Gesellschafterdarlehenskonto in Kanada: Schuld und Forderung

Was ist ein Gesellschafterdarlehenskonto in Kanada, und was bedeutet „Verbindlichkeit gegenüber Aktionär“?

Ein Gesellschafterdarlehenskonto ist die laufende Aufzeichnung des Geldes, das zwischen einer Kapitalgesellschaft und einem Eigentümer fließt. Ein Saldo Verbindlichkeit gegenüber Aktionär ist eine Verbindlichkeit: Die Kapitalgesellschaft schuldet Ihnen etwas. Ein Saldo Forderung gegenüber Aktionär ist ein Vermögenswert: Sie schulden der Kapitalgesellschaft etwas. Die CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde) weist darauf hin, dass diese Konten verschiedene Namen tragen, etwa Darlehenskonten oder Entnahmekonten, und Darlehen, Zahlungen der Kapitalgesellschaft an andere für einen Aktionär und ähnliche Posten erfassen können (CRA folio S3-F1-C1, para 1.11).

Auf die Richtung kommt es am meisten an. Ein Sollsaldo ist die Seite, auf die die Steuerregeln zielen (Income Tax Act, subsection 15(2)).

Ein Fall ist nicht einfach, wenn das Soll jedes Jahr wächst, es mehr als einen Aktionär gibt, eine Entnahme älter als ein Geschäftsjahr ist, private Ausgaben in die Firmenkarte gemischt sind oder das Hauptbuch nicht zur Bank passt. Legen Sie die Bank- und Kartenauszüge des Geschäftsjahres bereit, dazu das Hauptbuch, jeden Darlehensvertrag oder Beschluss der Direktoren und die Bilanz des Vorjahres.

In welche Richtung muss das Gesellschafterdarlehenskonto laufen: Schuldet die Kapitalgesellschaft mir etwas, oder schulde ich ihr etwas?

Die Richtung ist keine Wahl. Sie folgt dem, was tatsächlich geschah. Zahlen Sie Geld ein und schuldet die Kapitalgesellschaft es zurück, läuft das Konto im Haben. Haben Sie Geld genommen, das weder Gehalt noch Dividende noch Rückzahlung war, wird das Konto in der Regel im Soll geführt, als Saldo, den Sie der Kapitalgesellschaft schulden, bis er ausgeglichen oder als etwas anderes nachgewiesen ist. Die CRA sagt, ob ein Darlehen vorliegt, hänge vom wirtschaftlichen Gehalt des Vorgangs ab und nicht von Buchungen (CRA folio S3-F1-C1, para 1.14).

Die Regel zur Hinzurechnung von Darlehen greift, wenn ein Aktionär oder eine ihm nahestehende Person ein Darlehen von der Kapitalgesellschaft, einer mit ihr verbundenen Kapitalgesellschaft oder einer Personengesellschaft erhält, der eine von beiden angehört, oder ihr gegenüber verschuldet wird. Der Betrag wird dem Einkommen dieser Person für das Jahr hinzugerechnet. Ein Saldo, den die Kapitalgesellschaft Ihnen schuldet, fällt nicht unter diesen Wortlaut (Income Tax Act, subsection 15(2)). Ein Habensaldo kann dennoch kippen: Sobald Sie mehr entnehmen, als die Kapitalgesellschaft Ihnen schuldet, ist der Mehrbetrag Geld, das Sie ihr schulden.

Eine Sollbuchung ist nicht automatisch ein Darlehen. Die CRA sagt, ein Darlehen oder eine Schuld lasse sich durch eine schriftliche Vereinbarung oder anderen überzeugenden Nachweis belegen, etwa einen Beschluss der Kapitalgesellschaft, der die Bedingungen festlegt. Ohne eine zurückzuzahlende Schuld kann der Betrag stattdessen ein Vorteil für den Aktionär nach subsection 15(1) sein (CRA folio S3-F1-C1, para 1.13). Wann entnommenes Geld steuerpflichtig ist und wie die Einjahresregel funktioniert, steht in Gesellschafterdarlehen.

Was kommt auf das Gesellschafterdarlehenskonto, und was geht davon ab?

Geld, das Sie leihen, und Betriebsausgaben, die Sie privat bezahlen, erhöhen, was die Kapitalgesellschaft Ihnen schuldet. Bargeld, das Sie nehmen, und private Kosten, die die Kapitalgesellschaft bezahlt, erhöhen, was Sie ihr schulden. In einem einzigen Konto, in dem ein Habensaldo bedeutet, dass die Kapitalgesellschaft Ihnen etwas schuldet:

Die Tabelle zeigt einen einzigen laufenden Saldo. Für die Darlehensregeln halten Sie getrennte Zeilen für das, was Sie geliehen haben, und das, was Sie schulden; siehe Verrechnung weiter unten.

