QuickBooks में दोहरी आय: चालान के भुगतान और बैंक जमा

QuickBooks में मेरी आय दो बार क्यों दिख रही है?

आय दो बार तब दिखती है जब एक बिक्री के बहीखाते में दो रिकॉर्ड हों, जैसे चालान और उसके भुगतान के साथ उसी पैसे का बैंक जमा भी नई आय के रूप में जुड़ गया हो। एक और आम कारण पेमेंट-ऐप कनेक्शन है, जो आपके चालानों के बगल में बिक्री भी दर्ज कर देता है। जल्दी जाँचने का तरीका: एक महीने की आय की तुलना उसी महीने के बैंक जमा से करें।

आय का कुल जोड़ बैंक जमा से ज़्यादा होना हमेशा डुप्लिकेट नहीं होता। अनचुकाए चालान और प्रोसेसर शुल्क तथा रिफ़ंड घटकर आने वाले जमा आय को जमा से ऊपर रखते हैं; खरीदारों पर लगा बिक्री कर जो आप वसूलकर जमा करते हैं, और दूसरों को दी जाने वाली टिप उलटा असर डालते हैं, क्योंकि वे बैंक जमा में होते हैं पर आय में नहीं। विक्रेता के रूप में आप पर लगा और ग्राहकों से वसूला गया बिक्री कर आमतौर पर सकल प्राप्तियों का हिस्सा होता है (Publication 334)। डुप्लिकेट वह आय है जिसके पीछे कोई अतिरिक्त बिक्री नहीं है।

तुलना में अकाउंटिंग पद्धति मायने रखती है। नकद पद्धति (cash method) में आय उस साल गिनी जाती है जिसमें वह वास्तव में मिलती है या बिना रोक-टोक आपको उपलब्ध होती है; उपार्जन पद्धति (accrual method) में आमतौर पर उस साल जिसमें वह कमाई जाती है (Publication 538)। नकद आधार की आय रिपोर्ट को मिले हुए पैसे के साथ चलना चाहिए। उपार्जन आधार की रिपोर्ट में अनचुकाए चालान भी शामिल होते हैं।

मामला सरल नहीं है जब:

• दोहराव कई महीनों या सालों में फैला है;
• कोई पेमेंट ऐप एक से ज़्यादा खाते या कंपनी फ़ाइल में सिंक हो रहा है;
• कुछ महीनों का मिलान हो चुका है या वे लॉक हैं;
• भरे गए रिटर्न में दोगुनी राशि इस्तेमाल हुई हो सकती है।

ऐसे मामलों में कुछ भी हटाने से पहले किसी बहीखाता विशेषज्ञ या कर तैयारकर्ता से फ़ाइल दिखवाएँ।

शुरू करने से पहले ये इकट्ठा करें:

• प्रभावित अवधि की महीने-वार आय रिपोर्ट, उसी पद्धति पर जो आपका रिटर्न इस्तेमाल करता है;
• उन्हीं महीनों के बैंक और पेमेंट-ऐप विवरण;
• खुले और चुकाए गए चालानों की सूची;
• ऐप कनेक्शन या सिंक की सेटिंग, और हर एक कब चालू हुआ उसकी तारीख;
• कोई भी Form 1099-K;
• हर प्रभावित साल का भरा गया रिटर्न।

डुप्लिकेट जमा कहाँ से आते हैं: एक भुगतान के रूप में, एक जमा के रूप में?

डुप्लिकेट तब बनते हैं जब एक ही पैसा या एक ही बिक्री दो रास्तों से दर्ज हो जाती है। पाँच पैटर्न आम हैं।

QuickBooks Online का मिलान वाला पृष्ठ कहता है कि जिस बैंक लाइन का लेन-देन बहीखाते में पहले से है, उसके लिए Match का विकल्प मिल सकता है, और Add लाइन को एंट्री के रूप में श्रेणी देता है (QuickBooks Online सहायता)। पहले से मौजूद लाइन को जोड़ना ही पहले पैटर्न की शुरुआत है। जोड़ी गई एंट्री हटाने के बाद भी अगर भुगतान Undeposited Funds में पड़ा रहे, तो Undeposited Funds का बैलेंस देखें।

मैं कैसे पक्का करूँ कि आय दो बार गिनी गई है?

