GIFI 會計科目表：T2 稅表與 T2125 表的分類

GIFI 代碼需要特別的會計科目表嗎？

法律沒有規定必須使用某種會計科目表。《所得稅法》要求帳簿的保存形式須能確定稅款。GIFI 即一般財務資訊索引（General Index of Financial Information），是 CRA 為財務報表項目編製的編號清單。CRA 表示，除保險公司外，所有公司都應在提交 T2 稅表時，以 GIFI 代碼填報財務報表資料，而其 GIFI 指南把這些代碼套用到公司自己的報表：資產負債表用 Schedule 100，損益表用 Schedule 125。如果科目表的分組方式已與 GIFI 一致（資產、負債、權益、收入、銷貨成本、費用），對應時需要返工的地方最少。獨資經營者不需要 GIFI 這一步：T2125 表是個人稅表中的企業報表，按 CRA 規定的行提交。

出現以下情況時，問題就不簡單：

• 一個大的「雜項」帳戶裡放著好幾種費用；
• 所有者的提款被記為費用；
• GST/HST 混在銷售額裡；或
• 第一份 T2 稅表沒有乾淨的試算表，也就是列出每個帳戶及其期末餘額的清單。

這些情況都會改變 T2 稅表的申報內容，或掩蓋 CRA 期望看到的細節，所以編製 T2 稅表前要先檢查試算表。請備齊會計科目表、最新的試算表，以及上一份 T2 稅表的 GIFI 附表（100、125 和 141）（如果有的話）。

加拿大小型公司需要哪些帳戶，按 GIFI 的分組方式怎樣分？

小型公司的帳戶需要分為六組：資產、負債、權益、收入、銷貨成本和費用，另有利潤之下的所得稅。下表列出一套常見的帳戶，以及每個帳戶通常對應的 GIFI 項目。請使用您自己的帳戶名稱，只加入企業實際有的帳戶，並在提交前對照最新清單核對每個代碼：完整清單長得多。

請像報表那樣，把每筆貸款和股東結餘分類為流動或長期。報表以加元申報，除非符合資格的公司已選擇功能貨幣（T1296 表，截止日期為 稅務年度首日後 60 天），所以美元結餘須換算；參閱美元帳戶的匯兌損益。只持有出租物業的公司，可參閱租賃控股公司的帳簿。在 CRA 的 GIFI 簡表清單上（符合資格、以紙本提交稅表的公司可以使用，T1178 表），9270 代表第 9200 至 9285 項的全部，所以同一筆金額不會在兩處重複申報。

如何把每個帳戶對應到 GIFI 代碼？沒有合適的代碼怎麼辦？

先根據帳戶編製報表，再按 CRA 規定的順序，為報表的每個項目選一個代碼：先選完全吻合的，然後是最合適的項目，最後是通用項目。

1. 完全吻合。名為「廣告」的帳戶，對應項目 8521。
2. 最合適。CRA 自己的例子是名為「業務收費」的帳戶，歸入 8760，即營業稅、執照和會員費項目。
3. 通用項目。每一組代碼都以一個通用項目開頭，它不代表該組的合計。只有在沒有更貼切的項目時才使用。

當一個帳戶合併了兩個項目時，CRA 的規則是歸入占比最大的那一部分所屬的項目。它的例子是租金、稅款和保險合併的金額，視乎哪一項最大，歸入 8911、8762 或 8690。因此，合併的帳戶會失去細節。請在科目表中，把代碼寫在每個帳戶旁邊；沒有代碼的帳戶就是尚未完成。

帳戶要多詳細：一個代碼一個帳戶，還是多個帳戶？

兩種都可以，只要報表保留傳統報表會顯示的細節。CRA 要求 GIFI 與傳統報表有同樣的詳細程度，使用足夠多的代碼完整呈現資產負債表和損益表，而不是只列小計和總計。CRA 並表示，要保存顯示每個報表項目背後帳戶的工作底稿，但不必隨稅表提交。一般而言，這些底稿背後的記錄，須保存到其所屬最後一個稅務年度結束後的 六年，如果稅表逾期提交，則自提交日起算（《所得稅法》第 230 條）。異議、上訴或 CRA 的通知可能延長這個期限。總帳及其背後的合約有自己的期限（條例第 5800 條）：公司解散後 兩年，或獨資經營者的業務停止經營的稅務年度之後 六年。

