GIFI Kodları İçin Hesap Planı: T2 ve T2125 Kategorileri

GIFI kodları için özel bir hesap planına ihtiyacım var mı?

Belirli bir hesap planı zorunlu değildir. Income Tax Act, defterlerin verginin belirlenmesine izin veren biçimde tutulmasını ister. GIFI (General Index of Financial Information), CRA'nın numaralı mali tablo kalemleri listesidir. CRA, sigorta şirketleri dışındaki tüm şirketlerin mali tablo bilgilerini T2 beyannamesiyle birlikte GIFI kodlarıyla vermesi gerektiğini söyler ve GIFI rehberi bu kodları şirketin kendi tablolarına uygular: bilanço için Schedule 100, gelir tablosu için Schedule 125. GIFI'nin kalemleri gruplaması gibi gruplanmış bir hesap planı (varlıklar, yükümlülükler, özkaynak, gelir, satışların maliyeti, giderler) en az düzeltmeyle eşleşir. Şahıs işletmesi sahibi için GIFI adımı yoktur: şahsi beyannamedeki işletme tablosu olan T2125, CRA satırlarına göre verilir.

Durum şu hallerde basit değildir:

• büyük bir “çeşitli” hesap birkaç tür gideri bir arada tutuyorsa;
• sahibin çekimleri gider olarak kaydedilmişse;
• GST/HST satışlarla karışmışsa; veya
• ilk T2'nin temiz bir mizanı yoksa; mizan, her hesabın ve kapanış bakiyesinin listesidir.

Bunların her biri T2'de bildirilenleri değiştirir veya CRA'nın beklediği ayrıntıyı gizler; bu yüzden T2 hazırlanmadan önce mizanın gözden geçirilmesi gerekir. Hesap planını, en son mizanı ve varsa önceki T2'nin GIFI schedule'larını (100, 125 ve 141) toplayın.

Küçük bir Kanada şirketinin hangi hesaplara ihtiyacı vardır, GIFI'nin gruplaması gibi gruplandırılmış olarak?

Küçük bir şirketin hesaplara altı grupta ihtiyacı vardır: varlıklar, yükümlülükler, özkaynak, gelir, satışların maliyeti ve giderler; ayrıca kârın altında gelir vergisi. Tablo yaygın bir seti ve her hesabın genellikle eşleştiği GIFI kalemini gösterir. Kendi hesap adlarınızı kullanın, yalnızca işletmenin sahip olduğu hesapları ekleyin ve beyan etmeden önce her kodu güncel listeyle karşılaştırın: tam liste çok daha uzundur.

Her krediyi ve hissedar bakiyesini, mali tabloların yaptığı gibi kısa vadeli veya uzun vadeli olarak sınıflandırın. Mali tablolar, uygun bir şirket işlevsel para birimi seçimi yapmadıkça (Form T1296, son tarih vergi yılının ilk gününden 60 gün sonra) Kanada para biriminde bildirilir; bu yüzden ABD doları bakiyesi çevrilir. Bkz. ABD doları hesabında kur kazancı veya zararı. Yalnızca kiralık mülk elinde tutan bir şirket kiralık mülk holding şirketi için muhasebe kayıtları rehberine bakabilir. Kâğıt beyanname veren uygun şirketlerin kullanabildiği CRA'nın GIFI-Short listesinde (Form T1178), 9270 kalemi 9200 ile 9285 arasındaki tüm kalemleri temsil eder; böylece bir tutar asla ikisinde birden bildirilmez.

Her hesabı bir GIFI koduyla nasıl eşleştiririm ve hiçbir kod uymuyorsa ne olur?

Mali tabloları hesaplardan hazırlayın, ardından her mali tablo kalemine CRA'nın sırasıyla bir kod verin: önce tam eşleşme, sonra en uygun kalem, sonra genel kalem.

1. Tam eşleşme. “Reklam” adlı bir hesap 8521 numaralı kalemdir.
2. En uygun. CRA'nın kendi örneği, “işletme masrafları” adlı bir hesaptır; bu hesap 8760 altında, yani işletme vergileri, ruhsatlar ve üyelikler kaleminde bildirilir.
3. Genel kalem. Her kod bloğu genel bir kalemle başlar; bu kalem bloğun toplamını temsil etmez. Yalnızca daha yakın bir kalem yoksa kullanın.

