Kişisel Günler Eklenen İş Seyahati: Neyi İndirebilirsiniz

İş seyahatime tatil günleri eklersem gider yazabilir miyim?

Tatil günleri içeren seyahat, ana amacı iş ise indirilebilir; yalnızca işe ait kısım sayılır. Ölçüt seyahatin ana amacıdır. Yönetmelik, kişisel faaliyete ayrılan süreyi işe ayrılan süreyle kıyaslamayı önemli bir etken sayar ve sabit bir sınır koymaz. Yönetmeliğin örneği: bir hafta iş, ardından beş hafta tatil, aksi açıkça gösterilmedikçe ağırlıklı olarak kişiseldir.

Tablo IRS Publication 463 rehberini izler. Ana amaç testi, ödemeyi kim yaparsa yapsın geçerlidir. Yurt dışı seyahatlerde gün bölüşümü yalnızca seyahat edenin kendi indirimini sınırlar; geri ödeme düzenlemesi kapsamında ödeme yapan şirketin veya müşterinin indirimini sınırlamaz (26 CFR 1.274-4(a)). Değişen şey, sahibin ödeme üzerinden nasıl vergilendirildiğidir; aşağıdaki geri ödeme bölümüne bakın.

Seyahatler sık veya pahalıysa, seyahat yurt dışında bir haftadan uzun sürüyorsa, aile de gidiyorsa, varış yeri bir tatil köyü veya gemiyse, şirket sahibe ödeme yapıyor veya geri ödüyorsa, iş amacı sorgulanabilirse ya da önceki seyahatler tarih, amaç ve makbuz olmadan gider yazıldıysa durum basit değildir.

Karar vermeden önce şunları toplayın: tarihleri içeren seyahat programı, her iş görüşmesinin kanıtı (davet, gündem, takvim kaydı, e-postalar), uçuş ve otel kayıtları ile makbuzlar.

Seyahatte iş günü ile kişisel gün nasıl ayrılır?

Publication 463 ve 26 CFR 1.274-4 yurt dışı seyahatler için bu gün kurallarını belirler. Bir gün; yolculuk günüyse, orada bulunmanızın zorunlu olduğu günse, çalışma saatlerindeki ana faaliyetin iş olduğu günse veya iş günleri arasındaki hafta sonuysa iş günü sayılır. ABD içindeki seyahatlerde Publication 463 işle ilgili giderlerin indirilmesini söyler ve bu gün kurallarını tekrarlamaz; bu yüzden bir hafta sonu gecesinin iş gideri olup olmadığı olgulara göre belirlenir. İki zorunlu toplantı arasındaki hafta sonunu desteklemek en kolayıdır; ikisini de gösteren takvim kayıtlarını saklayın.

ABD içinde ağırlıklı olarak iş olan seyahatte neleri indirebilirim?

ABD içinde ağırlıklı olarak iş olan bir seyahatte varış yerine gidiş-dönüş yolculuk gideri ile iş günlerinin giderleri indirilebilir; kişisel günlerin giderleri indirilemez. Publication 463, iş seyahatini tatil veya yan gezi için uzatırsanız yalnızca işle ilgili seyahat giderlerini indirebileceğinizi söyler. Örneğinde, kişisel durak olmasaydı seyahatin maliyeti ne olacaksa o indirilir.

Seyahat ayrıca ikametten uzakta yapılan bir seyahat olmalıdır: görevleriniz sizi vergisel ana işyerinizin (ailenizin nerede yaşadığına bakılmaksızın düzenli iş yeriniz) genel bölgesinden, sıradan bir iş gününden önemli ölçüde uzun süre uzak tutar ve uzaktayken uyumanız veya dinlenmeniz gerekir. Bir iş görevi 1 yıl süreyi aşıyorsa ya da aşmasını gerçekçi olarak bekliyorsanız, daha önce bitse bile geçici sayılmaz ve seyahat giderleri indirilemez; bu beklenti doğduğu andan itibaren giderler indirilemez (IRS Tax Topic 511).

Tablo Publication 463, Table 1-1 tablosunu izler; eğlence giderlerini section 274(a) reddeder. Oda ücretine yemek veya eğlence ekleyen otel faturası makul bir esasa göre bölünmelidir (Publication 463). Seyahatteki araç giderleri için standart mil oranı veya gerçek araç giderleri rehberine bakın.