哪些帳戶應該分開設立，才能歸入正確的位置？

當帳戶的餘額不是一般的收入或費用，或者 T2 稅表的處理方式不同時，應單獨設立該帳戶。

董事可能與公司一起，就公司未匯繳的工資扣款和 GST/HST 承擔個人責任（《所得稅法》第 227.1 條；《消費稅法》第 323 條）。這取決於特定條件，並有盡職調查抗辯；自某人最後一次不再擔任董事起，超過 兩年 就不能提出申索；參閱補交未提交的公司稅表。

我投入公司或從公司取出的錢，應該記在哪裡？

除非是薪金，否則記在資產負債表，不記在收入或費用中。您投入的錢，通常不是股本（3500），就是公司欠您的款項（2780）。您取走的錢，可能減少公司欠您的款項、變成您欠公司的款項（1300）、作為股息支付（3700），或者透過工資核算作為薪金支付，這是一項費用（9060）。每筆付款屬於哪一種，取決於所作的決定和有記錄的文件，而不是軟體提供的帳戶。

您欠公司的結餘如果一直未還，可能有稅務後果。股東貸款帳戶指南說明了分錄和稅務後果。

獨資經營者的帳戶必須與 T2125 表各行一致嗎？

不必。帳簿可以使用任何名稱；重要的是每筆金額最後都落在正確的 T2125 表行上。第 9270 行「其他費用」，用於前面各行沒有包括的費用，而且必須在表格上逐項列出。各行列於 CRA 的 T2125 表費用頁面；逐行說明，參閱自僱人士的費用行。

T2125 表的行號與 GIFI 代碼相同嗎？

不一定相同。許多號碼吻合，但兩份清單各有各的項目，所以要逐項查找，切勿把一份稅表的號碼直接搬到另一份。CRA 表示，公司（保險公司除外）和合夥企業可以使用 GIFI 提交；獨資經營者則在 T2125 表上申報。

如果您要把獨資經營的業務註冊成立為公司，公司的帳戶和 GIFI 對應是另一項工作；參閱註冊成立後的帳簿。

分類可以逐年更改嗎？

帳戶名稱和分類可以逐年更改：這裡引用的 CRA 頁面沒有任何規則把它們鎖死。更改帳戶名稱不會改變稅表上的任何東西；把金額移到另一行或另一個代碼才會有影響，而這只有在該費用確實屬於那裡時才正確。必須保持一致的是帳戶所衡量的內容：

• 存貨計價。某一年年底採用的方法，除非稅務局長同意更改，否則下一年年底必須沿用，而期初存貨就是上一年的期末價值。參閱獨資經營者的銷貨成本。
• 現金收付制或權責發生制。對獨資經營者，CRA 表示，只有農民、漁民和自僱的佣金代理人可以任選其一，所有其他自僱收入都必須採用權責發生制申報；沒有任何 CRA 頁面讓公司選擇現金收付制。獨資經營者要從現金收付制改為權責發生制，需要 CRA 的許可，並須在稅表到期日之前書面申請。參閱現金收付制還是權責發生制。
• 報表的編製方式。T2 稅表以財務報表上的淨收入為起點，所以報表編製方式一旦改變，起點也會改變。這裡引用的 CRA 頁面沒有提供公司更改它的規則；參閱年底財務報表。
• 期初餘額。每一年都從上一年的期末餘額開始。如果去年的帳戶對應錯了，不要悄悄地只改今年；參閱更正去年的財務報表。

