Buchhaltung für eine neue CCPC: Aktienkapital und Einrichtung

Wie sollte eine neue CCPC ihre Bücher führen?

Eine neue Kapitalgesellschaft in Kanada muss Unterlagen und Bücher so führen, dass sich ihre Steuer daraus ermitteln lässt (Income Tax Act, Abschnitt 230). Eine Kapitalgesellschaft, die nach dem Canada Business Corporations Act (CBCA, kanadisches Bundesgesetz über Kapitalgesellschaften) gegründet wurde, muss außerdem angemessene Buchhaltungsunterlagen führen. Die Kapitalgesellschaft ist eine eigene Person neben ihrem Eigentümer. Ihre Bücher müssen daher ihr eigenes Geld, ihre Aktien und ihre Schulden getrennt von denen des Eigentümers zeigen.

Diese Seite beruft sich für die Regeln zu Aktien und Gesellschaftsunterlagen auf den CBCA. Eine Kapitalgesellschaft, die nach dem Gesetz einer Provinz gegründet wurde, folgt in diesen Punkten dem Gesetz ihrer Provinz. Die hier genannten steuerlichen Regeln gelten für jede kanadisch kontrollierte Privatgesellschaft (CCPC).

Der Fall ist nicht einfach, wenn einer dieser Punkte zutrifft:

• Geld ist geflossen, bevor es Bücher gab: Eine private Karte hat Kosten der Gesellschaft bezahlt, oder Kunden haben auf ein privates Konto gezahlt.
• Aktien wurden als ausgegeben gebucht, aber niemand hat dafür bezahlt.
• Niemand kann sagen, ob die Einzahlungen des Eigentümers Aktienkapital oder ein Darlehen waren oder wie hoch der Saldo des Gesellschafters ist.
• Das Unternehmen war schon vor dem Gründungsdatum tätig.
• Die Kapitalgesellschaft ist in Québec oder Alberta tätig oder hat einen Eigentümer oder ein Unternehmen in den USA.
• Ein nicht in Kanada ansässiger Eigentümer oder ein ausländischer Investor kontrolliert unter Umständen die Kapitalgesellschaft, was den CCPC-Status beenden kann.

Stellen Sie Folgendes zusammen, bevor Sie die Bücher anfassen:

• Die Gründungsbescheinigung und die Gründungsurkunde (Articles)
• Den Beschluss der Direktoren, mit dem die Aktien ausgegeben wurden, und den Zahlungsnachweis dafür
• Jeden Konto- und Kartenauszug seit dem Gründungsdatum
• Belege für Kosten, die der Eigentümer privat bezahlt hat
• Jede schriftliche Darlehensvereinbarung zwischen dem Eigentümer und der Kapitalgesellschaft

Ist bereits Geld geflossen, lesen Sie den letzten Abschnitt, bevor Sie die Bücher anfassen.

Einfache oder doppelte Buchführung: Was braucht ein Unternehmen in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft?

Weder der Income Tax Act noch der CBCA nennt eine der beiden Methoden. Eine T2 braucht aber eine Bilanz, und eine doppelte Buchführung liefert sie bei jeder Buchung mit. Der Income Tax Act verlangt Unterlagen in einer Form, aus der sich die Steuer bestimmen lässt, und die Seite der CRA zur Aufbewahrung von Unterlagen nennt keine Buchführungsmethode.

Den praktischen Maßstab setzt die T2. Eine T2 muss Angaben aus dem Jahresabschluss mit GIFI-Codes (den Standardkontonummern der CRA für die Steuererklärung) enthalten: eine Bilanz, eine Gewinn- und Verlustrechnung und zusätzliche Fragen (GIFI-Leitfaden der CRA). Eine Bilanz weist Aktienkapital, Gesellschaftersalden und Bankguthaben aus, die eine bloße Liste von Einnahmen und Ausgaben nicht erfasst. Die doppelte Buchführung als praktische Wahl anzusehen, ist ein Schluss und keine Regel der CRA. Zur Wahl der Software siehe Buchhaltungssoftware auswählen.

Wie buche ich die ausgegebenen Aktien und das Aktienkapital?