Bir hesap iki kalemi birleştirdiğinde CRA'nın kuralı, onu en büyük kısmın kalemi altında bildirmektir. CRA'nın örneği, hangisi en büyükse ona göre 8911, 8762 veya 8690'a giden birleşik kira, vergi ve sigorta tutarıdır. Dolayısıyla birleşik bir hesap ayrıntıyı kaybeder. Hesap planında her hesabın yanına kodu yazın; kodu olmayan hesap tamamlanmamıştır.

Hesaplarım ne kadar ayrıntılı olmalı: kod başına bir hesap mı, birkaç hesap mı?

İkisi de olur; yeter ki mali tablolar, geleneksel bir tablonun göstereceği ayrıntıyı korusun. CRA, GIFI ile geleneksel tablolardakiyle aynı ayrıntı düzeyini ister; bilanço ve gelir tablosunu eksiksiz göstermek için gereken kadar kod kullanılmalı, asla yalnızca ara toplamlar ve toplamlar bildirilmemelidir. CRA ayrıca her mali tablo kaleminin arkasındaki hesapları gösteren çalışma kâğıtlarını saklamanızı, beyannameyle birlikte göndermemenizi söyler. Bunların arkasındaki kayıtlar genellikle, ilgili oldukları son vergi yılının sonundan, beyanname geç verildiyse beyan tarihinden itibaren altı yıl süreyle saklanır (Income Tax Act, madde 230). Bir itiraz, bir temyiz veya bir CRA bildirimi bu süreyi uzatabilir. Genel defterin ve arkasındaki sözleşmelerin kendi süresi vardır (yönetmelik, madde 5800): şirket kapatıldıktan sonra iki yıl veya bir şahıs işletmesi sahibinin işi sona erdiği vergi yılından sonra altı yıl.

Hangi hesaplar ayrı kalmalı ki doğru yere otursun?

Bakiyesi olağan gelir veya gider değilse ya da T2 onu farklı ele alıyorsa hesabı ayrı tutun.

Yönetim kurulu üyeleri, şirketle birlikte, şirketin aktarmadığı bordro kesintilerinden ve GST/HST'den kişisel olarak sorumlu olabilir (Income Tax Act, madde 227.1; Excise Tax Act, madde 323). Koşullar ve gerekli özen (due diligence) savunması geçerlidir ve bir talep, bir kişinin yönetim kurulu üyeliğinden en son ayrıldığı tarihten iki yıl sonra başlatılamaz; bkz. verilmemiş şirket beyannamelerini tamamlama.

Şirketime koyduğum veya şirketimden çektiğim para nereye gider?

Maaş değilse bilançoya gider; gelire veya giderlere girmez. Koyduğunuz para genellikle ya hisse sermayesidir (3500) ya da şirketin size borçlu olduğu tutardır (2780). Çektiğiniz para, şirketin size olan borcunu azaltabilir, şirkete borçlu olduğunuz bir tutar olabilir (1300), temettü olarak ödenebilir (3700) veya gider sayılan maaş olarak bordrodan geçirilebilir (9060). Her ödemenin ne olduğu, yazılımın sunduğu hesaba değil, neye karar verildiğine ve neyin belgelendiğine bağlıdır.

Şirkete borçlu olduğunuz bir bakiye, ödenmeden kalırsa vergi sonuçları doğurabilir. Hissedar kredisi hesabı rehberi kayıtları ve vergi sonuçlarını kapsar.

Şahıs işletmesi sahibinin hesapları T2125 satırlarıyla eşleşmek zorunda mı?

Hayır. Defterler herhangi bir ad kullanabilir; önemli olan her tutarın doğru T2125 satırına ulaşmasıdır. 9270 satırı Diğer giderler, önceki bir satıra dahil edilmemiş giderler içindir ve formda listelenmelidir. Satırlar CRA'nın T2125 giderler sayfasında yer alır; tek tek ele almak için bkz. serbest çalışanların gider satırları.

T2125 satır numaraları GIFI kodlarıyla aynı mı?