請為任何更改和對應清單保留一份註明日期的說明，讓審閱人員能看出某一行為何移動。

如何檢查我對應好的帳戶與報表加起來相符？

CRA 表示，GIFI 必須平衡，並以固定規則核對。金額以實際的整數元申報，不含分，必填項目如果沒有金額，則填 0。

這些檢查能發現對應錯誤，但發現不了記帳錯誤：被記為費用的提款，仍然會平衡。另外也要把每個對應後的總額，與調整後的試算表比較。從這個淨收入到應稅收入的步驟，參閱帳面利潤與 T2 收入。

我的第一份 T2 稅表，或帳戶是別人建立的：先檢查什麼？

先檢查會改變數字的事項，再檢查代碼。

1. 列印年結日的試算表，並將每個結餘與銀行、貸款和稅務對帳單比較。
2. 檢查費用中是否有以下項目：所有者提款、個人費用（參閱公司支付的個人費用）、貸款本金、設備採購，以及可收回的 GST/HST。這些通常都應該放在別處。
3. 拆分任何大的雜項帳戶，以及混合了兩種費用的帳戶。
4. 為每個帳戶指定一個 GIFI 項目，然後執行上述檢查。
5. 之後的年度，請將期初餘額與去年已提交的 Schedule 100 比較。新成立公司的第一份稅表，還需要期初資產負債表 Schedule 101。

如果試算表對不上、帳目已落後數月，或之前的稅表漏提交，先清理帳目，再做對應：參閱如何補做逾期的帳目。

舉例

這些例子使用僅作說明的加元金額。

數個廣告帳戶

一家收入為 C$300,000 的公司設有三個帳戶：「社交媒體廣告」C$5,000、「搜尋廣告」C$6,000 和「傳單」C$1,000。合計 C$12,000。三個帳戶都對應廣告，項目 8521。公司不需要在帳簿中把它們合併；T2 稅表需要的是總額。

所有者的提款記在費用帳戶中

一家公司把所有者 C$20,000 的提款記在名為「所有者酬金」的費用帳戶。如果這筆金額不是透過工資核算支付的薪金，利潤就被低估了 C$20,000，但試算表仍然平衡。這筆金額應放在資產負債表的股東帳戶，直到被處理為薪金、股息或還款，並在編製 T2 稅表前重新分類。它屬於哪一種，取決於所作的決定和有記錄的文件。

獨資經營者更改類別名稱

第一年，獨資經營者名為「汽車」的帳戶有 C$4,000 的企業用途費用，在 T2125 表第 9281 行申報。第二年，軟體中的類別改名為「車輛」，有 C$4,500。T2125 表是按行提交的，所以更改名稱不會改變任何東西。把 C$2,000 的辦公用品移到「其他費用」是錯的，因為這項費用適合歸入某個已命名的行，辦公用品就屬於第 8811 行；第 9270 行只用於前面各行沒有包括的費用。

您的情況不同嗎？

• 您的帳戶無法乾淨地對應（大的雜項帳戶、被記為費用的提款、混在銷售額裡的 GST/HST，或沒有乾淨試算表的第一份 T2 稅表）：哪些帳戶要拆分或合併、年底資料必須顯示什麼，以及是否要先清理帳目，這些都是編製 T2 稅表前要先解決的問題。清理帳目請參閱記帳協助，在此基礎上編製稅表請參閱公司稅務協助。
• 您的帳目已落後數月，或 T2 稅表從未提交：先看如何補做逾期的帳目和補交未提交的公司稅表。
• 您是獨資經營者，費用沒有放在正確的 T2125 表行上：參閱自僱人士的費用行和記帳協助。
• 您想知道 T2 稅表需要哪些報表，或是否需要報告：參閱年底財務報表。
• 您自己提交 T2 稅表，或位於魁北克或艾伯塔省：參閱提交公司稅表，其中涵蓋到期日和省級稅表。
• 您剛註冊成立公司，或剛開始新業務：參閱新成立公司的帳簿和為新企業建立帳簿。
• 您正在選擇會計軟體：參閱如何選擇會計軟體。