QuickBooks Desktop vers Online : soldes qui ne concordent pas

Pourquoi mes soldes diffèrent-ils après le passage de QuickBooks Desktop à Online?

Après un passage de Desktop à Online, les soldes diffèrent pour l'une de trois raisons : vous avez choisi de transférer moins que la totalité, quelque chose a été transféré incorrectement ou en double, ou le fichier Desktop avait déjà des problèmes que le transfert a révélés. La vérification d'Intuit consiste à produire le même rapport pour la même période dans les deux fichiers et à les comparer (Intuit). Un écart n'est une erreur qu'après avoir écarté la première raison : établissez donc ce que vous avez transféré avant de corriger quoi que ce soit.

Le cas est simple quand vous avez transféré toutes les données, que l'écart se trouve dans un seul compte et qu'une seule écriture datée l'explique. Il ne l'est pas quand :

• Les soldes d'Online ne concordent pas avec le bilan de la dernière déclaration produite.
• Le fichier Desktop a été condensé, ou seulement une partie de l'historique a été transférée.
• Les comptes bancaires ou de carte de crédit ne se rapprochent pas à partir de la date du transfert.
• Une déclaration est à produire, ou une année déjà produite changerait.

À réunir avant de commencer :

• Une sauvegarde du fichier Desktop, faite maintenant et laissée intacte.
• La date du transfert et l'option choisie : toutes les données, une période, ou seulement les listes.
• La dernière déclaration produite de chaque entité, avec l'annexe L s'il y en a une.
• Les relevés bancaires et de carte de crédit, de la date du transfert jusqu'au dernier mois qui s'est rapproché.

Comment comparer les fichiers Desktop et Online?

Produisez les mêmes rapports sur la même base et pour la même date dans les deux fichiers, puis dressez la liste de chaque compte où ils diffèrent. Les étapes d'Intuit nomment l'état des résultats (de l'année à ce jour, avec la même période dans les deux fichiers), le bilan et les rapports des comptes clients et des comptes fournisseurs. Elles ne nomment aucune balance de vérification (chaque compte avec son solde à une date). En ajouter une, à la même date, place chaque compte côte à côte.

1. Enregistrez les rapports Desktop en PDF avant de rien modifier.
2. Produisez chaque rapport dans les deux fichiers sur la même base (de caisse ou d'exercice) et pour les mêmes dates.
3. Comparez en date du transfert, et non d'aujourd'hui. Tout ce qui a été saisi en ligne depuis est une vraie différence.
4. Notez chaque compte qui diffère et le montant.
5. Ouvrez le détail des opérations de chacun et trouvez l'écriture qui se trouve dans un seul fichier.

Quelles différences sont attendues d'après ce que j'ai transféré, et lesquelles sont des erreurs?

Une différence est attendue quand elle s'explique par ce que vous avez choisi de transférer, par des éléments qu'Intuit dit ne pas être transférés, ou par du travail fait en ligne depuis le transfert. Tout autre écart doit être retracé avant d'être qualifié d'erreur. L'outil d'Intuit permet de transférer toutes les données, ou des listes comme les clients, les fournisseurs, le plan comptable, les employés et les articles. Sa page sur le changement de logiciel décrit aussi le transfert des opérations d'une période donnée et des soldes (Intuit). Les options et les conditions offertes peuvent varier selon l'outil et le forfait d'Intuit et peuvent changer : confirmez donc laquelle vous avez utilisée, consultez les pages d'Intuit pour les conditions actuelles, puis faites correspondre le tableau à cette option.

La page d'Intuit précise que certains éléments ne sont pas transférés et renvoie à leur liste : consultez-la avant de qualifier un écart d'erreur. Pour la paie, Intuit demande aux utilisateurs de la paie Desktop d'attendre de 2 à 3 jours ouvrables après la dernière paie traitée, et de terminer le transfert avant la suivante, afin que les données des chèques de paie soient transférées sans erreur (Intuit). Si votre transfert a suivi de près une paie, vérifiez les salaires et les passifs pour les dates de paie voisines. Pour les soldes de paie qui ne se soldent pas, voyez les passifs de paie qui ne s'éliminent pas. L'impôt retenu sur la paie qui n'a jamais été versé peut toucher des personnes, et non seulement l'entreprise : une personne responsable qui a volontairement omis de le verser peut devoir une pénalité égale au montant impayé (Publication 15). Pour savoir qui est responsable, et pour les délais, voyez la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.

