נסיעה עסקית עם ימים פרטיים: מה אפשר לנכות

אפשר לנכות נסיעה עסקית אם הוספתי לה ימי חופשה?

נסיעה עם ימי חופשה ניתנת לניכוי כשמטרתה העיקרית עסקית, ורק החלק העסקי נחשב. המבחן הוא המטרה העיקרית של הנסיעה. התקנה רואה בזמן שמוקדש לפעילות פרטית, בהשוואה לזמן שמוקדש לעסקים, גורם חשוב, ואינה קובעת סף קבוע. הדוגמה שלה: שבוע עסקים ואחריו חמישה שבועות חופשה היא נסיעה פרטית בעיקרה, אלא אם הוכח בבירור אחרת.

הטבלה מבוססת על פרסום 463 של IRS. מבחן המטרה העיקרית חל בלי קשר למי שמשלם. חלוקת הימים בנסיעה לחו״ל מגבילה רק את הניכוי של הנוסע עצמו, לא את הניכוי של חברה או לקוח שמשלמים במסגרת הסדר החזר הוצאות (⁦26 CFR 1.274-4(a)⁩). מה שמשתנה הוא איך הבעלים ממוסה על התשלום; ראו בהמשך את הסעיף על החזר הוצאות.

המקרה אינו פשוט כשהנסיעות תכופות או יקרות, הנסיעה לחו״ל נמשכת יותר משבוע, בני משפחה מצטרפים, היעד הוא אתר נופש או ספינה, החברה משלמת או מחזירה הוצאות לבעלים, אפשר לערער על המטרה העסקית, או שנסיעות קודמות נתבעו בלי תאריכים, מטרה וקבלות.

אספו לפני שמחליטים: את מסלול הנסיעה עם תאריכים, הוכחה לכל מחויבות עסקית (הזמנה, סדר יום, רישום ביומן, אימיילים), רישומי טיסות ומלון, וקבלות.

מה נחשב לזמן עסקי ומה לזמן פרטי בנסיעה?

פרסום 463 ו-⁦26 CFR 1.274-4⁩ קובעים את כללי הימים האלה לנסיעות לחו״ל. יום נחשב ליום עסקי כשהוא יום נסיעה, יום שנוכחותכם נדרשת בו, יום שפעילות העבודה העיקרית בו עסקית, או סוף שבוע בין ימים עסקיים. בנסיעה בתוך ארה״ב פרסום 463 אומר לנכות את העלויות הקשורות לעסק ואינו חוזר על כללי הימים האלה, ולכן אם לילה בסוף שבוע היה עלות עסקית נקבע לפי העובדות. סוף שבוע בין שתי פגישות חובה הוא הקל ביותר לביסוס, ולכן שמרו את רישומי היומן שמראים את שתיהן.

מה אפשר לנכות בנסיעה עסקית בעיקרה בתוך ארה״ב?

בנסיעה בתוך ארה״ב שהיא עסקית בעיקרה, עלות ההגעה ליעד והחזרה ממנו ועלויות הימים העסקיים ניתנות לניכוי; עלויות של ימים פרטיים אינן ניתנות לניכוי. פרסום 463 אומר שאם מאריכים נסיעה עסקית לחופשה או לנסיעת צד, מנכים רק את הוצאות הנסיעה הקשורות לעסק. הדוגמה שלו מנכה את מה שהנסיעה הייתה עולה בלי העצירה הפרטית.

הנסיעה צריכה להיות גם נסיעה הרחק מהבית: התפקיד שלכם מרחיק אתכם מהאזור הכללי של בסיס המס שלכם (tax home, מקום העסק הקבוע, בלי קשר למקום מגורי המשפחה) לתקופה ארוכה משמעותית מיום עבודה רגיל, ואתם זקוקים לשינה או למנוחה בזמן שאתם שם. שהות עבודה אינה זמנית, ועלויות הנסיעה שלה אינן ניתנות לניכוי, אם היא נמשכת מעבר ל-⁠1 שנה או שאתם צופים באופן מציאותי שתימשך כך, גם אם היא מסתיימת מוקדם יותר; העלויות מפסיקות להיות ניתנות לניכוי מהרגע שהציפייה הזאת מתגבשת (IRS נושא מס 511).

