निजी दिनों वाली व्यावसायिक यात्रा: क्या कटौती में ले सकते हैं

अगर मैं छुट्टी के दिन जोड़ दूँ, तो क्या व्यावसायिक यात्रा का खर्च कटौती में ले सकता हूँ?

छुट्टी के दिनों वाली यात्रा तब कटौती योग्य है जब उसका मुख्य उद्देश्य व्यावसायिक हो, और सिर्फ़ व्यावसायिक हिस्सा गिना जाता है। परीक्षण यात्रा के मुख्य उद्देश्य का है। नियम निजी गतिविधि पर बिताए समय की तुलना व्यावसायिक समय से करने को एक अहम कारक मानता है और कोई तय सीमा नहीं रखता। उसका उदाहरण: एक हफ़्ते का व्यावसायिक काम और उसके बाद पाँच हफ़्ते की छुट्टी, जब तक साफ़ तौर पर अलग साबित न हो, मुख्य रूप से निजी है।

यह तालिका IRS Publication 463 पर आधारित है। मुख्य उद्देश्य का परीक्षण इस पर निर्भर नहीं करता कि भुगतान कौन करता है। विदेश यात्रा के लिए दिनों का बँटवारा सिर्फ़ यात्री की अपनी कटौती को सीमित करता है, भुगतान करने वाली कंपनी या क्लाइंट की कटौती को नहीं, जब भुगतान प्रतिपूर्ति व्यवस्था के तहत हो (26 CFR 1.274-4(a))। बदलता यह है कि भुगतान पर स्वामी को कर कैसे लगता है; नीचे प्रतिपूर्ति वाला भाग देखें।

मामला तब सीधा नहीं रहता जब यात्राएँ बार-बार हों या महँगी हों, यात्रा एक हफ़्ते से ज़्यादा विदेश में हो, परिवार साथ जाए, गंतव्य रिज़ॉर्ट या जहाज़ हो, कंपनी स्वामी को भुगतान या प्रतिपूर्ति करे, व्यावसायिक उद्देश्य पर सवाल उठ सकता हो, या पुरानी यात्राओं का दावा तारीख़ें, उद्देश्य और रसीदों के बिना किया गया हो।

तय करने से पहले इकट्ठा करें: तारीख़ों वाला यात्रा-कार्यक्रम, हर व्यावसायिक प्रतिबद्धता का प्रमाण (निमंत्रण, एजेंडा, कैलेंडर प्रविष्टि, ईमेल), उड़ान और होटल के रिकॉर्ड, और रसीदें।

यात्रा में व्यावसायिक और निजी समय किसे गिना जाता है?

Publication 463 और 26 CFR 1.274-4 विदेश यात्राओं के लिए ये दिन-नियम बताते हैं। कोई दिन व्यावसायिक दिन गिना जाता है जब वह यात्रा का दिन हो, ऐसा दिन हो जिसमें आपकी उपस्थिति ज़रूरी हो, ऐसा दिन हो जिसकी मुख्य कामकाजी गतिविधि व्यावसायिक हो, या व्यावसायिक दिनों के बीच पड़ने वाला सप्ताहांत हो। अमेरिका के भीतर की यात्रा के लिए Publication 463 कहता है कि व्यवसाय से जुड़े खर्च घटाएँ और ये दिन-नियम नहीं दोहराता, इसलिए सप्ताहांत की रात व्यावसायिक खर्च थी या नहीं, यह तथ्यों से तय होता है। दो ज़रूरी बैठकों के बीच का सप्ताहांत साबित करना सबसे आसान है, इसलिए दोनों को दिखाने वाली कैलेंडर प्रविष्टियाँ रखें।

अमेरिका के भीतर मुख्य रूप से व्यावसायिक यात्रा में मैं क्या कटौती में ले सकता हूँ?

