Chuyến công tác có ngày cá nhân: khoản nào được khấu trừ

Tôi có thể khấu trừ chuyến công tác nếu thêm ngày nghỉ không?

Chuyến đi có ngày nghỉ được khấu trừ khi mục đích chính là công việc, và chỉ phần công việc được tính. Phép thử là mục đích chính của chuyến đi. Quy định coi thời gian dành cho hoạt động cá nhân, so với thời gian dành cho công việc, là một yếu tố quan trọng và không đặt mốc cố định. Ví dụ trong quy định: một tuần làm việc rồi năm tuần nghỉ là chuyến đi chủ yếu mang tính cá nhân, trừ khi chứng minh rõ ràng ngược lại.

Bảng này theo IRS Publication 463. Phép thử mục đích chính áp dụng dù ai trả tiền. Cách chia theo ngày cho chuyến đi nước ngoài chỉ giới hạn khoản khấu trừ của chính người đi, không giới hạn khoản của công ty hoặc khách hàng chi trả theo cơ chế hoàn chi phí (26 CFR 1.274-4(a)). Thứ thay đổi là cách chủ sở hữu bị tính thuế trên khoản được trả; xem phần hoàn chi phí bên dưới.

Trường hợp của bạn không đơn giản khi chuyến đi thường xuyên hoặc tốn kém, chuyến đi nước ngoài kéo dài hơn một tuần, có người nhà đi cùng, nơi đến là khu nghỉ dưỡng hoặc tàu du lịch, công ty trả hoặc hoàn chi phí cho chủ sở hữu, mục đích công việc có thể bị nghi ngờ, hoặc các chuyến đi trước đã được khai mà không có ngày tháng, mục đích và biên lai.

Hãy chuẩn bị trước khi quyết định: lịch trình có ngày tháng, bằng chứng cho từng cam kết công việc (thư mời, chương trình, lịch hẹn, email), hồ sơ vé bay và khách sạn, và biên lai.

Khi đi xa, thế nào là thời gian công việc và thời gian cá nhân?

Publication 463 và 26 CFR 1.274-4 nêu các quy tắc tính ngày này cho chuyến đi nước ngoài. Một ngày được tính là ngày làm việc khi đó là ngày di chuyển, ngày cần có mặt của bạn, ngày có hoạt động làm việc chính là công việc, hoặc ngày cuối tuần nằm giữa các ngày làm việc. Với chuyến đi trong Hoa Kỳ, Publication 463 cho biết hãy khấu trừ các chi phí liên quan đến công việc và không lặp lại các quy tắc tính ngày này, nên việc đêm cuối tuần có phải chi phí công việc hay không được quyết định theo hoàn cảnh cụ thể. Cuối tuần nằm giữa hai cuộc họp bắt buộc là trường hợp dễ chứng minh nhất, nên hãy giữ các mục lịch cho thấy cả hai.

Chuyến đi chủ yếu là công việc trong Hoa Kỳ thì tôi khấu trừ được gì?

Với chuyến đi trong Hoa Kỳ chủ yếu là công việc, chi phí đi và về từ nơi đến và chi phí của các ngày làm việc được khấu trừ; chi phí của ngày cá nhân thì không. Publication 463 cho biết nếu bạn kéo dài chuyến công tác để nghỉ hoặc ghé thêm nơi khác, bạn chỉ khấu trừ chi phí đi lại liên quan đến công việc. Ví dụ của tài liệu khấu trừ phần chuyến đi sẽ tốn nếu không có điểm dừng cá nhân.

Chuyến đi cũng phải là chuyến đi xa nơi làm việc chính: nhiệm vụ giữ bạn xa khu vực nơi làm việc chính để tính thuế (tax home, tức nơi kinh doanh thường xuyên của bạn, bất kể gia đình sống ở đâu) lâu hơn đáng kể một ngày làm việc thông thường, và bạn cần ngủ hoặc nghỉ khi ở xa. Một đợt làm việc tại nơi khác không còn là tạm thời, và chi phí đi lại của nó không được khấu trừ, nếu kéo dài quá 1 năm hoặc bạn thực tế dự kiến như vậy, kể cả khi nó kết thúc sớm hơn; chi phí hết được khấu trừ từ lúc dự kiến đó xuất hiện (IRS Tax Topic 511).