Eine Zahlung, die die Kapitalgesellschaft für Sie geleistet hat, auf das Konto zu buchen, macht sie nicht zum Darlehen: Ohne Vereinbarung zur Rückzahlung kann der Betrag stattdessen ein Vorteil sein. Siehe private Kosten, die die Kapitalgesellschaft bezahlt hat. Zu Kosten, die Sie selbst bezahlt haben, einschließlich des GST/HST-Anspruchs und der Erstattung, siehe privat bezahlte Betriebsausgaben.

Was gehört nicht auf das Gesellschafterdarlehenskonto?

Gehalt, Dividenden und eine belegte Erstattung sind keine Darlehen, und jedes braucht einen eigenen Nachweis. Auch das bei der Gründung eingezahlte Stammkapital hat einen eigenen Nachweis; siehe Bücher für eine neue CCPC.

• Gehalt läuft über die Lohnabrechnung. Eine Entnahme wird nicht durch eine spätere Buchung zu Gehalt; siehe Gehalt nachträglich zahlen.
• Eine Dividende wird beschlossen und als Dividende gebucht. Siehe Dividenden in den Büchern erfassen.
• Eine Erstattung zahlt eine Betriebsausgabe zurück, die Sie bezahlt haben, mit Beleg. Siehe privat bezahlte Betriebsausgaben.

Gehalt, Dividenden und Erstattungen können über das Konto laufen, wenn die Kapitalgesellschaft zahlt, indem sie es gutschreibt. Das Konto zeigt dann, wie ein Saldo ausgeglichen wurde; es entscheidet nicht darüber, was die Zahlung war.

Warum steigt mein Saldo „Forderung gegenüber Aktionär“ von Jahr zu Jahr?

Ein Sollsaldo wächst, wenn Sie mehr entnehmen, als Gehalt, Dividenden und Rückzahlungen zurückführen, und nichts die älteren Beträge ausgleicht. Häufige Ursachen: regelmäßige Überweisungen an sich selbst, die nie gekennzeichnet wurden, private Abbuchungen auf der Firmenkarte, private Rechnungen, die vom Firmenkonto bezahlt wurden, und Geschäftseinnahmen, die auf Ihr privates Konto eingezahlt wurden (Einnahmen der Kapitalgesellschaft auf einem privaten Konto). Jede Entnahme, die ein Darlehen ist, zählt für sich. Die CRA rechnet Rückzahlungen zuerst auf das älteste Darlehen an, wenn die Tatsachen nicht eindeutig etwas anderes zeigen (CRA folio S3-F1-C1, para 1.81).

Zum Jahresende ist ein Sollsaldo Geld, das Sie der Kapitalgesellschaft schulden. Ist es ein echtes Darlehen an Sie als Aktionär, wird es Ihrem Einkommen hinzugerechnet, sofern keine Ausnahme gilt, etwa die Rückzahlung innerhalb von ein Jahr nach Ende des Steuerjahres der Kapitalgesellschaft, in dem das Darlehen gewährt wurde, wenn die Bedingungen des Gesetzes erfüllt sind (Income Tax Act, subsections 15(2) to 15(2.6)). Diese Frist richtet sich nach dem Geschäftsjahr der Kapitalgesellschaft, nicht nach dem Kalenderjahr und nicht nach dem Entnahmedatum, daher haben alle Entnahmen eines Geschäftsjahres dieselbe Frist. Ein fiktives Geschäftsjahresende, etwa bei einem Kontrollerwerb oder wenn die Kapitalgesellschaft nicht mehr eine CCPC (Canadian-controlled private corporation, kanadisch kontrollierte Privatgesellschaft) ist, beendet dieses Jahr vorzeitig und zieht die Frist für die darin gewährten Darlehen vor (Income Tax Act, subsections 249(3.1) and 249(4)). Gilt keine Ausnahme, wird das Darlehen Ihrem eigenen Steuerjahr hinzugerechnet, in dem es gewährt wurde, bei einer natürlichen Person dem Kalenderjahr, auch wenn das Geschäftsjahresende der Kapitalgesellschaft nicht der 31. Dezember ist (CRA folio S3-F1-C1, para 1.16). Die vollständige Regel und ihre Ausnahmen stehen in Gesellschafterdarlehen.