הטבלה מבוססת על פרסום 463, טבלה ⁦1-1⁩; בילוי נשלל לפי סעיף ⁦274(a)⁩. חשבון מלון שכולל ארוחות או בידור יחד עם החדר חייב להתחלק על בסיס סביר (פרסום 463). לעלויות רכב בנסיעה, ראו מיילים סטנדרטיים או הוצאות רכב בפועל.

האם מחיר הטיסה ניתן לניכוי אם הוספתי ימי חופשה?

מחיר הטיסה לא דורש חלוקה לימים כשהנסיעה עסקית בעיקרה ובתוך ארה״ב: מנכים את מה שהנסיעה הייתה עולה בלי הימים הפרטיים, ולכן שהות ארוכה יותר שמעלה את המחיר לא מעלה את הניכוי. הוא לא דורש חלוקה גם כשנסיעה לחו״ל עסקית כולה לפי אחד החריגים בהמשך. הוא מתחלק לפי ימים רק בנסיעה לחו״ל שהיא עסקית בעיקרה ושאינה עומדת באף חריג: ימים עסקיים חלקי סך הימים, כפול מחיר הטיסה. נסיעה פרטית בעיקרה לא מקבלת ניכוי על הטיסה; נספרות רק עלויות שקשורות ישירות לעסק ביעד (פרסום 463; ⁦26 CFR 1.162-2⁩).

מתי נסיעה לחו״ל נחשבת עסקית כולה?

נסיעה לחו״ל שמטרתה העיקרית עסקית נחשבת עסקית כולה, לעניין עלות ההגעה וההחזרה, אם היא עומדת באחד מארבעה מבחנים בפרסום 463. ארצות הברית כאן היא 50 המדינות ומחוז קולומביה, ולכן נסיעה לפוארטו ריקו היא נסיעה לחו״ל.

שני המבחנים הראשונים נמצאים בסעיף ⁦274(c)⁩; האחרים נמצאים ב-⁦26 CFR 1.274-4⁩. אתם קרובים של המעסיק אם המעסיק הוא בן או בת זוג, אח או אחות, אב קדמון או צאצא, או חברה שאתם מחזיקים בה, במישרין או בעקיפין, יותר מ-⁠⁦10%⁩ מהמניות לפי שווין; גם יחסי נאמנות מסוימים נחשבים (פרסום 463, פרק 6). מניות שמחזיקים בני המשפחה או השותפים שלכם יכולות להיחשב כשלכם.

ימים שמבלים בנסיעה או בשהייה בתוך ארה״ב בדרך החוצה או בחזרה אינם נספרים במבחן השבוע, במבחן הזמן הפרטי או בחלוקת מחיר הטיסה (⁦26 CFR 1.274-4⁩).

המבחנים האלה מגנים על עלות ההגעה וההחזרה. הם לא הופכים לינה וארוחות בימים פרטיים לניתנות לניכוי: בדוגמה של IRS עצמו, ארבעה ימי תיור אחרי יומיים עסקיים השאירו את מחיר הטיסה הלוך וחזור ניתן לניכוי, אבל לא את הלילות במלון.

איך מחלקים נסיעה לחו״ל יום אחר יום?

כשנסיעה לחו״ל עסקית בעיקרה ואין חריג שחל, מכפילים את עלות ההגעה ליעד העסקי והחזרה ממנו בימים עסקיים חלקי סך הימים מחוץ לארה״ב. גם יום היציאה וגם יום החזרה נספרים כאן כימים מחוץ לארה״ב (פרסום 463).

