Kanada: Versäumte Erklärungen einer Kapitalgesellschaft nachholen

Was passiert, wenn eine Kapitalgesellschaft ihre Steuererklärung nicht einreicht?

Die CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde) kann fehlende Erklärungen anfordern, Steuern ohne Erklärung festsetzen, Zuschläge und Zinsen erheben und eine festgesetzte Schuld einziehen. Ihr Verfahren bei nicht eingereichten Erklärungen kann bis zum Besuch vor Ort oder zur Strafverfolgung eskalieren. Die Steuerschuld einer Kapitalgesellschaft verschwindet nicht, nur weil keine Erklärung eingereicht wurde: Nach dem Income Tax Act hängt die Steuerschuld nicht von einem Steuerbescheid ab.

Prüfen Sie zuerst Datum und Art jedes CRA-Schreibens. Eine Aufforderung, ein Steuerbescheid und eine Vollstreckungsmitteilung erfordern jeweils eine andere Reaktion. Schulden aus Lohnabzügen und aus der GST/HST-Abführung sind besonders dringend: Die CRA gibt an, dass rechtliche Vollstreckungsmaßnahmen kurz nach der Benachrichtigung beginnen können.

Müssen wir jedes fehlende Jahr einreichen, auch ohne Einkünfte?

Eine in Kanada ansässige Kapitalgesellschaft muss grundsätzlich für jedes Steuerjahr eine T2 (kanadische Körperschaftsteuererklärung) einreichen, auch für Jahre ohne Geschäftstätigkeit und Jahre ohne zu zahlende Steuer. Die CRA nennt enge Ausnahmen für bestimmte steuerbefreite Crown Corporations (Staatsunternehmen), Hutterer-Kolonien und eingetragene gemeinnützige Organisationen. Die Einstellung des Geschäfts beendet die Pflicht nicht. Wurde die Kapitalgesellschaft aufgelöst, prüfen Sie das Auflösungsdatum und ob die CRA informiert wurde. Für Lohn- und GST/HST-Konten gelten gesonderte Schritte zur Schließung. Für eine nicht in Kanada ansässige Kapitalgesellschaft gelten andere Auslöser für die Einreichungspflicht (CRA: Wer eine T2 einreichen muss).

Eine T2 ist innerhalb von sechs Monaten nach dem Ende des Geschäftsjahres fällig. Der Restbetrag der Körperschaftsteuer ist in der Regel 2 Monate nach dem Jahresende fällig, für eine berechtigte CCPC (Canadian-controlled private corporation, kanadisch kontrollierte Privatgesellschaft) 3 Monate nach dem Jahresende. Es gibt keine allgemeine Regel, nach der nur für die letzten nicht eingereichten Jahre Erklärungen nötig wären. Ein GST/HST-Registrierter muss für jede Meldeperiode eine Erklärung einreichen, auch ohne Umsätze oder ohne Nettosteuer. Monatliche und vierteljährliche Erklärungen und Zahlungen sind 1 Monat nach Ende der Periode fällig. Jahreserklärungen und Abschlusszahlungen sind in der Regel 3 Monate nach dem Jahresende fällig. Welche Lohnmeldungen nötig sind, hängt davon ab, ob die Kapitalgesellschaft Vergütungen gezahlt hat oder ein offenes Lohnkonto führte, für das Abführungen erwartet werden.

Welche Erklärungen fehlen, und womit fangen wir an?

Erfassen Sie vor der Einreichung die Pflichten der Kapitalgesellschaft nach Konto und Periode. Ein T2-Jahr, eine GST/HST-Meldeperiode, ein Zeitraum für die Lohnabführung und ein T4-Kalenderjahr sind verschiedene Einheiten. Deshalb kann eine einzelne nachgeholte Erklärung nicht alle abdecken.

