Ingresos duplicados en QuickBooks: facturas, pagos y depósitos

¿Por qué mis ingresos aparecen dos veces en QuickBooks?

Los ingresos aparecen dos veces cuando una venta tiene dos registros en la contabilidad, por ejemplo una factura con su pago y, además, el depósito bancario del mismo dinero agregado como ingreso nuevo. Otra causa típica es una conexión con una aplicación de pagos que registra ventas junto a sus facturas. La revisión más rápida es comparar los ingresos de un mes con los depósitos de ese mes.

Que el total de ingresos sea mayor que los depósitos no siempre indica un duplicado. Las facturas sin pagar y los depósitos que llegan netos de comisiones del procesador y de reembolsos hacen que los ingresos superen los depósitos. En sentido contrario actúan el impuesto sobre las ventas que usted cobra a sus compradores y remite, y las propinas que traspasa a otras personas, porque están en los depósitos pero no en los ingresos. El impuesto sobre las ventas que se le impone a usted como vendedor y que cobra a los clientes generalmente forma parte de los ingresos brutos (Publication 334). Un duplicado es un ingreso que ninguna venta adicional respalda.

El método contable influye en la comparación. Con el método de efectivo, el ingreso cuenta en el año en que usted lo recibe de hecho o lo tiene a su disposición sin restricciones; con un método de acumulación, por lo general cuenta en el año en que se gana (Publication 538). Un informe de ingresos por método de efectivo debe seguir el dinero recibido. Un informe por acumulación incluye además las facturas sin pagar.

El caso no es sencillo cuando:

• la duplicación abarca varios meses o años;
• una aplicación de pagos se sincroniza con más de una cuenta o archivo de empresa;
• algunos de los meses ya están conciliados o bloqueados;
• una declaración presentada pudo haber usado la cifra duplicada.

En esos casos, pida a un responsable contable o a un preparador de impuestos que revise el archivo antes de eliminar nada.

Reúna antes de empezar:

• el informe de ingresos por mes del período afectado, emitido con el método que usa su declaración;
• los estados de cuenta bancarios y de la aplicación de pagos de los mismos meses;
• la lista de facturas abiertas y pagadas;
• la configuración de la conexión o sincronización de cada aplicación y la fecha en que se activó;
• cualquier Form 1099-K;
• la declaración presentada de cada año afectado.

¿De dónde vienen los depósitos duplicados: uno como pago y otro como depósito?

Los duplicados nacen de registrar el mismo dinero o la misma venta por dos vías. Hay cinco patrones comunes.

La página de conciliación de QuickBooks Online indica que una línea del banco cuya transacción ya existe en la contabilidad puede ofrecer la opción Match, y que Add categoriza la línea como un asiento (ayuda de QuickBooks Online). Agregar una línea que ya existe es cómo empieza el primer patrón. Si el pago sigue en Undeposited Funds después de quitar el asiento agregado, consulte Saldo de Undeposited Funds.

¿Cómo confirmo que los ingresos se cuentan dos veces?

Relacione los ingresos de un mes con el dinero recibido y con las facturas que lo respaldan. Un duplicado es una venta con dos registros y un solo depósito.

1. Elija un mes. Abra el informe de ingresos por transacción, no por totales, que abarque todas las cuentas de ingresos (incluida cualquier cuenta general o sin categoría), con el método que usa su declaración, efectivo o acumulación.
2. Haga una lista de los depósitos de ese mes según los estados de cuenta bancarios y de la aplicación de pagos. Aparte los depósitos que no son ventas: préstamos, dinero que aportaron los propietarios, transferencias entre sus propias cuentas, y el impuesto sobre las ventas impuesto al comprador que usted cobra para remitir o las propinas cobradas para otras personas.
3. Compare los ingresos por método de efectivo con esos depósitos. Deben coincidir, salvo por las comisiones del procesador, los reembolsos y el momento de fin de mes.
4. Si usa el método de acumulación, explique la diferencia con los ingresos de efectivo mediante el cambio en las ventas sin cobrar: las ventas facturadas ese mes menos los pagos recibidos ese mes por facturas, solo la parte de ingresos (sin el impuesto sobre las ventas), ajustada por notas de crédito. Los pagos anticipados y los ingresos aún no facturados requieren la revisión de un preparador, y una diferencia sin explicar es una pista, no una prueba.
5. Si los ingresos superan lo que eso explica, busque una venta en dos lugares. Ordene las líneas de ingresos por monto y luego por fecha. El mismo monto dos veces en pocos días, uno vinculado a una factura y otro no, es la coincidencia habitual.
6. Verifique cada caso sospechoso con los estados de cuenta: un depósito en el banco, dos registros de ingresos en la contabilidad.