1. סמנו כל יום בנסיעה, מהיום שבו עוזבים את ארה״ב ועד יום החזרה, כעסקי או כפרטי לפי כללי הימים שלמעלה.
2. חלקו את הימים העסקיים בסך הימים.
3. החילו את השבר הזה על מחיר הטיסה הלוך וחזור ועל העלויות הקשורות של ההגעה מהנקודה שבה הנסיעה מחוץ לארה״ב מתחילה אל היעד העסקי וחזרה.
4. הוסיפו את הלינה, הארוחות (במגבלה) והעלויות האחרות של הימים העסקיים. עלויות של ימים פרטיים אינן ניתנות לניכוי.

המקום שבו הימים הפרטיים נופלים משנה לאיזה מחיר טיסה השבר חל.

• עצירה פרטית בדרך (עסקים בפריז, ואז שבוע בדבלין לפני הטיסה הביתה): קחו את מה שנסיעה הלוך וחזור לדבלין מאותה נקודת מוצא הייתה עולה, הכפילו בימים הפרטיים בדבלין חלקי כל הימים בחו״ל, והפחיתו את התוצאה מכל מה ששילמתם על טיסות (פרסום 463).
• ימים פרטיים בעיר העסקים, לידה או מעבר לה: השבר חל על מחיר הטיסה הלוך וחזור לעיר העסקים. מחירי הטיסה הנוספים אל מקום החופשה וממנו אינם ניתנים לניכוי.

אפשר להשתמש בדרך אחרת לספירת ימים אם אפשר להראות שהיא משקפת את הזמן הפרטי בצורה ברורה יותר (⁦26 CFR 1.274-4⁩).

ארוחות בנסיעה עסקית: מהי המגבלה ואילו ימים נספרים?

ארוחות בימים עסקיים ניתנות לניכוי ב-⁠⁦50%⁩ מעלותן (סעיף ⁦274(n)⁩). ארוחות בימים פרטיים אינן ניתנות לניכוי (פרסום 463).

• עלות בפועל או קצבת הארוחות הסטנדרטית. המגבלה חלה על שתיהן, ובכל מקרה שומרים את הזמן, המקום והמטרה העסקית של הנסיעה. ארוחות עסקיות מסביר את שתי השיטות, איפה מחפשים את השיעור, ארוחות מפוארות, ארוחות עם לקוחות ואת השיעור של ⁦80%⁩ לעובדים שחלות עליהם מגבלות שעות שירות של משרד התחבורה האמריקאי.
• ימי יציאה וחזרה. בעלות בפועל אין צורך בחישוב יחסי. עצמאי שמשתמש בקצבה מנכה שלושה רבעים מהסכום היומי לכל אחד מהימים האלה. חברה שמשלמת דמי יום (per diem, סכום יומי קבוע) רשאית להשתמש בכל שיטה סבירה שמיושמת באופן עקבי (Revenue Procedure 2019-48, סעיפים 4.03 ו-⁠6.04).

אפשר לנכות נסיעה של בן או בת זוג או של בן משפחה?

בדרך כלל לא. בן או בת זוג, תלוי או אדם אחר שמצטרף ניתנים לניכוי רק אם הם עובדים שלכם, נוסעים למטרה עסקית אמיתית, והיו יכולים לנכות את העלות בעצמם (סעיף ⁦274(m)(3)⁩). חברה עדיין יכולה לנכות נסיעה של מלווה אם היא מטפלת בה כשכר לעובד שלה בדוח המקורי שלה וכשכר לצורך ניכוי במקור (⁦26 CFR 1.274-2(f)(2)(iii)⁩); העובד חייב אז במס על זה.

פרסום 463 מוסיף שלוש נקודות:

• עזרה צדדית, כמו הקלדת הערות או הצטרפות לארוחות ערב עסקיות, אינה מבססת מטרה עסקית.
• אם חדר עולה יותר לשניים, מנכים רק את מחיר החדר ליחיד. עלויות הרכב המלאות שלכם נשארות ניתנות לניכוי; אם שניכם משתמשים בתחבורה ציבורית, רק הכרטיס שלכם ניתן לניכוי.
• לקוח, שותף או איש עסקים אחר, קיימים או פוטנציאליים, שנוסעים איתכם יכולים להתאים באותם שני תנאים: מטרה עסקית אמיתית, ועלות שהייתה ניתנת לניכוי בכל מקרה (⁦26 CFR 1.274-2(g)⁩).