Prüfen Sie zuerst Mahnungen, Vollstreckungsmaßnahmen und unbezahlte Beträge aus Lohnabzügen oder GST/HST. Wenden Sie sich zu diesen Salden umgehend an die CRA. Rekonstruieren Sie parallel zuerst die ältesten fehlenden Perioden, damit Anfangssalden, Verluste und Zahlungen richtig in die späteren Jahre übergehen. Gleichen Sie die Erklärungen vor der Einreichung untereinander ab: Umsatz in der T2, steuerpflichtige GST/HST-Umsätze, Löhne in der T4 und Dividenden in der T5 müssen ein stimmiges Bild ergeben. Für Québec gilt: Revenu Québec verwaltet die Meldungen zu GST/HST und QST. Hätte sich die Kapitalgesellschaft für die GST/HST registrieren müssen und hat es nie getan, lesen Sie wann die Registrierung nötig ist.

Prüfen Sie für jedes überfällige T2-Jahr den Übermittlungsweg: Manche älteren Erklärungen erfordern einen anderen Weg. Die Schritte und Ausnahmen finden Sie unter Körperschaftsteuererklärung einreichen.

Wie erhalten wir alte Bescheinigungen, Bescheide und Kontoauszüge von der CRA?

Nutzen Sie die Business Number (kanadische Unternehmensnummer) der Kapitalgesellschaft, um im My Business Account jedes Programmkonto einzusehen, oder geben Sie einem bevollmächtigten Vertreter Zugriff. Die CRA führt dort offene Erklärungen, Salden, erwartete und eingereichte GST/HST-Erklärungen, Lohndaten und den Status der T2-Erklärung auf.

Laden Sie die Bescheide, Schreiben und Kontoauszüge der Kapitalgesellschaft aus der Online-Post herunter. Fehlt ein Bescheid oder brauchen Sie eine detaillierte Zahlungshistorie, kann man laut CRA über den Auskunftsdienst Kopien und individuelle Kontoauszüge anfordern. Für bereits eingereichte T4- oder T5-Bescheinigungen nutzen Sie im My Business Account die Funktion Einzelheiten zur Erklärung: Filtern Sie nach Jahr und Erklärungsart, und rufen Sie dann die Bescheinigungen auf oder fordern Sie einen Download an. Erstellen Sie nicht eingereichte Bescheinigungen aus den Originalunterlagen neu. Ein leerer CRA-Bildschirm beweist nicht, dass nichts gezahlt wurde. Holen Sie für Pflichten in Québec den Kontoverlauf und die Bescheide von Revenu Québec ein.

Sammeln Sie die Business Number und die Nummern der Programmkonten, Gründungs- und Jahresenddaten, Bank- und Kreditkartenauszüge, Verkaufsrechnungen, Ausgabenbelege, Lohnjournale, frühere Bescheinigungen, Steuererklärungen, CRA-Bescheide und Zahlungsnachweise. Führen Sie eine Liste jeder fehlenden Periode mit dem Stand der Einreichung.

Was gilt, wenn nie Bücher geführt wurden oder die Unterlagen fehlen?

Rekonstruieren Sie die Buchungen vor der Einreichung anhand der besten verfügbaren Nachweise. Verfolgen Sie jede Bankeinzahlung zurück und dokumentieren Sie, ob es sich um einen Verkauf, ein Darlehen, eine Umbuchung oder eine andere Einnahme handelt. Machen Sie eine nicht belegte Abhebung nicht als Ausgabe geltend. Fordern Sie alte Kontoauszüge, Rechnungen und Lohndaten bei den ursprünglichen Stellen an und gleichen Sie sie mit dem Kontoverlauf der CRA ab. Die CRA verlangt verlässliche, vollständige und durch Belege gestützte Unterlagen. Fehlende elektronische Unterlagen müssen der CRA gemeldet und innerhalb einer angemessenen Frist wiederhergestellt werden.

Bewahren Sie Unterlagen zu einer verspätet eingereichten Einkommensteuererklärung grundsätzlich sechs Jahre nach der Einreichung auf. Unterlagen zu Vermögen und Anteilen, Anweisungen der CRA und offene Einsprüche können eine längere Aufbewahrung erfordern. Die CRA weist außerdem darauf hin, dass eine GST/HST-Erklärung auch dann noch erforderlich ist, wenn die Meldeperiode vor mehr als sechs Jahren endete. Zur eigentlichen Rekonstruktion und zum Jahresabschluss lesen Sie Buchhaltung und GIFI für Kapitalgesellschaften.