Quand un écart est une erreur, cherchez une opération présente dans un seul fichier, une opération présente dans les deux (transférée, puis chargée de nouveau par un flux bancaire ou saisie à la main), ou une opération datée du mauvais côté de la date du transfert. Pour un revenu compté deux fois, voyez le revenu en double dans QuickBooks. Pour un solde bloqué dans Undeposited Funds, voyez le solde d'Undeposited Funds.

Puis-je simplement refaire le transfert?

Pas avant de savoir ce qu'il remplace. Intuit précise que le fichier Desktop remplace toutes les données après le transfert, et qu'on ne peut pas annuler le remplacement des données d'une société Online (Intuit; Intuit). Chaque écriture et chaque correction faites en ligne depuis le premier transfert seraient remplacées par le fichier Desktop tel qu'il est. Intuit lie l'avertissement de remplacement à une société qui contient déjà des données : confirmez donc dans quelle société Online un nouveau transfert écrirait. Les pages d'Intuit ne disent pas si l'historique des rapprochements passe dans l'un ou l'autre sens : ne comptez pas sur sa conservation ni son transfert.

Si vous refaites le transfert, enregistrez d'abord les rapports Online et la liste de chaque écriture faite en ligne, parce que le nouveau transfert les remplace et que vous devrez les saisir de nouveau.

Comment rapprocher les soldes d'ouverture de ma dernière déclaration produite?

Au début d'une année d'imposition, le bilan d'ouverture doit égaler le bilan de la fin de la dernière année produite. Pour un transfert en cours d'année, Online doit égaler Desktop à la date du transfert, et les soldes de Desktop à la dernière fin d'exercice doivent concorder avec la déclaration de cette année, comme le montre le tableau. Quand ils ne concordent pas, l'écart demande une explication, et non une écriture d'équilibrage. Ce que la déclaration vous donne pour le rapprochement dépend de l'entité.

Pour une société de personnes, l'actif total au début de l'année doit généralement égaler le total de clôture de l'année précédente, ou un état explique l'écart.

Une petite société de personnes ou une petite société qui répond « Oui » à la question sur les petites entités n'a pas à remplir l'annexe L (facultative sur le formulaire 1065). Dans les dernières instructions, il s'agit de la question 4 de l'annexe B du formulaire 1065, de la question 11 de l'annexe B du formulaire 1120-S et de la question 13 de l'annexe K du formulaire 1120; vérifiez le formulaire de l'année. Il peut alors n'y avoir aucun bilan produit : vous rapprochez alors des livres de la fin de l'année précédente et des relevés.

Un écart avec l'annexe L peut commencer avant le transfert. Les écritures de fin d'année qu'un préparateur a passées en dehors de votre fichier Desktop figureraient dans la déclaration, mais n'ont jamais été dans le fichier : elles n'ont donc jamais été transférées. Pour un avoir qui ne concorde plus avec la déclaration, voyez les bénéfices non répartis qui ne concordent pas avec la déclaration de l'an dernier. Pour établir les soldes d'ouverture à partir de la déclaration, voyez les soldes d'ouverture après un changement de comptable.

Mes comptes bancaires et de carte de crédit ne se rapprochent pas : par où reprendre?

Rapprochez en avançant à partir du plus récent relevé où le solde des livres, rajusté des éléments en suspens, égale le solde du relevé. La Publication 583 dit de rapprocher chaque mois, de partir du solde du carnet de chèques à la fin du mois précédent, et que le solde bancaire rajusté doit égaler le solde rajusté des livres. Elle dit aussi de corriger les erreurs dans les livres, et non seulement dans le relevé.

1. Pour chaque compte bancaire et de carte de crédit, prenez le relevé le plus proche de la date du transfert.
2. Comparez le solde des livres à cette date, rajusté des éléments en suspens (inscrits dans les livres mais pas encore sur le relevé), au solde du relevé.
3. S'ils concordent, le problème se situe après le transfert : rapprochez en avançant, en commençant par le premier relevé après la date du transfert.
4. S'ils ne concordent pas, reculez d'un relevé à la fois jusqu'au dernier mois qui concorde. Rapprochez en avançant à partir de ce mois.
5. Rapprochez en avançant mois par mois. Quand un mois ne s'équilibre pas, trouvez l'écriture. Ne laissez pas un ajustement de rapprochement l'absorber.

