Kontenrahmen für GIFI-Codes: Kategorien der T2 und T2125

Brauche ich für GIFI-Codes einen besonderen Kontenrahmen?

Nein, ein bestimmter Kontenrahmen ist nicht vorgeschrieben. Der Income Tax Act verlangt, dass Bücher in einer Form geführt werden, aus der sich die Steuer ermitteln lässt. Der GIFI, der General Index of Financial Information, ist die Liste nummerierter Abschlussposten der CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde). Die CRA sagt, dass alle Kapitalgesellschaften außer Versicherungsgesellschaften ihre Abschlussangaben mit GIFI-Codes zusammen mit der T2-Erklärung einreichen sollen. Ihr GIFI-Leitfaden wendet diese Codes auf die Abschlüsse der Kapitalgesellschaft an: Schedule 100 für die Bilanz und Schedule 125 für die Gewinn- und Verlustrechnung. Ein Kontenrahmen, der schon so gegliedert ist wie der GIFI (Vermögen, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Erträge, Wareneinsatz, Aufwendungen), lässt sich mit dem geringsten Aufwand zuordnen. Ein Einzelunternehmer hat keinen GIFI-Schritt: Die T2125, der Geschäftsabschluss in der persönlichen Steuererklärung, wird nach Zeilen der CRA eingereicht.

Der Fall ist nicht einfach, wenn:

• ein großes Konto „Sonstiges“ mehrere Kostenarten enthält;
• Entnahmen des Eigentümers als Aufwand gebucht werden;
• die GST/HST in den Umsätzen steckt; oder
• die erste T2 keine saubere Saldenliste hat, also keine Liste aller Konten mit ihrem Schlusssaldo.

Jeder dieser Punkte verändert, was die T2 ausweist, oder verbirgt Einzelheiten, die die CRA erwartet. Die Saldenliste muss daher vor der Erstellung der T2 geprüft werden. Stellen Sie den Kontenrahmen, die aktuelle Saldenliste und, falls vorhanden, die GIFI-Schedules der Vorjahres-T2 (100, 125 und 141) zusammen.

Welche Konten braucht eine kleine kanadische Kapitalgesellschaft, gegliedert wie im GIFI?

Eine kleine Kapitalgesellschaft braucht Konten in sechs Gruppen: Vermögen, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Erträge, Wareneinsatz und Aufwendungen, dazu die Einkommensteuer unterhalb des Gewinns. Die Tabelle zeigt eine gängige Auswahl und den GIFI-Posten, dem jedes Konto meist entspricht. Verwenden Sie Ihre eigenen Kontennamen, ergänzen Sie nur Konten, die das Unternehmen hat, und prüfen Sie vor der Einreichung jeden Code anhand der aktuellen Liste: Die vollständige Liste ist viel länger.

Ordnen Sie jedes Darlehen und jeden Gesellschaftersaldo so als kurzfristig oder langfristig ein, wie es die Abschlüsse tun. Abschlüsse werden in kanadischen Dollar ausgewiesen, es sei denn, eine berechtigte Kapitalgesellschaft hat sich für eine funktionale Währung entschieden (Form T1296, fällig 60 Tage nach dem ersten Tag des Steuerjahres). Ein Saldo in US-Dollar wird deshalb umgerechnet; siehe Währungsgewinn oder -verlust auf einem USD-Konto. Eine Kapitalgesellschaft, die nur Mietobjekte hält, findet Hinweise unter Bücher für eine Immobilien-Holdinggesellschaft. In der GIFI-Short-Liste der CRA, die berechtigte Kapitalgesellschaften mit Papiererklärung nutzen dürfen (Form T1178), steht 9270 für alle Posten von 9200 bis 9285, sodass ein Betrag nie doppelt gemeldet wird.

Wie ordne ich jedes Konto einem GIFI-Code zu, und was, wenn kein Code passt?

Erstellen Sie die Abschlüsse aus den Konten und geben Sie dann jedem Abschlussposten einen Code in der Reihenfolge der CRA: eine genaue Entsprechung, dann der passendste Posten, dann der allgemeine Posten.

1. Genaue Entsprechung. Ein Konto „Werbung“ ist Posten 8521.
2. Passendster Posten. Das eigene Beispiel der CRA ist ein Konto „Geschäftsgebühren“, das unter 8760 gemeldet wird, dem Posten für Gewerbesteuern, Lizenzen und Mitgliedschaften.
3. Allgemeiner Posten. Jeder Codeblock beginnt mit einem allgemeinen Posten, der nicht für die Summe des Blocks steht. Verwenden Sie ihn nur, wenn nichts Näheres passt.

