QuickBooks 중복 매출: 청구서 결제와 입금

QuickBooks에서 매출이 왜 두 번 표시되나요?

하나의 판매에 장부 기록이 두 개 있으면 매출이 두 번 표시됩니다. 예를 들어 청구서와 그 결제가 이미 있는데, 같은 돈의 은행 입금을 새 매출로 또 추가한 경우입니다. 결제 앱 연동이 청구서와 별도로 판매를 기록하는 것도 흔한 원인입니다. 가장 빠른 확인 방법은 한 달치 매출을 그달의 입금액과 비교하는 것입니다.

매출 합계가 입금액보다 크다고 해서 모두 중복은 아닙니다. 아직 결제되지 않은 청구서와, 결제 처리 수수료·환불을 뺀 금액으로 들어오는 입금 때문에 매출이 입금액보다 커질 수 있습니다. 반대로 구매자에게 부과되어 징수한 뒤 납부하는 판매세와 다른 사람에게 전달할 팁은 입금액에는 있지만 매출에는 없으므로 반대 방향으로 작용합니다. 판매자에게 부과되어 고객에게 청구한 판매세는 일반적으로 총수입에 포함됩니다(Publication 334). 중복은 추가 판매의 뒷받침이 없는 매출입니다.

비교할 때는 회계 방식이 중요합니다. 현금주의 방식에서는 소득을 실제로 받았거나 제한 없이 쓸 수 있게 된 연도에 계산하고, 발생주의 방식에서는 일반적으로 소득이 발생한 연도에 계산합니다(Publication 538). 현금주의 매출 보고서는 받은 돈과 일치해야 합니다. 발생주의 보고서에는 미결제 청구서도 포함됩니다.

다음과 같은 경우에는 단순한 사례가 아닙니다.

• 중복이 여러 달 또는 여러 해에 걸쳐 있는 경우
• 결제 앱이 둘 이상의 계정이나 회사 파일로 연동되는 경우
• 일부 월이 이미 대사되었거나 잠겨 있는 경우
• 제출한 신고서에 두 배가 된 금액이 사용되었을 수 있는 경우

이런 경우에는 아무것도 삭제하기 전에 장부 담당자나 세금 신고 대행인에게 파일을 확인받으세요.

시작하기 전에 준비할 자료는 다음과 같습니다.

• 해당 기간의 월별 매출 보고서(세금 신고서가 쓰는 방식 기준으로 작성한 것)
• 같은 달의 은행 및 결제 앱 명세서
• 미결제 및 결제 완료 청구서 목록
• 앱 연결 또는 연동 설정과, 각 연결을 켠 날짜
• Form 1099-K(있는 경우)
• 해당 연도별로 제출한 신고서

중복 입금은 어디서 생기나요? 하나는 결제로, 하나는 입금으로 기록되는 경우

같은 돈이나 같은 판매를 두 경로로 기록하면 중복이 생깁니다. 흔한 유형은 다섯 가지입니다.

QuickBooks Online의 매칭 안내에 따르면, 거래가 이미 장부에 있는 은행 거래 내역에는 Match 옵션이 표시될 수 있고, Add는 그 거래 내역을 새 항목으로 분류합니다(QuickBooks Online 도움말). 이미 있는 거래 내역을 추가하는 것이 첫 번째 유형이 시작되는 원인입니다. 추가한 항목을 삭제한 뒤에도 결제가 Undeposited Funds에 남아 있다면 Undeposited Funds 잔액을 참고하세요.

매출이 두 번 잡혔는지 어떻게 확인하나요?

한 달치 매출을 받은 돈 및 그 근거가 되는 청구서와 맞춰 봅니다. 중복은 기록이 두 개인데 입금은 한 번인 판매입니다.

1. 한 달을 고르세요. 합계가 아니라 거래별 매출 보고서를 열고, 모든 매출 계정(포괄 계정이나 미분류 계정 포함)을 포함하며, 세금 신고서가 쓰는 방식(현금주의 또는 발생주의)으로 설정합니다.
2. 은행 및 결제 앱 명세서에서 그달의 입금 내역을 정리합니다. 판매가 아닌 입금은 따로 둡니다. 대출, 소유주가 넣은 돈, 본인 계좌 간 이체, 납부를 위해 징수한 구매자 부과 판매세, 다른 사람을 위해 받은 팁이 여기에 해당합니다.
3. 현금주의 방식의 매출을 그 입금액과 비교합니다. 결제 처리 수수료, 환불, 월말 시차를 제외하면 일치해야 합니다.
4. 발생주의를 쓴다면 현금주의 매출과의 차이를 미결제 매출의 변동으로 설명하세요. 즉 그달에 청구한 매출에서 그달에 청구서에 대해 받은 결제를 빼고(판매세는 빼고 매출 부분만), 크레딧 메모(credit note)를 반영해 조정합니다. 선수금과 아직 청구하지 않은 소득은 세금 신고 대행인의 검토가 필요하며, 설명되지 않는 차이는 단서일 뿐 증거는 아닙니다.
5. 매출이 이 설명보다 크다면 하나의 판매가 두 곳에 있는지 찾아보세요. 매출 줄을 금액순, 다음으로 날짜순으로 정렬합니다. 며칠 안에 같은 금액이 두 번 나오고 하나는 청구서에 연결되어 있고 하나는 연결되어 있지 않다면 가장 흔한 중복 패턴입니다.
6. 의심되는 건을 각각 명세서와 대조합니다. 은행에는 입금이 한 건인데 장부에는 매출 기록이 두 개인 경우입니다.