एक महीने की आय को मिले हुए पैसे और उसके पीछे के चालानों से मिलाएँ। डुप्लिकेट वह बिक्री है जिसके दो रिकॉर्ड हैं और जमा एक।

1. एक महीना चुनें। आय रिपोर्ट को कुल जोड़ के बजाय लेन-देन के स्तर पर खोलें, जिसमें आय का हर खाता हो (कोई भी सब-कुछ समेटने वाला या बिना श्रेणी वाला खाता भी), उसी पद्धति पर जो आपका रिटर्न इस्तेमाल करता है, नकद या उपार्जन।
2. उस महीने के बैंक जमा बैंक और पेमेंट-ऐप विवरणों से सूचीबद्ध करें। जो जमा बिक्री नहीं हैं उन्हें अलग रखें: ऋण, स्वामियों का लगाया पैसा, आपके अपने खातों के बीच ट्रांसफ़र, और जमा करने के लिए वसूला गया खरीदार पर लगा बिक्री कर या दूसरों के लिए ली गई टिप।
3. नकद पद्धति की आय की तुलना उन जमा से करें। प्रोसेसर शुल्क, रिफ़ंड और महीने के अंत के समय-अंतर को छोड़कर वे मेल खाने चाहिए।
4. अगर आप उपार्जन पद्धति इस्तेमाल करते हैं, तो नकद आय से अंतर को अनचुकाई बिक्री में बदलाव से समझाएँ: उस महीने चालान की गई बिक्री घटा उस महीने चालानों पर मिले भुगतान, सिर्फ़ आय वाला हिस्सा (बिक्री कर छोड़ दें), क्रेडिट नोट के हिसाब से समायोजित। अग्रिम भुगतान और बिना बिल की आय को कर तैयारकर्ता से दिखवाना चाहिए, और बिना समझा अंतर एक सुराग है, सबूत नहीं।
5. अगर आय इससे ज़्यादा है जितना यह समझा सके, तो एक बिक्री दो जगह खोजें। आय की लाइनों को पहले राशि, फिर तारीख से क्रमबद्ध करें। कुछ दिनों के भीतर वही राशि दो बार, जिसमें एक चालान से जुड़ी हो और एक नहीं, आमतौर पर यही मेल होता है।
6. हर संदिग्ध एंट्री को विवरणों से जाँचें: बैंक में एक जमा, बहीखाते में आय के दो रिकॉर्ड।

बैंक मिलान एक-एक पैसे तक मेल खा सकता है जबकि आय दोगुनी हो, क्योंकि दूसरी कॉपी ऐसे खाते में हो सकती है जिसे मिलान कभी देखता ही नहीं। हर महीने मिलान करें (Publication 583), और आय की तुलना बैंक जमा से भी करें: बैंक फ़ीड मिलान नहीं है।

कौन-सी कॉपी रखूँ: मिलाऊँ, हटाऊँ या बाहर करूँ?

