtları aylarca geride kaldı ya da IRS o yıl hakkında yazı gönderdi: muhasebe kayıtları desteği ile birlikte gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama rehberine veya işletmenize gelen IRS bildirimi rehberine bakın.