Eine Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht gibt eine Aktie nur aus, wenn der Preis voll in Geld, Vermögen oder für bereits erbrachte Leistungen bezahlt ist (CBCA section 25). Sie führt für jede Klasse und Serie von Aktien ein eigenes Konto für das ausgewiesene Kapital (Stated Capital Account, die gesetzliche Aufzeichnung dessen, was Aktionäre eingezahlt haben) und bucht den vollen erhaltenen Betrag darauf (CBCA section 26). Für einige Tauschgeschäfte mit nahestehenden Personen gilt stattdessen subsection 26(3). Bringt der Eigentümer Vermögen gegen Aktien ein, kann eine gemeinsame Wahl nach section 85 seine Steuer darauf aufschieben; sie ist bis zum die früheste Einreichungsfrist der Einkommensteuererklärung einer der beiden Parteien für das Jahr der Übertragung fällig (subsection 85(6)). Beides steht in Buchhaltung nach der Gründung aus einem Einzelunternehmen.

In dieser Reihenfolge:

1. Die Direktoren fassen einen Beschluss über die Ausgabe der Aktien. Der Beschluss kommt in das Protokollbuch (Minute Book), die Mappe der Gesellschaft mit Beschlüssen und Aktienunterlagen (Corporations Canada).
2. Der Aktionär zahlt den vollen Betrag.
3. Die Bücher erfassen die Zahlung als Aktienkapital dieser Klasse, und das Wertpapierregister zeigt, wer die Aktien hält.

Ein Schuldschein oder Zahlungsversprechen der Person, die die Aktien erhält, oder einer Person, die mit ihr nicht fremd zueinander steht, gilt nicht als Vermögen (subsection 25(5)). Aktien, die mit einem solchen Versprechen „bezahlt“ werden, erfüllen section 25 nicht. Direktoren, die für die Ausgabe von Aktien gegen etwas anderes als Geld stimmen, haften der Kapitalgesellschaft gesamtschuldnerisch für jeden Fehlbetrag gegenüber dem angemessenen Gegenwert in Geld am Tag des Beschlusses. Das gilt nicht, wenn sie es nicht wussten und vernünftigerweise nicht wissen konnten. Eine Klage muss innerhalb von zwei Jahre nach dem Beschluss beginnen (subsections 118(1), (6) and (7)).

Ist das eingezahlte Geld Aktienkapital oder ein Gesellschafterdarlehen?

Geld ist nur dann Aktienkapital, wenn die Kapitalgesellschaft dafür Aktien ausgegeben hat. Geld, das die Kapitalgesellschaft zurückzahlen muss, ist ein Gesellschafterdarlehen und wird als Verbindlichkeit gegenüber dem Gesellschafter gebucht.

Keine Quelle setzt eine Frist für die Entscheidung. Aktienkapital braucht aber eine Ausgabe der Aktien nach der Zahlung, und ein Darlehen setzt voraus, dass die Kapitalgesellschaft das Geld ab dem Tag des Eingangs zurückschuldet. Die Bücher lassen sich leichter belegen, wenn die Entscheidung am Tag der Zahlung festgehalten wird: der Beschluss bei Aktien, eine kurze schriftliche Notiz bei einem Darlehen. Wer die Bilanz liest, etwa ein Kreditgeber oder Käufer, sieht dann, um welches von beiden es sich handelt.

Wie buche ich Entnahmen, und wann wird daraus ein steuerpflichtiges Gesellschafterdarlehen?

Geld, das der Eigentümer entnimmt, kann Gehalt, eine Dividende, die Rückzahlung eines vom Eigentümer gewährten Darlehens, die Erstattung von Kosten der Gesellschaft, die der Eigentümer bezahlt hat, oder ein Betrag sein, den der Eigentümer der Kapitalgesellschaft schuldet. Ob eine Entnahme ohne Bezeichnung eine Schuld ist, hängt von den Umständen ab, auch davon, ob eine Rückzahlung erwartet wird. Ist das nicht der Fall, kann es ein einem Gesellschafter gewährter Vorteil sein, den subsection 15(1) dem Einkommen des Gesellschafters zurechnet. Die Bücher sollten beim Geldfluss festhalten, worum es sich handelt.

