Receita duplicada no QuickBooks: faturas, pagamentos e depósitos

Por que minha receita aparece duas vezes no QuickBooks?

A receita aparece duas vezes quando uma venda tem dois registros na escrituração, por exemplo uma fatura com o respectivo pagamento mais o depósito bancário do mesmo dinheiro lançado como receita nova. Outra causa comum é a conexão com um app de pagamento que lança vendas ao lado das suas faturas. A conferência rápida é comparar a receita de um mês com os depósitos desse mês.

Uma receita maior do que os depósitos nem sempre é duplicata. Faturas não pagas e depósitos que chegam líquidos de taxas do processador e de reembolsos fazem a receita ficar acima dos depósitos. O imposto sobre vendas cobrado dos seus compradores, que você recolhe e repassa ao estado, e as gorjetas repassadas a terceiros agem no sentido contrário: estão nos depósitos, mas não na receita. O imposto sobre vendas que recai sobre você como vendedor e é cobrado dos clientes geralmente faz parte da receita bruta (Publication 334). Duplicata é a receita que nenhuma venda a mais sustenta.

O método contábil importa na comparação. No regime de caixa, a renda conta no ano em que você a recebe de fato ou em que ela fica disponível sem restrição; no regime de competência, em geral conta no ano em que é ganha (Publication 538). Um relatório de receitas pelo regime de caixa deve acompanhar o dinheiro recebido. Um relatório pelo regime de competência inclui também as faturas não pagas.

O caso deixa de ser simples quando:

• a duplicação se estende por vários meses ou anos;
• um app de pagamento sincroniza com mais de uma conta ou arquivo de empresa;
• alguns dos meses já foram conciliados ou bloqueados;
• uma declaração já entregue pode ter usado o valor duplicado.

Nesses casos, peça a um responsável contábil ou a um preparador de declarações que examine o arquivo antes de apagar qualquer coisa.

Reúna antes de começar:

• o relatório de receitas por mês do período afetado, gerado pelo método que sua declaração usa;
• os extratos bancários e do app de pagamento dos mesmos meses;
• a lista de faturas abertas e pagas;
• as configurações de conexão ou sincronização do app e a data em que cada uma foi ativada;
• qualquer Form 1099-K;
• a declaração entregue de cada ano afetado.

De onde vêm os depósitos duplicados: um como pagamento, outro como depósito?

As duplicatas surgem quando o mesmo dinheiro ou a mesma venda é registrado por dois caminhos. Cinco padrões são comuns.

A página de conciliação do QuickBooks Online diz que uma linha do banco cuja transação já existe na escrituração pode oferecer a opção Match, e que Add categoriza a linha como um lançamento (ajuda do QuickBooks Online). Adicionar uma linha que já existe é como começa o primeiro padrão. Se o pagamento continuar em Undeposited Funds depois de você remover o lançamento adicionado, veja Saldo de Undeposited Funds.

Como confirmar que a receita foi contada duas vezes?

Relacione a receita de um mês com o dinheiro recebido e com as faturas por trás dela. Uma duplicata é uma venda com dois registros e um só depósito.

1. Escolha um mês. Abra o relatório de receitas por transação, não por totais, cobrindo todas as contas de receita (inclusive qualquer conta genérica ou sem categoria), pelo método que sua declaração usa, caixa ou competência.
2. Liste os depósitos do mês a partir dos extratos do banco e do app de pagamento. Separe os depósitos que não são vendas: empréstimos, dinheiro que os proprietários aportaram, transferências entre suas próprias contas, imposto sobre vendas cobrado do comprador para ser recolhido e gorjetas recebidas para terceiros.
3. Compare a receita pelo regime de caixa com esses depósitos. Os valores devem bater, exceto por taxas do processador, reembolsos e diferenças de data no fim do mês.
4. Se você usa o regime de competência, explique a diferença em relação à receita de caixa pela variação das vendas não pagas: vendas faturadas no mês menos pagamentos recebidos no mês sobre faturas, só a parte da receita (deixe de fora o imposto sobre vendas), ajustada por notas de crédito. Pagamentos antecipados e receita ainda não faturada exigem a revisão de um preparador, e uma diferença sem explicação é uma pista, não uma prova.
5. Se a receita for maior do que isso explica, procure uma venda em dois lugares. Ordene as linhas de receita por valor e depois por data. O mesmo valor duas vezes em poucos dias, um ligado a uma fatura e outro não, é a coincidência mais comum.
6. Confira cada suspeita com os extratos: um depósito no banco, dois registros de receita na escrituração.