Verstreicht die Frist, muss Ihre frühere persönliche Erklärung möglicherweise geändert werden, um das Darlehen aufzunehmen (CRA folio S3-F1-C1, para 1.73). Ein offener Saldo kann außerdem einen Zinsvorteil auslösen; siehe Zinsen auf Gesellschafterdarlehen.

Führe ich ein Konto pro Aktionär, und kann ich, was ich schulde, mit dem verrechnen, was die Kapitalgesellschaft mir schuldet?

Führen Sie ein Konto pro Aktionär, mit dem Geld, das Sie geliehen haben, und dem Geld, das Sie schulden, in getrennten Zeilen. Bargeld, das Sie bis zur Höhe dessen entnehmen, was die Kapitalgesellschaft Ihnen schuldet, zahlt diese Schuld zurück. Verrechnung ist etwas anderes: Sie stellt zwei Schulden einander gegenüber, ohne dass Geld fließt, und das begleicht für sich genommen keine von beiden.

Die Darlehensregel betrachtet jede Person, die ein Darlehen erhalten hat, und jedes Darlehen hat seine eigene Frist. Ein gemeinsames Konto verbirgt daher, welcher Betrag überfällig ist (Income Tax Act, subsection 15(2)). Für zwei Aktionäre, die unterschiedliche Beträge entnehmen, siehe Aktionäre mit unterschiedlichen Entnahmen.

Die CRA sagt, dass die Verrechnung eines Betrags, der einem Aktionär geschuldet wird, mit einem Betrag, den er schuldet, den fiktiven Zinsvorteil in der Regel nicht für sich allein vermeidet; er wird in Zinsen auf Gesellschafterdarlehen behandelt (CRA folio S3-F1-C2, para 2.37). Eine Aufrechnung gilt als Rückzahlung eines Darlehens, wenn sie eine rechtliche Tilgung des Darlehens ist, wie sich aus den Umständen ergibt, einschließlich der Verträge oder Vereinbarungen zwischen den Parteien und der Buchführung (CRA folio S3-F1-C1, para 1.82). Führt Ihre Software nur einen Nettosaldo, halten Sie eine Aufstellung, die jede Auszahlung und jede Rückzahlung einzeln aufführt.

Wie erscheint das Gesellschafterdarlehen in der Bilanz und in der T2-Erklärung?

Die Bilanz zeigt einen Betrag, der Ihnen geschuldet wird, als Verbindlichkeit und einen Betrag, den Sie schulden, als Vermögenswert, jeweils unter einem eigenen GIFI-Code (General Index of Financial Information, standardisierte Kontengliederung der CRA). Eine Kapitalgesellschaft gibt GIFI-Codes im Bilanzblatt (Schedule 100) ihrer T2-Erklärung an (CRA RC4088).

Die Untercodes laufen von 1301 bis 1303, von 2181 bis 2183, von 2781 bis 2783 und von 3261 bis 3263. Die eigene Beispielbilanz der CRA in RC4088 ordnet „Verbindlichkeiten gegenüber Aktionären, unbesichert und ohne feste Bedingungen“ unter 3260 ein, langfristig. RC4088 führt die kurz- und langfristigen Codes auf, sagt aber nicht, welchen ein bestimmter Saldo erhält; das entscheidet Ihr Buchhaltungsexperte.

Der T2-Leitfaden sagt, Schedule 11 sei auszufüllen, wenn die Kapitalgesellschaft Geschäfte mit Aktionären, Officers (Führungskräften) oder Arbeitnehmern hatte, die über das Gewöhnliche hinausgehen (T2-Leitfaden der CRA; Schedule 11). Das Formular führt Zahlungen oder Beträge auf, die einem Aktionärskonto gutgeschrieben wurden und weder Vergütung noch Erstattung von Ausgaben sind, sowie Darlehen oder Schulden gegenüber Aktionären, Officers oder Arbeitnehmern oder Personen, die einem Aktionär nahestehen, die zum Jahresende nicht zurückgezahlt waren. Ob ein Saldo dorthin gehört, in welche Richtung das Konto auch läuft, entscheidet der Ersteller Ihrer Steuererklärung.

Wie stimme ich das Gesellschafterdarlehenskonto zum Jahresende ab, und was belegt jede Buchung?

Stimmen Sie es mit den Bank- und Kartenauszügen für das Geschäftsjahr der Kapitalgesellschaft ab, für einen Aktionär nach dem anderen.