Die CRA hat eine Aufforderung zur Einreichung oder einen Schätzungsbescheid geschickt: Was nun?

Prüfen Sie, ob das Schreiben eine Aufforderung oder ein Steuerbescheid ist. Reagieren Sie auf eine CRA-Aufforderung zügig mit einem realistischen Einreichungsplan. Will die Kapitalgesellschaft einen Steuerbescheid anfechten, prüfen Sie jetzt dessen Datum: Eine Kapitalgesellschaft hat 90 Tage Zeit für einen förmlichen Einspruch. Das Einreichen einer fehlenden Erklärung oder der Kontakt zur Vollstreckungsstelle ist kein Einspruch. Das Verfahren finden Sie unter Prüfungen, Betriebsprüfungen und freiwillige Offenlegung.

Ein Steuerbescheid nach Income Tax Act, Absatz 152(7) ersetzt die fehlende Erklärung nicht. Die CRA gibt an, dass sie freiwillige Abzüge auslassen kann, weil ihr die Angaben fehlen. Reicht die Kapitalgesellschaft ihre tatsächliche Erklärung ein, prüft die CRA sie und erlässt einen geänderten Steuerbescheid. Der festgesetzte Betrag kann in dieser Zeit weiter eingezogen werden. Eine Aufforderung oder ein bestehender Kontakt mit der CRA spielt auch bei der freiwilligen Offenlegung eine Rolle. Prüfen Sie diesen Weg also, bevor Sie einen Antrag auf Offenlegung stellen.

Die CRA hat das Bankkonto der Kapitalgesellschaft gesperrt: Was können wir tun?

Behandeln Sie die Kontosperre als laufende Vollstreckung. Fragen Sie die Bank, welches rechtliche Dokument sie erhalten hat, und besorgen Sie sich die Kopie der Kapitalgesellschaft. Bestätigen Sie mit der CRA das betroffene Programmkonto und den Saldo und wenden Sie sich an den Vollstreckungssachbearbeiter, der im Schreiben genannt ist. Die CRA kann ein Finanzinstitut anweisen, bei ihm gehaltene Gelder an die CRA zu überweisen, und zwar mit einer Zahlungsaufforderung (Requirement to Pay) oder einem ähnlichen Pfändungsdokument.

Ist der Saldo strittig, geben Sie dem Sachbearbeiter den Steuerbescheid und den Plan zur Einreichung der fehlenden Erklärung. Eine Erklärung oder ein Einspruch allein stoppt die Vollstreckung nicht unbedingt. Kann die Kapitalgesellschaft nicht sofort zahlen, bietet die CRA Ratenzahlungsvereinbarungen an. Eine Ratenzahlungsvereinbarung hebt eine bestehende Zahlungsaufforderung nicht automatisch auf: Laut CRA bleibt die Maßnahme in der Regel bestehen, bis das Konto vollständig bezahlt ist oder eine finanzielle Notlage nachgewiesen wird. Fragen Sie den Sachbearbeiter, was für eine Änderung der Sperre nötig ist, und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben, bevor Sie das Konto für Löhne oder einen Abschluss einplanen. Schulden aus Lohnabführungen und GST/HST können bald nach der Benachrichtigung in die Vollstreckung gehen. Bei einem anstehenden Verkauf oder einer Hypothek ist der Zeitpunkt entscheidend.

Haften Direktoren persönlich für unbezahlte Lohnabzüge und GST/HST?

Direktoren können persönlich für bestimmte nicht abgeführte Lohnbeträge und für GST/HST sowie für damit verbundene Zuschläge und Zinsen in Anspruch genommen werden. Dieses Risiko unterscheidet sich von der gewöhnlichen Einkommensteuerschuld der Kapitalgesellschaft in der T2. Die CRA muss zuvor bestimmte Vollstreckungsvoraussetzungen gegenüber der Kapitalgesellschaft erfüllen. Ein Direktor kann sich auf die gebotene Sorgfalt berufen, wenn er vor dem Versäumnis angemessene vorbeugende Schritte unternommen hat. Das Rundschreiben der CRA zur Haftung der Direktoren besagt, dass ein Steuerbescheid innerhalb von zwei Jahren nach dem Zeitpunkt ergehen muss, zu dem die Person zuletzt Direktor war. Allein dass jemand nicht beteiligt war, beseitigt das Risiko nicht.