अमेरिका के भीतर की मुख्य रूप से व्यावसायिक यात्रा में गंतव्य तक आने-जाने का खर्च और व्यावसायिक दिनों के खर्च कटौती योग्य हैं; निजी दिनों के खर्च नहीं। Publication 463 कहता है कि अगर आप व्यावसायिक यात्रा को छुट्टी या अलग घूमने के लिए बढ़ाते हैं, तो आप सिर्फ़ व्यवसाय से जुड़े यात्रा खर्च घटाते हैं। उसका उदाहरण वह रकम घटाता है जो निजी पड़ाव के बिना यात्रा पर लगती।

यात्रा घर से दूर की यात्रा भी होनी चाहिए: आपके काम आपको अपने मुख्य कार्यस्थल (tax home) के सामान्य इलाके से एक सामान्य दिन के काम से काफ़ी ज़्यादा समय तक दूर रखें (आपका नियमित व्यावसायिक स्थान, चाहे परिवार कहीं भी रहता हो), और वहाँ रहते हुए आपको सोने या आराम की ज़रूरत हो। अगर कामकाजी ठहराव 1 वर्ष से आगे चलता है, या आप उसके चलने की यथार्थपूर्ण उम्मीद करते हैं, भले ही वह जल्दी खत्म हो जाए, तो वह अस्थायी नहीं है और उसके यात्रा खर्च कटौती योग्य नहीं हैं; यह उम्मीद बनते ही खर्च कटौती योग्य नहीं रहते (IRS Tax Topic 511)।

यह तालिका Publication 463, Table 1-1 पर आधारित है; मनोरंजन की कटौती धारा 274(a) से रोकी गई है। जिस होटल बिल में कमरे के साथ भोजन या मनोरंजन जुड़ा हो, उसे उचित आधार पर बाँटना होता है (Publication 463)। यात्रा में कार के खर्च के लिए मानक माइलेज या कार के असल खर्च देखें।

अगर मैं छुट्टी के दिन जोड़ दूँ, तो क्या मेरा हवाई किराया कटौती योग्य है?

अगर यात्रा मुख्य रूप से व्यावसायिक है और अमेरिका के भीतर है, तो हवाई किराए को दिनों में बाँटना नहीं पड़ता: वह रकम घटाएँ जो निजी दिनों के बिना यात्रा पर लगती, इसलिए ज़्यादा रुकने से किराया बढ़े तो कटौती नहीं बढ़ती। जब विदेश यात्रा नीचे बताए अपवादों में से किसी के तहत पूरी तरह व्यावसायिक हो, तब भी बँटवारा नहीं चाहिए। दिनों के हिसाब से बँटवारा सिर्फ़ उस विदेश यात्रा में होता है जो मुख्य रूप से व्यावसायिक है और किसी अपवाद में नहीं आती: व्यावसायिक दिनों को कुल दिनों से भाग देकर उसे किराए से गुणा किया जाता है। मुख्य रूप से निजी यात्रा में हवाई किराए की कटौती नहीं मिलती; सिर्फ़ गंतव्य पर व्यवसाय से सीधे जुड़े खर्च गिने जाते हैं (Publication 463; 26 CFR 1.162-2)।

विदेश यात्रा को कब पूरी तरह व्यावसायिक माना जाता है?

जो विदेश यात्रा मुख्य रूप से व्यवसाय के लिए है, उसे आने-जाने के खर्च के लिए पूरी तरह व्यावसायिक माना जाता है, अगर वह Publication 463 के चार परीक्षणों में से किसी एक पर खरी उतरे। यहाँ अमेरिका का मतलब 50 राज्य और District of Columbia है, इसलिए Puerto Rico की यात्रा विदेश यात्रा है।

पहले दो परीक्षण धारा 274(c) में हैं; बाकी 26 CFR 1.274-4 में। आप अपने नियोक्ता के संबंधी तब माने जाते हैं जब नियोक्ता आपका जीवनसाथी, भाई-बहन, पूर्वज या वंशज हो, या ऐसी कंपनी हो जिसके मूल्य के हिसाब से 10% से ज़्यादा शेयर आप सीधे या परोक्ष रूप से रखते हों; कुछ ट्रस्ट संबंध भी गिने जाते हैं (Publication 463, chapter 6)। आपके परिवार या साझेदारों के पास के शेयर आपके गिने जा सकते हैं।