은행 계좌 대사는 한 푼도 틀리지 않게 맞더라도 매출이 두 배일 수 있습니다. 두 번째 사본이 대사 대상이 아닌 계정에 있을 수 있기 때문입니다. 매달 대사하고(Publication 583), 매출과 입금도 함께 비교하세요. 은행 연동은 대사가 아닙니다.

어느 쪽을 남겨야 하나요? 매칭, 삭제, 제외 중 무엇을 하나요?

보통은 청구서와 은행 거래 내역에 연결된 기록을 남기고, 연결되지 않은 두 번째 사본을 삭제합니다. 어느 쪽인지 분명하지 않다면 삭제하기 전에 멈추고 장부 담당자에게 물어보세요.

QuickBooks Online의 제외(exclude) 절차는 For review 탭에서 시작하므로, 그곳에서 대기 중인 은행 거래 내역에만 적용됩니다. 이미 장부에 추가된 거래 내역은 장부에서 고쳐야 합니다.

주의할 점:

• 연결된 사본을 삭제하는 경우. 청구서와 그 결제는 연결되어 있습니다. 청구서를 닫는 결제가 아니라 따로 떨어진 항목을 삭제하세요. 그렇지 않으면 청구서의 결제 내역이 깨집니다.
• 중복이 아닌 거래 내역을 제외하는 경우. 실제 입금 두 건의 금액과 날짜가 같을 수 있습니다. 같은 거래 내역이 이미 장부에 있는 것을 확인한 뒤에만 제외하고, 금액, 날짜, 설명을 비교하세요.
• 계획 없이 대사가 끝난 달에서 삭제하는 경우. 아래의 마감된 달에 관한 부분을 참고하세요.
• 바뀐 내용을 기록하지 않는 경우. 삭제할 때마다 날짜, 금액, 고객, 남긴 것과 그 이유를 적어 두세요. 재무부 규정은 장부와 신고서 사이의 차이를 설명하는 대사 자료를 보관해야 할 증빙 기록의 예로 듭니다(26 CFR 1.446-1). 삭제 기록이 그 자료가 됩니다.

Stripe와 QuickBooks 연동 중복은 어떻게 고치고, 새로 생기는 것은 어떻게 막나요?

각 판매를 어디에 한 번만 기록할지 정하고, 다른 경로를 중단한 뒤, 월별로 중복을 정리합니다. 설정은 앱과 소프트웨어마다 다르며 각 도움말 페이지에서 다루므로 이 가이드에서는 다루지 않습니다.

1. 판매의 단일 근거를 정하세요. 청구서로 할지, 앱이 연동하는 판매로 할지 선택합니다.
2. 새 사본이 생기지 않도록 다른 경로를 지금 끄세요. 연동이 켜져 있는 상태에서 먼저 삭제하면 새 사본이 또 생길 수 있습니다.
3. 매출이 입금액을 넘기 시작한 첫 달을 찾으세요. 보통 연결을 시작한 시점과 가깝습니다. 각 연결을 켠 날짜와 대조해 확인하세요.
4. 가장 오래된 달부터 중복을 정리하세요. 한 달을 정리할 때마다 그달의 매출을 입금액과 다시 비교합니다.
5. 변경 후 첫 정산금을 확인하세요. 그 안의 판매는 이미 각각 한 번씩 나타나 있어야 하고, 입금은 새 판매 매출을 추가하지 않고 그 기록들과 매칭되어야 합니다.

정산금은 수수료와 환불을 뺀 금액으로 들어오므로, 중복이 없어도 정산금은 그 근거가 되는 판매액보다 작습니다. 이 대조 방법은 판매와 정산금 대사에서 다룹니다. 앱별 안내는 Stripe, Square, Shopify를 참고하세요. 매출로 잘못 기록된 환불은 장부에 환불 기록하기를 참고하세요.

이미 대사했거나 마감한 달에 중복이 있으면 어떻게 하나요?

