QuickBooks 收入重複入帳：發票收款與銀行存款

為什麼我的 QuickBooks 收入顯示了兩次？

當同一筆銷售在帳簿裡有兩筆記錄時，收入就會顯示兩次，例如一張發票和它的收款已經入帳，同一筆錢的銀行存款又被當作新收入加進來。另一個常見原因是，支付應用程式的連線把銷售記在發票旁邊，造成重複。最快的檢查方法，是把某個月的收入與該月的存款相比。

收入總額高於存款，不一定是重複。未收款的發票，以及扣除支付處理商手續費和退款後才入帳的存款，都會使收入高於存款；而您向買家徵收並須繳交的銷售稅，以及代收轉付給他人的小費，則相反，它們在存款裡，但不屬於收入。向客戶收取、依法由您這個賣家負擔的銷售稅，一般屬於總收入的一部分（Publication 334）。重複，是指沒有額外銷售支持的收入。

比較時，會計方法很重要。採用現金收付制時，收入計入您實際收到、或可以不受限制取用的那一年；採用權責發生制時，一般計入賺取收入的那一年（Publication 538）。以現金收付制編製的收入報表，應與實際收到的款項吻合。權責發生制的報表還包括未收款的發票。

下列情況就不單純了：

• 重複的情況橫跨多個月或多個年度；
• 支付應用程式同步到不只一個帳戶或公司檔案；
• 部分月份已經對帳或已鎖帳；
• 已提交的稅表可能用了重複計算的數字。

遇到這些情況，請先讓記帳員或報稅員查看檔案，再刪除任何記錄。

開始前請先備齊：

• 受影響期間按月列出的收入報表，用您的稅表所採用的方法編製；
• 同一期間的銀行和支付應用程式對帳單；
• 未結發票和已收款發票的清單；
• 應用程式的連線或同步設定，以及各項啟用的日期；
• 所有的 1099-K 表；
• 每個受影響年度已提交的稅表。

重複的存款從哪裡來：一筆記為收款，一筆記為存款？

重複來自同一筆錢或同一筆銷售被兩條途徑各記了一次。常見的有五種情況。

QuickBooks Online 的配對頁面指出，若銀行明細的交易已存在於帳簿中，可能會出現 Match（配對）選項，而 Add（新增）則會把該明細歸類為一筆分錄（QuickBooks Online 說明）。把已存在的明細再新增一次，正是第一種情況的起因。如果您刪除多加的分錄後，收款仍留在 Undeposited Funds，請見 Undeposited Funds 餘額。

怎麼確認收入被重複計算了？

把某個月的收入，對上實際收到的款項和背後的發票。重複，就是一筆銷售有兩筆記錄，卻只有一筆存款。

1. 挑一個月。按交易打開收入報表，不要只看合計數，並涵蓋所有收入帳戶（包括任何雜項或未分類帳戶），用您的稅表所採用的方法（現金收付制或權責發生制）。
2. 從銀行和支付應用程式的對帳單中，列出該月的存款。把不是銷售的存款先放在一旁：貸款、所有者投入的資金、您自己帳戶之間的轉帳，以及您代收後須繳交的銷售稅或代他人收取的小費。
3. 把現金收付制下的收入與這些存款比較。除了支付處理商手續費、退款和月底時間差之外，兩者應該吻合。
4. 如果您用權責發生制，請用未收款銷售的變動來解釋它與現金收入的差距：該月開出發票的銷售額，減去該月收到的發票款項（僅限收入部分，不含銷售稅），再調整貸項通知單。預收款和尚未開票的收入需要報稅員檢視，無法解釋的差距只是線索，不是證據。
5. 如果收入比上面的解釋還高，就要找同一筆銷售是否出現在兩個地方。把收入明細先按金額、再按日期排序。幾天之內出現兩筆金額相同的記錄，其中一筆連到發票、一筆沒有，通常就是這種情況。
6. 把每一筆可疑的記錄對照對帳單：銀行只有一筆存款，帳簿裡卻有兩筆收入記錄。

銀行對帳可以分毫不差，收入卻仍然重複，因為第二筆記錄可能放在對帳從未涵蓋的帳戶裡。請每月對帳（Publication 583），同時也要比較收入與存款：銀行資料連線不等於對帳。