आमतौर पर वह रिकॉर्ड रखें जो चालान और बैंक लाइन से जुड़ा है, और ढीली दूसरी कॉपी हटा दें। अगर साफ़ न हो कि वह कौन-सी है, तो हटाने से पहले रुकें और किसी बहीखाता विशेषज्ञ से पूछें।

QuickBooks Online में exclude के चरण For review टैब से शुरू होते हैं, इसलिए वे उन बैंक लाइनों पर लागू होते हैं जो अब भी वहाँ इंतज़ार में हैं। जो लाइन बहीखाते में जुड़ चुकी है, उसे बहीखाते में ही ठीक किया जाता है।

जाल:

• जुड़ी हुई कॉपी हटाना। चालान और उसका भुगतान आपस में जुड़े होते हैं। ढीली एंट्री हटाएँ, उस भुगतान को नहीं जो चालान को बंद करता है, वरना चालान का भुगतान-इतिहास टूट जाता है।
• ऐसी लाइन बाहर करना जो डुप्लिकेट नहीं है। दो असली जमा की राशि और तारीख एक जैसी हो सकती है। किसी लाइन को तभी बाहर करें जब वही लाइन बहीखाते में पहले से मिल जाए, और राशि, तारीख और विवरण की तुलना कर लें।
• बिना योजना के मिलान हो चुके महीने से हटाना। नीचे बंद महीनों वाला भाग देखें।
• बदलाव का कोई रिकॉर्ड न रखना। हर हटाई गई एंट्री लिख लें: तारीख, राशि, ग्राहक, क्या रखा और क्यों। Treasury के नियम बहीखाते और रिटर्न के अंतर के मिलान को रखने लायक सहायक रिकॉर्ड का एक उदाहरण बताते हैं (26 CFR 1.446-1); आपके हटाने के नोट उसी में काम आते हैं।

Stripe और QuickBooks सिंक के डुप्लिकेट कैसे ठीक करूँ, और नए कैसे रोकूँ?

तय करें कि हर बिक्री कहाँ एक बार दर्ज होगी, दूसरा रास्ता बंद करें, फिर डुप्लिकेट महीने-दर-महीने साफ़ करें। सेटिंग ऐप और सॉफ़्टवेयर के हिसाब से अलग होती हैं और उनके अपने सहायता पृष्ठ उन्हें बताते हैं; यह मार्गदर्शिका नहीं बताती।

1. बिक्री का एक ही स्रोत चुनें: आपके चालान, या ऐप से सिंक होने वाली बिक्री।
2. दूसरा रास्ता अभी बंद करें, ताकि नई कॉपियाँ बननी बंद हों। अगर सिंक चलते हुए आप पहले हटाएँगे, तो नई कॉपियाँ आ सकती हैं।
3. वह पहला महीना खोजें जहाँ आय बैंक जमा से ऊपर चलती है। यह आमतौर पर कनेक्शन शुरू होने के आसपास होता है; हर कनेक्शन के चालू होने की तारीख से इसे पक्का करें।
4. डुप्लिकेट सबसे पुराने महीने से साफ़ करें। हर महीने के बाद उस महीने की आय की तुलना उसके बैंक जमा से फिर करें।
5. बदलाव के बाद का अगला पेआउट जाँचें। उसकी हर बिक्री पहले से एक बार दिखनी चाहिए, और जमा को उन्हीं रिकॉर्ड से मिलना चाहिए, नई बिक्री की आय नहीं जोड़नी चाहिए।

पेआउट शुल्क और रिफ़ंड घटकर आते हैं, इसलिए बिना किसी डुप्लिकेट के भी पेआउट उसके पीछे की बिक्री से छोटा होता है। यह मिलान बिक्री और पेआउट का मिलान में है। ऐप के अनुसार: Stripe, Square, Shopify। आय के रूप में दर्ज हुए रिफ़ंड: बहीखाते में रिफ़ंड दर्ज करना।

अगर डुप्लिकेट ऐसे महीने में है जिसका मिलान हो चुका या जो बंद है तो?

