رحلة عمل تتخللها أيام شخصية: ما الذي يمكنك خصمه

هل أستطيع خصم رحلة عمل إذا أضفت إليها أيام إجازة؟

رحلة العمل التي تتضمن أيام إجازة قابلة للخصم عندما يكون غرضها الرئيسي العمل، ولا يُحتسب إلا الجزء الخاص بالعمل. والاختبار هو الغرض الرئيسي للرحلة. وتعدّ اللائحة الوقت المقضي في نشاط شخصي، مقارنةً بالوقت المقضي في العمل، عاملًا مهمًا، ولا تضع حدًا ثابتًا. ومثالها: أسبوع عمل يتبعه خمسة أسابيع إجازة رحلة شخصية أساسًا، ما لم يثبت بوضوح غير ذلك.

يتبع الجدول المنشور 463 من IRS. واختبار الغرض الرئيسي ينطبق أيًّا كان من يدفع. وتقسيم الأيام في الرحلات إلى الخارج يقيّد خصم المسافر نفسه فقط، لا خصم شركة أو عميل يدفع بموجب ترتيب سداد (⁦26 CFR 1.274-4(a)⁩). أما ما يتغير فهو كيفية فرض الضريبة على المالك عن الدفعة؛ راجع قسم السداد أدناه.

لا تكون الحالة بسيطة عندما تكون الرحلات متكررة أو مكلفة، أو تتجاوز الرحلة إلى الخارج أسبوعًا، أو يسافر معك أفراد العائلة، أو تكون الوجهة منتجعًا أو سفينة، أو تدفع الشركة لمالك أو تسدّد له، أو يمكن التشكيك في غرض العمل، أو سبقت المطالبة بتكاليف رحلات دون تواريخ وغرض وإيصالات.

اجمع قبل أن تقرر: خط سير الرحلة بالتواريخ، وإثبات كل التزام عمل (دعوة، جدول أعمال، إدخال في التقويم، رسائل بريد إلكتروني)، وسجلات الطيران والفندق، والإيصالات.

ما الذي يُعدّ وقت عمل وما الذي يُعدّ وقتًا شخصيًا أثناء السفر؟

يحدد المنشور 463 و⁦26 CFR 1.274-4⁩ قواعد الأيام هذه للرحلات إلى الخارج. ويُحتسب اليوم يوم عمل إذا كان يوم سفر، أو يومًا يلزم فيه وجودك، أو يومًا نشاطه الرئيسي في ساعات العمل هو العمل، أو عطلة أسبوع بين أيام عمل. وفي رحلة داخل الولايات المتحدة يقول المنشور 463 بخصم التكاليف المرتبطة بالعمل، ولا يكرر قواعد الأيام هذه، لذلك يُحسم بحسب الوقائع هل كانت ليلة عطلة الأسبوع تكلفة عمل. وأسهل ما يمكن إثباته عطلة أسبوع بين اجتماعين لازمين، فاحتفظ بإدخالات التقويم التي تُظهر الاجتماعين.

ما الذي أخصمه في رحلة عمل داخل الولايات المتحدة معظمها للعمل؟

في رحلة داخل الولايات المتحدة غرضها الرئيسي العمل، تكون تكلفة الذهاب إلى الوجهة والعودة منها وتكاليف أيام العمل قابلة للخصم؛ أما تكاليف الأيام الشخصية فلا. ويقول المنشور 463 إنك إذا مددت رحلة عمل لإجازة أو رحلة جانبية، فلا تخصم إلا نفقات السفر المرتبطة بالعمل. ويخصم مثاله ما كانت الرحلة ستكلفه دون المحطة الشخصية.

ويجب أن تكون الرحلة أيضًا سفرًا بعيدًا عن المنزل: أي أن مهامك تُبعدك عن المنطقة العامة لمقرك الضريبي (tax home، أي مكان عملك المعتاد أينما تسكن عائلتك) مدة أطول بكثير من يوم عمل عادي، وتحتاج إلى النوم أو الراحة أثناء غيابك. والإقامة للعمل لا تكون مؤقتة، وتكاليف سفرها غير قابلة للخصم، إذا امتدت أكثر من 1 سنة أو توقعت ذلك بواقعية، حتى لو انتهت أبكر؛ وتتوقف التكاليف عن كونها قابلة للخصم عند نشوء هذا التوقع (IRS الموضوع الضريبي 511).