Hayır, güvenilir biçimde değil. Birçok numara eşleşir, ancak her listenin kendi kalemleri vardır; bu yüzden her birine bakın ve bir beyannamedeki numarayı asla diğerine taşımayın. CRA, şirketlerin (sigorta şirketleri hariç) ve ortaklıkların GIFI ile beyan verebileceğini söyler; şahıs işletmesi sahibi T2125'te beyan eder.

Bir şahıs işletmesini şirketleştiriyorsanız şirketin hesapları ve GIFI eşlemesi ayrı bir iştir; bkz. şirketleştikten sonra muhasebe kayıtları.

Kategorileri yıldan yıla değiştirebilir miyim?

Hesap adları ve kategoriler yıldan yıla değişebilir: burada anılan CRA sayfaları onları kilitleyen bir kural koymaz. Bir hesabı yeniden adlandırmak beyannamede hiçbir şeyi değiştirmez; bir tutarı başka bir satıra veya koda taşımak ise değiştirir ve yalnızca gider oraya aitse doğrudur. Tutarlı kalması gereken şey, hesapların neyi ölçtüğüdür:

• Stok değerlemesi. Bir yıl sonunda kullanılan yöntem, Bakanın değişikliği onaylaması dışında, ertesi yıl sonunda da kullanılmalıdır ve açılış stoku, önceki yılın kapanış değeridir. Bkz. şahıs işletmesi sahibi için satılan malın maliyeti.
• Nakit veya tahakkuk esaslı beyan. Şahıs işletmesi sahibi için CRA, her iki yöntemi yalnızca çiftçilerin, balıkçıların ve serbest çalışan komisyon acentelerinin kullanabildiğini, diğer tüm serbest meslek gelirlerinin tahakkuk esasına göre bildirilmesi gerektiğini söyler; hiçbir CRA sayfası bir şirkete nakit seçeneği tanımaz. Nakit esasından tahakkuk esasına geçen bir şahıs işletmesi sahibi, beyannamenin son tarihinden önce yazılı olarak istenen CRA iznine ihtiyaç duyar. Bkz. nakit veya tahakkuk esaslı muhasebe.
• Mali tabloların hazırlanma biçimi. T2, mali tablolardaki net gelirden başlar; bu yüzden hazırlanma biçimindeki bir değişiklik başlangıç noktasını değiştirir. Burada anılan CRA sayfaları bunu değiştirmek için bir şirket kuralı vermez; bkz. yıl sonu mali tabloları.
• Açılış bakiyeleri. Her yıl, önceki yılın kapanış bakiyelerinden başlar. Geçen yılın hesapları yanlış eşlendiyse bu yılınkini sessizce düzeltmeyin; bkz. geçen yılın mali tablolarını düzeltme.

Her değişikliğin ve eşleme listesinin tarihli bir notunu tutun; böylece bir inceleyici bir satırın neden taşındığını görebilir.

Eşlenen hesaplarımın mali tablolara uyduğunu nasıl kontrol ederim?

CRA, GIFI'nin dengede olması gerektiğini söyler ve bunu sabit kurallarla kontrol eder. Tutarlar kuruş olmadan, gerçek dolar olarak bildirilir ve tutarı olmayan zorunlu bir kalem 0 olarak girilir.

Bu kontroller muhasebe hatalarını değil, eşleme hatalarını yakalar: gider olarak kaydedilmiş bir çekim yine de dengelenir. Ayrıca eşlenen her toplamı düzeltilmiş mizanla karşılaştırın. Bu net gelirden vergilendirilebilir gelire geçiş için bkz. muhasebe kârı ve T2 geliri.

İlk T2'm veya hesapları başkası kurdu: önce ne kontrol edilir?

Rakamları değiştirenler, kodlardan önce kontrol edilir.

1. Mizanı yıl sonu tarihinde yazdırın ve her bakiyeyi banka, kredi ve vergi hesap özetleriyle karşılaştırın.
2. Bunlardan herhangi birinin giderlerde olup olmadığını kontrol edin: sahip çekimleri, şahsi giderler (bkz. şirketin ödediği şahsi giderler), kredi anaparası, ekipman alımları ve geri alınabilir GST/HST. Bunların her biri normalde başka yere aittir.
3. Büyük çeşitli hesapları ve iki tür gideri karıştıran hesapları bölün.
4. Her hesaba bir GIFI kalemi verin, sonra yukarıdaki kontrolleri çalıştırın.
5. Sonraki bir yıl için açılış bakiyelerini geçen yıl verilen Schedule 100 ile karşılaştırın. Yeni bir şirketin ilk beyannamesi ayrıca açılış bilançosu olan Schedule 101 belgesini de gerektirir.