1. Listen Sie jede Überweisung, jede Kartenabbuchung und jede Zahlung zwischen der Kapitalgesellschaft und dem Eigentümer auf.
2. Kennzeichnen Sie jede: geliehenes Geld, privat bezahlte Ausgabe, entnommenes Bargeld, private Ausgabe, die die Kapitalgesellschaft bezahlt hat, Rückzahlung, Gehalt, Dividende.
3. Beginnen Sie mit dem Schlusssaldo des Vorjahres, addieren Sie die Buchungen des Jahres und prüfen Sie das Ergebnis am Hauptbuch.
4. Datieren Sie jede Sollbuchung, damit die Frist jedes Betrags bekannt ist.
5. Entscheiden Sie, was das Soll vor der Frist ausgleicht. Die Checkliste für den Jahresabschluss ordnet diesen Schritt ein.

Die CRA sagt, ein Darlehen oder eine Schuld lasse sich durch eine schriftliche Vereinbarung oder anderen überzeugenden Nachweis belegen (CRA folio S3-F1-C1, para 1.13). Bewahren Sie Unterlagen und Belege in der Regel sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen (CRA: Unterlagen aufbewahren). Protokolle der Sitzungen der Direktoren und Aktionäre, das Hauptbuch und jede besondere Vereinbarung, die zum Verständnis seiner Buchungen nötig ist, etwa ein Darlehensvertrag, unterliegen einer längeren Regel: Bewahren Sie sie bis zwei Jahre nach der Auflösung der Kapitalgesellschaft auf (Income Tax Regulations, paragraph 5800(1)(a)). Andere Gesetze können längere Fristen verlangen.

Wie gleiche ich einen Saldo aus, den ich der Kapitalgesellschaft schulde?

Gleichen Sie ihn aus, indem Sie Bargeld zurückzahlen, indem Sie Netto-Gehalt, einen Bonus oder eine Dividende anrechnen, die die Kapitalgesellschaft Ihnen schuldet, oder durch eine belegte Aufrechnung. Die CRA sagt, Rückzahlungen könnten erfolgen, indem Dividenden-, Gehalts- oder Bonuszahlungen auf das Darlehen angerechnet werden (CRA folio S3-F1-C1, para 1.82).

Die Kapitalgesellschaft muss auf Gehalt und Boni Steuer einbehalten und abführen, sodass nur das Netto-Gehalt auf das Darlehen angerechnet werden kann (Income Tax Act, subsection 153(1); CRA: Boni).

Die Rückzahlung mit einem neuen Darlehen der Kapitalgesellschaft kann als Teil einer Reihe von Darlehen und Rückzahlungen behandelt werden, sodass die Rückzahlung möglicherweise nicht zählt. Gehalt, ein Bonus oder eine Dividende, die auf die Schuld angerechnet werden, werden nicht so behandelt (CRA folio S3-F1-C1, paras 1.84 to 1.86). Wurde ein Darlehen bereits Ihrem Einkommen hinzugerechnet, kann eine spätere Rückzahlung in der Regel in dem Jahr abgezogen werden, in dem sie erfolgt, es sei denn, sie ist Teil einer solchen Reihe (CRA folio S3-F1-C1, paras 1.76 and 1.77). Die Bedingungen und der Abzug stehen in Gesellschafterdarlehen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in kanadischen Dollar.

Sie leihen der Kapitalgesellschaft Geld

Sie leihen Ihrer Kapitalgesellschaft C$20.000 für Gründungskosten und nehmen später C$5.000 zurück. Die Kapitalgesellschaft schuldet Ihnen C$15.000: eine Verbindlichkeit, Verbindlichkeit gegenüber Aktionär. Die Regel zur Hinzurechnung von Darlehen zielt nicht auf diesen Saldo. Nehmen Sie dann weitere C$20.000, ohne dass sonst etwas gebucht wird, zahlen die ersten C$15.000 zurück, was die Kapitalgesellschaft Ihnen schuldete, und das Konto wechselt auf C$5.000, die Sie schulden. Nur diese C$5.000 sind Geld, das Sie der Kapitalgesellschaft schulden, nur sie können also ein Gesellschafterdarlehen sein; ihre Frist läuft ab dem Geschäftsjahr, in dem Sie das Bargeld genommen haben.

Entnahmen ohne Gehalt oder Dividende

Das Geschäftsjahr der Kapitalgesellschaft endet am 31. Dezember. Sie entnehmen C$3.000 im Monat, ohne Gehalt, Dividende oder Rückzahlung.