जाते या लौटते समय अमेरिका के भीतर यात्रा या ठहराव में बिताए दिन हफ़्ते के परीक्षण, निजी समय के परीक्षण या हवाई किराए के बँटवारे में नहीं गिने जाते (26 CFR 1.274-4)।

ये परीक्षण आने-जाने के खर्च की रक्षा करते हैं। ये निजी दिनों के ठहरने और भोजन को कटौती योग्य नहीं बनाते: IRS के अपने उदाहरण में दो व्यावसायिक दिनों के बाद चार दिन की सैर-सपाटे से आना-जाना हवाई किराया कटौती योग्य रहा, पर होटल की रातें नहीं।

विदेश यात्रा को दिन-दर-दिन कैसे बाँटें?

जब विदेश यात्रा मुख्य रूप से व्यावसायिक हो और कोई अपवाद लागू न हो, तो व्यावसायिक गंतव्य तक आने-जाने की कुल लागत को (व्यावसायिक दिन ÷ अमेरिका से बाहर के कुल दिन) से गुणा करें। यहाँ जिस दिन आप जाते हैं और जिस दिन लौटते हैं, दोनों अमेरिका से बाहर के दिन गिने जाते हैं (Publication 463)।

1. यात्रा के हर दिन को, अमेरिका छोड़ने के दिन से लौटने के दिन तक, ऊपर के दिन-नियमों से व्यावसायिक या निजी चिह्नित करें।
2. व्यावसायिक दिनों को कुल दिनों से भाग दें।
3. वह भिन्न उस आने-जाने के किराए और संबंधित खर्चों पर लगाएँ जो अमेरिका से बाहर की आपकी यात्रा शुरू होने की जगह से व्यावसायिक गंतव्य तक और वापस का है।
4. व्यावसायिक दिनों के ठहरने, भोजन (सीमित) और दूसरे खर्च जोड़ें। निजी दिनों के खर्च कटौती योग्य नहीं हैं।

निजी दिन कहाँ पड़ते हैं, इससे तय होता है कि कौन-से किराए पर भिन्न लगेगी।

• रास्ते में निजी पड़ाव (Paris में काम, फिर घर उड़ने से पहले Dublin में एक हफ़्ता): वह रकम लें जो उसी शुरुआती जगह से Dublin तक आने-जाने पर लगती, उसे विदेश में कुल दिनों में Dublin के निजी दिनों की भिन्न से गुणा करें, और उसे किराए पर चुकाई कुल रकम में से घटा दें (Publication 463)।
• व्यावसायिक शहर पर, पास में या उससे आगे निजी दिन: भिन्न व्यावसायिक शहर तक आने-जाने के किराए पर लगती है। छुट्टी की जगह तक आने-जाने का अतिरिक्त किराया कटौती योग्य नहीं है।

आप दिन गिनने का कोई दूसरा तरीका भी अपना सकते हैं, अगर दिखा सकें कि वह निजी समय को ज़्यादा साफ़ दर्शाता है (26 CFR 1.274-4)।

व्यावसायिक यात्रा में भोजन: सीमा क्या है और कौन-से दिन गिने जाते हैं?