מה מוכיח את המטרה העסקית של הנסיעה?

שמרו רישומים שנעשו בזמן הנסיעה או סמוך אליו, שמראים את הסכום, הזמן, המקום והמטרה העסקית. החוק אינו מתיר ניכוי נסיעה בלי הוכחה כזאת, ממסמכים נאותים או מראיות שמחזקות את ההצהרה שלכם, ו-⁠IRS אינו מקבל הערכות או הצהרות בלי תמיכה (סעיף ⁦274(d)⁩; ⁦26 CFR 1.274-5T⁩).

בנסיעה מעורבת, רשמו את המטרה כשאתם מזמינים. השאירו חיובים של ימים פרטיים ברורים בחשבון, או שלמו אותם בנפרד. חיוב של יום פרטי ששולם מחשבון העסק אינו הוצאת נסיעה: ראו הוצאות אישיות ששולמו מחשבון העסק ובעלות משותפת הוצאות לשימוש מעורב. מה קבלה חייבת להראות מוסבר בדרישות IRS לקבלות.

רישומים שאבדו בשריפה, בהצפה או באסון אחר שאינו בשליטתכם אפשר לשחזר (⁦26 CFR 1.274-5T⁩); ראו קבלות שאבדו להוצאות עסקיות.

ומה לגבי כנס, נסיעת היכרויות עסקיות, אתר נופש או הפלגה?

שהות באתר נופש או הפלגה עשויות להיות חופשה גם כשמפרסמים אותן כעסקיות, ושיבוץ של כמה מפגשים צדדיים אינו משנה זאת (פרסום 463).

אזור צפון אמריקה כולל את קנדה, מקסיקו ומקומות נוספים שפרסום 463 מונה, כמו כמה מדינות בקריביים (סעיף ⁦274(h)⁩). כנס בקנדה, במקסיקו או בפוארטו ריקו הוא עדיין נסיעה לחו״ל, ולכן מבחני השבוע, הזמן הפרטי וחלוקת הימים שלמעלה חלים. מגבלות הכנס בחו״ל וההפלגה מחייבות גם חברה שמשלמת, אלא אם התשלום נכלל בהכנסת המשתתף (סעיף ⁦274(h)(4)⁩). ליוצרי תוכן, ראו הוצאות מוכרות ליוצרי תוכן.

החברה שלי מחזירה לי הוצאות: מה הופך את זה לנקי?

החזר הוצאות נקי כשהוא עומד בכללי תוכנית החזרים מוכרת (accountable plan): קשר עסקי, דיווח נאות לחברה בתוך זמן סביר, והחזרת כל עודף (פרסום 463). המועדים הקבועים שהתקנה מכירה בהם כמועדים בטוחים (safe harbor) הם 60 ימים אחרי שההוצאה שולמה או נוצרה לתיעוד הוצאה, מקדמה שניתנת בתוך 30 ימים ממועד תשלום ההוצאה או היווצרותה, ו-⁠120 ימים אחרי שההוצאה שולמה או נוצרה להחזרת עודף (⁦26 CFR 1.62-2(g)⁩).