대사했거나 잠긴 달의 중복도 고칠 수 있지만, 그 항목이 있는 달에서 고치고 이유를 기록하세요. 대사가 끝난 항목을 바꾸면 그달이 은행 명세서와 맞지 않을 수 있고, 다음 대사가 다른 잔액에서 시작될 수 있습니다(대사의 시작 잔액이 틀린 경우). 잠긴 날짜를 바꾸려면 마감일(closing date) 설정에 따라 비밀번호가 필요할 수 있습니다(세금 신고 후의 마감일).

오늘 날짜로 조정 분개를 하면 수정 내용이 추가분이 기록된 기간에서 벗어납니다. 소득은 받았거나 발생한 연도에 신고하므로(Publication 538), 올해 일괄 조정하면 이전 연도는 과대 계상되고 올해는 과소 계상됩니다. 이미 신고한 연도라면 신고서를 정정하거나 세금 신고 대행인이 두 숫자가 다른 이유를 기록하기 전까지 수정된 장부는 신고서와 맞지 않게 됩니다(아래 제출한 신고서 부분 참고).

IRS는 계산 오류나 기장 오류를 바로잡는 것을 회계 방식 변경이 아닌 것으로 분류합니다(Publication 538). 중복 입력은 그런 종류의 오류입니다. 어느 신고서에 정정을 반영하는지는 사업체 유형과, 이전 연도를 아직 수정 신고할 수 있는지에 따라 달라집니다.

Form 1099-K 금액으로 매출이 두 배인지 알 수 있나요?

아니요. Form 1099-K는 한 제출자가 결제 카드나 결제 앱으로 처리한 총결제액을 보고합니다. 장부가 판매를 두 번 계산했는지는 보여 주지 못합니다. 박스 1a는 수수료, 크레딧, 환불, 배송비, 할인 등을 뺀 금액이 아니므로 순소득도 아닙니다(IRS).

단서로만 쓰고 증거로 쓰지 마세요. 장부의 해당 카드 결제 업체나 앱을 통한 판매액이 양식의 총액보다 크다면 먼저 이중 입력을 찾아보세요. 중복이 없어도 양식과 장부가 다를 수 있습니다. 카드 단말기를 공유했거나 소유주 또는 납세자 번호가 바뀐 경우(IRS), 연말 시기 차이가 원인일 수 있습니다. 양식이 장부보다 크다면 장부에 빠진 판매가 있다는 뜻일 수도 있습니다.

양식이 도착하는지와 관계없이 모든 소득을 신고해야 합니다(IRS). 기준액과 잘못되었거나 중복된 양식을 받았을 때의 대응은 결제 플랫폼 보고 기준과 잘못되었거나 정정된 플랫폼 세금 양식을 참고하세요. 전체 대조 방법은 판매와 정산금 대사에서 다룹니다.

두 배가 된 매출이 이미 제출한 신고서에 반영되었나요?

신고서를 두 배가 된 장부로 작성했다면 반영된 것입니다. 먼저 신고서의 해당 줄을 장부와 추적하세요. 총수입 또는 총소득을 정정한 매출 보고서와 비교합니다. 입금액이나 Form 1099-K로 작성한 신고서에는 추가분이 들어가지 않았을 수도 있습니다. 장부를 아직 신고서에 쓰지 않았다면 먼저 장부를 고치고 정정된 보고서를 세금 신고 대행인에게 전달하세요. 보내기 전에 확인할 다른 내용은 장부 정리 체크리스트를 참고하세요.

신고서에 추가분이 반영되었다면 정정하기 전까지는 제출한 그대로 남습니다.

두 배가 된 소득은 납부한 세금을 과대하게 만들 수 있으므로, 정정은 환급 청구가 될 수 있습니다. 환급 청구에는 기한이 있습니다. 기한은 원 신고서 제출 후 3년 또는 세금 납부 후 2년 중 더 늦은 시점이며, 청구인 본인의 신고서와 납부를 기준으로 계산합니다. 기한 전에 제출한 신고서는 기한일에 제출한 것으로 보며, 기한이 지난 뒤 제출한 청구는 예외로 시간이 더 주어지는 경우가 아니면 세액공제나 환급을 받을 수 없습니다(IRS). 따라서 파트너십이나 S corporation의 소유주는 소유주 본인의 신고서를 기준으로 계산합니다. 파트너십의 행정 조정 신청(administrative adjustment request)은 일반적으로 신고서 제출일과 연장 전 기한 중 늦은 날부터 3년 안에 제출해야 하며, 해당 연도에 대해 행정 절차를 시작하는 IRS 통지가 있으면 일반적으로 제출할 수 없습니다(26 U.S.C. 6227). 연방 신고서의 변경은 주 신고서에도 영향을 줄 수 있습니다(IRS).

같은 매출 금액이 판매세 신고서, 대출 서류, 투자자 보고서에도 들어 있을 수 있으니 그것도 확인하세요. 판매세는 판매세 미납 잔액이 신고서와 맞지 않는 경우를 참고하세요.