व्यावसायिक दिनों का भोजन उसकी लागत के 50% तक कटौती योग्य है (धारा 274(n))। निजी दिनों का भोजन कटौती योग्य नहीं है (Publication 463)।

• असल लागत या मानक भोजन भत्ता। सीमा दोनों पर लागू होती है, और दोनों तरह से आप यात्रा का समय, जगह और व्यावसायिक उद्देश्य रखते हैं। व्यावसायिक भोजन में दोनों पद्धतियाँ, दर कहाँ देखें, भारी-भरकम भोजन, क्लाइंट के भोजन और Department of Transportation की सेवा-घंटे सीमा वाले कामगारों के लिए 80% की दर समझाई गई है।
• जाने और लौटने के दिन। असल लागत में अनुपात नहीं लगता। भत्ता इस्तेमाल करने वाला स्वरोज़गार वाला व्यक्ति इन दिनों में से हर एक के लिए दैनिक रकम का तीन-चौथाई लेता है। प्रति दिन तय रकम (per diem) देने वाली कंपनी कोई भी उचित तरीका अपना सकती है, बशर्ते वह लगातार लागू हो (Revenue Procedure 2019-48, sections 4.03 और 6.04)।

क्या मैं जीवनसाथी या परिवार के सदस्य की यात्रा कटौती में ले सकता हूँ?

आमतौर पर नहीं। जीवनसाथी, आश्रित या कोई और साथ जाने वाला व्यक्ति तभी कटौती योग्य है जब वह आपका कर्मचारी हो, वास्तविक व्यावसायिक उद्देश्य से यात्रा करे, और उस खर्च की कटौती खुद ले सकता हो (धारा 274(m)(3))। कंपनी फिर भी साथ वाले की यात्रा कटौती में ले सकती है, अगर वह उसे अपने मूल रिटर्न पर कर्मचारी को वेतन के रूप में और विथहोल्डिंग के लिए वेतन के रूप में मानती है (26 CFR 1.274-2(f)(2)(iii)); तब उस कर्मचारी पर उसका कर बनता है।

Publication 463 तीन बातें जोड़ता है:

• नोट्स टाइप करने या व्यावसायिक रात्रिभोज में शामिल होने जैसी मामूली मदद से व्यावसायिक उद्देश्य साबित नहीं होता।
• अगर कमरा दो लोगों के लिए महँगा हो, तो सिर्फ़ अकेले के कमरे की दर घटाएँ। आपकी कार का पूरा खर्च कटौती योग्य रहता है; अगर आप दोनों सार्वजनिक परिवहन लेते हैं, तो सिर्फ़ आपका अपना किराया कटौती योग्य है।
• आपके साथ यात्रा करने वाला मौजूदा या संभावित ग्राहक, क्लाइंट, साझेदार या कोई और व्यावसायिक सहयोगी उन्हीं दो शर्तों पर पात्र हो सकता है: वास्तविक व्यावसायिक उद्देश्य, और ऐसी लागत जो वैसे भी कटौती योग्य होती (26 CFR 1.274-2(g))।

यात्रा का व्यावसायिक उद्देश्य क्या साबित करता है?

यात्रा के समय या उसके पास बनाए रिकॉर्ड रखें जो रकम, समय, जगह और व्यावसायिक उद्देश्य दिखाएँ। कानून इस प्रमाण के बिना यात्रा की कोई कटौती नहीं देता, चाहे वह पर्याप्त रिकॉर्ड से हो या ऐसे सबूत से जो आपके अपने बयान की पुष्टि करे, और IRS अंदाज़े या बिना प्रमाण के बयान नहीं मानती (धारा 274(d); 26 CFR 1.274-5T)।

मिली-जुली यात्रा में बुकिंग के समय उद्देश्य लिख लें। निजी दिनों के शुल्क बिल पर अलग पहचाने जा सकें, या उनका भुगतान अलग करें। व्यावसायिक खाते से चुकाया निजी दिन का शुल्क यात्रा खर्च नहीं है: देखें व्यावसायिक खाते से चुकाए निजी खर्च और, साझा खर्च के लिए, मिले-जुले इस्तेमाल के खर्च। रसीद में क्या दिखना चाहिए, यह IRS की रसीद की शर्तें में है।

आग, बाढ़ या आपके बस से बाहर किसी और दुर्घटना में खोए रिकॉर्ड दोबारा बनाए जा सकते हैं (26 CFR 1.274-5T); देखें व्यावसायिक खर्चों की खोई रसीदें।

कॉन्फ़्रेंस, नेटवर्किंग यात्रा, रिज़ॉर्ट या क्रूज़ का क्या?