Ein Darlehen an einen Gesellschafter oder eine mit einem Gesellschafter verbundene Person (zum Beispiel einen Verwandten), oder eine Schuld dieser Person, wird dem Einkommen dieser Person für das Jahr zugerechnet, in dem sie entstanden ist (Income Tax Act, subsection 15(2)). Eine in Kanada ansässige Kapitalgesellschaft, die ein Darlehen aufnimmt, fällt nicht unter die Regel. Der Betrag wird nicht zugerechnet, wenn er innerhalb von ein Jahr nach Ende des Steuerjahres der Kapitalgesellschaft, in dem das Darlehen gewährt wurde zurückgezahlt wird und die Rückzahlung nicht Teil einer Reihe von Darlehen oder anderen Geschäften und Rückzahlungen ist (subsection 15(2.6); die veröffentlichte Auffassung der CRA, kein Gesetz, steht in Folio S3-F1-C1).

Ausnahmen, fiktive Zinsen auf niedrig verzinste Darlehen und was bei der Rückzahlung eines besteuerten Darlehens geschieht, stehen in steuerpflichtige Gesellschafterdarlehen.

Jede Buchung hat zwei Seiten. Ein Soll erhöht einen Vermögenswert oder einen Aufwand und verringert eine Verbindlichkeit oder das Eigenkapital; ein Haben bewirkt das Gegenteil.

Eine Barentnahme, die weder Gehalt noch Dividende noch Erstattung ist, kann bis zur Höhe des Saldos zurückzahlen, was die Kapitalgesellschaft dem Eigentümer schuldet. Auf den übersteigenden Betrag wirkt die Einjahresregel. Entscheidend ist der wirtschaftliche Gehalt jeder Zahlung, nicht die Buchung, und eine Verrechnung zählt nur, wenn sie das Darlehen rechtlich tilgt (CRA Folio S3-F1-C1, Absätze 1.14 und 1.82). Führen Sie ein Konto je Gesellschafter, mit den Beträgen, die dem Eigentümer geschuldet werden und die er schuldet, auf getrennten Zeilen, damit ein Nettosaldo keine der beiden Schulden verbirgt. Stimmen Sie jede Zeile zum Jahresende mit den Kontoauszügen ab. Das vollständige Konto steht in das Gesellschafterdarlehenskonto. Gehalt und Dividenden stehen in Gehalt oder Dividenden.

Welches Bankkonto und welche Unterlagen sollte die Kapitalgesellschaft von Anfang an nutzen?

Unterlagen lassen sich am leichtesten belegen, wenn die Kapitalgesellschaft über ein Bankkonto auf ihren eigenen Namen einnimmt und ausgibt. Keine Quelle verlangt ein eigenes Konto der Kapitalgesellschaft. Das Gesetz verlangt aber Unterlagen, aus denen die CRA die Steuer der Kapitalgesellschaft ableiten kann, und Geld der Kapitalgesellschaft, das über ein privates Konto läuft, lässt sich aus ihren eigenen Unterlagen kaum nachweisen.

Bewahren Sie zu jeder Buchung den Nachweis auf: Rechnungen, Belege, Konto- und Kartenauszüge sowie jeden Vertrag, der zum Verständnis einer Buchung nötig ist. Section 230 verlangt, jedes Konto und jeden Beleg aufzubewahren, die zur Überprüfung der Unterlagen nötig sind.

Bezahlt ein privates Konto oder eine private Karte Kosten der Kapitalgesellschaft, bucht die Kapitalgesellschaft den Einkauf als Aufwand, bei Anlagen und anderen Investitionen als Vermögenswert, und schuldet dem Eigentümer den Betrag (Income Tax Act, paragraph 18(1)(b) verbietet den Abzug einer Investitionsausgabe). Bezahlt ein Konto der Kapitalgesellschaft private Kosten, ist das keine Betriebsausgabe. Es wird auf das Gesellschafterkonto gebucht, oder als Gehalt oder Dividende, wenn es das war. Keine der beiden Zahlungen ist ein Ertrag der Kapitalgesellschaft. Siehe privat bezahlte Kosten. CRA-Konten, die Business Number und die GST/HST-Registrierung stehen in nach der Gründung. Schritte, die für jedes neue Unternehmen gelten, stehen in Bücher für ein neues Unternehmen einrichten.