매출이 다시 두 번 기록되지 않게 하려면 어떻게 하나요?

모든 판매의 기록 위치를 한 곳으로 정하고, 추가하지 말고 매칭하고, 매달 매출을 입금액과 비교하세요.

• 판매의 단일 근거. 청구서와 결제 앱 중 어느 쪽이 판매 기록을 만들지 정하고, 다른 쪽은 끄세요.
• 추가하지 말고 매칭하세요. 은행 거래 내역의 거래가 이미 있으면 Match를 사용하세요(QuickBooks Online 도움말).
• 실시간 연동 위에 명세서를 업로드하지 마세요. 빈 기간을 채우려면 은행 연동이 중단된 경우를 참고하세요.
• 매달 대사하세요. IRS는 당좌예금 계좌를 매달 대사하라고 안내하며, 전산 기록은 장부 및 신고서와 맞아야 합니다(Publication 583).
• 새 연결을 테스트하세요. 앱을 연결한 뒤에는 연동을 믿기 전에 한 달치 매출을 그달의 입금액과 비교하고 미결제 청구서와 Undeposited Funds도 확인하세요.
• 신고 후에는 해당 연도를 잠그세요. 세금 신고 후의 마감일을 참고하세요.

예시

이 예시는 설명용이며 금액 단위는 미국 달러입니다.

매칭하지 않고 입금을 추가한 경우

디자인 스튜디오가 5월에 고객에게 US$8,000을 청구합니다. 고객이 결제했고 결제가 청구서에 적용됩니다. 그 뒤 은행 연동에 입금이 나타났고, 매칭하지 않고 매출로 추가했습니다. 5월 매출이 입금 한 건 US$8,000에 비해 US$16,000으로 표시됩니다. 스튜디오는 추가한 매출 항목을 삭제하고 은행 거래 내역을 기존 기록과 매칭합니다. 5월 매출은 다시 US$8,000이 됩니다.

9월에 연결한 결제 앱

역년 기준으로 신고하는 온라인 쇼핑몰이 9월에 결제 앱을 연결합니다. 넉 달 동안 판매마다 청구서로 한 번, 연동된 판매로 한 번 더 나타나 약 US$22,000의 매출이 추가됩니다. 쇼핑몰은 청구서를 단일 근거로 정하고, 연동의 판매 기록을 끄고, 월별로 입금액과 비교하면서 중복을 정리합니다. 그해 신고서를 이 장부로 이미 제출했다면 추가된 US$22,000이 신고서에 들어 있고, 다음 단계는 위의 수정 신고서 확인입니다.

업로드와 연동

한 계약자가 은행 명세서를 직접 업로드해 입금 60건, 합계 US$9,400을 추가합니다. 그 뒤 실시간 연동이 같은 60건을 For review로 가져옵니다. 계약자는 각 건을 이미 기록된 입금과 대조하고 연동으로 들어온 60건 사본을 추가되기 전에 제외합니다. 그래서 장부의 입금액은 US$18,800이 아니라 US$9,400으로 유지됩니다. 두 세트가 이미 모두 추가되었다면, 장부에 반영된 추가분을 고치고 계좌를 다시 대사해야 합니다.

상황이 다르다면?

• 중복이 여러 달에 걸쳐 있거나, 결제 앱이 여러 계정으로 연동되거나, 대사한 기간이 얽혀 있거나, 제출한 신고서에 추가 매출이 신고되었을 수 있는 경우: 어떤 항목을 남길지, 신고서를 수정해야 하는지, 각 판매를 한 번만 기록하도록 어떻게 설정할지 정하려면 장부 관리 도움을 받으세요.
• 파트너십이나 S corporation 신고서에 추가 매출이 반영되었을 수 있는 경우: 제출한 사업체 신고서 정정하기를 참고하세요.
• 결제가 정리되지 않고 Undeposited Funds가 계속 늘어나는 경우: Undeposited Funds 잔액을 참고하세요.
• 정산금, 수수료, Form 1099-K가 판매액과 맞지 않는 경우: 판매와 정산금 대사와 장부의 정산금 처리를 참고하세요.
• 항목을 삭제한 뒤 대사가 맞지 않는 경우: 대사의 시작 잔액이 틀린 경우를 참고하세요.
• 환불이 매출로 기록된 경우: 장부에 환불 기록하기를 참고하세요.
• 신고서를 제출한 뒤에도 신고한 연도가 계속 바뀌는 경우: 세금 신고 후의 마감일을 참고하세요.
• 장부가 몇 달 밀렸거나 IRS가 해당 연도에 대해 서신을 보낸 경우: 장부 관리 도움과 함께 밀린 장부 따라잡기를, 또는 사업체로 온 IRS 통지를 참고하세요.