يتبع الجدول المنشور 463، الجدول ⁦1-1⁩؛ والترفيه محظور بموجب المادة ⁦274(a)⁩. وفاتورة الفندق التي تجمع الوجبات أو الترفيه مع الغرفة يجب تقسيمها على أساس معقول (المنشور 463). ولتكاليف السيارة في الرحلة، راجع المسافة القياسية أم نفقات السيارة الفعلية.

هل تذكرة الطيران قابلة للخصم إذا أضفت أيام إجازة؟

لا تحتاج تذكرة الطيران إلى تقسيم بالأيام عندما تكون الرحلة للعمل أساسًا وداخل الولايات المتحدة: اخصم ما كانت الرحلة ستكلفه دون الأيام الشخصية، فلا تزيد الإقامة الأطول التي ترفع الأجرة الخصم. ولا تحتاج إليه أيضًا عندما تكون الرحلة إلى الخارج للعمل بالكامل بموجب أحد الاستثناءات أدناه. وتُقسَّم بالأيام فقط في رحلة إلى الخارج غرضها الرئيسي العمل ولا ينطبق عليها أي استثناء: أيام العمل مقسومة على إجمالي الأيام، مضروبة في الأجرة. والرحلة الشخصية أساسًا لا خصم فيها لتذكرة الطيران؛ ولا تُحتسب إلا التكاليف المرتبطة مباشرة بالعمل في الوجهة (المنشور 463؛ ⁦26 CFR 1.162-2⁩).

متى تُعامل الرحلة إلى الخارج على أنها عمل بالكامل؟

الرحلة إلى الخارج التي غرضها الرئيسي العمل تُعامل على أنها عمل بالكامل، من حيث تكلفة الذهاب والعودة، إذا استوفت أحد أربعة اختبارات في المنشور 463. والمقصود بالولايات المتحدة هنا الولايات الـ50 ومقاطعة كولومبيا، فالرحلة إلى بورتوريكو رحلة إلى الخارج.

الاختباران الأولان في المادة ⁦274(c)⁩؛ والاختباران الآخران في ⁦26 CFR 1.274-4⁩. وتكون قريبًا لصاحب العمل إذا كان صاحب العمل زوجك أو زوجتك أو أخًا أو أختًا أو أصلًا أو فرعًا، أو شركة تملك فيها، مباشرةً أو غير مباشرة، أكثر من ⁦10%⁩ من الأسهم بالقيمة؛ وتُحتسب أيضًا بعض علاقات الصناديق الاستئمانية (المنشور 463، الفصل 6). وقد تُحتسب أسهم عائلتك أو شركائك أسهمًا لك.

الأيام التي تقضيها مسافرًا أو مقيمًا داخل الولايات المتحدة في الطريق ذهابًا أو عودةً لا تُحتسب في اختبار الأسبوع ولا في اختبار الوقت الشخصي ولا في تقسيم تذكرة الطيران (⁦26 CFR 1.274-4⁩).

هذه الاختبارات تحمي تكلفة الذهاب والعودة. ولا تجعل الإقامة والوجبات في الأيام الشخصية قابلة للخصم: ففي مثال IRS نفسه، أبقت أربعة أيام سياحة بعد يومي عمل خصم تذكرة الذهاب والعودة قائمًا، لكن لا ليالي الفندق.

كيف أقسّم الرحلة إلى الخارج يومًا بيوم؟

عندما تكون الرحلة إلى الخارج للعمل أساسًا ولا ينطبق أي استثناء، اضرب تكلفة الذهاب والعودة إلى وجهة العمل في أيام العمل مقسومة على إجمالي الأيام خارج الولايات المتحدة. ويُحتسب هنا يوم مغادرتك ويوم عودتك كلاهما من الأيام خارج الولايات المتحدة (المنشور 463).