Wie richte ich die Konten so ein, dass die T2 leicht entsteht?

Geben Sie jedem Konto von Anfang an einen GIFI-Code. Eine T2 enthält Schedule 100 (Bilanz), Schedule 125 (Gewinn- und Verlustrechnung) und Schedule 141 (zusätzliche Angaben). In der ersten Erklärung erstellt eine neue Kapitalgesellschaft zwei Bilanzen: eine Eröffnungsbilanz auf Schedule 101 und eine Schlussbilanz auf Schedule 100 (GIFI-Leitfaden der CRA). Die erste Erklärung nach der Gründung enthält außerdem Schedule 24, First-time Filer After Incorporation, Amalgamation or Winding-up of a Subsidiary into a Parent (Erstmalige Einreichung nach Gründung, Fusion oder Auflösung einer Tochtergesellschaft in die Muttergesellschaft).

Führen Sie die Beträge, die jedem Gesellschafter geschuldet werden und die er schuldet, auf eigenen Konten, damit sie auf diesen Zeilen landen.

Schedule 50 führt jeden Aktionär auf, der 10 % oder mehr der Stamm- oder Vorzugsaktien der Kapitalgesellschaft hält (CRA Schedule 50). Die Aufzeichnungen der Kapitalgesellschaft über den Aktienbesitz müssen daher zeigen, wer welchen Anteil an jeder Klasse hält. Eine vollständige Kontenliste steht in Kontenrahmen für die GIFI, die Abschlüsse selbst in Jahresabschluss.

Wann ist die erste T2 fällig, und wann ist die Steuer fällig?

Die T2 ist sechs Monate nach dem Ende des Steuerjahres fällig (T2-Leitfaden der CRA). Der Steuerrestbetrag ist zwei Monate nach dem Geschäftsjahresende fällig, oder drei Monate danach, wenn alle folgenden Punkte zutreffen (Income Tax Act, Unterabschnitt 248(1); Fälligkeitstag des Restbetrags laut CRA):

• Die Kapitalgesellschaft ist während des gesamten Steuerjahres eine CCPC.
• Sie hat den Small Business Deduction (Abzug für kleine Unternehmen) für das laufende oder das vorangegangene Steuerjahr geltend gemacht.
• Ihr steuerpflichtiges Einkommen im vorangegangenen Steuerjahr überstieg nicht ihre Geschäftsgrenze (Business Limit) für dieses Jahr. Ist sie mit anderen Kapitalgesellschaften verbunden, kommt es stattdessen darauf an, ob ihr gemeinsames steuerpflichtiges Einkommen für ihre letzten Steuerjahre, die im letzten Kalenderjahr vor dem laufenden Geschäftsjahresende endeten, ihre gemeinsamen Geschäftsgrenzen nicht übersteigt.

Diese Tests betrachten ein früheres Steuerjahr. Die gesetzliche Definition und die Seite der CRA sagen nichts über eine Kapitalgesellschaft in ihrem ersten Steuerjahr, die kein früheres Jahr hat. Das spätere Datum ist im ersten Jahr daher nicht gesichert. Klären Sie, welches Datum gilt, bevor Sie sich darauf verlassen; wer bis zum früheren Datum zahlt, beseitigt die Frage.

Eine T2 ist für jedes Steuerjahr fällig, auch für ein Jahr ohne zu zahlende Steuer oder ohne Geschäftstätigkeit (T2-Leitfaden der CRA). Eine CCPC muss sie in der Regel elektronisch einreichen; zu den Ausnahmen gehört eine Kapitalgesellschaft, die in funktionaler Währung berichtet (Income Tax Act, subsection 150.1(2.1); Regulations, subsection 205.1(2)). Verspätungszuschläge und Erlass stehen in Strafzuschläge, Zinsen und Erlass. Das Geschäftsjahresende wählen Sie nach Geschäftsjahresende wählen.