Tatil günleri eklersem uçak biletim indirilebilir mi?

ABD içinde ağırlıklı olarak iş olan bir seyahatte uçak bileti için gün bölüşümü gerekmez: kişisel günler olmasaydı seyahatin maliyeti ne olacaksa o indirilir; yani daha uzun kalıp bilet fiyatını artırmak indirimi artırmaz. Yurt dışı seyahat aşağıdaki istisnalardan birine göre tamamen iş sayılıyorsa da gerekmez. Bilet yalnızca ağırlıklı olarak iş olan ve hiçbir istisnaya uymayan yurt dışı seyahatte günlere göre bölünür: iş günleri bölü toplam gün, çarpı bilet ücreti. Ağırlıklı olarak kişisel seyahatte uçak bileti indirilemez; yalnızca varış yerindeki işle doğrudan ilgili giderler sayılır (Publication 463; 26 CFR 1.162-2).

Yurt dışı seyahat ne zaman tamamen iş sayılır?

Ağırlıklı olarak iş amaçlı bir yurt dışı seyahat, Publication 463 içindeki dört testten birini karşılıyorsa, gidiş-dönüş yolculuk gideri bakımından tamamen iş sayılır. Burada ABD, 50 eyalet ve District of Columbia demektir; yani Porto Riko'ya seyahat de yurt dışı seyahattir.

İlk iki test section 274(c) içindedir; diğerleri 26 CFR 1.274-4 içindedir. İşveren eşiniz, kardeşiniz, ataınız veya altsoyunuzsa ya da değer olarak hisselerinin %10 üzerinden fazlasına doğrudan veya dolaylı sahip olduğunuz bir şirketse işvereninizle akrabasınız; bazı trust ilişkileri de sayılır (Publication 463, 6. bölüm). Ailenizin veya ortaklarınızın hisseleri sizin hisseniz sayılabilir.

Gidişte veya dönüşte ABD içinde geçirilen yolculuk veya konaklama günleri hafta testine, kişisel süre testine ve uçak bileti bölüşümüne dahil edilmez (26 CFR 1.274-4).

Bu testler gidiş-dönüş yolculuk giderini korur. Kişisel günlerin konaklama ve yemek giderlerini indirilebilir yapmaz: IRS'nin kendi örneğinde iki iş gününden sonra dört gün gezi, gidiş-dönüş uçak biletini indirilebilir bıraktı ama otel gecelerini bırakmadı.

Yurt dışı seyahati gün gün nasıl bölerim?

Yurt dışı seyahat ağırlıklı olarak iş amaçlıysa ve hiçbir istisna geçerli değilse, iş varış yerine gidiş-dönüş yolculuk giderini iş günleri bölü ABD dışındaki toplam gün ile çarpın. Burada ABD'den ayrıldığınız gün de döndüğünüz gün de ABD dışındaki gün sayılır (Publication 463).

1. ABD'den ayrıldığınız günden döndüğünüz güne kadar seyahatin her gününü, yukarıdaki gün kurallarına göre iş veya kişisel olarak işaretleyin.
2. İş günlerini toplam güne bölün.
3. Bu oranı, ABD dışındaki seyahatinizin başladığı yerden iş varış yerine gidiş-dönüş bilet ücretine ve yolculukla ilgili giderlere uygulayın.
4. İş günlerinin konaklama, yemek (sınırlı) ve diğer giderlerini ekleyin. Kişisel günlerin giderleri indirilemez.

Kişisel günlerin nereye düştüğü, oranın hangi bilete uygulanacağını değiştirir.

• Yolda kişisel durak (Paris'te iş, sonra eve uçmadan önce Dublin'de bir hafta): aynı çıkış noktasından Dublin'e gidiş-dönüşün maliyetini alın, Dublin'in kişisel günlerini yurt dışındaki toplam güne bölüp çarpın ve bunu bilet olarak ödediğiniz toplamdan çıkarın (Publication 463).
• İş şehrinde, yakınında veya ötesinde kişisel günler: oran, iş şehrine gidiş-dönüş bilet ücretine uygulanır. Tatil yerine gidiş ve dönüş için ödenen ek biletler indirilemez.

Kişisel süreyi daha açık yansıttığını gösterebiliyorsanız başka bir gün sayma yöntemi kullanabilirsiniz (26 CFR 1.274-4).