Mizan mutabık gelmiyorsa, muhasebe kayıtları aylarca geride kalmışsa veya önceki beyannameler eksikse eşlemeden önce düzeltme gelir: bkz. gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcı Kanada dolarları kullanır.

Birkaç reklam hesabı

C$300.000 geliri olan bir şirket üç hesap tutar: C$5.000 tutarında “Sosyal medya reklamları”, C$6.000 tutarında “Arama reklamları” ve C$1.000 tutarında “Broşürler”. Toplam C$12.000 eder. Üçü de Reklam kalemine, yani 8521'e eşlenir. Şirketin bunları defterlerinde birleştirmesi gerekmez; T2 toplamı ister.

Gider hesabında sahip çekimleri

Bir şirket, sahibin C$20.000 tutarındaki çekimlerini “Sahip ücreti” adlı bir gider hesabına kaydeder. Tutar bordrodan geçen bir maaş değilse kâr C$20.000 eksik gösterilir, ancak mizan yine de dengelenir. Tutar, maaş, temettü veya geri ödeme olarak ele alınana kadar bilançoda bir hissedar hesabında durur ve hesap, T2 hazırlanmadan önce yeniden sınıflandırılır. Hangisi olduğu, neye karar verildiğine ve neyin belgelendiğine bağlıdır.

Bir şahıs işletmesi sahibi bir kategoriyi yeniden adlandırır

1. yılda bir şahıs işletmesi sahibinin “Araba” hesabı, T2125 9281 satırında bildirilen C$4.000 tutarında işletme kullanımı giderini tutar. 2. yılda yazılımdaki kategori “Araç” olarak yeniden adlandırılır ve C$4.500 tutar. T2125 satırlara göre verildiği için yeniden adlandırma hiçbir şeyi değiştirmez. C$2.000 tutarındaki ofis malzemelerini “Diğer giderler”e taşımak, gider adlandırılmış bir satıra uyuyorsa yanlıştır; ofis malzemeleri 8811 satırına uyar; 9270 satırı yalnızca önceki bir satırda yer almayan giderler içindir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Hesaplarınız temiz eşleşmiyor (büyük bir çeşitli hesap, gider olarak kaydedilmiş çekimler, satışlarla karışmış GST/HST veya temiz mizanı olmayan bir ilk T2): hangi hesapların bölüneceği veya birleştirileceği, yıl sonu bilgilerinin neyi göstermesi gerektiği ve önce düzeltmenin gerekip gerekmediği, T2 hazırlanmadan önce çözülecek sorulardır. Düzeltme için muhasebe kayıtları desteğine, bunun üzerine kurulan beyanname için şirket vergisi desteğine bakın.
• Muhasebe kayıtlarınız aylarca geride veya T2'ler hiç verilmedi: gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama ve verilmemiş şirket beyannamelerini tamamlama ile başlayın.
• Şahıs işletmesi sahibisiniz ve giderleriniz doğru T2125 satırlarında durmuyor: bkz. serbest çalışanların gider satırları ve muhasebe kayıtları desteği.
• T2'nin hangi mali tabloları istediğini veya bir rapor gerekip gerekmediğini bilmek istiyorsunuz: bkz. yıl sonu mali tabloları.
• T2'yi kendiniz veriyorsunuz veya Québec ya da Alberta'dasınız: son tarihleri ve eyalet beyannamelerini kapsayan şirket beyannamenizi verme rehberine bakın.
• Yeni şirket kurdunuz veya yeni bir işletme başlatıyorsunuz: bkz. yeni kurulan şirket için muhasebe kayıtları ve yeni bir işletme için muhasebe kayıtlarını kurma.
• Muhasebe yazılımı seçiyorsunuz: bkz. muhasebe yazılımı seçimi.