Welche Unterlagen und Protokollbuch-Bestandteile bewahre ich auf, und wie lange?

Eine Kapitalgesellschaft führt zwei Gruppen: die Gesellschaftsunterlagen (das Protokollbuch) und die Buchhaltungsunterlagen.

Die meisten Unterlagen und Bücher mit den zugehörigen Belegen werden bis sechs Jahre nach dem Ende des letzten Steuerjahres aufbewahrt, auf das sie sich beziehen (Income Tax Act, subsection 230(4)). Bei einer Kapitalgesellschaft werden die Protokolle der Sitzungen von Direktoren und Aktionären, die Aufzeichnungen über den Aktienbesitz, das Hauptbuch oder ein anderes Buch der endgültigen Buchung und die zugehörigen besonderen Verträge bis zwei Jahre nach der Auflösung der Kapitalgesellschaft aufbewahrt (Income Tax Regulations, Abschnitt 5800). Bei einer Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht bleibt zudem, wem die Verwahrung ihrer Dokumente und Unterlagen übertragen wurde, ab der Auflösung sechs Jahre lang zur Vorlage verpflichtet, sofern ein Gericht keine kürzere Frist festlegt (CBCA subsection 225(1); Regulations, section 14.1). Mehr dazu steht in wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden.

Was ändert sich in Québec oder Alberta?

Eine Kapitalgesellschaft mit Sitz in Québec oder Alberta reicht eine eigene Körperschaftsteuererklärung der Provinz ein, denn überall sonst dient die T2 zugleich als Erklärung der Provinz (T2-Seite der CRA).

• Québec: Eine Kapitalgesellschaft mit einer Niederlassung in Québec reicht die Körperschaftsteuererklärung von Revenu Québec, die CO-17, innerhalb von sechs Monate nach dem Geschäftsjahresende ein, auch wenn sie ihren Sitz anderswo hat (Revenu Québec). Was als Niederlassung gilt, entscheiden die eigenen Regeln von Revenu Québec.
• Alberta: Sofern sie nicht befreit ist, reicht eine Kapitalgesellschaft eine AT1 ein, wenn sie zu irgendeinem Zeitpunkt im Steuerjahr eine Betriebsstätte (Permanent Establishment) in Alberta hatte, und zwar innerhalb von sechs Monate nach dem Geschäftsjahresende (Alberta).

Die oben genannten Punkte des Bundes (Unterlagen, die Regel zu Gesellschafterdarlehen und die GIFI) gelten, wo auch immer die Kapitalgesellschaft sitzt. Die Erklärungen für Québec und Alberta bringen Anforderungen der Provinzen hinzu, die diese Seite nicht behandelt.

Was gilt, wenn das Unternehmen schon vor der Gründung lief?

Die Kapitalgesellschaft bestand vor dem Gründungsdatum nicht. Kosten, die der Eigentümer vorher bezahlt hat, sowie Vermögen und Salden eines Einzelunternehmens kommen daher über gesonderte Eröffnungsbuchungen in ihre Bücher. Siehe privat bezahlte Kosten, Buchhaltung nach der Gründung aus einem Einzelunternehmen und Gründungskosten.

Welche typischen Buchhaltungsfehler passieren in einer neuen Kapitalgesellschaft?

Beispiel

Diese Beispiele sind erfunden. Die Beträge sind in kanadischen Dollar.

Der Eigentümer zahlt zu Beginn $10.000 ein

Eine CCPC mit Sitz in Ontario, die nach dem Bundesgesetz gegründet wurde, erhält am ersten Tag $10.000 von ihrem Eigentümer. Geben die Direktoren 100 Stammaktien für $10.000 aus und zahlt der Eigentümer, bucht die Kapitalgesellschaft $10.000 auf das Konto für das ausgewiesene Kapital der Stammaktien (GIFI 3500). Leiht der Eigentümer das Geld stattdessen, werden keine Aktien ausgegeben, und die Bücher zeigen $10.000 als Verbindlichkeit gegenüber dem Eigentümer (GIFI 2780 oder 3260). In beiden Fällen wird die Wahl beim Geldfluss festgehalten, nicht erst zum Jahresende.