Stellen Sie fest, wer in jeder unbezahlten Periode Direktor war, wann jede Person ausschied und welche Kontrollen für Einbehalt und Abführung bestanden. Wurden treuhänderisch gehaltene Beträge zur Finanzierung des Betriebs verwendet oder liegt ein persönlicher Steuerbescheid gegen einen Direktor vor, holen Sie Hilfe bei der Erstellung der Steuererklärungen zu den Konten- und Direktorenunterlagen, bevor Sie davon ausgehen, dass die Erklärung der Kapitalgesellschaft das persönliche Risiko erledigt.

Können wir noch Vorsteuerabzüge und alte Verluste geltend machen?

Manche Ansprüche bleiben möglicherweise bestehen, aber eine verspätete Einreichung verlängert nicht jede Frist. Nach Excise Tax Act, Absatz 225(4) muss ein typischer GST/HST-Registrierter einen Vorsteuerabzug (Input Tax Credit) in einer Erklärung geltend machen, die bis zum Fälligkeitstag für die letzte Meldeperiode eingereicht wird, die innerhalb von vier Jahren nach der ursprünglichen Periode endet. Für bestimmte Personen (Specified Persons) gilt als allgemeine Frist die letzte Meldeperiode, die innerhalb von zwei Jahre nach dem Geschäftsjahr mit der ursprünglichen Periode endet. Gesetzliche Ausnahmen sind möglich. Prüfen Sie jede Rechnung, den Registrierungszeitraum und die Anspruchsfrist, bevor Sie ein altes Guthaben aufnehmen.

Ein ordnungsgemäß belegter nicht kapitalbezogener Verlust (Non-Capital Loss) einer Kapitalgesellschaft kann steuerpflichtiges Einkommen in anderen Jahren im Rahmen der geltenden Fristen für Rück- und Vortrag mindern. Der T2-Leitfaden der CRA beschreibt einen nicht kapitalbezogenen Verlust des laufenden Jahres, der drei Jahre zurück oder 20 Jahre vorgetragen werden kann. Für ältere Verluste können andere Fristen gelten, und ein Wechsel der Beherrschung kann die Nutzung von Verlusten einschränken. Reichen Sie das Verlustjahr mit Belegen ein und gleichen Sie dann den festgesetzten Verlustsaldo ab, bevor Sie ihn in späteren Erklärungen nutzen. Ein Schätzungsbescheid der CRA berücksichtigt Abzüge oder Verluste möglicherweise erst, wenn die tatsächliche Erklärung geprüft wird.

Was kostet das Nachholen an Steuern, Zuschlägen und Zinsen?

Vor dem Abgleich der Unterlagen und des Kontoverlaufs gibt es keine sinnvolle Pauschalschätzung. Trennen Sie Körperschaftsteuer, GST/HST-Nettosteuer, Lohnabzüge und Arbeitgeberbeträge, Salden der Provinz, Zuschläge, Zinsen und die Kosten der Rekonstruktion der Unterlagen. Auch eine T2 mit dem Betrag null kann Erstellung und Einreichung erfordern. Eine GST/HST-Erklärung mit null kann trotzdem eine Mitteilung über eine fehlende Periode klären. Umgekehrt können unbezahlte treuhänderisch gehaltene Beträge Vollstreckungs- und Haftungsrisiken für Direktoren auslösen, bevor alle T2-Jahre fertig sind (CRA: Vollstreckung; Haftung der Direktoren).

Erstellen Sie aus den rekonstruierten Büchern eine Schätzung für jede Periode und vergleichen Sie sie dann mit den CRA-Steuerbescheiden, Zahlungen und Guthaben. Die Körperschaftsteuer war möglicherweise schon vor der Frist für die T2 fällig. Die Einreichung heute beseitigt daher keine Zinsen, die bereits auflaufen. Die Berechnungen und einen möglichen Erlass finden Sie unter Zuschläge, Zinsen und Erlass. Eine Kapitalgesellschaft mit einer aktiven Aufforderung, einem gesperrten Konto, mehreren fehlenden Jahren oder unklaren Entnahmen des Eigentümers hat mehr als eine gewöhnliche Einreichung zu erledigen.