İş seyahatinde yemekte sınır nedir ve hangi günler sayılır?

İş günlerindeki yemekler giderin %50 oranında indirilebilir (madde 274(n)). Kişisel günlerdeki yemekler indirilemez (Publication 463).

• Gerçek maliyet veya standart yemek ödeneği. Sınır ikisine de uygulanır ve hangisini seçerseniz seçin seyahatin zamanını, yerini ve iş amacını saklarsınız. İş yemekleri rehberi iki yöntemi, oranın nereden bulunacağını, lüks yemekleri, müşteri yemeklerini ve Department of Transportation çalışma saati sınırlarına tabi çalışanlar için %80 oranını anlatır.
• Çıkış ve dönüş günleri. Gerçek maliyette oranlama gerekmez. Ödeneği kullanan serbest çalışan, bu günlerin her biri için günlük tutarın dörtte üç kadarını alır. Günlük ödenek (sabit günlük tutar) ödeyen bir şirket, tutarlı uygulanan makul herhangi bir yöntemi kullanabilir (Revenue Procedure 2019-48, section 4.03 ve 6.04).

Eşimin veya aile üyemin seyahatini indirebilir miyim?

Genellikle hayır. Eşiniz, bakmakla yükümlü olduğunuz kişi veya sizinle gelen başka biri; ancak sizin çalışanınızsa, gerçek bir iş amacıyla seyahat ediyorsa ve gideri aksi halde kendisi indirebilecekse indirilebilir (section 274(m)(3)). Bir şirket, refakatçinin seyahatini orijinal beyannamesinde çalışanına ödenen ücret ve stopaj bakımından maaş olarak ele alırsa yine de indirebilir (26 CFR 1.274-2(f)(2)(iii)); bu durumda çalışan bunun vergisini öder.

Publication 463 üç nokta ekler:

• Not yazmak veya iş yemeklerine katılmak gibi tesadüfi yardım, iş amacı oluşturmaz.
• Oda iki kişi için daha pahalıysa yalnızca tek kişilik oda ücretini indirin. Araç giderlerinizin tamamı indirilebilir kalır; ikiniz de toplu taşıma kullanırsanız yalnızca kendi biletiniz indirilebilir.
• Sizinle seyahat eden mevcut veya olası bir müşteri, ortak veya başka bir iş bağlantısı da aynı iki koşulla nitelik kazanabilir: gerçek bir iş amacı ve aksi halde indirilebilecek bir gider (26 CFR 1.274-2(g)).

Seyahatin iş amacını ne kanıtlar?

Tutarı, zamanı, yeri ve iş amacını gösteren, seyahat sırasında veya hemen sonrasında tutulmuş kayıtlar saklayın. Kanun, yeterli kayıtlar veya kendi beyanınızı doğrulayan kanıtlar olmadan seyahat indirimi tanımaz; IRS yaklaşık tutarları veya desteklenmeyen beyanları kabul etmez (madde 274(d); 26 CFR 1.274-5T).

Karma seyahatte amacı rezervasyon yaparken yazın. Kişisel günlerin ücretlerini faturada ayırt edilebilir tutun veya ayrı ödeyin. İş hesabından ödenen kişisel gün ücreti seyahat gideri değildir: iş hesabından ödenen kişisel giderler ve ortak gider için karma kullanımlı giderler rehberlerine bakın. Makbuzda neler görünmesi gerektiği IRS makbuz şartları rehberindedir.

Yangın, sel veya kontrolünüz dışındaki başka bir afet nedeniyle kaybolan kayıtlar yeniden oluşturulabilir (26 CFR 1.274-5T); iş giderleri için kayıp makbuzlar rehberine bakın.

Konferans, networking seyahati, tatil köyü veya gemi turu ne olacak?

Tatil köyünde konaklama veya gemi turu iş olarak tanıtılsa bile tatil olabilir ve birkaç tesadüfi oturum eklemek bunu değiştirmez (Publication 463).

Kuzey Amerika bölgesi; Kanada'yı, Meksika'yı ve Publication 463 içinde sayılan birkaç Karayip ülkesi gibi diğer yerleri kapsar (madde 274(h)). Kanada'da, Meksika'da veya Porto Riko'da kongre yine de yurt dışı seyahattir; bu yüzden yukarıdaki hafta, kişisel süre ve gün bölüşümü testleri uygulanır. Yurt dışı kongre ve gemi sınırları, ödeme katılımcının gelirine dahil edilmedikçe ödeme yapan şirketi de bağlar (madde 274(h)(4)). İçerik üreticileri için içerik üreticisi giderleri rehberine bakın.