Una conciliación bancaria puede cuadrar al centavo aunque los ingresos estén duplicados, porque la segunda copia puede estar en una cuenta que la conciliación nunca cubre. Concilie todos los meses (Publication 583) y compare también los ingresos con los depósitos: las conexiones bancarias no son una conciliación.

¿Qué copia conservo: conciliar, eliminar o excluir?

Por lo general, conserve el registro vinculado a la factura y a la línea del banco, y quite la segunda copia suelta. Si no está claro cuál es, deténgase y consulte a un responsable contable antes de eliminar.

Los pasos de QuickBooks Online para excluir parten de la pestaña For review, así que sirven para las líneas bancarias que aún esperan allí. Una línea que ya se agregó a la contabilidad se corrige en la contabilidad.

Errores frecuentes:

• Eliminar la copia vinculada. Una factura y su pago están vinculados. Quite el asiento suelto, no el pago que cierra la factura, o se rompe el historial de pagos de la factura.
• Excluir una línea que no es un duplicado. Dos depósitos reales pueden tener el mismo monto y la misma fecha. Excluya una línea solo después de encontrar esa misma línea ya registrada en la contabilidad, y compare monto, fecha y descripción.
• Quitar algo de un mes conciliado sin un plan. Consulte la sección sobre meses cerrados más abajo.
• No dejar constancia de lo que cambió. Anote cada eliminación: fecha, monto, cliente, qué conservó y por qué. El reglamento del Tesoro menciona una conciliación de las diferencias entre los libros y la declaración como ejemplo de los registros de respaldo que se deben conservar (26 CFR 1.446-1); sus notas de eliminación la alimentan.

¿Cómo corrijo los duplicados entre Stripe y QuickBooks y evito que aparezcan nuevos?

Decida dónde se registra cada venta una sola vez, detenga la otra vía y luego limpie los duplicados mes por mes. La configuración varía según la aplicación y el software, y sus propias páginas de ayuda la explican; esta guía no.

1. Elija la fuente única de las ventas: sus facturas o las ventas que sincroniza la aplicación.
2. Desactive ya la otra vía, para que dejen de aparecer copias nuevas. Si elimina primero mientras la sincronización sigue activa, pueden seguir llegando copias.
3. Encuentre el primer mes en que los ingresos superan los depósitos. Suele estar cerca de cuando empezó la conexión; confírmelo con la fecha en que se activó cada conexión.
4. Limpie los duplicados empezando por el mes más antiguo. Después de cada mes, vuelva a comparar los ingresos de ese mes con sus depósitos.
5. Revise la siguiente transferencia después del cambio. Cada venta incluida ya debe aparecer una vez, y el depósito debe coincidir con esos registros en lugar de sumar ingresos por ventas nuevas.

Las transferencias llegan netas de comisiones y reembolsos, así que una transferencia es menor que las ventas que la originan sin que haya ningún duplicado. Esa conciliación se explica en cómo conciliar ventas y transferencias. Por aplicación: Stripe, Square, Shopify. Reembolsos registrados como ingresos: cómo registrar reembolsos en la contabilidad.

¿Y si el duplicado está en un mes ya conciliado o cerrado?

Un duplicado en un mes conciliado o bloqueado se puede corregir, pero corríjalo donde está y anote el motivo. Cambiar un asiento conciliado puede dejar ese mes desalineado con el estado de cuenta bancario, y la siguiente conciliación puede partir de un saldo distinto (saldo inicial incorrecto en la conciliación). Una fecha de cierre puede pedir una contraseña antes de cambiar una fecha bloqueada (fecha de cierre después de presentar los impuestos).

