회계사·회계 소프트웨어 변경 후 기초잔액 설정하기

회계사를 바꾼 뒤 기초잔액을 정하려면 어떤 보고서가 필요한가요?

기초잔액은 손익 보고서나 제출한 신고서가 아니라, 마지막으로 마감한 과세연도의 기말 재무상태표에서 가져옵니다. 이전 회계사에게 요청하거나 예전 소프트웨어에서 내보내서, 그 연도 마지막 날 기준의 아래 보고서를 받으세요. 소득, 공제, 세액공제를 입증하기에 충분한 영구 장부나 기록을 보관할 의무는 납세자에게 있습니다.

예전 계정이 명세서와 대사되어 있고 기말 재무상태표가 마지막으로 제출한 신고서와 일치하면 전환은 간단합니다. 둘이 다르거나, 지난해 신고서가 아직 제출되지 않았거나, 이전 회계사가 기록을 넘겨주지 않았거나 파일이 없거나, 많은 프로그램이 쓰는 잡계정인 기초잔액 자본에 큰 금액이 있어야만 기초 재무상태표가 맞는다면 간단하지 않습니다.

제출한 신고서만으로 기초잔액을 정할 수 있나요?

최후의 수단으로만 가능합니다. 제출한 신고서에서는 기껏해야 재무상태표의 합계가 나오고, 재무상태표가 없는 신고서도 있습니다. 신고서는 장부를 바탕으로 만들어집니다. Form 1120-S 작성 안내는 Schedule L이 "법인의 장부와 기록과 일치해야 한다"고 말합니다.

소규모 사업체는 Schedule L을 생략할 수 있고, 그러면 신고서에는 맞춰 볼 재무상태표가 없습니다. 해당 대상과 한계는 법인 신고서의 Schedule L에 있습니다.

예전 장부가 없다면, 마지막으로 제출한 Schedule L의 연말 열이 유일한 기말 재무상태표일 수 있습니다. 각 줄을 명세서로 뒷받침해야 할 합계로 보세요.

새 소프트웨어로 옮길 때 새 장부의 시작일은 언제로 해야 하나요?

과세연도의 첫날로 하세요. IRS에는 시작일 규정이 없지만, 이렇게 하면 기초잔액이 끝난 연도의 기말 잔액이 되므로 가장 깔끔합니다. 기초잔액의 날짜는 직전 과세연도의 마지막 날인 마감일(역년이면 12월 31일)로 하고, 이 페이지는 이를 기초일이라고 부릅니다. 새 장부의 첫 거래 날짜는 새 연도의 첫날입니다.

• 날짜가 신고서와 일치합니다. 마감일은 신고서의 기말 재무상태표 날짜입니다.
• 연도가 깨끗하게 시작됩니다. 복식부기 시스템에서는 Publication 583에 따라 소득과 비용 계정은 과세연도 말에 마감되고, 자산, 부채, 순자산 계정은 계속 열려 있습니다. 그러면 새 파일의 손익은 신고서가 다루는 연도와 정확히 일치합니다.
• 자본을 나눌 필요가 없습니다. 연중에 시작하면 올해 지금까지 번 이익을 기초에 포함해야 하는데, 그 금액은 제출한 신고서 어디에도 없습니다.

지난해 신고서를 아직 제출하지 않았다면 기말 잔액은 최종이 아닙니다. 감가상각 같은 연말 분개가 잔액을 바꿀 수 있습니다. 그 분개 이후의 시산표를 받고, 신고서가 제출된 뒤 Schedule L과 비교하세요.

스프레드시트에서 옮기는 경우도 같습니다. 마감일 기준의 스프레드시트 합계가 시산표 역할을 합니다. 회계연도 기준으로 신고하는 사업체는 첫날이 1월 1일이 아니라 회계연도의 첫날입니다. 전환이 연중에 이루어졌더라도 지난해 말 잔액으로 장부를 열고, 이후의 달을 아래 방법대로 입력하세요.

파트너십이나 S corporation 신고서의 Schedule L과 기초잔액은 어떻게 맞추나요?

기초 재무상태표는 마지막으로 제출한 Schedule L의 연말 열과 줄 묶음별로 같아야 합니다. Schedule L은 계정을 고정된 줄로 묶기 때문에 한 줄에 여러 계정이 들어갈 수 있습니다. 계정별이 아니라 줄별 합계로 비교하세요.