Uma conciliação bancária pode fechar no centavo mesmo com a receita duplicada, porque a segunda cópia pode estar numa conta que a conciliação nunca cobre. Concilie todo mês (Publication 583) e compare também a receita com os depósitos: feeds bancários não são conciliação.

Qual cópia eu mantenho: conciliar, apagar ou excluir?

Em geral, mantenha o registro ligado à fatura e à linha do banco e remova a segunda cópia solta. Se não estiver claro qual é, pare e pergunte a um responsável contábil antes de apagar.

Os passos de exclusão do QuickBooks Online partem da aba For review, então valem para linhas do banco que ainda esperam ali. Uma linha que já entrou na escrituração se corrige na escrituração.

Armadilhas:

• Apagar a cópia vinculada. Uma fatura e o pagamento dela estão vinculados. Remova o lançamento solto, não o pagamento que quita a fatura, ou o histórico de pagamentos da fatura se quebra.
• Excluir uma linha que não é duplicata. Dois depósitos reais podem ter o mesmo valor e a mesma data. Exclua uma linha só depois de achar a mesma linha já na escrituração e compare valor, data e descrição.
• Remover de um mês conciliado sem um plano. Veja abaixo a seção sobre meses fechados.
• Nenhum registro do que mudou. Anote cada remoção: data, valor, cliente, o que você manteve e por quê. Os regulamentos do Tesouro citam uma conciliação das diferenças entre a escrituração e a declaração como exemplo dos registros de apoio que se deve guardar (26 CFR 1.446-1); suas anotações de remoção alimentam essa conciliação.

Como corrijo duplicatas entre Stripe e QuickBooks e evito novas?

Decida onde cada venda é registrada uma única vez, interrompa o outro caminho e depois limpe as duplicatas mês a mês. As configurações variam conforme o app e o software, e as páginas de ajuda deles tratam disso; este guia não trata.

1. Escolha a fonte única das vendas: suas faturas ou as vendas que o app sincroniza.
2. Desligue agora o outro caminho, para que novas cópias parem de surgir. Se você apagar primeiro com a sincronização ligada, novas cópias podem aparecer.
3. Encontre o primeiro mês em que a receita fica acima dos depósitos. Em geral é perto de quando a conexão começou; confirme pela data em que cada conexão foi ativada.
4. Limpe as duplicatas começando pelo mês mais antigo. Depois de cada mês, compare de novo a receita desse mês com os depósitos dele.
5. Confira o próximo repasse depois da mudança. Cada venda nele já deve aparecer uma vez, e o depósito deve bater com esses registros em vez de acrescentar receita de vendas nova.

Os repasses chegam líquidos de taxas e reembolsos, então um repasse é menor do que as vendas por trás dele, sem nenhuma duplicata. Esse cruzamento está em conciliar vendas e repasses. Por app: Stripe, Square, Shopify. Reembolsos lançados como receita: como registrar reembolsos na escrituração.

E se a duplicata estiver num mês já conciliado ou fechado?

Uma duplicata num mês conciliado ou bloqueado pode ser corrigida, mas corrija onde ela está e registre o motivo. Alterar um lançamento conciliado pode deixar aquele mês fora de sintonia com o extrato bancário, e a próxima conciliação pode partir de um saldo diferente (saldo inicial da conciliação errado). Uma data de fechamento pode pedir uma senha antes de você alterar uma data bloqueada (data de fechamento depois da entrega dos impostos).