1. علّم كل يوم من الرحلة، من يوم مغادرتك الولايات المتحدة حتى يوم عودتك، على أنه عمل أو شخصي باستخدام قواعد الأيام أعلاه.
2. اقسم أيام العمل على إجمالي الأيام.
3. طبّق هذا الكسر على أجرة الذهاب والعودة وما يتصل بها من تكاليف الانتقال من النقطة التي يبدأ منها سفرك خارج الولايات المتحدة إلى وجهة العمل والعودة.
4. أضف الإقامة والوجبات (المحدودة) وبقية تكاليف أيام العمل. تكاليف الأيام الشخصية غير قابلة للخصم.

موضع الأيام الشخصية يغيّر الأجرة التي يُطبَّق عليها الكسر.

• محطة شخصية في الطريق (عمل في باريس، ثم أسبوع في دبلن قبل الطيران إلى الوطن): خذ ما كانت ستكلفه رحلة ذهاب وعودة إلى دبلن من نقطة البداية نفسها، واضربه في الأيام الشخصية في دبلن مقسومة على جميع الأيام في الخارج، ثم اطرح الناتج من كل ما دفعته من أجرات (المنشور 463).
• أيام شخصية في مدينة العمل أو قربها أو بعدها: يُطبَّق الكسر على أجرة الذهاب والعودة إلى مدينة العمل. أما الأجرات الإضافية من مكان الإجازة وإليه فغير قابلة للخصم.

يجوز لك استخدام طريقة أخرى لاحتساب الأيام إذا استطعت إثبات أنها تعكس الوقت الشخصي بوضوح أكبر (⁦26 CFR 1.274-4⁩).

وجبات رحلة العمل: ما الحد وأي الأيام تُحتسب؟

وجبات أيام العمل قابلة للخصم بنسبة ⁦50%⁩ من تكلفتها (المادة ⁦274(n)⁩). ووجبات الأيام الشخصية غير قابلة للخصم (المنشور 463).

• التكلفة الفعلية أو بدل الوجبات القياسي. يسري الحد على كليهما، وفي الحالتين تحتفظ بوقت الرحلة ومكانها وغرض العمل منها. ويشرح وجبات العمل الطريقتين، وأين تجد السعر، والوجبات الباذخة، ووجبات العملاء، ونسبة ⁦80%⁩ للعاملين الخاضعين لحدود ساعات الخدمة لدى وزارة النقل.
• يوما المغادرة والعودة. التكلفة الفعلية لا تحتاج إلى توزيع نسبي. أما العامل لحسابه الذي يستخدم البدل فيأخذ ثلاثة أرباع من المبلغ اليومي عن كل من هذين اليومين. والشركة التي تدفع بدلًا يوميًا (per diem، أي مبلغ يومي ثابت) يجوز لها استخدام أي طريقة معقولة تطبقها باستمرار (Revenue Procedure 2019-48، القسمان 4.03 و6.04).

هل أستطيع خصم سفر الزوج أو الزوجة أو أحد أفراد العائلة؟

عمومًا لا. فالزوج أو الزوجة أو المُعال أو غيرهم ممن يرافقونك لا يُخصم سفرهم إلا إذا كانوا موظفين لديك، ويسافرون لغرض عمل حقيقي، ويستطيعون خصم التكلفة لولا ذلك (المادة ⁦274(m)(3)⁩). ويجوز للشركة مع ذلك خصم سفر المرافق إذا عاملته كأجر لموظفها في إقرارها الأصلي وكأجور لأغراض الاستقطاع (⁦26 CFR 1.274-2(f)(2)(iii)⁩)؛ ثم يدين الموظف بالضريبة عليه.