Un asiento de ajuste con fecha de hoy traslada la corrección fuera del período donde se registró el sobrante. El ingreso se reporta en el año en que se recibe o se gana (Publication 538), así que un ajuste global este año deja el año anterior sobrestimado y este año subestimado. Si el año ya se presentó, la contabilidad corregida dejará de coincidir con la declaración hasta que se corrija la declaración o un preparador anote por qué difieren (consulte la sección sobre la declaración presentada más abajo).

El IRS indica que corregir un error matemático o de registro no es un cambio de método contable (Publication 538). Un asiento duplicado es ese tipo de error; qué declaración lleva la corrección depende de la entidad y de si el año anterior todavía se puede enmendar.

¿El monto del Form 1099-K me dice si los ingresos están duplicados?

No. El Form 1099-K reporta los pagos brutos que un declarante procesó mediante tarjetas de pago o aplicaciones de pago. No puede mostrar si su contabilidad cuenta una venta dos veces. La casilla 1a no se reduce por conceptos como comisiones, créditos, reembolsos, envíos o descuentos, así que tampoco es un ingreso neto (IRS).

Úselo solo como una señal, no como una prueba. Si su contabilidad muestra más ventas con ese procesador de tarjetas o esa aplicación que el monto bruto del formulario, busque primero asientos dobles. Un formulario y su contabilidad también pueden diferir sin que haya un duplicado, por ejemplo por una terminal de tarjetas compartida o un cambio de propietario o de número de identificación fiscal (IRS), o por el momento del cierre del año; un formulario mayor que su contabilidad también puede indicar ventas que faltan en la contabilidad.

Usted reporta todos los ingresos, llegue o no un formulario (IRS). Los umbrales y qué hacer con un formulario incorrecto o duplicado se explican en umbral de reporte de las plataformas de pago y formulario fiscal de plataforma incorrecto o corregido. La conciliación completa: cómo conciliar ventas y transferencias.

¿Los ingresos duplicados llegaron a una declaración que ya presenté?

Sí, si la declaración se preparó con la contabilidad duplicada. Primero compare la línea de la declaración con la contabilidad: los ingresos brutos o el ingreso total frente al informe de ingresos corregido. Una declaración preparada con los depósitos o con un Form 1099-K quizá nunca llevó el sobrante. Si la contabilidad aún no se usó para una declaración, corríjala primero y entregue a su preparador los informes corregidos. Qué más revisar antes de enviarlos: lista de verificación para limpiar la contabilidad.

Si la declaración sí llevó el sobrante, queda como se presentó hasta que se corrija.

Los ingresos duplicados pueden hacer que el impuesto pagado sea mayor al debido, de modo que corregirlos puede ser un reclamo de reembolso. Un reclamo de reembolso tiene una fecha límite: 3 años después de presentar la declaración original o 2 años después de pagar el impuesto, lo que ocurra más tarde, contada desde la propia declaración y el propio pago de quien reclama. Una declaración presentada antes de tiempo se considera presentada en su fecha de vencimiento, y un reclamo presentado después de la fecha límite no recibe crédito ni reembolso, salvo que una excepción dé más tiempo (IRS). Por eso, el propietario de una sociedad de personas o de una corporación S cuenta desde su propia declaración. Una solicitud de ajuste administrativo de una sociedad de personas generalmente debe presentarse dentro de 3 años después de la fecha posterior entre la de presentación de su declaración y la de su vencimiento sin prórroga, y un aviso del IRS que abra un procedimiento administrativo para ese año generalmente la impide (26 U.S.C. 6227). Un cambio en una declaración federal también puede afectar una declaración estatal (IRS).

La misma cifra de ingresos también puede estar en una declaración del impuesto sobre las ventas, en un expediente de préstamo o en un informe a inversionistas. Revíselos también. Para el impuesto sobre las ventas: el impuesto sobre las ventas por pagar no coincide con la declaración.

