مصروفات شخصية من حساب النشاط التجاري: سحب مالك أم خصم؟

هل يمكنني استخدام حساب نشاطي التجاري للنفقات الشخصية ثم خصمها؟

لا. الفاتورة الشخصية المدفوعة من حساب النشاط التجاري تبقى نفقة شخصية، والنفقات الشخصية والمعيشية والعائلية غير قابلة للخصم ما لم يسمح بها نص محدد في قانون الإيرادات الداخلية. أما خصومات النشاط التجاري فلا تشمل إلا النفقات العادية والضرورية لإدارة نشاط تجاري. والحساب الذي يخرج منه المال لا يغيّر ما دُفع مقابله، وتنص تعليمات Schedule C على عدم إدراج النفقات الشخصية والمعيشية والعائلية في قائمة «Other expenses» (مصروفات أخرى).

تبدأ المشكلة الضريبية عند خصم الدفعة؛ وفي LLC متعددة الأعضاء قد يكون التوزيع الذي يزيد على الأساس الضريبي للعضو خاضعًا للضريبة أيضًا. وفي الدفاتر، الدفعة الشخصية هي سحب مالك: مال أخذته من النشاط التجاري، وليست تكلفة لتشغيله. ويذكر المنشور 334 أن صاحب المنشأة الفردية لا يستطيع خصم مسحوباته الشخصية من النشاط. ويسمى خلط الأموال الشخصية بالتجارية بهذه الطريقة «الخلط» (commingling).

هذه الصفحة لأصحاب المنشآت الفردية ولشركات LLC التي تُحاسَب ضريبيًا كمنشأة فردية أو كشراكة. وإذا اختارت شركة LLC الخاصة بك معاملتها كشركة S أو كشركة C، فراجع بدلًا من ذلك دفع شركة S لنفقات شخصية أو دفع شركة C لنفقات المالك.

وضعك ليس بسيطًا إذا انطبق عليك أي مما يلي:

• الدفعات الشخصية تمتد على عدة أشهر أو سنوات.
• خُصمت إحداها بالفعل في إقرار سبق تقديمه.
• استخدم الحساب نفسه أكثر من عضو.
• كتبت IRS إليك عن الإقرار، أو أن مقرضًا أو مشتريًا أو مستثمرًا على وشك مراجعة الدفاتر.

جهّز قبل الفرز: كشوف حسابات كل حساب وبطاقة استخدمها النشاط، والإيصالات أو الفواتير الخاصة بأي دفعة لست متأكدًا منها، وطريقة محاسبة النشاط ضريبيًا (منشأة فردية، أو LLC بعضو واحد، أو LLC متعددة الأعضاء، أو شركة)، واتفاقية التشغيل إن كان هناك أكثر من عضو، والإقرارات التي ربما خصمت هذه التكاليف.

ما الذي يجعل النفقة قابلة للخصم، وما الذي يُعد شخصيًا أو معيشيًا أو عائليًا؟

تكون النفقة قابلة للخصم عندما تكون عادية وضرورية للنشاط التجاري معًا. ويعرّف المنشور 334 النفقة العادية بأنها الشائعة والمقبولة في مجالك، والنفقة الضرورية بأنها المفيدة والملائمة لنشاطك. أما النفقة الشخصية أو المعيشية أو العائلية فلا تجتاز هذا الاختبار، أيًّا كان من يدفعها وأيًّا كان الحساب الذي تخرج منه.

تعرض اللائحة الصادرة بموجب المادة 262 معظم الأمثلة على التكاليف الشخصية:

ولاشتراكات صاحب المنشأة الفردية في خطة التقاعد الخاصة به ولنصف ضريبة العمل الحر خصمٌ مستقل أيضًا في إقرار المالك، لا في Schedule C (المنشور 334). سجّل كل دفعة كسحب، ثم اطلب الخصم هناك إن كنت مؤهلًا. راجع التأمين الصحي للعامل لحسابه الخاص في الدفاتر.

هل يجعل تأسيس LLC أو الشراء باسم النشاط التجاري النفقة قابلة للخصم؟

لا. تُخصم التكلفة بسبب الغرض منها، لا بسبب الاسم المكتوب على البطاقة أو الفاتورة أو سند الملكية.

