Plan de cuentas para códigos GIFI: categorías de la T2 y T2125

¿Necesito un plan de cuentas especial para los códigos GIFI?

No se exige ningún plan de cuentas en particular. La Income Tax Act pide que los libros de contabilidad se lleven en una forma que permita determinar el impuesto. El GIFI, el índice general de información financiera, es la lista de partidas numeradas de los estados financieros de la CRA. La CRA indica que todas las corporaciones, excepto las de seguros, deben presentar la información de sus estados financieros con códigos GIFI junto con la T2, y su guía del GIFI aplica esos códigos a los estados de la propia corporación: el Schedule 100 para el balance general y el Schedule 125 para el estado de resultados. Un plan ya agrupado como lo agrupa el GIFI (activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costo de ventas, gastos) se asigna con el menor retrabajo. Un propietario único no tiene paso de GIFI: el T2125, el estado del negocio dentro de la declaración personal, se presenta por línea de la CRA.

Un caso no es sencillo cuando:

• una cuenta grande de «varios» concentra distintos tipos de costo;
• los retiros del propietario se registran como gastos;
• el GST/HST está mezclado con las ventas; o
• la primera T2 no tiene un balance de comprobación limpio, es decir, una lista de cada cuenta y su saldo de cierre.

Cada una de estas situaciones cambia lo que informa la T2 o esconde detalle que la CRA espera, así que el balance de comprobación debe revisarse antes de preparar la T2. Reúna el plan de cuentas, el balance de comprobación más reciente y los anexos GIFI de la T2 anterior (100, 125 y 141), si existe.

¿Qué cuentas necesita una corporación canadiense pequeña, agrupadas como las agrupa el GIFI?

Una corporación pequeña necesita cuentas en seis grupos: activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costo de ventas y gastos, más el impuesto sobre la renta debajo de la utilidad. La tabla muestra un conjunto común y la partida del GIFI a la que suele corresponder cada una. Use los nombres de cuenta que prefiera, agregue solo las cuentas que tiene el negocio y revise cada código con la lista vigente antes de presentar: la lista completa es mucho más larga.

Clasifique cada préstamo y cada saldo de accionista como corriente o a largo plazo, igual que en los estados financieros. Los estados se informan en fondos canadienses, salvo que una corporación elegible haya elegido una moneda funcional (Form T1296, con vencimiento 60 días después del primer día del año fiscal), por lo que un saldo en dólares estadounidenses se convierte; vea ganancia o pérdida cambiaria en una cuenta en dólares estadounidenses. Una corporación que solo tiene propiedades de alquiler puede ver libros de una corporación de cartera de alquileres. En la lista GIFI-Short de la CRA, que pueden usar las corporaciones elegibles que presentan declaraciones en papel (Form T1178), el 9270 representa todas las partidas de la 9200 a la 9285, por lo que un monto nunca se informa en ambas.

¿Cómo relaciono cada cuenta con un código GIFI y qué hago si ningún código encaja?

Prepare los estados a partir de las cuentas y luego asigne a cada partida de los estados un código, en el orden de la CRA: una coincidencia exacta; después, la partida más apropiada; después, la partida genérica.

1. Coincidencia exacta. Una cuenta llamada «Publicidad» es la partida 8521.
2. La más apropiada. El propio ejemplo de la CRA es una cuenta de «cargos del negocio», que se informa en 8760, la partida de impuestos del negocio, licencias y membresías.
3. Partida genérica. Cada bloque de códigos empieza con una partida genérica, que no representa el total del bloque. Úsela solo cuando no encaje nada más específico.

Cuando una cuenta combina dos partidas, la regla de la CRA es informarla en la partida de la parte más grande. Su ejemplo es un monto combinado de alquiler, impuestos y seguros, que va a 8911, 8762 u 8690 según cuál sea el mayor. Por lo tanto, una cuenta combinada pierde detalle. Escriba el código junto a cada cuenta del plan; una cuenta sin código está sin terminar.

¿Qué tan detalladas deben ser mis cuentas: una cuenta por código o varias?

Ambas sirven, siempre que los estados conserven el detalle que mostraría un estado tradicional. La CRA pide el mismo nivel de detalle con el GIFI que con los estados tradicionales, con tantos códigos como hagan falta para representar por completo el balance general y el estado de resultados, nunca solo subtotales y totales. La CRA también indica que se conserven los papeles de trabajo que muestran las cuentas detrás de cada partida de los estados, y que no se envíen con la declaración. En general, conserve los registros que los respaldan durante seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren, o desde la fecha de presentación si la declaración se presentó tarde (Income Tax Act, sección 230). Una objeción, una apelación o un aviso de la CRA pueden extender ese plazo. El libro mayor y los contratos que lo respaldan tienen su propio plazo (reglamento, sección 5800): dos años después de la disolución de una corporación, o seis años después del año fiscal en que cesó el negocio de un propietario único.

¿Qué cuentas deben ir separadas para que queden en el lugar correcto?

Mantenga una cuenta separada cuando su saldo no sea un ingreso o gasto ordinario, o cuando la T2 lo trate de otra forma.