Um lançamento de ajuste com a data de hoje tira a correção do período em que o valor extra foi registrado. A renda é declarada no ano em que é recebida ou ganha (Publication 538), então um valor corrigido de uma só vez neste ano deixa o ano anterior superavaliado e este ano subavaliado. Se o ano já foi declarado, a escrituração corrigida deixa de bater com a declaração até que a declaração seja corrigida ou um preparador registre por que as duas diferem (veja a seção abaixo sobre declaração já entregue).

O IRS afirma que corrigir um erro de cálculo ou de lançamento não é uma mudança de método contábil (Publication 538). Um lançamento duplicado é esse tipo de erro; qual declaração leva a correção depende da entidade e de o ano anterior ainda poder ser retificado.

O valor do Form 1099-K me diz se a receita está duplicada?

Não. O Form 1099-K informa os pagamentos brutos que um declarante processou por cartões de pagamento ou apps de pagamento. Ele não mostra se sua escrituração conta uma venda duas vezes. O campo 1a não é reduzido por itens como taxas, créditos, reembolsos, frete ou descontos, então também não é a renda líquida (IRS).

Use-o só como alerta, não como prova. Se sua escrituração mostra mais vendas por esse processador de cartões ou app do que o valor bruto do formulário, procure lançamentos duplos primeiro. Um formulário e a escrituração também podem diferir sem duplicata, por exemplo por causa de um terminal de cartão compartilhado, de uma troca de proprietário ou de número de identificação fiscal (IRS) ou da data de corte no fim do ano. Um formulário acima da escrituração também pode significar vendas que faltam nela.

Você declara toda a renda, chegue ou não um formulário (IRS). Os limites e o que fazer com um formulário errado ou duplicado estão em limite de informe das plataformas de pagamento e informe fiscal de plataforma errado ou corrigido. O cruzamento completo está em conciliar vendas e repasses.

A receita duplicada chegou a uma declaração que já entreguei?

Chegou, se a declaração foi preparada a partir da escrituração duplicada. Primeiro ligue a linha da declaração à escrituração: a receita bruta ou a renda total contra o relatório de receitas corrigido. Uma declaração preparada a partir de depósitos ou de um Form 1099-K pode nunca ter levado o valor extra. Se a escrituração ainda não foi usada para uma declaração, corrija-a primeiro e entregue os relatórios corrigidos ao seu preparador. O que mais conferir antes de enviá-los está na lista de verificação para limpar a escrituração.

Se a declaração levou o valor extra, ela continua como foi entregue até ser corrigida.

A receita duplicada pode ter feito você pagar imposto a mais, então corrigi-la pode ser um pedido de restituição. Um pedido de restituição tem prazo: 3 anos após a entrega da declaração original ou 2 anos após o pagamento do imposto, o que ocorrer por último, contado a partir da declaração e do pagamento do próprio requerente. Uma declaração entregue antes do prazo conta como entregue na data de vencimento, e um pedido feito depois do prazo não dá crédito nem restituição, a menos que uma exceção conceda mais tempo (IRS). Assim, o proprietário de uma sociedade de pessoas ou de uma corporação S conta a partir da própria declaração. O pedido de ajuste administrativo (administrative adjustment request) de uma sociedade de pessoas em geral deve ser entregue em até 3 anos depois da data mais tardia entre a entrega da declaração e o vencimento sem prorrogação, e um aviso do IRS que abra um procedimento administrativo para esse ano em geral o impede (26 U.S.C. 6227). Uma alteração na declaração federal também pode afetar uma declaração estadual (IRS).

O mesmo valor de receita também pode estar numa declaração de imposto sobre vendas, num pacote de empréstimo ou num relatório para investidores. Confira esses também. Para o imposto sobre vendas: imposto sobre vendas a pagar não bate com a declaração.