Form 1120-S 작성 안내는 주주로부터의 대출 줄이 일반적으로 Schedule K-1의 금액과 일치해야 한다고 말합니다. Form 1065 작성 안내는 기초 총자산이 일반적으로 전년도 기말 총자산과 같아야 하며, 다르면 설명서를 첨부해야 한다고 말합니다.

예전 장부와 Schedule L이 다르다면 흔한 원인은 신고서 제출 후에 기록된 분개, 달러 미만을 반올림한 금액(작성 안내는 신고서에서 센트를 반올림해 없애도 된다고 허용합니다), 세무 기준으로 작성한 Schedule L(Form 1065 작성 안내에 그런 언급이 있고, Schedule M-3 제출자는 장부가 세무 기준 금액만 반영할 때 허용됩니다), 그리고 예전 장부의 오류입니다.

새 장부를 열 때 예전 잔액을 바로잡으면 다음 신고서의 기초 열이 제출한 기말 열과 일치하지 않을 수 있고, 파트너십 신고서는 총자산에 차이가 있으면 위에서 설명한 설명서를 첨부해야 합니다. 그 수정이 제출한 신고서의 소득에 영향을 주는지는 세금 신고 대행인이 판단할 문제이며, 새 장부를 신고서에 사용하기 전에 판단해야 합니다.

소유주 자본(주식과 이익잉여금, 파트너 자본, 개인사업자의 자본)은 어떻게 정하나요?

자본은 기초일의 자산에서 부채를 뺀 금액입니다. Publication 583은 이를 순자산이라 부르고 "부채를 초과하는 자산"이라고 설명합니다. 법인이나 파트너십은 예전 기말 시산표에서 각 자본 계정을 가져와 합계가 자산에서 부채를 뺀 금액과 같은지 확인하세요. 같지 않다면 기초를 열기 전에 차이를 찾으세요. 차이를 맞춤 금액으로 입력하지 마세요.

세 가지 함정이 있습니다.

• 이익잉여금에는 이전 연도분만 들어갑니다. 올해 이익은 입력하는 달의 거래로 쌓이며, 이전의 분배금과 인출금은 이미 기말 자본에 반영되어 있습니다.
• S corporation의 누적 조정 계정(AAA)은 이익잉여금이 아닙니다. Schedule M-2 작성 안내는 이를 일반적으로 1982년 이후 연도의 누적된 미분배 순소득을 반영하는 계정이라고 설명하며, 분배의 세금 효과를 계산하기 위해 유지합니다. 누적 이익잉여금(earnings and profits)이 있는 S corporation은 이 계정을 유지해야 합니다.
• 파트너의 K-1 자본은 장부가 아니라 세무 기준(세법 규칙으로 계산한 금액)입니다. Form 1065 작성 안내는 Schedule M-2의 기초 잔액이 Schedule K-1의 파트너별 기초 세무 기준 자본과 같아야 하고, 다르면 설명을 첨부하라고 말합니다. 파트너별 장부 금액으로 장부를 열고 세무 기준 자본은 따로 관리하세요. LLC 장부의 파트너 자본 계정을 보세요.

장비와 감가상각누계액은 어떻게 옮기나요?

장비는 취득가액으로, 감가상각누계액은 별도 잔액으로 입력하되, 신고서가 아니라 고정자산 목록에서 가져옵니다. 신고서에는 그 목록이 없습니다. Form 4562 작성 안내에 따르면 올해 자산은 자산 종류와 사업에 사용하기 시작한 달별로 신고하고, 오래된 자산은 일반적으로 하나의 공제 합계로만 나타납니다.