في ضريبة الدخل، لا تُعد LLC بعضو واحد كيانًا منفصلًا عن مالكها (كيان مُهمَل ضريبيًا، Disregarded Entity) ما لم تختر أن تُعامل كشركة. وينتقل نشاطها إلى إقرار المالك، وغالبًا في Schedule C للفرد الذي يدير نشاطًا تجاريًا. وتأسيس LLC لا يجعل التكلفة الشخصية قابلة للخصم.

تُعد LLC أمريكية لها عضوان أو أكثر شراكة في ضريبة الدخل الفيدرالية ما لم تختر أن تُعامل كشركة (IRS). وإذا كان الزوجان هما المالكين الوحيدين، ويملكان LLC بوصفها ملكية زوجية مشتركة (community property) بموجب قانون الولاية، فإن IRS تقبل المعاملتين: كيانًا مُهمَلًا أو شراكة، فتحقق من المعاملة التي استخدمتها إقراراتك (IRS). وخصومات الشراكة في السطور 9 حتى 21 من النموذج 1065 هي خصومات النشاط التجاري فقط (التعليمات)، لذا لا مكان فيها لفاتورة شخصية يدفعها أحد الأعضاء.

قد تتغير الحالة في منتصف السنة: فبحسب الوضع الافتراضي، يجعل وجود عضو ثانٍ LLC بعضو واحد شراكة، ويجعل فقدان جميع الأعضاء إلا واحدًا الشراكة كيانًا مُهمَلًا؛ ويمكن أن يسري اختيار النموذج 8832 قبل تاريخ تقديمه بمدة تصل إلى 75 يومًا (التعليمات). تحقق من الحالة في تاريخ كل دفعة.

لا يُخصم ما يُشترى باسم النشاط التجاري إلا بقدر استخدامه في العمل، مثل الأميال التجارية للسيارة.

تغطي هذه الصفحة ضريبة الدخل الفيدرالية. أما هل يؤثر خلط الأموال في حماية LLC من المسؤولية فلا تجيب عنه هذه الصفحة؛ راجع معالجة الأموال التجارية والشخصية المختلطة.

كيف أسجّل دفعة شخصية خرجت من حساب النشاط التجاري؟

سجّلها كسحب مالك في حساب من حسابات حقوق الملكية، لا كمصروف. ويصف المنشور 334 حساب السحب بأنه حساب منفصل لتسجيل دخل النشاط الذي تسحبه لدفع النفقات الشخصية والعائلية.

1. ابحث عن كل دفعة شخصية في كشوف الحساب.
2. غيّر تصنيفها من مصروف إلى حساب سحب المالك.
3. أضف ملاحظة بما دُفع مقابله.
4. سوِّ الحساب مع كشفه.

السحب ليس خصمًا، فلا يخفض الربح. وإذا سُجلت دفعة شخصية بالخطأ كمصروف فقد قلّلت الربح، ونقلها إلى حساب السحب يرفع الربح بقدرها. والسحب ليس دخلًا إضافيًا أيضًا: فدخل صاحب المنشأة الفردية من النشاط هو صافي ربحه، أي دخل النشاط مطروحًا منه مصروفاته التجارية (المنشور 334). ولمعرفة موضع السحب في قائمة الأرباح والخسائر وفي الميزانية العمومية، راجع تسجيل سحوبات المالك.

ماذا لو كان في LLC أكثر من عضو: حساب رأس مال أي عضو يتحمل الدفعة؟

حساب العضو المستفيد. عندما تدفع LLC متعددة الأعضاء فاتورة شخصية لأحد الأعضاء، فتعامل معها كسحب من ذلك العضو يُقيَّد على حساب رأس ماله، لا كمصروف على LLC، ما لم تكن قرضًا أو أجرًا مقابل خدمات. وحسابات الأعضاء الآخرين لا تتغير.

ينخفض حساب رأس مال الشريك بالمسحوبات والتوزيعات (تعليمات النموذج 1065). ولا يُؤخذ التوزيع في الحسبان عند احتساب حصة الشريك من الدخل أو الخسارة، فلا يغيّر تلك الحصة (المنشور 541).