रिज़ॉर्ट में ठहरना या क्रूज़ छुट्टी हो सकता है, भले ही उसे व्यावसायिक बताकर बेचा गया हो, और कुछ मामूली सत्र रख देने से यह नहीं बदलता (Publication 463)।

उत्तरी अमेरिकी क्षेत्र में कनाडा, मेक्सिको और वे दूसरी जगहें शामिल हैं जिन्हें Publication 463 सूचीबद्ध करता है, जैसे कई कैरिबियाई देश (धारा 274(h))। कनाडा, मेक्सिको या Puerto Rico में सम्मेलन फिर भी विदेश यात्रा है, इसलिए ऊपर के हफ़्ते, निजी समय और दिन-बँटवारे के परीक्षण लागू होते हैं। विदेशी सम्मेलन और क्रूज़ की सीमाएँ भुगतान करने वाली कंपनी पर भी बाध्यकारी हैं, जब तक भुगतान उपस्थित व्यक्ति की आय में शामिल न हो (धारा 274(h)(4))। क्रिएटरों के लिए देखें कंटेंट क्रिएटर की कटौतियाँ।

मेरी कंपनी मेरी प्रतिपूर्ति करती है: उसे साफ़-सुथरा क्या बनाता है?

प्रतिपूर्ति तब साफ़-सुथरी होती है जब वह accountable plan (जवाबदेह योजना) के नियमों पर चले: व्यावसायिक संबंध, उचित समय के भीतर कंपनी को पर्याप्त हिसाब, और किसी भी अतिरिक्त रकम की वापसी (Publication 463)। नियम की तय समय-सीमा वाले सुरक्षित दायरे (safe harbor) हैं: खर्च का दस्तावेज़ बनाने के लिए खर्च चुकाने या होने के 60 दिन बाद, एडवांस खर्च चुकाने या होने के 30 दिन के भीतर दिया जाना, और अतिरिक्त रकम लौटाने के लिए खर्च चुकाने या होने के 120 दिन बाद (26 CFR 1.62-2(g))।

• निजी दिनों की प्रतिपूर्ति accountable plan के तहत नहीं हो सकती। जो खर्च कटौती योग्य व्यावसायिक खर्च नहीं हैं, उनके भुगतान में व्यावसायिक संबंध नहीं होता और उसे nonaccountable plan के तहत किया गया भुगतान माना जाता है। कर्मचारी के लिए वह वेतन है, विथहोल्डिंग और पेरोल कर के साथ (Publication 463; 26 CFR 1.62-2(h))। कंपनी पर वह कर बनता है जो उसे काटना चाहिए था (धारा 3403), और ज़िम्मेदार अधिकारी, जो जानबूझकर उसे नहीं काटता या जमा नहीं करता, उस पर वह व्यक्तिगत रूप से बन सकता है (धारा 6672); समय-सीमा स्वामी के खर्च की प्रतिपूर्ति में है। स्वामी के मामले में IRS इसकी जगह कंपनी के निजी खर्चों के भुगतान को वितरण मान सकती है, या C corporation में लाभांश: देखें निजी खर्च चुकाने वाली S corporation और स्वामी के खर्च चुकाने वाली C corporation।
• स्वामियों और रिश्तेदारों के लिए प्रमाण फिर भी मायने रखता है। नियोक्ता का संबंधी कर्मचारी, जैसे वह जिसके पास कंपनी के 10% से ज़्यादा शेयर हों, कंपनी को हिसाब देने के बाद भी IRS को खर्च साबित करने में सक्षम होना चाहिए (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T)।
• भोजन की सीमा कौन लगाता है। accountable plan के तहत प्रतिपूर्ति पाने वाले कर्मचारी पर उन भोजनों की 50% सीमा लागू नहीं होती; कंपनी पर होती है (Publication 463, chapter 2)।
• क्लाइंट आपकी प्रतिपूर्ति करता है। अगर आप स्वरोज़गार वाले हैं और पर्याप्त रिकॉर्ड के साथ क्लाइंट को हिसाब देते हैं, तो 50% भोजन की सीमा आप पर नहीं, क्लाइंट पर लगती है, जब तक आपका लिखित समझौता दूसरे पक्ष का नाम न ले (Publication 463, chapter 2; 26 CFR 1.274-12(c)(2)(ii)(C)); देखें ठेकेदार के फ़ॉर्म पर प्रतिपूर्ति किए खर्च।
• कर्मचारी आमतौर पर अपने स्तर पर कटौती नहीं ले सकते। ज़्यादातर कर्मचारी बिना प्रतिपूर्ति वाली यात्रा की कटौती नहीं ले सकते, और यह नियम अब स्थायी है (IRS Tax Topic 511; धारा 67(h)), इसलिए स्वामी-कर्मचारी की यात्रा का भुगतान या प्रतिपूर्ति आमतौर पर कंपनी करती है।
• एकल स्वामी की प्रतिपूर्ति करने वाला कोई नियोक्ता नहीं होता। यात्रा सीधे Schedule C पर घटाई जाती है (Publication 463)।