• אי אפשר להחזיר ימים פרטיים במסגרת תוכנית החזרים מוכרת. תשלום על עלויות שאינן הוצאות עסקיות הניתנות לניכוי חסר קשר עסקי ונחשב כמשולם במסגרת תוכנית שאינה מוכרת (nonaccountable plan). לעובד שכיר זה שכר, עם ניכוי במקור ומס שכר (פרסום 463; ⁦26 CFR 1.62-2(h)⁩). החברה חבה במס שהיה עליה לנכות במקור (סעיף 3403), ונושא משרה אחראי שנמנע בכוונה מניכוי או מהעברה שלו יכול לחוב בו אישית (סעיף 6672); מגבלת הזמן מוסברת בהחזר הוצאות לבעלים. לבעלים, IRS יכול במקום זאת להתייחס לתשלום של החברה על עלויות פרטיות כחלוקה או, בחברת C, כדיבידנד: ראו חברת S ששילמה הוצאות פרטיות וחברת C ששילמה הוצאות של בעלים.
• הוכחה עדיין חשובה לבעלים ולקרובים. עובד שהוא קרוב של המעסיק, כמו מי שמחזיק ביותר מ-⁠⁦10%⁩ ממניות החברה, חייב להיות מסוגל להוכיח הוצאות ל-⁠IRS גם אחרי שדיווח לחברה (פרסום 463; ⁦26 CFR 1.274-5T⁩).
• מי מחיל את מגבלת הארוחות. עובד שהוחזרו לו הוצאות במסגרת תוכנית החזרים מוכרת אינו כפוף למגבלת ⁦50%⁩ על הארוחות האלה; החברה כפופה לה (פרסום 463, פרק 2).
• לקוח מחזיר לכם הוצאות. אם אתם עצמאים ומדווחים ללקוח עם רישומים נאותים, הלקוח, ולא אתם, מחיל את מגבלת הארוחות של ⁦50%⁩, אלא אם ההסכם הכתוב שלכם קובע שהצד האחר מחיל אותה (פרסום 463, פרק 2; ⁦26 CFR 1.274-12(c)(2)(ii)(C)⁩); ראו הוצאות שהוחזרו בטופס קבלן.
• עובדים שכירים בדרך כלל לא יכולים לנכות בעצמם. רוב העובדים השכירים לא יכולים לנכות נסיעות שלא הוחזרו להם, והכלל הזה קבוע עכשיו (IRS נושא מס 511; סעיף ⁦67(h)⁩), ולכן נסיעה של בעלים שהוא גם עובד משולמת או מוחזרת בדרך כלל על ידי החברה.
• לבעל עסק יחידני אין מעסיק שיחזיר הוצאות. את הנסיעה מנכים ישירות ב-⁠Schedule C (פרסום 463).

תנאי התוכנית, ההשפעות על השכר ואיך שותפות מחזירה כסף לשותף (שותף אינו עובד שכיר) מוסברים בהחזר הוצאות לבעלים.

דוגמה

הסכומים להמחשה ובדולרים אמריקאיים.

יועץ מוסיף יומיים בשיקגו

יועץ עצמאי טס לשיקגו ביום שני בבוקר לפגישות מיום שני עד יום רביעי, ואז נשאר ביום חמישי ובשישי לכיף וטס הביתה ביום שישי. בלי הימים הנוספים היועץ היה טס הביתה ביום רביעי בערב. הנסיעה עסקית בעיקרה ובתוך ארה״ב. נניח שמחיר הטיסה זהה עם הימים הנוספים וגם בלעדיהם.

• הטיסה עולה ⁦US$450⁩, ניתנת לניכוי במלואה.
• המלון עולה ⁦US$180⁩ ללילה. הלילות של יום שני ויום שלישי עסקיים: ⁦US$360⁩. הלילות של יום רביעי ויום חמישי פרטיים.
• הארוחות בשלושת הימים העסקיים עולות ⁦US$150⁩ בסך הכול. מחציתן, ⁦US$75⁩, ניתנת לניכוי. ארוחות ביום חמישי ובשישי אינן.

הסכום הניתן לניכוי הוא ⁦US$885⁩: טיסה, שני לילות ומחצית מהארוחות בימים העסקיים.