Fasst ein Konto zwei Posten zusammen, lautet die Regel der CRA, es unter dem Posten für den größten Teil zu melden. Ihr Beispiel ist ein gemeinsamer Betrag aus Miete, Steuern und Versicherung, der je nach größtem Anteil zu 8911, 8762 oder 8690 gehört. Ein zusammengefasstes Konto verliert also Einzelheiten. Schreiben Sie den Code neben jedes Konto im Kontenrahmen; ein Konto ohne Code ist unfertig.

Wie detailliert sollten meine Konten sein: ein Konto je Code oder mehrere?

Beides geht, solange die Abschlüsse die Einzelheiten behalten, die ein herkömmlicher Abschluss zeigen würde. Die CRA verlangt beim GIFI dieselbe Detailtiefe wie bei herkömmlichen Abschlüssen, mit so vielen Codes, wie nötig sind, um Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung vollständig abzubilden, niemals nur Zwischen- und Gesamtsummen. Die CRA sagt außerdem, dass Sie die Arbeitsunterlagen aufbewahren sollen, die die Konten hinter jedem Abschlussposten zeigen, und sie nicht mit der Erklärung einreichen. Bewahren Sie die zugrunde liegenden Unterlagen in der Regel sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen, oder ab dem Einreichungsdatum, wenn die Erklärung verspätet eingereicht wurde (Income Tax Act, Abschnitt 230). Ein Einspruch, eine Berufung oder ein Schreiben der CRA kann diese Frist verlängern. Für das Hauptbuch und die Verträge dahinter gilt eine eigene Frist (Verordnung, Abschnitt 5800): zwei Jahre nach der Auflösung einer Kapitalgesellschaft, oder sechs Jahre nach dem Steuerjahr, in dem das Unternehmen eines Einzelunternehmers eingestellt wurde.

Welche Konten sollten getrennt bleiben, damit sie am richtigen Platz landen?

Halten Sie ein Konto getrennt, wenn sein Saldo kein gewöhnlicher Ertrag oder Aufwand ist oder wenn die T2 ihn anders behandelt.

Direktoren können zusammen mit der Kapitalgesellschaft persönlich für Lohnabzüge und GST/HST haften, die sie nicht abführt (Income Tax Act, Abschnitt 227.1; Excise Tax Act, Abschnitt 323). Es gelten Bedingungen und eine Verteidigung mit der gebotenen Sorgfalt (Due Diligence). Ein Anspruch kann nicht später als zwei Jahre nach dem Zeitpunkt beginnen, zu dem eine Person zuletzt Direktor war; siehe nicht eingereichte Erklärungen einer Kapitalgesellschaft nachholen.

Wohin gehört Geld, das ich in meine Kapitalgesellschaft einzahle oder entnehme?

Sofern es kein Gehalt ist, in die Bilanz und nicht in Erträge oder Aufwendungen. Geld, das Sie einzahlen, ist meist entweder Aktienkapital (3500) oder ein Betrag, den die Kapitalgesellschaft Ihnen schuldet (2780). Geld, das Sie entnehmen, kann mindern, was die Kapitalgesellschaft Ihnen schuldet, zu einem Betrag werden, den Sie ihr schulden (1300), als Dividende gezahlt werden (3700) oder über die Lohnabrechnung als Gehalt laufen, das ein Aufwand ist (9060). Was jede Zahlung ist, hängt davon ab, was beschlossen und dokumentiert wurde, nicht von dem Konto, das die Software anbietet.

Ein Saldo, den Sie der Kapitalgesellschaft schulden, kann steuerliche Folgen haben, wenn er offen bleibt. Der Ratgeber zum Gesellschafterdarlehenskonto behandelt die Buchungen und die steuerlichen Folgen.

Müssen die Konten eines Einzelunternehmers den T2125-Zeilen entsprechen?

Nein. Die Bücher dürfen beliebige Namen verwenden; entscheidend ist, dass jeder Betrag auf der richtigen T2125-Zeile landet. Zeile 9270, Sonstige Ausgaben, ist für Kosten die nicht bereits in einer früheren Zeile enthalten sind und die im Formular aufgelistet werden müssen. Die Zeilen stehen auf der Seite der CRA zu den Ausgaben im Form T2125; zu den einzelnen Zeilen siehe Ausgabenzeilen für Selbstständige.

Sind die Zeilennummern der T2125 dieselben wie die GIFI-Codes?