Bảng này theo Publication 463, Table 1-1; giải trí bị cấm khấu trừ theo section 274(a). Hóa đơn khách sạn gộp bữa ăn hoặc giải trí với phòng phải được chia theo cơ sở hợp lý (Publication 463). Về chi phí xe trong chuyến đi, xem mức dặm tiêu chuẩn hay chi phí xe thực tế.

Nếu thêm ngày nghỉ, vé máy bay của tôi có được khấu trừ không?

Vé máy bay không cần chia theo ngày khi chuyến đi chủ yếu là công việc và trong Hoa Kỳ: hãy khấu trừ số tiền chuyến đi sẽ tốn nếu không có ngày cá nhân, nên ở lâu hơn làm giá vé tăng thì khoản khấu trừ không tăng. Cũng không cần chia khi chuyến đi nước ngoài hoàn toàn là công việc theo một trong các ngoại lệ bên dưới. Chỉ chia theo ngày với chuyến đi nước ngoài chủ yếu là công việc và không thuộc ngoại lệ nào: số ngày làm việc chia cho tổng số ngày, nhân với giá vé. Chuyến đi chủ yếu là cá nhân không được khấu trừ vé máy bay; chỉ các chi phí liên quan trực tiếp đến công việc tại nơi đến được tính (Publication 463; 26 CFR 1.162-2).

Khi nào chuyến đi nước ngoài được coi là hoàn toàn công việc?

Chuyến đi nước ngoài chủ yếu vì công việc được coi là hoàn toàn công việc, đối với chi phí đi và về, nếu đáp ứng một trong bốn phép thử trong Publication 463. Ở đây, Hoa Kỳ gồm 50 tiểu bang và Washington, D.C., nên chuyến đi Puerto Rico là chuyến đi nước ngoài.

Hai phép thử đầu nằm trong section 274(c); các phép thử còn lại nằm trong 26 CFR 1.274-4. Bạn có quan hệ họ hàng với người sử dụng lao động nếu người đó là vợ/chồng, anh chị em, tổ tiên hoặc hậu duệ của bạn, hoặc là công ty mà bạn sở hữu, trực tiếp hoặc gián tiếp, hơn 10% cổ phần theo giá trị; một số quan hệ ủy thác cũng được tính (Publication 463, chapter 6). Cổ phần do gia đình hoặc thành viên hợp danh của bạn nắm giữ có thể được tính là của bạn.

Ngày di chuyển hoặc ở lại trong Hoa Kỳ trên đường đi hoặc về không được tính vào phép thử một tuần, phép thử thời gian cá nhân hay việc chia vé máy bay (26 CFR 1.274-4).

Các phép thử này bảo vệ chi phí đi và về. Chúng không làm chỗ ở và bữa ăn của ngày cá nhân được khấu trừ: trong ví dụ của chính IRS, bốn ngày tham quan sau hai ngày làm việc vẫn giữ vé khứ hồi được khấu trừ nhưng không giữ các đêm khách sạn.

Tôi chia chuyến đi nước ngoài theo từng ngày như thế nào?

Khi chuyến đi nước ngoài chủ yếu là công việc và không có ngoại lệ nào áp dụng, hãy nhân chi phí khứ hồi đến nơi công tác với số ngày làm việc chia cho tổng số ngày ở ngoài Hoa Kỳ. Ở đây, cả ngày bạn rời đi lẫn ngày bạn quay về đều được tính là ngày ở ngoài Hoa Kỳ (Publication 463).