בעלים מבלה תשעה ימים בליסבון

בעלים טס ישירות לליסבון וחזרה בכרטיס הלוך וחזור של ⁦US$1,800⁩. בספירה של שני ימי הנסיעה, הנסיעה נמשכת תשעה ימים: חמישה ימים עסקיים (שני ימי הנסיעה ושלושה ימי עבודה) וארבעה ימים פרטיים. אם מוציאים את יום היציאה, הבעלים מחוץ לארה״ב 8 ימים, ולכן מבחן השבוע נכשל. ארבעה מתוך תשעה ימים (⁦44%⁩) פרטיים, שזה לא פחות מ-⁠⁦25%⁩. נניח שהבעלים שולט בעסק, הנסיעה עסקית בעיקרה, והחופשה הייתה חלק מהתוכנית מההתחלה, ולכן הבעלים לא יכול להראות שהיא לא הייתה שיקול מרכזי. אף חריג לא חל, ולכן מחיר הטיסה מתחלק לפי ימים.

• מחיר הטיסה הניתן לניכוי הוא ⁦5/9⁩ מ-⁦US$1,800⁩, כלומר ⁦US$1,000⁩. ⁦US$800⁩ האחרים פרטיים.
• לינה וארוחות ניתנות לניכוי רק בימים העסקיים, כשהארוחות מוגבלות למחצית.
• אם החברה של הבעלים שילמה את כל מחיר הטיסה, ⁦US$800⁩ הפרטיים אינם החזר במסגרת תוכנית החזרים מוכרת: הם שכר חייב במס לעובד שכיר או, לבעלים, אולי חלוקה או דיבידנד.

יוצר תוכן מזמין שבוע היכרויות עסקיות באתר נופש

יוצר תוכן מזמין שבוע באתר נופש להיכרויות עסקיות, עם שעתיים של פגישות. הטיסה והשהות באתר הנופש עולות ⁦US$3,000⁩, ורישום למפגש עולה ⁦US$150⁩. נסיעה כזאת היא בדרך כלל חופשה, ולכן ⁦US$3,000⁩ אינם ניתנים לניכוי. רישום של ⁦US$150⁩, שקשור ישירות לפגישות ונתמך בסדר היום, עשוי להיות ניתן לניכוי.

המצב שלכם שונה?

• הנסיעות תכופות, יקרות, ארוכות או לחו״ל, או שהימים העסקיים והפרטיים כמעט שווים: החוק אינו קובע סף, ולכן המטרה של כל נסיעה נשפטת לפי העובדות, וספירת הימים, חלוקת מחיר הטיסה והרישומים כולם חשובים. אספו מסלולים, הזמנות, יומנים וקבלות לכל נסיעה, ואז קבלו עזרה בהנהלת חשבונות ברישום כל נסיעה עם ההוכחה שלה.
• בני משפחה נוסעים איתכם: בן או בת זוג או קרוב מתאימים בדרך כלל רק כעובדים שלכם עם תפקיד עסקי אמיתי, ואיש עסקים בשני תנאים (ראו למעלה). אספו את מסלול הנסיעה ומי עשה מה, ואז רשמו את החלק הפרטי בצורה נכונה.
• החברה שלכם משלמת או מחזירה הוצאות לבעלים, או שילמה נסיעה שלמה שכוללת ימים פרטיים: החלק הפרטי אינו החזר נקי. הגדירו את התוכנית כמו בהחזר הוצאות לבעלים; איך הספרים מטפלים בכך, ראו חברת S ששילמה הוצאות פרטיות או חברת C ששילמה הוצאות של בעלים, או הגדירו בספרים את ההחזר של הבעלים.
• נסיעות קודמות נתבעו עם ימים פרטיים או בלי רישומים: ראו תיקון דוח בגלל טעויות בהוצאות עסקיות והשלמת הנהלת חשבונות שמפגרת, או בקשו בדיקה של הספרים לאותן שנים.
• השאלה היא על ארוחות: ראו ארוחות עסקיות.
• חסרה קבלה: ראו קבלות שאבדו להוצאות עסקיות.
• שילמתם עלויות נסיעה במטבע חוץ: ראו הוצאות ששולמו במטבע חוץ.
• הנסיעה הייתה לצילום תוכן: ראו הוצאות מוכרות ליוצרי תוכן.
• העסק שלכם מגיש דוחות בקנדה: ראו הוצאות עסקיות ש-⁠CRA מקבלת.