ثلاثة فخاخ:

• قد تكون قرضًا بدلًا من ذلك. إذا اتفق الأعضاء على أن يسدد العضو المبلغ إلى LLC، فهو قرض للعضو، تدرجه الشراكة في Schedule L (التعليمات). والذي ينطبق منهما يتوقف على اتفاقية التشغيل وعلى ما فعله الأعضاء فعلًا.
• الدفع مقابل خدمات يختلف. الدفعة التي تدفعها الشراكة لشريك مقابل خدمات، وتُحدَّد دون النظر إلى دخل الشراكة، قد تكون دفعة مضمونة (guaranteed payment) (المادة ⁦707(c)⁩؛ المنشور 541). والفاتورة الشخصية ليست كذلك بحد ذاتها، لكن دفعها لتسوية مبلغ تدين به الشراكة لذلك الشريك مقابل خدمات قد يجعلها كذلك، مهما سمّتها الدفاتر. والتأمين الصحي الذي تدفعه الشراكة لشريك يُعامل كدفعة مضمونة، تخصمها الشراكة ويُعد دخلًا للشريك. أما إذا سجّلته الشراكة بدلًا من ذلك كتخفيض للتوزيعات، فلا تستطيع الشراكة خصمه (المنشور 541). راجع الدفعات المضمونة مقابل سحوبات الشركاء.
• التوزيع الكبير قد يكون خاضعًا للضريبة. يسجّل الشريك عادةً ربحًا على التوزيع النقدي بمقدار ما يزيد على الأساس الضريبي المعدّل لحصته فقط (المنشور 541)؛ راجع حسابات رأس مال الشركاء.

ماذا عن التكاليف التي يختلط فيها الجانب التجاري بالشخصي، مثل السيارة أو الهاتف أو المنزل؟

الجزء التجاري وحده قابل للخصم. ويقول المنشور 334 إنه يجب فصل الجزء الشخصي من النفقة المختلطة عن جزئها التجاري، وإن الجزء الشخصي غير قابل للخصم عادةً.

بالنسبة للسيارة، احتفظ بدفتر حساب أو يوميات أو سجل، وهي أنواع السجلات التي يذكرها المنشور 463 لإثبات الاستخدام التجاري. وتجد النسبة وحدود إهلاك السيارة في النفقات المختلطة والنسبة التجارية؛ وتجد اختبارات المكتب المنزلي في خصم المكتب المنزلي.

خصمتُ بنودًا شخصية في إقرار: ما الذي أصححه، وأي غرامة قد تنطبق؟

الإقرار الذي سبق تقديمه وخُصمت فيه تكلفة شخصية كمصروف تجاري قلّل الربح في تلك السنة، لذا قد تحتاج كل سنة متأثرة إلى تصحيح.

• صاحب المنشأة الفردية أو LLC بعضو واحد: قدّم النموذج ⁦1040-X⁩ مستقلًا لكل سنة. فقد تتغير ضريبة الدخل وضريبة العمل الحر معًا، وقد يلزم تعديل إقرار الولاية أيضًا. وفي الإقرار المشترك يوقّع الزوجان كلاهما ويكونان مسؤولين عادةً عن الضريبة الإضافية والفوائد والغرامات، مع أن الإعفاء للزوج البريء (innocent spouse relief) قد ينطبق (التعليمات).
• الشراكة أو LLC متعددة الأعضاء: قدّم النموذج 1065 معدَّلًا مع نماذج Schedule K-1 معدَّلة للشركاء. أما الشراكة الخاضعة لقواعد التدقيق المركزي (وهو الوضع الافتراضي ما لم تختر الخروج منه في إقرار قُدّم في موعده) فتقدّم بدلًا من ذلك طلب تعديل إداري، عادةً خلال 3 سنوات بعد تاريخ التقديم أو الموعد النهائي، أيهما أحدث (المادة ⁦6227(c)⁩؛ التعليمات). وقد يتغير إقرار كل شريك أيضًا.

يحدد أمران حجم التعرض للغرامة: سبب أخذ الخصم، وهل تصححه قبل أن تتواصل IRS معك لأول مرة بخصوص فحص.