ويضيف المنشور 463 ثلاث نقاط:

• المساعدة العرضية، مثل كتابة الملاحظات أو حضور عشاء العمل، لا تثبت غرض عمل.
• إذا كانت الغرفة تكلف أكثر لشخصين فاخصم سعر الغرفة المفردة فقط. وتبقى تكاليف سيارتك كاملةً قابلة للخصم؛ وإذا استخدمتما وسائل النقل العام فلا يُخصم إلا أجرتك أنت.
• العميل الحالي أو المحتمل أو الشريك أو غيره من شركاء العمل الذي يسافر معك يمكن أن يتأهل بالشرطين أنفسهما: غرض عمل حقيقي، وتكلفة كانت ستكون قابلة للخصم لولا ذلك (⁦26 CFR 1.274-2(g)⁩).

ما الذي يثبت غرض العمل من الرحلة؟

احتفظ بسجلات أُنشئت وقت الرحلة أو قريبًا منه تُظهر المبلغ والوقت والمكان وغرض العمل. فالقانون لا يسمح بأي خصم للسفر دون هذا الإثبات، سواء من سجلات كافية أو من أدلة تعزز قولك، ولا تقبل IRS التقديرات ولا الأقوال غير المدعومة (المادة ⁦274(d)⁩؛ ⁦26 CFR 1.274-5T⁩).

في الرحلة المختلطة، دوّن الغرض عند الحجز. واجعل رسوم الأيام الشخصية قابلة للتمييز في الفاتورة، أو ادفعها بشكل منفصل. ورسم اليوم الشخصي المدفوع من حساب النشاط ليس مصروف سفر: راجع مصروفات شخصية مدفوعة من حساب النشاط، وللتكلفة المشتركة راجع المصروفات ذات الاستخدام المختلط. وما يجب أن يظهر في الإيصال موضح في متطلبات إيصالات IRS.

يمكن إعادة بناء السجلات التي ضاعت في حريق أو فيضان أو كارثة أخرى خارجة عن إرادتك (⁦26 CFR 1.274-5T⁩)؛ راجع الإيصالات المفقودة لمصروفات النشاط.

ماذا عن المؤتمر أو رحلة بناء العلاقات أو المنتجع أو الرحلة البحرية؟

قد تكون الإقامة في منتجع أو الرحلة البحرية إجازة حتى لو أُعلن عنها كرحلة عمل، ولا تغيّر جدولة بضع جلسات عرضية ذلك (المنشور 463).

تشمل منطقة أمريكا الشمالية كندا والمكسيك والأماكن الأخرى التي يذكرها المنشور 463، مثل عدة دول في الكاريبي (المادة ⁦274(h)⁩). والمؤتمر في كندا أو المكسيك أو بورتوريكو يظل رحلة إلى الخارج، فتنطبق اختبارات الأسبوع والوقت الشخصي وتقسيم الأيام أعلاه. وحدّا المؤتمر الخارجي والرحلة البحرية يقيّدان كذلك الشركة التي تدفع، ما لم يُدرج المبلغ في دخل المشارك في المؤتمر (المادة ⁦274(h)(4)⁩). وللمبدعين، راجع مصروفات صناع المحتوى القابلة للخصم.

شركتي تسدّد لي تكاليفي: ما الذي يجعل ذلك سليمًا؟

يكون السداد سليمًا عندما يتبع قواعد خطة محاسبة (accountable plan): صلة بالنشاط، وتقديم حساب كافٍ إلى الشركة خلال مدة معقولة، وإعادة أي زيادة (المنشور 463). والملاذات الآمنة بتواريخ ثابتة في اللائحة هي 60 يومًا بعد دفع المصروف أو تكبّده لتوثيق النفقة، وسلفة تُدفع خلال 30 يومًا من دفع المصروف أو تكبّده، و120 يومًا بعد دفع المصروف أو تكبّده لإعادة الزيادة (⁦26 CFR 1.62-2(g)⁩).