योजना की शर्तें, पेरोल पर असर और साझेदारी अपने साझेदार को कैसे चुकाती है (साझेदार कर्मचारी नहीं होता), यह स्वामी के खर्च की प्रतिपूर्ति में है।

उदाहरण

उदाहरण की रकमें अमेरिकी डॉलर में हैं और सिर्फ़ समझाने के लिए हैं।

एक सलाहकार Chicago में दो दिन जोड़ता है

एक स्वरोज़गार सलाहकार सोमवार सुबह सोमवार से बुधवार की बैठकों के लिए Chicago उड़ान भरता है, फिर गुरुवार और शुक्रवार घूमने के लिए रुकता है और शुक्रवार को घर उड़ता है। अतिरिक्त दिनों के बिना वह बुधवार रात घर उड़ गया होता। यात्रा मुख्य रूप से व्यावसायिक है और अमेरिका के भीतर है। मान लें कि अतिरिक्त दिनों के साथ या बिना किराया वही है।

• उड़ान US$450 की है, पूरी कटौती योग्य।
• होटल US$180 प्रति रात है। सोमवार और मंगलवार की रातें व्यावसायिक हैं: US$360। बुधवार और गुरुवार की रातें निजी हैं।
• तीन व्यावसायिक दिनों का भोजन कुल US$150 है। उसका आधा, US$75, कटौती योग्य है। गुरुवार और शुक्रवार का भोजन नहीं है।

कुल कटौती योग्य रकम US$885 है: उड़ान, दो रातें और व्यावसायिक दिनों के भोजन का आधा।

एक स्वामी Lisbon में नौ दिन बिताता है

एक स्वामी बिना रुके Lisbon जाने और वापस आने की US$1,800 की राउंड-ट्रिप टिकट पर उड़ता है। दोनों यात्रा के दिन गिनें तो यात्रा नौ दिन की है: पाँच व्यावसायिक दिन (दो यात्रा के दिन और तीन काम के दिन) और चार निजी दिन। जाने का दिन छोड़ दें, तो स्वामी अमेरिका से बाहर 8 दिन रहा, इसलिए हफ़्ते का परीक्षण विफल रहता है। नौ में से चार दिन (44%) निजी हैं, जो 25% से कम नहीं है। मान लें कि स्वामी व्यवसाय पर नियंत्रण रखता है, यात्रा मुख्य रूप से व्यावसायिक है, और छुट्टी शुरू से योजना का हिस्सा थी, इसलिए स्वामी यह नहीं दिखा सकता कि वह कोई बड़ा कारण नहीं थी। कोई अपवाद लागू नहीं होता, इसलिए हवाई किराया दिनों के हिसाब से बँटता है।