1. Đánh dấu mỗi ngày của chuyến đi, từ ngày bạn rời Hoa Kỳ đến ngày bạn quay về, là ngày làm việc hay ngày cá nhân theo các quy tắc tính ngày ở trên.
2. Chia số ngày làm việc cho tổng số ngày.
3. Áp dụng tỷ lệ đó vào giá vé khứ hồi và các chi phí liên quan để đi từ điểm bắt đầu chuyến đi ngoài Hoa Kỳ đến nơi công tác và quay về.
4. Cộng chỗ ở, bữa ăn (có giới hạn) và các chi phí khác của những ngày làm việc. Chi phí của ngày cá nhân không được khấu trừ.

Vị trí của các ngày cá nhân quyết định vé nào áp dụng tỷ lệ.

• Điểm dừng cá nhân trên đường đi (công việc ở Paris, rồi một tuần ở Dublin trước khi bay về): lấy chi phí khứ hồi đến Dublin từ cùng điểm xuất phát, nhân với số ngày cá nhân ở Dublin chia cho tổng số ngày ở nước ngoài, rồi trừ kết quả khỏi toàn bộ tiền vé bạn đã trả (Publication 463).
• Ngày cá nhân tại, gần hoặc xa hơn thành phố công tác: tỷ lệ áp dụng cho vé khứ hồi đến thành phố công tác. Vé thêm đến và đi từ nơi nghỉ không được khấu trừ.

Bạn có thể dùng cách đếm ngày khác nếu chứng minh được cách đó phản ánh thời gian cá nhân rõ hơn (26 CFR 1.274-4).

Bữa ăn trong chuyến công tác: giới hạn là bao nhiêu và những ngày nào được tính?

Bữa ăn trong ngày làm việc được khấu trừ ở mức 50% chi phí (section 274(n)). Bữa ăn trong ngày cá nhân không được khấu trừ (Publication 463).

• Chi phí thực tế hoặc mức tiền ăn tiêu chuẩn. Giới hạn áp dụng cho cả hai, và dù theo cách nào bạn cũng phải giữ thời gian, địa điểm và mục đích công việc của chuyến đi. Bữa ăn kinh doanh trình bày hai phương pháp, nơi tra mức tiền, bữa ăn xa hoa, bữa ăn với khách hàng và mức 80% cho người lao động chịu giới hạn giờ làm việc của Bộ Giao thông Vận tải.
• Ngày đi và ngày về. Chi phí thực tế không cần tính theo tỷ lệ. Người tự kinh doanh dùng mức tiền ăn tiêu chuẩn được lấy ba phần tư mức tiền của ngày cho mỗi ngày đó. Công ty trả per diem (mức tiền cố định mỗi ngày) có thể dùng bất kỳ phương pháp hợp lý nào được áp dụng nhất quán (Revenue Procedure 2019-48, sections 4.03 và 6.04).

Tôi có thể khấu trừ chi phí đi lại của vợ/chồng hoặc người nhà không?

Thường là không. Vợ/chồng, người phụ thuộc hoặc người khác đi cùng chỉ được khấu trừ nếu người đó là nhân viên của bạn, đi vì mục đích công việc thực sự, và có thể tự khấu trừ khoản chi đó (section 274(m)(3)). Công ty vẫn có thể khấu trừ chi phí đi lại của người đi cùng nếu coi đó là tiền lương trả cho nhân viên của công ty trên tờ khai gốc và là tiền lương để khấu trừ thuế (26 CFR 1.274-2(f)(2)(iii)); khi đó nhân viên phải nộp thuế trên khoản này.

Publication 463 bổ sung ba điểm:

• Việc phụ giúp, như gõ ghi chú hoặc dự bữa tối công việc, không tạo ra mục đích công việc.
• Nếu phòng đắt hơn khi ở hai người, chỉ khấu trừ giá phòng đơn. Toàn bộ chi phí xe của bạn vẫn được khấu trừ; nếu cả hai cùng đi phương tiện công cộng, chỉ vé của bạn được khấu trừ.
• Khách hàng hiện tại hoặc tiềm năng, đối tác hoặc người có quan hệ làm ăn khác đi cùng bạn có thể đủ điều kiện theo cùng hai điều kiện: mục đích công việc thực sự, và chi phí vốn được khấu trừ (26 CFR 1.274-2(g)).