• 출처: 예전 기말 시산표의 바탕이 된 고정자산 목록과, 마지막으로 제출한 신고서의 바탕이 된 감가상각 일정표를 비교하세요. 장부상 감가상각과 세무상 감가상각이 다르면 장부 금액으로 열고 세무 일정표는 세금 신고 대행인에게 별도로 전달하세요. Publication 583은 자산 기록에 구입가격, 개량비, 공제받은 section 179와 감가상각 공제, 처분 내역이 있어야 한다고 말합니다.
• 대조: 장부가 신고서의 감가상각을 따른다면 취득가액에서 감가상각누계액을 뺀 금액이 감가상각 자산에 대한 Schedule L 줄과 같습니다.
• 합리성 확인: Form 4562 작성 안내에 따르면 이전 연도의 감가상각에 올해 감가상각을 더한 금액은 자산의 감가상각 대상 취득가액을 넘을 수 없으므로, 감가상각누계액이 자산의 취득가액보다 크면 목록에 오류가 있다는 뜻입니다.
• 재입력 금지: 과거 구입분은 기초잔액에만 존재하며, 새 비용이나 새 자산으로 입력하지 않습니다.

미결 청구서와 미지급 청구서를 소득이 두 번 잡히지 않게 옮기려면 어떻게 하나요?

미결 청구서와 미지급 청구서를 기초잔액에 넣는지는 장부가 쓰는 방식에 달려 있습니다. 발생주의라면 각 건을 원래 날짜로 한 번만 옮겨서, 나중의 지급이 새 소득이나 새 비용을 만들지 않고 그 건을 정산하게 하세요. 기초 시산표 분개 안에 넣지 말고 문서로 입력하며, 각 건은 매출이나 비용이 아니라 그 분개의 상대 계정에 기록하세요. 그러면 그 계정은 합계가 0이 됩니다. 현금주의라면 목록으로 보관하세요. 지급한 때 지급으로 계산합니다. 세금에서는 제출한 신고서의 방식이 기준입니다. 현금주의에서는 소득은 일반적으로 받을 때, 발생주의에서는 일반적으로 발생한 때 계산합니다.

지급 청구서도 마찬가지입니다. 현금주의에서는 미지급 청구서가 일반적으로 지급할 때 비용이 되고, 발생주의에서는 일반적으로 이미 마감한 연도의 비용이며 미지급금에 남아 있습니다.

소프트웨어를 바꿔도 회계 방식은 바뀌지 않으므로, 예전 장부와 제출한 신고서가 쓰는 방식을 유지하세요. 둘이 다르다면 기초를 열기 전에 발생주의 장부와 현금주의 세금 신고서를 보세요. 방식 자체를 바꾸려면 일반적으로 IRS 승인이 필요합니다. 소규모 사업체의 현금주의와 발생주의를 보세요. 발생주의 장부라면 매출채권과 미지급금의 합계가 예전 기말 시산표와 같은지, 이전 기간의 손익에 그것들로 인한 매출이나 비용이 나오지 않는지 확인하세요.

전환 전의 올해 달들은 어떻게 하나요?

기초일에 기초잔액을 설정한 다음, 그 뒤의 달을 하나씩 입력하고 다음 달을 시작하기 전에 대사하세요.

1. 위의 잔액을 기초일, 즉 지난해 마지막 날짜로 입력합니다.
2. 지나간 각 달은 은행·카드 명세서의 거래를 입력합니다. 발생주의 장부라면 그 달의 청구서, 지급 청구서, 감가상각 같은 비현금 분개도 직접 가진 기록에서 입력하되, 이를 매출이나 비용으로 다시 입력하지 말고 미결 청구서와 지급 청구서에 지급을 적용하세요. 예전 파일의 월별 보고서는 교차 확인용이며, 거래를 가져오는 것은 선택입니다.
3. 각 달을 대사하세요. Publication 583은 명세서, 수표책, 장부가 일치하도록 당좌 계좌를 매달 대사하라고 합니다.
4. 같은 날짜 기준으로 예전 회계사의 마지막 보고서가 있다면 연초부터 현재까지의 이익을 비교하세요.

장부를 열기 위해 이전 연도의 거래를 가져올 필요는 없습니다. 다음 신고서에 새 파일에서 필요한 자료(급여, Form 1099용 공급업체 지급, 판매세, 재고)는 신고서에 따라 다르므로 신고를 맡는 세금 신고 대행인에게 확인하세요. 예전 보고서와 파일은 사업 기록 보관 기간에 나온 기간 동안 보관하세요.

명세서의 한 줄은 지급과 그 날짜를 증명할 뿐 무엇을 위한 것이었는지는 증명하지 못합니다. Publication 583은 지급 증빙만으로는 공제가 인정되지 않는다고 하므로 청구서나 판매 전표도 보관하세요. 영수증 분실을 보세요.