• Ende von Jahr 1: Das Konto zeigt C$36.000 Forderung gegenüber Aktionär, einen Vermögenswert. Die Frist für den gesamten Betrag ist der 31. Dezember von Jahr 2.
• Jahr 2: Sie entnehmen weitere C$36.000 und zahlen nichts zurück. Am Ende von Jahr 2 zeigt das Konto C$72.000. Die Frist für Jahr 1 ist abgelaufen; der Betrag aus Jahr 2 hat Zeit bis zum 31. Dezember von Jahr 3.
• Nach Jahr 2: Die C$36.000 aus Jahr 1 können Ihrem Einkommen für Jahr 1 hinzugerechnet werden, mit geänderter Erklärung, wenn es ein echtes Darlehen war. Ohne Nachweis eines Darlehens kann es stattdessen ein Vorteil sein. Wurde es hinzugerechnet, kann eine spätere Rückzahlung in dem Jahr abzugsfähig sein, in dem sie erfolgt.

Kosten, die in beide Richtungen bezahlt wurden

Sie bezahlen C$2.400 für Software der Kapitalgesellschaft mit einer privaten Karte. Getrennt davon bezahlt die Kapitalgesellschaft C$1.000 Ihrer privaten Kosten aufgrund einer Vereinbarung, dass Sie sie zurückzahlen; das ist keine Rückzahlung dessen, was sie Ihnen schuldet. Führen Sie zwei Zeilen: C$2.400 Schuld an Sie und C$1.000 Schuld von Ihnen. Ein Nettosaldo im Hauptbuch von C$1.400 allein tilgt keine der beiden Schulden. Ohne diese Vereinbarung können die C$1.000 ein Vorteil für den Aktionär sein oder einfach einen Teil der C$2.400 zurückzahlen.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihr Saldo „Forderung gegenüber Aktionär“ ist jedes Jahr gewachsen, oder Ihr Buchhaltungsexperte hat gefragt, was ein Berg von Entnahmen ist: Jede Buchung muss als Darlehen, Gehalt oder Dividende nachgewiesen werden, und der Saldo zählt bei der nächsten Frist. Das ist eine Prüfung des gesamten Hauptbuchs anhand der Kontoauszüge. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ein Saldo ist älter als ein Geschäftsjahr: Die Frist ist möglicherweise abgelaufen. Siehe Gesellschafterdarlehen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Das Hauptbuch passt nicht zur Bank, oder mehrere Jahre wurden nie abgestimmt: Die Buchungen müssen neu aufgebaut werden, bevor jemand sagen kann, was ein Darlehen ist. Siehe Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen, überfällige Buchhaltung nachholen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Frühere Entnahmen sollen zu Gehalt werden: siehe Gehalt nachträglich zahlen.
• Die Kapitalgesellschaft hat Ihre privaten Kosten bezahlt: siehe private Kosten, die die Kapitalgesellschaft bezahlt hat.
• Geschäftseinnahmen sind auf Ihr privates Konto geflossen: siehe Einnahmen der Kapitalgesellschaft auf einem privaten Konto.
• Zwei oder mehr Aktionäre entnehmen unterschiedliche Beträge: siehe Aktionäre mit unterschiedlichen Entnahmen.
• Sie verkaufen Ihre Anteile: Ein Verkauf der Kontrolle beendet das Steuerjahr der Kapitalgesellschaft vorzeitig und kann eine Darlehensfrist vorziehen. Siehe Gesellschafterdarlehen auf einen neuen Eigentümer übertragen.
• Die Kapitalgesellschaft schuldet der CRA Steuer, und Sie haben Geld entnommen: Gibt eine Kapitalgesellschaft Geld oder Vermögen an einen Aktionär weiter, mit dem sie nicht unter fremden Dritten Geschäfte macht (not at arm's length), und zwar für weniger als dessen Wert, kann der Aktionär bis zu diesem Fehlbetrag für die Steuer der Kapitalgesellschaft haften, und die CRA kann jederzeit festsetzen (Income Tax Act, Abschnitt 160). Siehe Steuerschulden nach Dividendenzahlungen an sich selbst und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Aktionär ist eine Holdinggesellschaft, oder der Aktionär lebt außerhalb Kanadas: Es können andere Regeln gelten, die diese Seite nicht behandelt. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihre Kapitalgesellschaft sitzt in Québec: Diese Seite behandelt nur die Bundesregeln und prüft die Regeln von Québec nicht. Lassen Sie beide gemeinsam prüfen: Hilfe bei der Buchhaltung.