該保留哪一筆：配對、刪除還是排除？

通常保留與發票和銀行明細相連的那筆記錄，刪除孤立的第二筆。如果分不清是哪一筆，請先停下來，問記帳員再刪除。

QuickBooks Online 的排除步驟從 For review 分頁開始，所以只適用於仍在那裡等待處理的銀行明細。已經加入帳簿的明細，要在帳簿裡修正。

常見陷阱：

• 刪掉了已連結的那一筆。發票和它的收款是相連的。請刪除孤立的分錄，而不是結清發票的收款，否則發票的收款記錄會中斷。
• 排除了並非重複的明細。兩筆真實的存款可能金額和日期相同。只有在帳簿裡找到完全相同的明細之後，才可排除，並要比對金額、日期和說明。
• 沒有計劃就從已對帳的月份刪除記錄。請見下文關於已結帳月份的部分。
• 沒有記下改了什麼。請把每次刪除都記下來：日期、金額、客戶、保留了什麼以及原因。財政部法規舉例指出，說明帳簿與稅表差異的對帳記錄，屬於應保存的佐證記錄（26 CFR 1.446-1）；您的刪除記錄正好可以用於此。

Stripe 和 QuickBooks 同步造成重複時，怎麼修正，又怎麼防止再發生？

先決定每筆銷售只在哪裡記錄一次，停用另一條途徑，再逐月清除重複。各應用程式和軟體的設定不同，請看它們各自的說明頁面；本文不涵蓋這部分。

1. 選定銷售的唯一來源：是您的發票，還是應用程式同步進來的銷售。
2. 現在就關閉另一條途徑，以免再產生新的重複。如果同步還在運行時就先刪除，新的重複可能會接著出現。
3. 找出收入開始高於存款的第一個月。這通常接近連線開始的時間；請對照各項連線啟用的日期來確認。
4. 從最早的月份開始清除重複。每清完一個月，就再次比較該月收入與存款。
5. 檢查改動後的下一筆撥款。其中每一筆銷售應該已經只出現一次，而且存款應對上這些記錄，而不是新增銷售收入。

撥款是扣除手續費和退款後才入帳的，所以即使沒有重複，撥款金額也會比背後的銷售額小。這種核對方法見對帳銷售與撥款。各應用程式請見：Stripe、Square、Shopify。退款被記為收入的情況請見：在帳簿中記錄退款。

如果重複的記錄在已對帳或已結帳的月份怎麼辦？

已對帳或已鎖帳月份裡的重複記錄可以修正，但要在它所在之處修正，並記下原因。更改已對帳的分錄，可能使該月與銀行對帳單不一致，下次對帳時的期初餘額也可能不同（對帳期初餘額不對）。更改已鎖定的日期時，結帳日期功能可能要求輸入密碼（提交稅表後的結帳日期）。

以今天的日期做調整分錄，會使修正脫離多記收入的那個期間。收入是在收到或賺取的那一年申報（Publication 538），所以今年一次性沖回，會讓較早的年度高估、今年低估。如果該年度已經申報，更正後的帳簿將不再與稅表一致，除非稅表也被更正，或報稅員記錄兩者不同的原因（見下文已提交稅表的部分）。

IRS 指出，更正數學錯誤或過帳錯誤，不屬於會計方法的變更（Publication 538）。重複的分錄就是這類錯誤；更正要記在哪份稅表，取決於實體類型，以及較早的年度是否還能更正。

1099-K 表上的金額，能告訴我收入是否重複了嗎？

不能。1099-K 表報告的是某一申報人透過支付卡或支付應用程式處理的付款總額。它看不出您的帳簿是否把同一筆銷售計了兩次。第 1a 欄的金額沒有扣除手續費、抵免、退款、運費或折扣等項目，所以它也不是淨收入（IRS）。

請只把它當作提示，不要當作證據。如果您的帳簿顯示，透過該信用卡處理商或應用程式的銷售額，多於表上的總金額，請先找是否有重複的記錄。表格和帳簿即使沒有重複，也可能不一致，例如共用同一台刷卡機、所有者或稅務識別號碼有變動（IRS），或是年底時間差；表格金額高於帳簿，也可能表示帳簿漏記了銷售。

無論是否收到表格，您都必須申報所有收入（IRS）。申報門檻，以及收到有誤或重複的表格時該怎麼辦，請見：支付平台申報門檻和有誤或更正後的平台稅務表格。完整的核對方法請見：對帳銷售與撥款。

重複計算的收入，是否已進入我提交過的稅表？

如果稅表是根據重複計算的帳簿準備的，就是已經進入。請先把稅表上的項目追溯到帳簿：把總收入或收入合計與更正後的收入報表比對。根據存款或 1099-K 表準備的稅表，可能從未包含多出的部分。如果帳簿還沒用於任何稅表，請先修正帳簿，再把更正後的報表交給您的報稅員。送出前還要檢查什麼，請見記帳整理檢查清單。