새 파일에서 거래가 중복되지 않게 하려면 어떻게 하나요?

모든 기간에 대해 기초일 하나와 출처 하나를 쓰세요. 중복은 같은 거래가 두 경로로 들어오면서 생깁니다.

• 기초잔액은 거래가 아니라 잔액입니다. 기초일 날짜로 한 번만 입력하고, 그 날짜 이전이나 당일 날짜의 다른 거래는 입력하지 마세요. 단 아래의 미결 청구서와 미지급 청구서는 예외이며 원래 날짜를 유지합니다. 그 시점에 아직 결제되지 않은 수표나 입금은 이미 장부의 현금 잔액에 들어 있으므로, 은행 내역에서 처리되었을 때 새 지급이나 입금으로 다시 입력하지 마세요.
• 기간마다 출처는 하나입니다. 각 달의 은행 내역은 은행 연동, 명세서, 예전 파일 중 하나에서만 가져오고, 겹치는 둘에서 가져오지 마세요. 연동이나 가져오기는 기초일 다음 날부터 시작하세요.
• 미결 청구서와 미지급 청구서는 한 번만 입력하고, 그 원인이 된 매출이나 매입도 함께 가져오지 마세요.
• 남은 차이는 대사로 찾으세요. 첫 달의 대사는 기초일의 명세서 잔액에서 시작하고 미결 항목을 목록으로 만듭니다. 그 뒤에 남은 차이는 누락된 분개나 중복입니다. 잘못된 기초 잔액에는 별도의 해결 방법이 있습니다.

기초잔액이 맞는지 어떻게 확인하나요?

새 장부가 예전 기말 시산표, 명세서, 자산 목록, 제출한 신고서와 일치하면 기초잔액이 통과한 것입니다. 이는 잔액이 뒷받침된다는 뜻이지 예전 장부가 옳았다는 뜻은 아닙니다. 설명할 수 없는 차이가 있으면 세금 신고 대행인을 불러야 할 시점입니다. 첫 달을 입력하기 전에 다음을 확인하세요.

확인이 끝나면 이전 기간이 바뀌지 않도록 기초일 기준으로 장부를 잠그세요.

이전 회계사나 예전 소프트웨어가 기록을 주지 않으면 어떻게 하나요?

CPA, enrolled agent, 변호사는 요청이 있으면 연방 세금 준수에 필요한 고객의 기록을 지체 없이 돌려줘야 하며, 수수료 분쟁이 있어도 일반적으로 이 의무는 바뀌지 않습니다. IRS에 아무것도 준비하지 않는 장부 담당자는 계약 조건과 주 법만 따릅니다. 예전 원장과 시산표가 고객 기록에 해당하는지는 계약서에 따라 달라질 수 있으므로 서면으로 요청하세요. 회계사 교체를 보세요.

기록이 오지 않는다면 예전 장부 밖의 출처로 다시 만든 뒤 기초 자본을 확인받으세요.

• 제출한 신고서의 기록 증명서(transcript). Form 1065, Form 1120, Form 1120-S는 IRS가 비즈니스 세금 계정, Form 4506-T 또는 전화로 무료 사업 세금 신고서 기록 증명서를 제공합니다. 제출된 대부분의 줄 항목은 보여 주지만 신고서에 첨부한 문서나 명세서는 보여 주지 않습니다. 신고서 기록 증명서는 현재 연도와 직전 3개 처리 연도에 처리된 신고서 동안 받을 수 있고, 대부분의 Form 4506-T 요청은 10영업일 안에 처리됩니다. Schedule C는 Form 1040의 일부이므로 개인사업자는 대신 Form 4506-T로 신고서 기록 증명서를 요청합니다.
• 신고서 사본. Form 4506은 원래 제출한 그대로 첨부 서류를 포함한 사본을 신고서 한 건당 $30에 요청하는 양식이며, IRS는 최대 75일(달력일 기준)까지 걸릴 수 있다고 안내합니다.
• 명세서. 은행, 카드사, 대출기관의 명세서를 마감일까지 거슬러 올라가 받으세요.
• 본인이 가진 사본. IRS는 제출한 신고서의 사본을 보관하라고 안내합니다. 이메일과 회계사가 쓰던 고객 포털도 확인하세요.