मिलान हो चुके या लॉक किए गए महीने का डुप्लिकेट भी ठीक किया जा सकता है, पर उसे वहीं ठीक करें जहाँ वह है और कारण दर्ज करें। मिलान हो चुकी एंट्री बदलने से वह महीना बैंक विवरण से बेमेल हो सकता है, और अगला मिलान किसी और शुरुआती बैलेंस से शुरू हो सकता है (मिलान का शुरुआती बैलेंस गलत)। लॉक की गई तारीख बदलने से पहले क्लोज़िंग डेट पासवर्ड माँग सकती है (कर भरने के बाद क्लोज़िंग डेट)।

आज की तारीख वाली समायोजन एंट्री सुधार को उस अवधि से बाहर ले जाती है जहाँ फ़ालतू एंट्री दर्ज हुई थी। आय उस साल के लिए रिपोर्ट होती है जिसमें वह मिलती या कमाई जाती है (Publication 538), इसलिए इस साल की एकमुश्त एंट्री से पिछला साल ज़्यादा और यह साल कम दिखता है। अगर साल पहले ही भरा जा चुका है, तो सही किया हुआ बहीखाता रिटर्न से तब तक मेल नहीं खाएगा जब तक रिटर्न ठीक न हो या कर तैयारकर्ता यह दर्ज न करे कि दोनों में अंतर क्यों है (नीचे भरे गए रिटर्न वाला भाग देखें)।

IRS गणित या पोस्टिंग की गलती सुधारने को अकाउंटिंग पद्धति में बदलाव नहीं मानती (Publication 538)। डुप्लिकेट एंट्री उसी तरह की गलती है; सुधार किस रिटर्न में जाएगा, यह संस्था और इस पर निर्भर है कि पिछला साल अब भी संशोधित हो सकता है या नहीं।

क्या Form 1099-K की राशि बताती है कि आय दोगुनी है या नहीं?

नहीं। Form 1099-K उन सकल भुगतानों को रिपोर्ट करता है जो एक फ़ाइल करने वाले ने पेमेंट कार्ड या पेमेंट ऐप से प्रोसेस किए। वह यह नहीं दिखा सकता कि आपके बहीखाते में कोई बिक्री दो बार गिनी गई है या नहीं। Box 1a में शुल्क, क्रेडिट, रिफ़ंड, शिपिंग या डिस्काउंट जैसी मदें घटाई नहीं जातीं, इसलिए वह शुद्ध आय भी नहीं है (IRS)।

इसे सिर्फ़ संकेत की तरह इस्तेमाल करें, सबूत की तरह नहीं। अगर आपका बहीखाता उस कार्ड प्रोसेसर या ऐप से फ़ॉर्म की सकल राशि से ज़्यादा बिक्री दिखाता है, तो पहले दोहरी एंट्री खोजें। फ़ॉर्म और आपके बहीखाते में बिना किसी डुप्लिकेट के भी अंतर हो सकता है, जैसे साझा कार्ड टर्मिनल, या स्वामी या कर पहचान संख्या बदलने से (IRS), या साल के अंत के समय-अंतर से; फ़ॉर्म आपके बहीखाते से ऊपर हो तो इसका मतलब बहीखाते से बिक्री छूटना भी हो सकता है।

फ़ॉर्म आए या न आए, आपको सारी आय रिपोर्ट करनी होती है (IRS)। सीमाएँ, और गलत या डुप्लिकेट फ़ॉर्म का क्या करें: पेमेंट प्लेटफ़ॉर्म की रिपोर्टिंग सीमा और गलत या सुधारा हुआ प्लेटफ़ॉर्म कर फ़ॉर्म। पूरा मिलान: बिक्री और पेआउट का मिलान।

क्या दोगुनी आय उस रिटर्न तक पहुँच गई जो मैं पहले भर चुका हूँ?