Faites de même pour les comptes de prêt, à l'aide des relevés du prêteur. Pour un solde d'ouverture qui ne concorde plus avec le relevé, voyez le solde d'ouverture erroné d'un rapprochement.

Et si la conversion a condensé ou perdu de l'historique?

De l'historique peut manquer pour trois raisons : vous avez choisi une période ou les listes seulement, le fichier Desktop a été condensé pour passer sous la limite de taille, ou certaines années n'ont pas été transférées pour une raison que vos choix n'expliquent pas. La première est un choix. La deuxième peut créer un problème lors d'une vérification. La troisième est une erreur à retracer.

La page d'Intuit précise que le fichier doit être sous une limite de taille et qu'un fichier plus gros doit être condensé avant le transfert. L'IRS explique que la condensation retire le détail des anciennes opérations closes et le remplace par des écritures de journal de synthèse, et que le logiciel conserve une copie d'archive du détail (foire aux questions de l'IRS). La même foire aux questions précise :

• Les données condensées ne sont pas acceptables pour les années d'imposition vérifiées.
• La condensation est permise pour les dates antérieures, si elle ne touche pas les opérations créées ou modifiées pendant les années vérifiées, ni les opérations des années antérieures qui les touchent.
• Si une vérification s'élargit, l'IRS peut demander une sauvegarde faite avant la condensation, ou la copie d'archive.

Trouvez donc l'archive ou la sauvegarde d'avant la condensation et conservez-la avec la sauvegarde Desktop d'origine. Le détail des éléments qui se reportent à la déclaration courante, comme les immobilisations, les prêts et les reports, peut être nécessaire plus tard : confirmez donc qu'il a survécu à la condensation. Pour la date de bascule et la quantité d'historique à transférer, voyez le changement de logiciel de comptabilité en cours d'année.

Où vont les différences restantes?

Retracez d'abord chaque différence jusqu'à une opération. Corrigez une erreur retracée à l'opération elle-même; une correction fondée qui vient de la déclaration, et non des livres, peut exiger une écriture de régularisation datée. Une différence que vous ne pouvez pas retracer demande plus de recherche et la révision du préparateur, et non une écriture d'équilibrage ni une place dans Opening Balance Equity ou dans un compte non classé. Aucune règle de l'IRS ne dit qui l'approuve; à titre de contrôle, la personne qui signe la déclaration devrait approuver toute écriture qui déplace le revenu ou l'avoir.

Un écart laissé dans Opening Balance Equity reste inexpliqué; il faut le déplacer vers les bons comptes d'avoir (Opening Balance Equity). Un compte fourre-tout de revenus ou de dépenses cache l'écart dans l'état des résultats, qui alimente le revenu de la déclaration. Si l'écart se trouve dans une année déjà produite, ne modifiez pas cette année : voyez la date de clôture après la production des déclarations.

Comment conserver le fichier Desktop d'origine comme preuve?

Faites votre propre sauvegarde du fichier Desktop en date du transfert, avant de rien corriger, et gardez deux copies à des endroits distincts. Intuit précise que les données Desktop restent telles que vous les avez laissées, avec un accès en lecture seule pendant 12 mois après l'annulation de l'abonnement à Desktop. C'est une condition d'Intuit, et non un registre que vous contrôlez, et elle est plus courte que la durée de conservation des pièces justificatives : en général 3 ans après la production ou la date d'échéance, selon la plus tardive, et plus longtemps dans certains cas (combien de temps conserver les registres d'entreprise).

L'IRS précise que ses vérificateurs demandent tôt dans la vérification le fichier de sauvegarde du logiciel de comptabilité, dans la majorité des cas où les livres sont tenus dans un logiciel, et demandent le nom d'utilisateur et le mot de passe de l'administrateur parce que la plupart des fichiers de données ne peuvent pas être lus sans eux. Dans une vérification restreinte, le vérificateur peut ne pas le demander. Elle précise que la sauvegarde est une copie exacte des écritures d'origine et que les exportations Excel ne peuvent pas être vérifiées de la même façon (foire aux questions de l'IRS).

Conservez les éléments de la liste au début de cette page, ainsi que toute archive d'avant la condensation, les PDF des rapports Desktop et Online à la date du transfert, et une note indiquant qui a fait le transfert. Pour savoir quoi exporter avant d'annuler, voyez les registres à conserver en annulant QuickBooks.

Quand faut-il un professionnel avant la déclaration?