Şirketim bana geri ödüyor: bunu neyin temiz yaptığı nedir?

Geri ödeme, hesap verilebilir plan kurallarına uyuyorsa temizdir: iş bağlantısı, makul sürede şirkete yeterli hesap verme ve fazlanın iadesi (Publication 463). Yönetmeliğin sabit tarihli güvenli limanları şunlardır. Gider ödendikten veya doğduktan sonra 60 gün içinde gider belgelenir. Avans giderin ödenmesinden veya doğmasından itibaren 30 gün içinde verilir. Gider ödendikten veya doğduktan sonra 120 gün içinde fazla iade edilir (26 CFR 1.62-2(g)).

• Kişisel günler hesap verilebilir plan kapsamında geri ödenemez. İndirilebilir iş gideri olmayan giderler için yapılan ödeme iş bağlantısından yoksundur ve hesap verilebilir olmayan plan kapsamında ödenmiş sayılır. Çalışan için bu, stopajlı ve bordro vergili ücrettir (Publication 463; 26 CFR 1.62-2(h)). Şirket kesmesi gereken vergiyi öder (madde 3403); stopajı bilerek yapmayan veya aktarmayan sorumlu yönetici bunu kişisel olarak borçlanabilir (madde 6672); süre sınırı sahip giderlerinin geri ödenmesi rehberindedir. Sahip için ise IRS, şirketin kişisel giderleri ödemesini dağıtım veya C şirketinde temettü sayabilir: S şirketinin kişisel gider ödemesi ve C şirketinin sahip giderlerini ödemesi rehberlerine bakın.
• Sahipler ve akrabalar için de kanıt gerekir. İşverenle akraba bir çalışan, örneğin bir şirketin hisselerinin %10 üzerinden fazlasına sahip olan kişi, şirkete hesap verdikten sonra bile giderleri IRS'ye kanıtlayabilmelidir (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T).
• Yemek sınırını kim uygular. Hesap verilebilir plan kapsamında geri ödenen çalışan, bu yemekler için %50 sınırına tabi değildir; şirket tabidir (Publication 463, 2. bölüm).
• Müşteri size geri öder. Serbest çalışansanız ve müşteriye yeterli kayıtlarla hesap verirseniz, yazılı sözleşmeniz diğer tarafı belirtmedikçe %50 yemek sınırını siz değil müşteri uygular (Publication 463, 2. bölüm; 26 CFR 1.274-12(c)(2)(ii)(C)); yüklenici formunda geri ödenen giderler rehberine bakın.
• Çalışanlar genellikle kendi başlarına indirim yapamaz. Çoğu çalışan geri ödenmeyen seyahat giderlerini indiremez ve bu kural artık kalıcıdır (IRS Tax Topic 511; madde 67(h)); bu yüzden sahip-çalışanın seyahatini normalde şirket öder veya geri öder.
• Şahıs işletmesi sahibinin geri ödeyecek işvereni yoktur. Seyahat doğrudan Schedule C'de indirilir (Publication 463).

Plan şartları, bordro etkileri ve bir ortaklığın ortağa (ortak çalışan değildir) nasıl geri ödeme yaptığı sahip giderlerinin geri ödenmesi rehberindedir.

Örnek

Örnek tutarlar ABD dolarıdır.

Bir danışman Chicago'ya iki gün ekliyor

Serbest çalışan bir danışman Pazartesi sabahı Chicago'ya uçar; Pazartesi'den Çarşamba'ya toplantıları vardır, ardından eğlence için Perşembe ve Cuma kalır ve Cuma günü eve uçar. Ek günler olmasaydı Çarşamba akşamı eve uçacaktı. Seyahat ağırlıklı olarak iştir ve ABD içindedir. Biletin, ek günlerle ve onlarsız aynı olduğunu varsayın.

• Uçuş US$450, tamamı indirilebilir.
• Otel gecesi US$180. Pazartesi ve Salı geceleri iş gecesidir: US$360. Çarşamba ve Perşembe geceleri kişiseldir.
• Üç iş gününün yemekleri toplam US$150. Yarısı, US$75, indirilebilir. Perşembe ve Cuma yemekleri indirilemez.