हाँ, अगर रिटर्न दोगुने बहीखाते से तैयार हुआ था। पहले रिटर्न की लाइन को बहीखाते से जोड़कर देखें: सकल प्राप्तियाँ या कुल आय बनाम सही की गई आय रिपोर्ट। जो रिटर्न बैंक जमा या Form 1099-K से तैयार हुआ, उसमें फ़ालतू राशि कभी आई ही न हो। अगर बहीखाता अभी किसी रिटर्न में इस्तेमाल नहीं हुआ, तो पहले उसे ठीक करें और अपने तैयारकर्ता को सही रिपोर्ट दें। भेजने से पहले और क्या जाँचें: बहीखाता सफ़ाई चेकलिस्ट।

अगर रिटर्न में फ़ालतू राशि थी, तो वह ठीक किए जाने तक जैसी भरी गई थी वैसी ही रहती है।

दोगुनी आय से चुकाया गया कर ज़्यादा हो सकता है, इसलिए सुधार रिफ़ंड का दावा बन सकता है। रिफ़ंड के दावे की एक समय-सीमा होती है: मूल रिटर्न फ़ाइल करने के 3 वर्ष बाद या कर चुकाने के 2 वर्ष बाद, जो भी बाद में हो, जो दावा करने वाले के अपने रिटर्न और भुगतान से गिनी जाती है। जल्दी भरा गया रिटर्न देय तारीख पर भरा माना जाता है, और समय-सीमा के बाद भरे दावे पर कोई क्रेडिट या रिफ़ंड नहीं मिलता, जब तक कोई अपवाद ज़्यादा समय न दे (IRS)। इसलिए साझेदारी या S corporation का स्वामी अपने रिटर्न से गिनता है। साझेदारी का प्रशासनिक समायोजन अनुरोध आमतौर पर उसके रिटर्न की भरने की तारीख या बिना विस्तार की देय तारीख, जो भी बाद की हो, उसके 3 वर्ष के भीतर भरना होता है, और उस साल के लिए प्रशासनिक कार्यवाही खोलने वाला IRS का नोटिस आमतौर पर इसे रोक देता है (26 U.S.C. 6227)। संघीय रिटर्न में बदलाव राज्य के रिटर्न पर भी असर डाल सकता है (IRS)।

वही आय का आँकड़ा बिक्री कर के रिटर्न, ऋण के पैकेज या निवेशक की रिपोर्ट में भी हो सकता है। उन्हें भी जाँचें। बिक्री कर के लिए: देय बिक्री कर रिटर्न से मेल नहीं खाता।

आय दोबारा दो बार दर्ज होने से कैसे रोकूँ?

हर बिक्री को एक ही ठिकाना दें, जोड़ने की जगह मिलाएँ, और हर महीने आय की तुलना बैंक जमा से करें।

• बिक्री का एक ही स्रोत। तय करें कि बिक्री का रिकॉर्ड चालान बनाएँगे या पेमेंट ऐप, और दूसरे को बंद कर दें।
• जोड़ें नहीं, मिलाएँ। जब बैंक लाइन का लेन-देन पहले से मौजूद हो, तो Match इस्तेमाल करें (QuickBooks Online सहायता)।
• लाइव फ़ीड के ऊपर विवरण अपलोड न करें। कमी भरने के लिए बैंक फ़ीड ने इम्पोर्ट करना बंद कर दिया देखें।
• हर महीने मिलान करें। IRS कहती है कि चेकिंग खाते का हर महीने मिलान करें, और कंप्यूटर के रिकॉर्ड आपके बहीखाते और रिटर्न से मेल खाने चाहिए (Publication 583)।
• नए कनेक्शन को परखें। कोई भी ऐप जोड़ने के बाद, सिंक पर भरोसा करने से पहले एक महीने की आय की तुलना उसके बैंक जमा से करें, और खुले चालान तथा Undeposited Funds देखें।
• रिटर्न भरने के बाद साल को लॉक करें। कर भरने के बाद क्लोज़िंग डेट।