• لا يجوز سداد الأيام الشخصية بموجب خطة محاسبة. فالمبلغ المدفوع لتكاليف ليست نفقات نشاط قابلة للخصم تنقصه الصلة بالنشاط، ويُعامل كأنه مدفوع بموجب خطة غير محاسبة (nonaccountable plan). وللموظف يُعدّ ذلك أجورًا، مع الاستقطاع وضريبة الرواتب (المنشور 463؛ ⁦26 CFR 1.62-2(h)⁩). وتدين الشركة بالضريبة التي كان ينبغي أن تستقطعها (المادة 3403)، والمسؤول المعني بالسداد الذي يتخلف عمدًا عن الاستقطاع أو عن توريدها قد يدين بها شخصيًا (المادة 6672)؛ والمدة الزمنية موضحة في سداد نفقات المالك. وللمالك، يمكن لـ IRS بدلًا من ذلك أن تعامل دفع الشركة للتكاليف الشخصية على أنه توزيع، أو توزيع أرباح في شركة C: راجع شركة S تدفع نفقات شخصية وشركة C تدفع نفقات المالك.
• الإثبات يظل مهمًا للمالكين والأقارب. الموظف القريب لصاحب العمل، مثل من يملك أكثر من ⁦10%⁩ من أسهم شركة، يجب أن يستطيع إثبات النفقات أمام IRS حتى بعد تقديم حساب إلى الشركة (المنشور 463؛ ⁦26 CFR 1.274-5T⁩).
• من يطبق حد الوجبات. الموظف الذي تُسدَّد له نفقاته بموجب خطة محاسبة لا يخضع لحد ⁦50%⁩ على تلك الوجبات؛ بل تخضع له الشركة (المنشور 463، الفصل 2).
• عميلك يسدّد لك. إذا كنت عاملًا لحسابك وقدّمت حسابًا كافيًا إلى العميل، فالعميل، لا أنت، هو من يطبق حد الوجبات البالغ ⁦50%⁩، ما لم يحدد اتفاقك المكتوب الطرف الآخر (المنشور 463، الفصل 2؛ ⁦26 CFR 1.274-12(c)(2)(ii)(C)⁩)؛ راجع المصروفات المسدَّدة في نموذج المقاول.
• الموظفون لا يستطيعون الخصم بأنفسهم عادةً. معظم الموظفين لا يستطيعون خصم السفر غير المسدَّد، وهذه القاعدة صارت دائمة (IRS الموضوع الضريبي 511؛ المادة ⁦67(h)⁩)، لذلك تدفع الشركة عادةً رحلة المالك الموظف أو تسدّد تكلفتها.
• صاحب المنشأة الفردية ليس له صاحب عمل يسدّد له. تُخصم الرحلة مباشرة في Schedule C (المنشور 463).

شروط الخطة وآثارها على الرواتب وكيف تسدّد الشراكة لشريك (الشريك ليس موظفًا) موضحة في سداد نفقات المالك.

مثال

المبالغ توضيحية وبالدولار الأمريكي.

مستشار يضيف يومين في شيكاغو

يسافر مستشار يعمل لحسابه جوًا إلى شيكاغو صباح الاثنين لاجتماعات من الاثنين إلى الأربعاء، ثم يبقى الخميس والجمعة للترفيه ويعود جوًا الجمعة. ولولا الأيام الإضافية لعاد مساء الأربعاء. الرحلة للعمل أساسًا وداخل الولايات المتحدة. افترض أن الأجرة واحدة مع الأيام الإضافية أو بدونها.

• الطيران 450 دولار، قابل للخصم بالكامل.
• الفندق 180 دولار لليلة. ليلتا الاثنين والثلاثاء للعمل: 360 دولار. أما ليلتا الأربعاء والخميس فشخصيتان.
• مجموع الوجبات في أيام العمل الثلاثة 150 دولار. نصفها، 75 دولار، قابل للخصم. أما وجبات الخميس والجمعة فلا.

المجموع القابل للخصم 885 دولار: الطيران وليلتان ونصف وجبات أيام العمل.