如果稅表確實包含了多出的部分，在更正之前，它會維持原樣。

重複計算的收入可能使已繳稅款偏高，所以更正可能構成退稅申請。退稅申請有期限：提交原始稅表後 3 年，或繳稅後 2 年，以較晚者為準，從申請人自己的稅表和繳款日起算。提前提交的稅表視為在到期日提交，逾期提出的申請，除非有例外給予更多時間，否則不會獲得抵免或退稅（IRS）。因此，合夥企業或 S 公司的所有者，要從所有者自己的稅表起算。合夥企業的行政調整申請，一般須在其稅表提交日或未延期到期日（以較晚者為準）之後的 3 年 內提出，而 IRS 如果就該年度發出開始行政程序的通知，一般就不能再提出（26 U.S.C. 6227）。聯邦稅表的變動，也可能影響州稅表（IRS）。

同一個收入數字，也可能出現在銷售稅申報表、貸款申請資料或投資人報告裡，請一併檢查。關於銷售稅，請見：應付銷售稅與申報表不一致。

怎樣避免收入再次被重複記錄？

讓每筆銷售只有一個歸屬，用配對而不是新增，並且每月比較收入與存款。

• 銷售只有一個來源。決定由發票還是支付應用程式來建立銷售記錄，並關閉另一個。
• 用配對，不要新增。銀行明細的交易如果已經存在，請使用 Match（QuickBooks Online 說明）。
• 即時連線之上不要再上傳對帳單。如需補上缺口，請見銀行資料連線停止匯入。
• 每月對帳。IRS 要求每月對帳支票帳戶，而電腦記錄必須與您的帳簿和稅表對得上（Publication 583）。
• 測試新的連線。連接任何應用程式之後，請先比較一個月的收入與存款，並查看未結發票和 Undeposited Funds，再信任同步結果。
• 提交稅表後鎖定該年度。見提交稅表後的結帳日期。

舉例

以下例子僅供說明，金額以美元計。

存款被新增而不是配對

一家設計工作室在 5 月向客戶開出 US$8,000 的發票。客戶付款後，收款已對應到發票。之後銀行資料連線顯示這筆存款，卻被當作收入新增，而不是配對。5 月的收入顯示為 US$16,000，銀行卻只有一筆 US$8,000 的存款。工作室刪除了多加的收入分錄，並把銀行明細對上現有的記錄。5 月的收入又回到 US$8,000。

9 月連接的支付應用程式

一家按曆年申報的網店在 9 月連接了支付應用程式。連續四個月，每筆銷售先以發票出現，又以同步銷售出現，多出約 US$22,000 的收入。這家網店選定發票作為唯一來源，關閉了同步的銷售，並逐月清除重複，每個月都與存款比較。如果該年度的稅表已經根據這些帳簿提交，那多出的 US$22,000 就在稅表上，下一步就是上文所說的更正稅表檢查。

上傳和連線資料

一位承包人手動上傳了一份銀行對帳單，並加入其中 60 筆存款，合計 US$9,400。隨後，即時連線又把同樣的 60 筆明細送到 For review。承包人逐筆對照已記錄的存款，在它們被新增之前就排除了這 60 筆連線資料的副本，所以帳簿中的存款保持在 US$9,400，而不是 US$18,800。如果兩組明細都已經加入，就得在帳簿中更正已過帳的多餘記錄，並重新對帳。

您的情況不同嗎？

• 重複的情況橫跨多個月、支付應用程式同步到多個帳戶、涉及已對帳的期間，或已提交的稅表可能申報了多出的收入：請尋求記帳協助，決定保留哪些分錄、是否有稅表需要更正，以及如何設定，讓每筆銷售只記錄一次。
• 合夥企業或 S 公司的稅表可能包含了多出的收入：請見更正已提交的企業稅表。
• 有收款一直沒有結清，Undeposited Funds 越來越多：請見 Undeposited Funds 餘額。
• 撥款、手續費或 1099-K 表與您的銷售對不上：請見對帳銷售與撥款和帳簿中的撥款。
• 刪除記錄後，對帳出現差異：請見對帳期初餘額不對。
• 退款被記為收入：請見在帳簿中記錄退款。
• 已提交的年度在稅表送出後仍不斷變動：請見提交稅表後的結帳日期。
• 帳目已落後數月，或 IRS 來函詢問該年度：請見補做逾期的帳目並配合記帳協助，或見 IRS 寄給企業的通知。