명세서로 장부를 다시 만드는 방법은 은행 명세서로 장부 재작성을 보세요.

예시

이 예시는 설명을 위한 것이며 모든 금액은 미국 달러입니다.

S corporation이 7월 1일에 장부 담당자를 바꾼 경우

현금주의 장부이므로 매출채권과 미지급금이 없고, 총수입이 Schedule L 소규모 제출자 한도를 넘어 법인이 Schedule L을 작성한다고 가정합니다. 예전 장부의 12월 31일 기말 재무상태표는 다음과 같습니다. 은행 US$25,000, 장비 취득가액 US$40,000에서 감가상각누계액 US$15,000을 뺀 금액이므로 총자산은 US$50,000, 대출 US$20,000, 자본금 US$10,000, 이익잉여금 US$20,000이므로 자본은 US$30,000입니다. 부채와 자본의 합계는 US$50,000입니다.

새 장부는 기초일인 12월 31일에 이 잔액을 가져오며, 합계는 Schedule L의 연말 열과 일치합니다. 1월 1일부터 6월까지의 거래는 명세서로 입력하고 달마다 대사합니다. 7월 1일의 장부 담당자 교체에는 별도의 분개가 필요하지 않습니다.

개인사업자가 스프레드시트에서 새 소프트웨어로 옮기는 경우

Schedule C에는 재무상태표가 없으므로 12월 31일 기준 명세서에서 기초를 구합니다. 은행 US$8,000, 카드 잔액 US$5,000입니다. 소유주 자본은 US$3,000입니다. 예전 거래는 가져오지 않고, 소득과 비용은 1월부터 입력합니다.

파트너십으로 과세되는 구성원 두 명의 LLC

파트너십이 소규모 제출자 요건을 충족하지 않아 Schedule L, Schedule M-2, 각 Schedule K-1의 항목 L을 작성한다고 가정합니다. 장부상 파트너 자본은 합계 US$60,000이고, Schedule K-1의 세무 기준 자본은 US$45,000입니다. 장부로 작성한 Schedule L에는 US$60,000이 나옵니다. 새 장부는 예전 장부가 보여 주는 파트너별 배분대로 US$60,000으로 시작합니다. US$15,000의 차이는 세무 기준 일정표에 따로 두어, 세금 신고 대행인이 Schedule M-2를 K-1과 맞출 수 있게 합니다.

상황이 다르다면?

• 예전 장부와 제출한 신고서가 다르거나, 지난해 신고서를 아직 제출하지 않았거나, 이전 회계사가 기록을 넘겨주지 않거나, 기초 자본에 큰 금액의 잡계정 분개가 필요한 경우: 어떤 잔액을 믿을 수 있는지는 이런 사정에 달려 있고, 새 장부가 신고서에 쓰이기 전에 판단해야 합니다. 장부 담당자나 세금 신고 대행인을 불러야 할 시점입니다. 장부 관리 도움을 받으세요.
• 올해 이전에는 장부가 없었던 경우: 장부를 늦게 시작할 때의 기초잔액을 보세요.
• 기초잔액 자본에 큰 금액이 남아 있는 경우: 기초잔액 자본을 보세요.
• 자본이 제출한 신고서와 다른 경우: 지난해 신고서와 맞지 않는 이익잉여금을 보세요.
• 연중 전환이나 과거 내역을 얼마나 옮길지 고민하는 경우: 연중에 회계 소프트웨어 바꾸기를 보세요.
• Schedule L이 무엇인지 알아야 하는 경우: 법인 신고서의 Schedule L을 보세요.
• 이전 회계사에게서 기록이나 IRS 접근 권한을 받아야 하는 경우: 회계사 교체를 보세요.
• 연중에 장부 담당자를 교체하는 경우: 장부 담당자 교체를 보세요.
• 고정자산 목록이 없는 경우: 없어진 감가상각 일정표 다시 만들기를 보세요.
• 몇 달 치 입력이 빠진 경우: 밀린 장부 따라잡기를 보세요.
• 외국인이 미국 회사를 소유하고 있고 제출해야 할 서류를 놓친 경우: 놓친 외국인 소유주 제출 서류를 위한 장부 재작성을 보세요.
• 사업체가 캐나다에 있는 경우: 캐나다에서 회계사 교체를 보세요.