Der Eigentümer entnimmt $20.000 ohne Bezeichnung

Eine CCPC in Alberta hat ihr Geschäftsjahresende am 31. Dezember. Im März von Jahr 1 zahlt sie ihrem Eigentümer $20.000 und erwartet, dass er sie zurückzahlt. Es sind weder Gehalt, Dividende, Erstattung noch Darlehensrückzahlung gebucht, daher zeigen die Bücher $20.000 als Forderung gegenüber dem Gesellschafter. Ohne diese Erwartung könnte es stattdessen ein Vorteil nach subsection 15(1) sein. Das Steuerjahr endet am 31. Dezember von Jahr 1, und ein Jahr danach ist der 31. Dezember von Jahr 2. Hat der Eigentümer die $20.000 bis dahin nicht zurückgezahlt, werden sie seinem Einkommen von Jahr 1 zugerechnet. Zahlt der Eigentümer im Dezember von Jahr 2 zurück und entnimmt im Januar von Jahr 3 erneut $20.000, kann die Rückzahlung Teil einer Reihe sein und nicht zählen. Hätte die Kapitalgesellschaft dem Eigentümer aus früheren Darlehen $20.000 oder mehr geschuldet, wäre dieselbe Zahlung in der Regel stattdessen eine Rückzahlung, sofern diese Darlehen noch offen wären.

Ein erstes Geschäftsjahr, das am 30. Juni endet

Das erste Geschäftsjahr einer CCPC in BC endet am 30. Juni von Jahr 1. Ihre T2 ist am 31. Dezember von Jahr 1 fällig. Der Steuerrestbetrag ist am 31. August von Jahr 1 fällig, oder am 30. September von Jahr 1, wenn die CCPC-Bedingungen erfüllt sind. Die Seite der CRA zum Fälligkeitstag des Restbetrags sagt nicht, wie diese Bedingungen für ein erstes Geschäftsjahr gelten. Die Zahlung bis zum 31. August ist daher das sichere Datum; klären Sie das, bevor Sie sich auf den 30. September verlassen. Die Erklärung enthält eine Eröffnungsbilanz auf Schedule 101 und eine Schlussbilanz auf Schedule 100.

Anders in Ihrem Fall?

• Geld ist bereits geflossen, und die Bücher sind nicht eingerichtet: Private Karten haben Kosten bezahlt, Einzahlungen gingen auf ein privates Konto, Aktien wurden nie förmlich ausgegeben, oder niemand kennt den Gesellschaftersaldo. Die Eröffnungsbilanz und die Einordnung jedes Postens erfordern oft die Prüfung durch einen Fachmann vor der ersten T2. Beginnen Sie mit der Buchhaltungshilfe; die beiden häufigen Fälle stehen in Einnahmen der Kapitalgesellschaft auf einem privaten Konto und private Ausgaben, die die Kapitalgesellschaft bezahlt hat.
• Das Unternehmen lief schon vor der Gründung: Folgen Sie Buchhaltung nach der Gründung aus einem Einzelunternehmen.
• Eine T2 ist überfällig, oder die CRA hat eine Mitteilung geschickt: siehe nicht eingereichte Erklärungen einer Kapitalgesellschaft nachholen und Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Die Bücher sind Monate im Rückstand: siehe überfällige Buchhaltung aufholen.
• Ein nicht in Kanada ansässiger Eigentümer oder ein ausländischer Investor kontrolliert die Kapitalgesellschaft: Sie ist möglicherweise keine CCPC, sodass die oben genannten Punkte, die nur für eine CCPC gelten, möglicherweise nicht zutreffen. Siehe nicht ansässige Eigentümer einer kanadischen Kapitalgesellschaft und Verlust des CCPC-Status durch ausländische Investoren.
• Ein Eigentümer oder ein Unternehmen sitzt in den USA: siehe Bücher für ein kanadisches Unternehmen und sein US-Unternehmen und Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie entscheiden zwischen Gehalt und Dividenden: siehe Gehalt oder Dividenden.