उदाहरण

ये उदाहरण सिर्फ़ समझाने के लिए हैं; राशियाँ अमेरिकी डॉलर में हैं।

मिलाने की जगह जोड़ा गया जमा

एक डिज़ाइन स्टूडियो मई में एक ग्राहक को US$8,000 का चालान भेजता है। ग्राहक भुगतान करता है, और भुगतान चालान पर लगा दिया जाता है। फिर बैंक फ़ीड में वह जमा दिखता है, और उसे मिलाने की जगह आय के रूप में जोड़ दिया जाता है। मई की आय US$8,000 के एक जमा के मुकाबले US$16,000 दिखती है। स्टूडियो जोड़ी गई आय की एंट्री हटाता है और बैंक लाइन को मौजूदा रिकॉर्ड से मिलाता है। मई की आय फिर US$8,000 हो जाती है।

सितंबर में जुड़ा पेमेंट ऐप

कैलेंडर वर्ष पर रिटर्न भरने वाली एक ऑनलाइन दुकान सितंबर में पेमेंट ऐप जोड़ती है। चार महीने तक हर बिक्री एक चालान के रूप में और फिर सिंक की गई बिक्री के रूप में दोबारा दिखती है, यानी करीब US$22,000 की फ़ालतू आय। दुकान चालानों को अपना एकमात्र स्रोत चुनती है, सिंक की बिक्री बंद करती है, और हर महीने की तुलना उसके बैंक जमा से करते हुए डुप्लिकेट महीने-दर-महीने साफ़ करती है। अगर उस साल का रिटर्न इसी बहीखाते से पहले भरा जा चुका है, तो फ़ालतू US$22,000 रिटर्न में है, और अगला कदम ऊपर बताई संशोधित रिटर्न की जाँच है।

अपलोड और फ़ीड

एक ठेकेदार बैंक विवरण हाथ से अपलोड करता है और उसके 60 जमा, कुल US$9,400, जोड़ देता है। फिर लाइव फ़ीड वही 60 लाइनें For review में ले आती है। ठेकेदार हर एक को पहले से दर्ज जमा से जाँचता है और जुड़ने से पहले फ़ीड की 60 कॉपियाँ बाहर कर देता है, इसलिए बहीखाते में जमा US$9,400 रहते हैं, US$18,800 नहीं। अगर दोनों सेट पहले ही जुड़ चुके होते, तो पोस्ट हुई फ़ालतू एंट्री को बहीखाते में ठीक करना पड़ता और खाते का फिर से मिलान करना होता।

आपके लिए अलग?

• दोहराव कई महीनों में फैला है, पेमेंट ऐप कई खातों में सिंक होता है, मिलान हो चुकी अवधियाँ शामिल हैं, या भरे गए रिटर्न में फ़ालतू आय रिपोर्ट हुई हो सकती है: कौन-सी एंट्री रखनी हैं, कोई रिटर्न संशोधित करना है या नहीं, और सेटअप कैसे हो कि हर बिक्री एक बार दर्ज हो, यह तय करने के लिए बहीखाता सहायता लें।
• साझेदारी या S corporation के रिटर्न में फ़ालतू आय गई हो सकती है: भरे गए व्यावसायिक रिटर्न को ठीक करना देखें।
• कोई भुगतान क्लियर नहीं होता और Undeposited Funds बढ़ता जाता है: Undeposited Funds का बैलेंस देखें।
• पेआउट, शुल्क या Form 1099-K आपकी बिक्री से मेल नहीं खाते: बिक्री और पेआउट का मिलान और बहीखाते में पेआउट देखें।
• एंट्री हटाने के बाद मिलान गड़बड़ है: मिलान का शुरुआती बैलेंस गलत देखें।
• रिफ़ंड आय के रूप में दर्ज हुए: बहीखाते में रिफ़ंड दर्ज करना देखें।
• रिटर्न जाने के बाद भी भरा गया साल बदलता रहता है: कर भरने के बाद क्लोज़िंग डेट देखें।
• बहीखाता महीनों पीछे है, या IRS ने उस साल के बारे में लिखा है: बहीखाता सहायता के साथ बकाया बहीखाते को पूरा करना देखें, या आपके व्यवसाय को IRS का नोटिस।