Planen Sie eine GST/HST-Erstattung noch nicht als Bargeld ein: Die CRA kann sie zurückhalten, solange vorgeschriebene Erklärungen oder Zahlungen fehlen, oder sie mit einem Saldo verrechnen. Eine T2 muss innerhalb von drei Jahren nach dem Jahresende für eine Barerstattung eingereicht werden. Die CRA kann nach eigenem Ermessen ein älteres T2-Guthaben auf berechtigte festgestellte Schulden unter derselben Business Number anrechnen. Schulden aus einem Steuerbescheid nach Absatz 152(7) sind ausgenommen. Klären Sie den Status jedes Guthabens, bevor Sie es bei den Kosten des Nachholens einrechnen.

Beispiel

Die Beträge sind Beispielwerte in kanadischen Dollar. Eine Kapitalgesellschaft hat drei nicht eingereichte T2-Jahre und drei nicht eingereichte jährliche GST/HST-Perioden. Im ersten Jahr verbucht sie $100.000 Umsatz und $80.000 belegte Ausgaben. Das ergibt $20.000 Buchgewinn vor steuerlichen Anpassungen. Ihre GST/HST-Unterlagen weisen gesondert $12.000 Nettosteuer zur Abführung aus. Im zweiten Jahr zeigt ihre belegte Steuerberechnung einen nicht kapitalbezogenen Verlust von $10.000, und die GST/HST-Erklärung lautet auf null. Im dritten Jahr hat sie keine Einnahmen, Ausgaben, Löhne oder GST/HST-Vorgänge.

Die Kapitalgesellschaft prüft ihre CRA-Konten und die Daten der Aufforderungen und erstellt dann alle drei T2-Jahre und GST/HST-Perioden. Entspricht das steuerpflichtige Einkommen im ersten Jahr ebenfalls $20.000 und ist der Rücktrag zulässig, würde ein Verlustabzug von $10.000 es auf $10.000 senken. Der Buchgewinn allein bestimmt das steuerpflichtige Einkommen nicht. Für das zweite und dritte Jahr gelten GST/HST-Erklärungen mit null. Das dritte Jahr braucht dennoch eine T2, solange die Konten offen sind. Die Kapitalgesellschaft gleicht die gesamte GST/HST-Nettosteuer von $12.000 mit bereits gutgeschriebenen Zahlungen ab und prüft, ob T4- oder T5-Bescheinigungen nötig waren. Diese Zahlen legen keine Zuschläge, Zinsen oder einen Endsaldo fest.

Bei Ihnen anders?

• Die CRA hat ein Prüfungsschreiben geschickt, oder Sie erwägen eine Offenlegung: lesen Sie Prüfungen, Betriebsprüfungen und freiwillige Offenlegung.
• Die CRA hat Zuschläge oder Zinsen erhoben: lesen Sie Zuschläge, Zinsen und Erlass.
• Die Bücher und der Jahresabschluss müssen neu erstellt werden: lesen Sie Buchhaltung und GIFI für Kapitalgesellschaften.
• Der Eigentümer hat Geld ohne klaren Gehalts- oder Dividendennachweis entnommen: lesen Sie Gesellschafterdarlehen.
• Die Kapitalgesellschaft hat sich nie für die GST/HST registriert, hätte es aber vielleicht müssen: lesen Sie GST/HST-Registrierung.
• Die Kapitalgesellschaft hat T1134, T1135 oder T106 versäumt: lesen Sie Meldung ausländischer Vermögenswerte und verbundener Unternehmen.
• Auch Ihre eigenen T1-Erklärungen fehlen: lesen Sie Nicht eingereichte persönliche Erklärungen nachholen.
• Es geht um eine Kontosperre, einen Steuerbescheid gegen einen Direktor oder eine dringende Verkaufsfrist: bringen Sie Bescheide, Kontoauszüge und Buchungsunterlagen zur Erstellung der Steuererklärungen.