مالك يقضي تسعة أيام في لشبونة

يطير مالك مباشرة إلى لشبونة ويعود بتذكرة ذهاب وعودة بـ 1,800 دولار. باحتساب يومي السفر، تبلغ الرحلة تسعة أيام: خمسة أيام عمل (يوما السفر وثلاثة أيام عمل فعلي) وأربعة أيام شخصية. وباستبعاد يوم المغادرة، يكون المالك خارج الولايات المتحدة 8 أيام، فيفشل اختبار الأسبوع. أربعة من تسعة أيام (⁦44%⁩) شخصية، وهذا ليس أقل من ⁦25%⁩. افترض أن المالك يسيطر على النشاط، وأن الرحلة للعمل أساسًا، وأن الإجازة كانت جزءًا من الخطة منذ البداية، فلا يستطيع المالك إثبات أنها لم تكن اعتبارًا رئيسيًا. ولا ينطبق أي استثناء، فتُقسَّم تذكرة الطيران بالأيام.

• تذكرة الطيران القابلة للخصم هي ⁦5/9⁩ من 1,800 دولار، أي 1,000 دولار. والـ 800 دولار الباقية شخصية.
• الإقامة والوجبات قابلة للخصم لأيام العمل فقط، مع حصر الوجبات في النصف.
• إذا دفعت شركة المالك الأجرة كلها، فإن الـ 800 دولار الشخصية ليست سدادًا بموجب خطة محاسبة: بل هي أجر خاضع للضريبة لموظف، أو، في حالة المالك، ربما توزيع أو توزيع أرباح.

صانعة محتوى تحجز أسبوعًا في منتجع لبناء العلاقات

تحجز صانعة محتوى أسبوعًا في منتجع لبناء العلاقات، مع ساعتي اجتماعات. تكلف الرحلة الجوية والإقامة في المنتجع 3,000 دولار، ويكلف تسجيل جلسة 150 دولار. الرحلة من هذا النوع إجازة عمومًا، فلا تُخصم الـ 3,000 دولار. أما رسم التسجيل البالغ 150 دولار، المرتبط مباشرة بالاجتماعات والمدعوم بجدول الأعمال، فقد يكون قابلًا للخصم.

الأمر مختلف في حالتك؟

• الرحلات متكررة أو مكلفة أو طويلة أو إلى الخارج، أو أيام العمل والأيام الشخصية متقاربة: القانون لا يضع حدًا ثابتًا، لذلك يُحكم على غرض كل رحلة بحسب الوقائع، ويهم عدد الأيام وتقسيم تذكرة الطيران والسجلات. اجمع خطوط السير والدعوات والتقاويم والإيصالات لكل رحلة، ثم احصل على مساعدة مسك الدفاتر لتسجيل كل رحلة مع إثباتها.
• يسافر معك أفراد العائلة: الزوج أو الزوجة أو القريب لا يتأهل عمومًا إلا بصفته موظفًا لديك له دور عمل حقيقي، وشريك العمل بشرطين (انظر أعلاه). اجمع خط السير ومن فعل ماذا، ثم سجّل الحصة الشخصية بشكل صحيح.
• شركتك تدفع لمالك أو تسدّد له، أو دفعت رحلة كاملة فيها أيام شخصية: الجزء الشخصي ليس سدادًا سليمًا. أعدّ الخطة كما في سداد نفقات المالك؛ ولمعرفة معاملة الدفاتر له راجع شركة S تدفع نفقات شخصية أو شركة C تدفع نفقات المالك، أو أعدّ سداد المالك في الدفاتر.
• سبقت المطالبة برحلات تشمل أيامًا شخصية أو دون سجلات: راجع تعديل إقرار بسبب أخطاء في مصروفات النشاط واستكمال الدفاتر المتأخرة، أو اطلب مراجعة دفاتر تلك السنوات.
• السؤال عن الوجبات: راجع وجبات العمل.
• إيصال مفقود: راجع الإيصالات المفقودة لمصروفات النشاط.
• دفعت تكاليف الرحلة بعملة أجنبية: راجع المصروفات المدفوعة بعملة أجنبية.
• كانت الرحلة لتصوير محتوى: راجع مصروفات صناع المحتوى القابلة للخصم.
• يقدّم نشاطك إقراراته في كندا: راجع مصروفات النشاط التي تقبلها CRA.