Điều gì chứng minh mục đích công việc của chuyến đi?

Hãy giữ hồ sơ, lập vào hoặc gần thời điểm chuyến đi, cho thấy số tiền, thời gian, địa điểm và mục đích công việc. Luật không cho khấu trừ chi phí đi lại nếu thiếu bằng chứng đó, từ hồ sơ đầy đủ hoặc từ chứng cứ củng cố lời khai của bạn, và IRS không chấp nhận con số ước chừng hay lời khai không có chứng cứ (section 274(d); 26 CFR 1.274-5T).

Với chuyến đi vừa công việc vừa cá nhân, hãy ghi mục đích ngay khi đặt chỗ. Giữ các khoản của ngày cá nhân tách biệt trên hóa đơn, hoặc thanh toán riêng. Khoản của ngày cá nhân trả từ tài khoản doanh nghiệp không phải chi phí đi lại: xem chi phí cá nhân trả từ tài khoản doanh nghiệp và, với khoản chi chung, chi phí dùng chung. Biên lai phải thể hiện những gì nằm trong yêu cầu biên lai của IRS.

Hồ sơ bị mất do hỏa hoạn, lũ lụt hoặc tai nạn khác ngoài tầm kiểm soát có thể được dựng lại (26 CFR 1.274-5T); xem biên lai chi phí kinh doanh bị mất.

Còn hội nghị, chuyến đi kết nối, khu nghỉ dưỡng hoặc du thuyền thì sao?

Kỳ nghỉ tại khu nghỉ dưỡng hoặc trên du thuyền có thể chỉ là kỳ nghỉ, dù được quảng cáo là công việc, và việc xếp thêm vài buổi phụ không làm thay đổi điều đó (Publication 463).

Khu vực Bắc Mỹ gồm Canada, Mexico và các nơi khác được Publication 463 liệt kê, như một số quốc gia vùng Caribe (section 274(h)). Hội nghị ở Canada, Mexico hoặc Puerto Rico vẫn là chuyến đi nước ngoài, nên các phép thử một tuần, thời gian cá nhân và chia ngày ở trên đều áp dụng. Giới hạn về hội nghị nước ngoài và du thuyền cũng ràng buộc công ty chi trả, trừ khi khoản trả được tính vào thu nhập của người tham dự (section 274(h)(4)). Với người sáng tạo nội dung, xem khoản được trừ cho người sáng tạo nội dung.

Công ty hoàn chi phí cho tôi: thế nào là hoàn đúng cách?

Khoản hoàn chi phí đúng cách khi theo quy tắc kế hoạch hoàn chi phí có kiểm soát (accountable plan): có liên hệ với công việc, báo cáo đầy đủ cho công ty trong thời gian hợp lý, và hoàn trả phần dư (Publication 463). Các mốc an toàn cố định trong quy định là 60 ngày sau khi chi phí được chi trả hoặc phát sinh để lập chứng từ cho khoản chi, khoản tạm ứng được cấp trong vòng 30 ngày kể từ khi chi phí được chi trả hoặc phát sinh, và 120 ngày sau khi chi phí được chi trả hoặc phát sinh để hoàn trả phần dư (26 CFR 1.62-2(g)).