النسب والاختبارات مأخوذة من صفحة IRS عن الغرامة المتعلقة بالدقة. كما تفرض IRS فوائد على الضريبة التي لم تُسدَّد بحلول موعدها وعلى هذه الغرامات (تعليمات النموذج ⁦1040-X⁩). ولا تنطبق الغرامة المتعلقة بالدقة على جزء من النقص في السداد إذا أثبتّ وجود سبب معقول له وأنك تصرفت بحسن نية (⁦26 U.S.C. 6664(c)⁩).

للتوقيت أهمية. فالإقرار المعدَّل، أو طلب التعديل الإداري المقدَّم في موعده، إذا قُدّم بعد الموعد النهائي، بما فيه التمديدات، وقبل أبكر موعد قطع تحدده اللائحة، مثل أول اتصال من IRS بك بشأن فحص ذلك الإقرار، فهو إقرار معدَّل مؤهَّل (qualified amended return): وتُحتسب ضريبته الإضافية كأنها مصرّح بها في الإقرار عند حساب الغرامة المتعلقة بالدقة، باستثناء أي جزء مرتبط بموقف احتيالي (⁦26 CFR 1.6664-2⁩). وفي بند يخص الشراكة، يشمل موعد القطع أيضًا أول اتصال من IRS بالشراكة بشأن فحص إقرارها. والقرار بالتعديل من عدمه يعتمد على الوقائع. راجع تعديل إقرار بسبب أخطاء في المصروفات التجارية.

ما السجلات التي تبيّن أي الدفعات كانت تجارية وأيها شخصية؟

كشف الحساب المصرفي يبيّن أن المال خرج من الحساب، لا ما دُفع مقابله. ويقول المنشور 583 إن المستندات الداعمة للنفقة يجب أن تبيّن المبلغ المدفوع وأنه كان لنفقة تجارية. ويقول أيضًا إن إثبات الدفع وحده لا يثبت الخصم، لذا احتفظ بالفاتورة أو الإيصال الذي يبيّن أن التكلفة وقعت فعلًا.

احتفظ بالسجلات الداعمة لكل بند مخصوم حتى تنتهي مدة التقادم للإقرار، وهي عادةً 3 سنوات بعد تقديم الإقرار، أو بعد موعده النهائي إن قُدّم مبكرًا. وتكون المدة 6 سنوات إذا أُغفل من الإقرار أكثر من ⁦25%⁩ من إجمالي الدخل، وغير محدودة للإقرار الذي لم يُقدَّم أو الإقرار الاحتيالي (IRS). وللإيصالات المفقودة، راجع الإيصالات المفقودة للمصروفات التجارية.

كيف أتوقف عن خلط الأموال الشخصية والتجارية من الآن؟

استخدم حسابًا واحدًا للنشاط التجاري فقط، واسحب المال بالتحويل. ويقول المنشور 583 إن عليك إبقاء حساب النشاط منفصلًا عن حسابك الجاري الشخصي، واستخدامه للنشاط وحده، وكتابة الشيكات لنفسك فقط للسحوبات الشخصية. والخطوات 2 و3 و5 أدناه عادات مفيدة، وليست قواعد من IRS.

1. ادفع التكاليف التجارية من حساب النشاط فقط، أو من بطاقة لا تُستخدم إلا للنشاط.
2. ادفع لنفسك بالتحويل إلى حسابك الشخصي، مع وسمه «سحب مالك». كثير من المالكين يختارون مبلغًا ثابتًا في مواعيد محددة، ليظهر أي دفع غير معتاد بوضوح.
3. ادفع فواتيرك الشخصية من حسابك الشخصي. وإن أخطأت، فسجّل الدفعة كسحب عند اكتشافها.
4. سوِّ حساب النشاط مع كشفه كل شهر.
5. في LLC متعددة الأعضاء، احتفظ بحساب سحب واحد لكل عضو.

لفتح الحساب، راجع حساب مصرفي تجاري لـ LLC أو منشأة فردية. ولطرق دفع أجر لنفسك، راجع دفع أجرك من LLC.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ وجميع المبالغ بالدولار الأمريكي.