Como evito que a receita seja registrada duas vezes de novo?

Dê a cada venda um único lugar, concilie em vez de adicionar e compare a receita com os depósitos todo mês.

• Uma fonte única para as vendas. Decida se as faturas ou o app de pagamento criam o registro da venda e desligue o outro.
• Concilie, não adicione. Quando a transação da linha do banco já existe, use Match (ajuda do QuickBooks Online).
• Nenhum envio de extrato sobre um feed ativo. Para preencher uma lacuna, veja o feed bancário parou de importar.
• Concilie todo mês. O IRS diz para conciliar a conta corrente todo mês, e os registros em computador devem bater com a escrituração e com a declaração (Publication 583).
• Teste uma conexão nova. Depois de conectar qualquer app, compare a receita de um mês com os depósitos dele e olhe as faturas abertas e Undeposited Funds antes de confiar na sincronização.
• Bloqueie o ano depois de entregar a declaração. Data de fechamento depois da entrega dos impostos.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Um depósito adicionado em vez de conciliado

Um estúdio de design fatura US$8.000 de um cliente em maio. O cliente paga, e o pagamento é aplicado à fatura. O feed bancário então mostra o depósito, e ele é adicionado como receita em vez de conciliado. A receita de maio passa a US$16.000 contra um único depósito de US$8.000. O estúdio remove o lançamento de receita adicionado e concilia a linha do banco com o registro existente. A receita de maio volta a US$8.000.

Um app de pagamento conectado em setembro

Uma loja online que entrega a declaração pelo ano-calendário conecta um app de pagamento em setembro. Durante quatro meses cada venda aparece como fatura e de novo como venda sincronizada, cerca de US$22.000 de receita extra. A loja escolhe as faturas como fonte única, desliga as vendas da sincronização e limpa as duplicatas mês a mês, comparando cada mês com os depósitos. Se a declaração daquele ano já foi entregue com essa escrituração, os US$22.000 extras estão na declaração, e o passo seguinte é a verificação da declaração retificadora descrita acima.

Um envio manual e o feed

Um prestador de serviços envia um extrato bancário à mão e adiciona seus 60 depósitos, US$9.400 no total. O feed ativo então entrega as mesmas 60 linhas em For review. O prestador confere cada uma com o depósito já registrado e exclui as 60 cópias do feed antes que sejam adicionadas, então a escrituração fica com US$9.400 de depósitos, não US$18.800. Se os dois conjuntos já tivessem sido adicionados, os lançamentos extras precisariam ser corrigidos na escrituração e a conta, conciliada de novo.

E no seu caso?

• A duplicação abrange vários meses, um app de pagamento sincroniza com várias contas, há períodos conciliados ou uma declaração já entregue pode ter informado a receita extra: procure ajuda de escrituração contábil para decidir quais lançamentos manter, se alguma declaração precisa ser retificada e como configurar tudo para que cada venda seja registrada uma única vez.
• A declaração de uma sociedade de pessoas ou de uma corporação S pode ter levado a receita extra: veja como corrigir uma declaração empresarial já entregue.
• Um pagamento nunca é liquidado e Undeposited Funds só cresce: veja Saldo de Undeposited Funds.
• Repasses, taxas ou um Form 1099-K não batem com suas vendas: veja conciliar vendas e repasses e repasses na escrituração.
• Uma conciliação ficou errada depois que você apagou lançamentos: veja saldo inicial da conciliação errado.
• Reembolsos foram registrados como receita: veja como registrar reembolsos na escrituração.
• Um ano já declarado continua mudando depois que a declaração foi entregue: veja data de fechamento depois da entrega dos impostos.
• A escrituração está meses atrasada, ou o IRS escreveu sobre o ano: veja como atualizar a escrituração atrasada com ajuda de escrituração contábil, ou uma carta do IRS ao seu negócio.