• Ngày cá nhân không thể được hoàn theo kế hoạch hoàn chi phí có kiểm soát. Khoản trả cho chi phí không phải chi phí kinh doanh được khấu trừ thì không có liên hệ với công việc và bị coi là trả theo kế hoạch không kiểm soát (nonaccountable plan). Với nhân viên, đó là tiền lương, có khấu trừ thuế và thuế lương (Publication 463; 26 CFR 1.62-2(h)). Công ty phải nộp khoản thuế lẽ ra phải khấu trừ (section 3403), và cán bộ điều hành chịu trách nhiệm mà cố ý không khấu trừ hoặc không nộp có thể phải tự chịu khoản đó (section 6672); thời hạn nằm trong hoàn chi phí cho chủ sở hữu. Với chủ sở hữu, IRS có thể thay vào đó coi việc công ty trả chi phí cá nhân là khoản phân phối hoặc, ở C corporation, là cổ tức: xem S corporation trả chi phí cá nhân và C corporation trả chi phí cho chủ sở hữu.
• Bằng chứng vẫn quan trọng với chủ sở hữu và người thân. Nhân viên có quan hệ họ hàng với người sử dụng lao động, như người sở hữu hơn 10% cổ phần của công ty, phải chứng minh được chi phí với IRS dù đã báo cáo với công ty (Publication 463; 26 CFR 1.274-5T).
• Ai áp dụng giới hạn bữa ăn. Nhân viên được hoàn chi phí theo kế hoạch có kiểm soát không bị giới hạn 50% cho các bữa ăn đó; công ty mới bị (Publication 463, chapter 2).
• Khách hàng hoàn chi phí cho bạn. Nếu bạn tự kinh doanh và báo cáo với khách hàng bằng hồ sơ đầy đủ, khách hàng, không phải bạn, áp dụng giới hạn bữa ăn 50%, trừ khi thỏa thuận bằng văn bản của bạn nêu bên kia (Publication 463, chapter 2; 26 CFR 1.274-12(c)(2)(ii)(C)); xem chi phí được hoàn trên biểu mẫu nhà thầu.
• Nhân viên thường không thể tự khấu trừ. Hầu hết nhân viên không thể khấu trừ chi phí đi lại không được hoàn, và quy tắc đó nay là vĩnh viễn (IRS Tax Topic 511; section 67(h)), nên chuyến đi của chủ sở hữu kiêm nhân viên thường do công ty trả hoặc hoàn chi phí.
• Chủ doanh nghiệp một chủ không có người sử dụng lao động để hoàn chi phí. Chuyến đi được khấu trừ trực tiếp trên Schedule C (Publication 463).

Điều khoản của kế hoạch, ảnh hưởng đến bảng lương và cách hợp danh hoàn trả cho thành viên hợp danh (thành viên hợp danh không phải nhân viên) nằm trong hoàn chi phí cho chủ sở hữu.

Ví dụ

Số tiền minh họa bằng đô la Hoa Kỳ.

Một chuyên gia tư vấn thêm hai ngày ở Chicago

Một chuyên gia tư vấn tự kinh doanh bay đến Chicago vào sáng thứ Hai để họp từ thứ Hai đến thứ Tư, rồi ở lại thứ Năm và thứ Sáu để nghỉ và bay về vào thứ Sáu. Nếu không có những ngày thêm, người này đã bay về vào tối thứ Tư. Chuyến đi chủ yếu là công việc và trong Hoa Kỳ. Giả sử giá vé như nhau dù có hay không có những ngày thêm.

• Chuyến bay là US$450, được khấu trừ toàn bộ.
• Khách sạn US$180 mỗi đêm. Đêm thứ Hai và thứ Ba là công việc: US$360. Đêm thứ Tư và thứ Năm là cá nhân.
• Bữa ăn của ba ngày làm việc tổng cộng US$150. Một nửa, US$75, được khấu trừ. Bữa ăn vào thứ Năm và thứ Sáu thì không.

Tổng số được khấu trừ là US$885: chuyến bay, hai đêm khách sạn và một nửa bữa ăn của các ngày làm việc.

Một chủ sở hữu ở Lisbon chín ngày

Một chủ sở hữu bay thẳng đến Lisbon và về bằng vé khứ hồi US$1.800. Tính cả hai ngày di chuyển, chuyến đi dài chín ngày: năm ngày làm việc (hai ngày di chuyển và ba ngày làm việc) và bốn ngày cá nhân. Nếu bỏ ngày khởi hành, chủ sở hữu ở ngoài Hoa Kỳ 8 ngày, nên phép thử một tuần không đạt. Bốn trên chín ngày (44%) là cá nhân, không dưới 25%. Giả sử chủ sở hữu kiểm soát doanh nghiệp, chuyến đi chủ yếu là công việc, và kỳ nghỉ nằm trong kế hoạch từ đầu, nên chủ sở hữu không chứng minh được kỳ nghỉ không phải cân nhắc chính. Không có ngoại lệ nào áp dụng, nên vé máy bay được chia theo ngày.