صاحبة منشأة فردية تدفع رحلة عائلية ومشتريات بقالة

يحقق نشاط صاحبة منشأة فردية ربحًا قدره 60,000 دولار قبل هذه البنود. وتدفع 1,200 دولار لرحلة عائلية و300 دولار لفاتورة بقالة من حساب النشاط.

• كلاهما شخصي، فتسجّل 1,500 دولار كسحوبات مالك. ويبقى ربح Schedule C عند 60,000 دولار.
• ولو صنّفتهما كمصروفات، لظهر الربح 58,500 دولار، أي أقل من الحقيقي بمقدار 1,500 دولار.

سيارة اشتُريت باسم LLC بعضو واحد

يشتري مالك سيارة SUV بقيمة 40,000 دولار باسم LLC الجديدة بعضو واحد التي يملكها، بعدما قال له صديق إنها ستكون عندئذ قابلة للخصم بالكامل. وتُهمل IRS الـ LLC في ضريبة الدخل، فلا يُحتسب إلا الاستخدام التجاري. ويبيّن سجل الأميال أن ⁦70%⁩ من الأميال تجارية. ويُخصم عادةً هذا الجزء فقط: الأميال التجارية بسعر الميل القياسي، أو نحو ⁦70%⁩ من التكاليف الفعلية والإهلاك المسموح به. أما الـ ⁦30%⁩ الباقية فشخصية. وللمركبات قواعد إهلاك وحفظ سجلات خاصة (المنشور 334)، فتُطبَّق النسبة على ما تسمح به تلك القواعد.

LLC بعضوين تدفع الرسوم الدراسية لعائلة أحد الأعضاء

تدفع LLC بعضوين 2,000 دولار رسومًا دراسية لطفل أحد الأعضاء من حساب LLC. وما لم يتفق الأعضاء على أنها قرض أو أجر مقابل خدمات، تُسجَّل كسحب لذلك العضو: تخفّض حساب رأس ماله بمقدار 2,000 دولار وتُدرج كتوزيع، لا كمصروف للشراكة. ويكون التوزيع خاضعًا للضريبة بقدر ما يزيد على الأساس الضريبي لذلك العضو فقط، ويفترض هذا المثال أنه لا يزيد. ولا يتغير حساب رأس مال العضو الآخر ولا ربح LLC.

هل تختلف حالتك؟

• الدفعات المختلطة تمتد على أشهر أو سنوات، أو لا تستطيع تحديد أيها تجاري: فرز كل دفعة وتسجيل كل دفعة شخصية كسحب وتسوية كل حساب هو العمل الموصوف في معالجة الأموال المختلطة. أما إعادة بناء دفاتر لا تتطابق مع الكشوف فعمل تتولاه خدمة مسك الدفاتر.
• خُصمت تكاليف شخصية في إقرار سبق تقديمه: يتوقف قرار التعديل، وأي السنوات، وما يبقى من خطر الغرامة على الوقائع والتوقيت. ابدأ بـتعديل إقرار بسبب أخطاء في المصروفات التجارية، وفكّر في خدمة مسك الدفاتر لإعادة بناء الأشهر المتأثرة من الكشوف.
• كتبت IRS إليك: يغيّر تاريخ الخطاب ونوعه ما يمكنك فعله بنفسك. راجع إشعار IRS إلى نشاطك التجاري وتدقيق IRS لنشاط تجاري صغير.
• استخدم الحساب عدة أعضاء، أو يختلف الأعضاء على ما هو شخصي: راجع حسابات رأس مال الشركاء والدفعات المضمونة مقابل سحوبات الشركاء. وفرز ما يخص كل عضو وتسجيل كل دفعة على حساب رأس مال ذلك العضو عمل تتولاه خدمة مسك الدفاتر.
• اختارت LLC معاملتها كشركة S أو كشركة C: راجع دفع شركة S لنفقات شخصية أو دفع شركة C لنفقات المالك.
• دفعت تكاليف النشاط ببطاقة شخصية بدلًا من ذلك: راجع مصروفات النشاط على بطاقة ائتمان شخصية.
• لست متأكدًا من كيفية محاسبة LLC ضريبيًا: راجع كيف تُحاسَب شركات LLC ضريبيًا.