• कटौती योग्य हवाई किराया US$1,800 का 5/9, यानी US$1,000 है। बाकी US$800 निजी हैं।
• ठहरना और भोजन सिर्फ़ व्यावसायिक दिनों के लिए कटौती योग्य हैं, भोजन आधे तक सीमित।
• अगर स्वामी की कंपनी ने पूरा किराया चुकाया, तो निजी US$800 accountable plan की प्रतिपूर्ति नहीं है: वह कर्मचारी के लिए कर योग्य वेतन है, या स्वामी के लिए संभवतः वितरण या लाभांश।

एक क्रिएटर रिज़ॉर्ट में नेटवर्किंग का हफ़्ता बुक करता है

एक क्रिएटर नेटवर्किंग के लिए रिज़ॉर्ट में एक हफ़्ता बुक करता है, जिसमें दो घंटे की बैठकें हैं। उड़ान और रिज़ॉर्ट का ठहराव US$3,000 का है, और एक सत्र का पंजीकरण US$150 का। ऐसी यात्रा आमतौर पर छुट्टी होती है, इसलिए US$3,000 कटौती योग्य नहीं हैं। US$150 का पंजीकरण, जो बैठकों से सीधे जुड़ा है और एजेंडा से समर्थित है, हो सकता है कटौती योग्य हो।

आपके मामले में फ़र्क है?

• यात्राएँ बार-बार, महँगी, लंबी या विदेश में हैं, या व्यावसायिक और निजी दिन लगभग बराबर हैं: कानून कोई सीमा तय नहीं करता, इसलिए हर यात्रा का उद्देश्य तथ्यों से तय होता है, और दिनों की गिनती, हवाई किराए का बँटवारा और रिकॉर्ड, सब मायने रखते हैं। हर यात्रा के यात्रा-कार्यक्रम, निमंत्रण, कैलेंडर और रसीदें इकट्ठा करें, फिर हर यात्रा को उसके प्रमाण के साथ दर्ज करने के लिए बहीखाता सहायता लें।
• परिवार आपके साथ यात्रा करता है: जीवनसाथी या रिश्तेदार आमतौर पर तभी पात्र है जब वह वास्तविक व्यावसायिक भूमिका वाला आपका कर्मचारी हो, और व्यावसायिक सहयोगी दो शर्तों पर (ऊपर देखें)। यात्रा-कार्यक्रम और किसने क्या किया, यह इकट्ठा करें, फिर निजी हिस्सा सही तरह दर्ज करवाएँ।
• आपकी कंपनी स्वामी को भुगतान या प्रतिपूर्ति करती है, या निजी दिनों वाली पूरी यात्रा का भुगतान कर चुकी है: निजी हिस्सा साफ़-सुथरी प्रतिपूर्ति नहीं है। योजना स्वामी के खर्च की प्रतिपूर्ति के अनुसार बनाएँ; बही में इसका व्यवहार जानने के लिए देखें निजी खर्च चुकाने वाली S corporation या स्वामी के खर्च चुकाने वाली C corporation, या स्वामी की वापसी को बही में सेट करवाएँ।
• पुरानी यात्राओं का दावा निजी दिनों समेत या रिकॉर्ड के बिना किया गया: देखें व्यावसायिक खर्च की गलतियों के लिए रिटर्न संशोधित करना और पिछड़ी बही को पूरा करना, या उन सालों की बही की समीक्षा करवाएँ।
• सवाल भोजन के बारे में है: देखें व्यावसायिक भोजन।
• कोई रसीद खो गई है: देखें व्यावसायिक खर्चों की खोई रसीदें।
• आपने यात्रा के खर्च विदेशी मुद्रा में चुकाए: देखें विदेशी मुद्रा में चुकाए खर्च।
• यात्रा कंटेंट फ़िल्माने के लिए थी: देखें कंटेंट क्रिएटर की कटौतियाँ।
• आपका व्यवसाय कनाडा में फ़ाइल करता है: देखें CRA जिन व्यावसायिक खर्चों को स्वीकार करती है।