• Vé máy bay được khấu trừ là 5/9 của US$1.800, tức US$1.000. US$800 còn lại là cá nhân.
• Chỗ ở và bữa ăn chỉ được khấu trừ cho các ngày làm việc, với bữa ăn giới hạn ở một nửa.
• Nếu công ty của chủ sở hữu trả toàn bộ tiền vé, khoản US$800 cá nhân không phải là khoản hoàn chi phí theo kế hoạch có kiểm soát: đó là tiền lương chịu thuế của nhân viên hoặc, với chủ sở hữu, có thể là khoản phân phối hoặc cổ tức.

Một người sáng tạo nội dung đặt tuần ở khu nghỉ dưỡng để kết nối

Một người sáng tạo nội dung đặt một tuần ở khu nghỉ dưỡng để kết nối, với hai giờ họp. Chuyến bay và kỳ nghỉ tại khu nghỉ dưỡng tốn US$3.000, và phí đăng ký một buổi tốn US$150. Chuyến đi như vậy thường là kỳ nghỉ, nên US$3.000 không được khấu trừ. Khoản đăng ký US$150, gắn trực tiếp với các cuộc họp và có chương trình làm bằng chứng, có thể được khấu trừ.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Chuyến đi thường xuyên, tốn kém, dài ngày hoặc ở nước ngoài, hoặc ngày công việc và ngày cá nhân gần bằng nhau: luật không đặt mốc cố định, nên mục đích của từng chuyến đi được đánh giá theo hoàn cảnh cụ thể, và số ngày, cách chia vé máy bay và hồ sơ đều quan trọng. Hãy chuẩn bị lịch trình, thư mời, lịch hẹn và biên lai cho từng chuyến, rồi nhờ hỗ trợ ghi sổ ghi từng chuyến đi kèm bằng chứng.
• Người nhà đi cùng bạn: vợ/chồng hoặc người thân thường chỉ đủ điều kiện khi là nhân viên của bạn có vai trò công việc thực sự, và người có quan hệ làm ăn theo hai điều kiện (xem ở trên). Hãy chuẩn bị lịch trình và việc ai làm gì, rồi ghi nhận đúng phần chi phí cá nhân.
• Công ty trả hoặc hoàn chi phí cho chủ sở hữu, hoặc trả cả chuyến đi có ngày cá nhân: phần cá nhân không phải khoản hoàn chi phí đúng cách. Hãy thiết lập kế hoạch như trong hoàn chi phí cho chủ sở hữu; về cách sổ sách xử lý, xem S corporation trả chi phí cá nhân hoặc C corporation trả chi phí cho chủ sở hữu, hoặc thiết lập khoản chủ sở hữu hoàn trả trong sổ sách.
• Các chuyến đi trước đã được khai gồm cả ngày cá nhân hoặc không có hồ sơ: xem điều chỉnh tờ khai vì sai sót chi phí kinh doanh và hoàn thiện sổ sách quá hạn, hoặc nhờ xem xét sổ sách những năm đó.
• Câu hỏi của bạn về bữa ăn: xem bữa ăn kinh doanh.
• Thiếu biên lai: xem biên lai chi phí kinh doanh bị mất.
• Bạn trả chi phí chuyến đi bằng ngoại tệ: xem chi phí trả bằng ngoại tệ.
• Chuyến đi để quay nội dung: xem khoản được trừ cho người sáng tạo nội dung.
• Doanh nghiệp của bạn khai thuế tại Canada: xem chi phí kinh doanh mà CRA chấp nhận.