Quand corriger les livres revient à décider ce que la déclaration doit montrer. La page de l'IRS sur la tenue des registres précise que les registres doivent appuyer les éléments déclarés, de sorte que les livres et la déclaration doivent raconter la même histoire. Faites appel à un professionnel si l'une de ces situations s'applique :

• Le bilan d'Online, le fichier Desktop et la déclaration produite diffèrent tous.
• Un mois ne se rapproche pas après que vous avez repris à partir du dernier bon relevé.
• Une année déjà produite changerait, ou des années ont été condensées.
• Les soldes de revenus, de paie ou de taxe de vente diffèrent après le transfert et une déclaration ou une production est à échéance.
• Un avis ou une vérification est en cours.

Apportez la sauvegarde Desktop, les rapports à la même date des deux fichiers, les déclarations produites et les relevés. Ce que les livres doivent montrer à la date d'ouverture, et quelles corrections relèvent des livres et lesquelles de la déclaration, c'est à la personne qui signe la déclaration d'en décider, et non au logiciel.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et sont en dollars américains.

Une LLC de restauration qui a fait le transfert le 31 décembre

Les comptes clients de Desktop sont de 52 000 $ US et ceux d'Online de 48 000 $ US. L'âge des comptes clients par client, produit en date du 31 décembre dans les deux fichiers, montre que la totalité des 4 000 $ US se trouve chez un seul client : une facture qui est dans Desktop et pas dans Online. Le propriétaire vérifie le relevé du client pour confirmer que la facture est réelle. La correction est une seule écriture dans le fichier Online, avec la vraie date de la facture, au plus tard le 31 décembre d'une année dont la déclaration n'est pas encore produite. Un nouveau transfert remplacerait aussi les semaines de travail faites en ligne depuis le transfert.

Une société de type S d'entrepreneur dont le premier rapprochement est erroné de 15 000 $ US

Le premier rapprochement bancaire d'Online s'ouvre à 135 000 $ US contre un relevé de 120 000 $ US. Le détail des opérations montre 15 000 $ US de dépôts saisis deux fois : une fois par le transfert, et une fois quand le flux bancaire a chargé de nouveau des dépôts du début de l'année. La société supprime les doublons, vérifie que le revenu n'est pas surévalué, puis rapproche de nouveau à partir du premier relevé de l'année, en confirmant que chaque mois s'ouvre au solde de clôture du relevé précédent.

Une LLC à deux membres imposée comme société de personnes qui n'a transféré que les listes et les soldes le 1er janvier

Le fichier Online s'ouvre avec 9 000 $ US d'écart par rapport à l'annexe L produite l'an dernier. Le bilan de Desktop concorde avec les soldes d'ouverture d'Online : le transfert n'est donc pas la cause. La déclaration comportait un ajustement de fin d'année de 9 000 $ US qui n'a jamais été saisi dans le fichier Desktop. Les livres s'ouvrent au chiffre de Desktop, et l'écart est expliqué dans un état, comme le prévoient les instructions du formulaire 1065. Le préparateur décide si les livres doivent aussi enregistrer l'ajustement.

Votre situation est différente?

• Une déclaration est à produire et les différences ne s'expliquent pas par ce que vous avez transféré : les soldes ont changé après le transfert, les livres ne concordent pas avec l'annexe L de l'an dernier, ou des années ont été condensées. Décider quelles corrections relèvent des livres et lesquelles de la déclaration est un jugement du préparateur. Réglez-le avant le début de la déclaration, avec l'aide en tenue de livres.
• Une année déjà produite changerait : voyez la date de clôture après la production des déclarations.
• Les livres ont aussi des mois de retard : voyez le rattrapage de livres en retard.
• Les comptes de capital des associés ne concordent pas avec les K-1 : voyez les comptes de capital des associés.
• Vous n'avez pas décidé si vous restez sur Desktop : voyez la fin de QuickBooks Desktop.
• Vous êtes passé à un logiciel autre que QuickBooks Online : la comparaison à la même date et le rapprochement avec la déclaration ci-dessus s'appliquent toujours; ce que l'outil de transfert apporte relève des règles de ce fournisseur. Pour choisir un logiciel, voyez les solutions de rechange à QuickBooks que votre comptable prend en charge.
• Un avis ou une vérification est en cours : l'IRS précise que les données condensées ne sont pas acceptables pour les années vérifiées : demandez donc à votre représentant avant de condenser ou de purger le fichier. Voyez une vérification de l'IRS d'une petite entreprise.