Nein, nicht verlässlich. Viele Nummern stimmen überein, aber jede Liste hat ihre eigenen Posten. Schlagen Sie daher jeden Posten nach und übernehmen Sie nie eine Nummer von einer Erklärung in die andere. Die CRA sagt, dass Kapitalgesellschaften (außer Versicherungsgesellschaften) und Personengesellschaften mit dem GIFI einreichen können; ein Einzelunternehmer meldet auf der T2125.

Gründen Sie aus einem Einzelunternehmen eine Kapitalgesellschaft, sind die Konten der Kapitalgesellschaft und die GIFI-Zuordnung eine eigene Aufgabe; siehe Buchhaltung nach der Gründung.

Darf ich Kategorien von Jahr zu Jahr ändern?

Kontennamen und Kategorien dürfen sich von Jahr zu Jahr ändern: Die hier genannten Seiten der CRA legen keine Regel fest, die sie festschreibt. Ein Konto umzubenennen, ändert nichts an der Erklärung; einen Betrag in eine andere Zeile oder einen anderen Code zu verschieben, schon, und das ist nur richtig, wenn die Ausgabe dorthin gehört. Gleich bleiben muss, was die Konten messen:

• Bewertung des Warenbestands. Die am Ende eines Jahres verwendete Methode muss am Ende des nächsten Jahres verwendet werden, es sei denn, der Minister stimmt einer Änderung zu, und der Anfangsbestand ist der Schlusswert des Vorjahres. Siehe Wareneinsatz bei einem Einzelunternehmer.
• Einnahmen-Ausgaben- oder periodengerechte Rechnung. Für einen Einzelunternehmer sagt die CRA, dass nur Landwirte, Fischer und selbstständige Provisionsvertreter beide Methoden nutzen dürfen und alle anderen Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit nach der periodengerechten Methode gemeldet werden müssen; keine Seite der CRA gibt einer Kapitalgesellschaft die Wahl der Zufluss-Abfluss-Methode. Ein Einzelunternehmer, der von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Methode wechselt, braucht die Erlaubnis der CRA, die vor dem Fälligkeitstermin der Erklärung schriftlich beantragt wird. Siehe Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerechte Buchführung.
• Wie die Abschlüsse erstellt werden. Die T2 geht vom Jahresüberschuss laut Abschluss aus. Eine Änderung der Erstellung ändert daher den Ausgangspunkt. Die hier genannten Seiten der CRA nennen keine Regel für Kapitalgesellschaften, ihn zu ändern; siehe Jahresabschluss.
• Eröffnungssalden. Jedes Jahr beginnt mit den Schlusssalden des Vorjahres. Wurden die Konten des Vorjahres falsch zugeordnet, korrigieren Sie nicht stillschweigend das laufende Jahr; siehe Abschlüsse des Vorjahres berichtigen.

Halten Sie jede Änderung und die Zuordnungsliste in einer datierten Notiz fest, damit ein Prüfer sieht, warum eine Zeile verschoben wurde.

Wie prüfe ich, ob meine zugeordneten Konten zu den Abschlüssen passen?

Die CRA sagt, dass der GIFI ausgeglichen sein muss, und prüft das mit festen Regeln. Beträge werden in vollen Dollar ohne Cent gemeldet, und ein erforderlicher Posten ohne Betrag wird mit 0 eingetragen.

Diese Prüfungen finden Fehler bei der Zuordnung, keine Buchungsfehler: Eine als Aufwand gebuchte Entnahme geht trotzdem auf. Vergleichen Sie außerdem jede zugeordnete Summe mit der bereinigten Saldenliste. Zum Schritt vom Jahresüberschuss zum steuerpflichtigen Einkommen siehe Buchgewinn und T2-Einkommen.

Meine erste T2, oder jemand anderes hat die Konten eingerichtet: Was wird zuerst geprüft?

Was die Zahlen verändert, wird vor den Codes geprüft.

1. Drucken Sie die Saldenliste zum Stichtag des Geschäftsjahresendes aus und vergleichen Sie jeden Saldo mit den Bank-, Darlehens- und Steuerauszügen.
2. Prüfen Sie, ob einer der folgenden Posten in den Aufwendungen steckt: Entnahmen des Eigentümers, private Kosten (siehe private Ausgaben, die die Kapitalgesellschaft bezahlt hat), Darlehenstilgungen, Käufe von Ausstattung und erstattungsfähige GST/HST. Jeder gehört normalerweise woanders hin.
3. Teilen Sie jedes große Konto „Sonstiges“ und jedes Konto auf, das zwei Kostenarten mischt.
4. Geben Sie jedem Konto einen GIFI-Posten und führen Sie dann die obigen Prüfungen aus.
5. Vergleichen Sie bei einem späteren Jahr die Eröffnungssalden mit dem eingereichten Schedule 100 des Vorjahres. Die erste Erklärung einer neuen Kapitalgesellschaft braucht außerdem Schedule 101, die Eröffnungsbilanz.