¿Cómo evito que los ingresos se registren dos veces otra vez?

Dé a cada venta un solo lugar, concilie en lugar de agregar y compare los ingresos con los depósitos todos los meses.

• Una sola fuente de ventas. Decida si las facturas o la aplicación de pagos crean el registro de la venta, y desactive la otra.
• Concilie, no agregue. Cuando la transacción de la línea del banco ya existe, use Match (ayuda de QuickBooks Online).
• No cargue un estado de cuenta encima de una conexión en vivo. Para llenar un vacío, consulte la conexión bancaria dejó de importar.
• Concilie todos los meses. El IRS indica conciliar la cuenta corriente cada mes, y los registros computarizados deben conciliar con sus libros y su declaración (Publication 583).
• Pruebe toda conexión nueva. Después de conectar cualquier aplicación, compare los ingresos de un mes con sus depósitos, y revise las facturas abiertas y Undeposited Funds, antes de confiar en la sincronización.
• Bloquee el año después de presentar. Fecha de cierre después de presentar los impuestos.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Un depósito agregado en lugar de conciliado

Un estudio de diseño factura a un cliente US$8,000 en mayo. El cliente paga y el pago se aplica a la factura. Luego la conexión bancaria muestra el depósito, y se agrega como ingreso en lugar de conciliarse. Los ingresos de mayo marcan US$16,000 frente a un solo depósito de US$8,000. El estudio quita el asiento de ingreso agregado y concilia la línea del banco con el registro existente. Los ingresos de mayo vuelven a ser US$8,000.

Una aplicación de pagos conectada en septiembre

Una tienda en línea que presenta su declaración por año calendario conecta una aplicación de pagos en septiembre. Durante cuatro meses cada venta aparece como factura y otra vez como venta sincronizada, unos US$22,000 de ingresos de más. La tienda elige las facturas como fuente única, apaga las ventas de la sincronización y limpia los duplicados mes por mes, comparando cada mes con sus depósitos. Si la declaración de ese año ya se presentó con esta contabilidad, los US$22,000 de más están en la declaración, y el siguiente paso es la revisión de la declaración enmendada que se describió antes.

Una carga y la conexión en vivo

Un contratista carga a mano un estado de cuenta bancario y agrega sus 60 depósitos, US$9,400 en total. Luego la conexión en vivo entrega las mismas 60 líneas en For review. El contratista verifica cada una contra el depósito ya registrado y excluye las 60 copias de la conexión antes de que se agreguen, de modo que la contabilidad conserva US$9,400 en depósitos, no US$18,800. Si ambos conjuntos ya se hubieran agregado, los sobrantes registrados habría que corregirlos en la contabilidad y volver a conciliar la cuenta.

¿Su caso es distinto?

• La duplicación abarca varios meses, una aplicación de pagos se sincroniza con varias cuentas, hay períodos conciliados de por medio, o una declaración presentada pudo haber reportado el ingreso de más: consiga ayuda con el registro contable para decidir qué asientos conservar, si alguna declaración debe enmendarse y cómo configurar todo para que cada venta se registre una sola vez.
• La declaración de una sociedad de personas o de una corporación S pudo haber llevado el ingreso de más: consulte cómo corregir una declaración comercial presentada.
• Un pago nunca se compensa y Undeposited Funds sigue creciendo: consulte Saldo de Undeposited Funds.
• Las transferencias, las comisiones o un Form 1099-K no coinciden con sus ventas: consulte cómo conciliar ventas y transferencias y las transferencias en la contabilidad.
• Una conciliación no cuadra después de eliminar partidas: consulte saldo inicial incorrecto en la conciliación.
• Se registraron reembolsos como ingresos: consulte cómo registrar reembolsos en la contabilidad.
• Un año ya presentado sigue cambiando después de enviar la declaración: consulte fecha de cierre después de presentar los impuestos.
• La contabilidad lleva meses de atraso, o el IRS escribió sobre ese año: consulte cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada con ayuda con el registro contable, o un aviso del IRS a su negocio.