İndirilebilir toplam US$885: uçuş, iki gece ve iş günü yemeklerinin yarısı.

Bir şirket sahibi Lizbon'da dokuz gün geçiriyor

Bir şirket sahibi Lizbon'a aktarmasız gidip döner; gidiş-dönüş bileti US$1.800. İki yolculuk günü dahil seyahat dokuz gündür: beş iş günü (iki yolculuk günü ve üç çalışma günü) ve dört kişisel gün. Çıkış günü çıkarılırsa sahip ABD dışında 8 gün kalmıştır; bu yüzden hafta testi karşılanmaz. Dokuz günün dördü (%44) kişiseldir ve bu %25 altında değildir. Sahibin işi kontrol ettiğini, seyahatin ağırlıklı olarak iş olduğunu ve tatilin en baştan plana dahil olduğunu, bu yüzden sahibin bunun önemli bir etken olmadığını gösteremediğini varsayın. Hiçbir istisna geçerli değildir; bu yüzden uçak bileti günlere göre bölünür.

• İndirilebilir uçak bileti US$1.800 tutarın 5/9'u, yani US$1.000. Kalan US$800 kişiseldir.
• Konaklama ve yemekler yalnızca iş günleri için indirilebilir; yemekler yarıyla sınırlıdır.
• Sahibin şirketi biletin tamamını ödediyse kişisel US$800, hesap verilebilir plan kapsamında geri ödeme değildir: çalışan için vergilendirilebilir ücret, sahip için ise muhtemelen dağıtım veya temettüdür.

Bir içerik üreticisi tatil köyünde networking haftası ayırtıyor

Bir içerik üreticisi, iki saatlik toplantılarla networking için tatil köyünde bir hafta ayırtır. Uçuş ve tatil köyü konaklaması US$3.000, bir oturum kaydı ise US$150 tutar. Böyle bir seyahat genellikle tatildir; bu yüzden US$3.000 indirilemez. Toplantılara doğrudan bağlı ve gündemle desteklenen US$150 kayıt ücreti indirilebilir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Seyahatler sık, pahalı, uzun veya yurt dışına ise ya da iş ve kişisel günler birbirine yakınsa: kanun sınır koymaz; bu yüzden her seyahatin amacı olgulara göre değerlendirilir ve gün sayısı, uçak bileti bölüşümü ve kayıtların hepsi önemlidir. Her seyahat için programları, davetleri, takvimleri ve makbuzları toplayın, sonra her seyahati kanıtıyla kaydedecek muhasebe desteği alın.
• Aile sizinle seyahat ediyorsa: eş veya akraba genellikle yalnızca gerçek bir iş rolü olan çalışanınız olarak, bir iş bağlantısı ise iki koşulla nitelik kazanır (yukarıya bakın). Seyahat programını ve kimin ne yaptığını toplayın, sonra kişisel payı doğru kaydettirin.
• Şirketiniz bir sahibe ödeme yapıyor veya geri ödüyorsa ya da kişisel günler içeren bir seyahatin tamamını ödediyse: kişisel kısım temiz bir geri ödeme değildir. Planı sahip giderlerinin geri ödenmesi rehberindeki gibi kurun; defterlerde nasıl ele alındığı için S şirketinin kişisel gider ödemesi veya C şirketinin sahip giderlerini ödemesi rehberlerine bakın ya da sahibin geri ödemesini defterlerde kurdurun.
• Önceki seyahatler kişisel günler dahil veya kayıtsız gider yazıldıysa: iş gideri hataları için beyannameyi düzeltme ve gecikmiş defterleri tamamlama rehberlerine bakın ya da o yılların defterlerini inceletin.
• Sorunuz yemeklerle ilgiliyse: iş yemekleri rehberine bakın.
• Makbuz eksikse: iş giderleri için kayıp makbuzlar rehberine bakın.
• Seyahat giderlerini yabancı parayla ödediyseniz: yabancı parayla ödenen giderler rehberine bakın.
• Seyahat içerik çekmek içindiyse: içerik üreticisi giderleri rehberine bakın.
• İşletmeniz Kanada'da beyanname veriyorsa: CRA'nın kabul ettiği iş giderleri rehberine bakın.