Lässt sich die Saldenliste nicht abstimmen, sind die Bücher Monate im Rückstand oder fehlen frühere Erklärungen, kommt die Bereinigung vor der Zuordnung: siehe überfällige Buchhaltung aufholen.

Beispiel

Diese Beispiele verwenden erfundene Beträge in kanadischen Dollar.

Mehrere Werbekonten

Eine Kapitalgesellschaft mit C$300.000 Erträgen führt drei Konten: „Anzeigen in sozialen Medien“ mit C$5.000, „Suchanzeigen“ mit C$6.000 und „Flyer“ mit C$1.000. Zusammen sind es C$12.000. Alle drei gehören zu Werbung, Posten 8521. Die Kapitalgesellschaft muss sie in ihren Büchern nicht zusammenlegen; die T2 braucht die Summe.

Entnahmen des Eigentümers in einem Aufwandskonto

Eine Kapitalgesellschaft bucht C$20.000 an Entnahmen eines Eigentümers auf ein Aufwandskonto „Vergütung des Eigentümers“. Ist der Betrag kein über die Lohnabrechnung gezahltes Gehalt, ist der Gewinn um C$20.000 zu niedrig ausgewiesen, und die Saldenliste geht trotzdem auf. Der Betrag gehörte dann in ein Gesellschafterkonto in der Bilanz, bis er als Gehalt, Dividende oder Rückzahlung behandelt wird, und das Konto wird vor der Erstellung der T2 umgegliedert. Was es ist, hängt davon ab, was beschlossen und dokumentiert wurde.

Ein Einzelunternehmer benennt eine Kategorie um

Im ersten Jahr enthält das Konto „Auto“ eines Einzelunternehmers C$4.000 an betrieblich genutzten Kosten, gemeldet auf T2125, Zeile 9281. Im zweiten Jahr wird die Softwarekategorie in „Fahrzeug“ umbenannt und enthält C$4.500. Die T2125 wird nach Zeilen eingereicht, die Umbenennung ändert also nichts. C$2.000 Büromaterial in „Sonstige Ausgaben“ zu verschieben, ist falsch, wenn die Ausgabe zu einer benannten Zeile passt, wie Büromaterial zu Zeile 8811; Zeile 9270 ist nur für Kosten, die nicht bereits in einer früheren Zeile stehen.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihre Konten lassen sich nicht sauber zuordnen (ein großes Konto „Sonstiges“, als Aufwand gebuchte Entnahmen, GST/HST in den Umsätzen oder eine erste T2 ohne saubere Saldenliste): Welche Konten aufzuteilen oder zusammenzulegen sind, was die Angaben zum Jahresende zeigen müssen und ob zuerst bereinigt werden muss, sind die Fragen, die vor der Erstellung der T2 zu klären sind. Siehe die Buchhaltungshilfe für die Bereinigung und die Hilfe bei der Körperschaftsteuer für die darauf aufbauende Erklärung.
• Ihre Bücher sind Monate im Rückstand, oder T2-Erklärungen wurden nie eingereicht: Beginnen Sie mit überfällige Buchhaltung aufholen und nicht eingereichte Erklärungen einer Kapitalgesellschaft nachholen.
• Sie sind Einzelunternehmer, und Ihre Ausgaben stehen nicht auf den richtigen T2125-Zeilen: siehe Ausgabenzeilen für Selbstständige und Buchhaltungshilfe.
• Sie möchten wissen, welche Abschlüsse die T2 braucht oder ob ein Bericht erforderlich ist: siehe Jahresabschluss.
• Sie reichen die T2 selbst ein, oder Sie sind in Québec oder Alberta: siehe Ihre Erklärung der Kapitalgesellschaft einreichen, das Fälligkeitstermine und die Erklärungen der Provinzen behandelt.
• Sie haben gerade gegründet oder starten ein neues Unternehmen: siehe Bücher für eine neu gegründete Gesellschaft und Bücher für ein neues Unternehmen einrichten.
• Sie wählen eine Buchhaltungssoftware aus: siehe Buchhaltungssoftware auswählen.