Los directores pueden ser responsables personalmente, junto con la corporación, de las retenciones de nómina y del GST/HST que no se remitan (Income Tax Act, sección 227.1; Excise Tax Act, sección 323). Se aplican condiciones y una defensa de debida diligencia, y un reclamo no puede iniciarse más de dos años después de que una persona dejó de ser director por última vez; vea cómo ponerse al día con declaraciones corporativas sin presentar.

¿Adónde va el dinero que aporto a mi corporación o que retiro de ella?

Salvo que sea sueldo, va al balance general, no a ingresos ni a gastos. El dinero que aporta suele ser capital social (3500) o un monto que la corporación le debe (2780). El dinero que retira puede reducir lo que la corporación le debe, convertirse en un monto que usted le debe a ella (1300), pagarse como dividendo (3700) o pasar por la nómina como sueldo, que es un gasto (9060). Qué es cada pago depende de lo que se decidió y se documentó, no de la cuenta que ofrezca el software.

Un saldo que usted debe a la corporación puede tener consecuencias tributarias si sigue pendiente. La guía de la cuenta de préstamo del accionista explica los asientos y las consecuencias tributarias.

¿Las cuentas de un propietario único tienen que coincidir con las líneas del T2125?

No. Los libros pueden usar cualquier nombre; lo que importa es que cada monto termine en la línea correcta del T2125. La línea 9270, otros gastos, es para costos no incluidos ya en una línea anterior, y deben detallarse en el formulario. Las líneas están en la página de gastos del T2125 de la CRA; para verlas una por una, vea líneas de gastos de trabajadores independientes.

¿Los números de línea del T2125 son los mismos que los códigos GIFI?

No, no de forma confiable. Muchos números coinciden, pero cada lista tiene sus propias partidas, así que búsquelas una por una y nunca pase un número de una declaración a la otra. La CRA indica que las corporaciones (excepto las de seguros) y las sociedades de personas pueden presentar con el GIFI; un propietario único informa en el T2125.

Si está constituyendo en corporación una empresa individual, las cuentas de la corporación y su correspondencia con el GIFI son un trabajo aparte; vea libros después de constituir una empresa individual en corporación.

¿Puedo cambiar las categorías de un año a otro?

Los nombres y las categorías de las cuentas pueden cambiar de un año a otro: las páginas de la CRA citadas aquí no fijan ninguna regla que los bloquee. Cambiar el nombre de una cuenta no cambia nada en la declaración; mover un monto a otra línea o código sí, y solo es correcto si el costo pertenece ahí. Lo que debe mantenerse constante es lo que miden las cuentas:

• Valuación del inventario. El método usado al cierre de un año debe usarse al cierre del año siguiente, salvo que el Ministro acepte un cambio, y el inventario inicial es el valor de cierre del año anterior. Vea costo de los bienes vendidos de un propietario único.
• Informe en efectivo o por acumulación. Para un propietario único, la CRA indica que solo los agricultores, los pescadores y los agentes de comisión independientes pueden usar cualquiera de los dos métodos, y todo el demás ingreso de trabajo independiente debe informarse por el método de acumulación; ninguna página de la CRA da a una corporación la opción de usar efectivo. Un propietario único que pase del método de efectivo al de acumulación necesita el permiso de la CRA, solicitado por escrito antes de la fecha de vencimiento de la declaración. Vea contabilidad en efectivo o por acumulación.
• Cómo se preparan los estados. La T2 parte de la utilidad neta de los estados financieros, así que un cambio en cómo se preparan cambia el punto de partida. Las páginas de la CRA citadas aquí no dan una regla corporativa para cambiarlo; vea estados financieros de cierre del año.
• Saldos iniciales. Cada año parte de los saldos de cierre del año anterior. Si las cuentas del año pasado se asignaron mal, no corrija sin avisar las de este año; vea cómo corregir los estados financieros del año pasado.

Conserve una nota con fecha de cualquier cambio y la lista de correspondencias, para que un revisor pueda ver por qué se movió una línea.

¿Cómo verifico que mis cuentas asignadas suman lo que muestran los estados?

La CRA indica que el GIFI tiene que cuadrar y lo comprueba con reglas fijas. Los montos se informan en dólares enteros, sin centavos, y una partida obligatoria sin monto se anota como 0.

Estas verificaciones detectan errores de correspondencia, no errores contables: un retiro registrado como gasto igual cuadra. Compare también cada total asignado con el balance de comprobación ajustado. Para el paso de esta utilidad neta al ingreso gravable, vea utilidad contable frente al ingreso de la T2.

Mi primera T2, o alguien más armó las cuentas: ¿qué se revisa primero?

Primero se revisa lo que cambia las cifras, y luego los códigos.

1. Imprima el balance de comprobación a la fecha de cierre y compare cada saldo con los estados de cuenta del banco, de los préstamos y de impuestos.
2. Revise si alguno de estos está en gastos: retiros del propietario, costos personales (vea gastos personales pagados por la corporación), capital de préstamos, compras de equipo y GST/HST recuperable. Cada uno normalmente pertenece a otro lugar.
3. Divida cualquier cuenta grande de «varios» y cualquier cuenta que mezcle dos tipos de costo.
4. Asigne una partida del GIFI a cada cuenta y luego haga las verificaciones de arriba.
5. En un año posterior, compare los saldos iniciales con el Schedule 100 presentado el año pasado. La primera declaración de una corporación nueva también necesita el Schedule 101, el balance general de apertura.

Si el balance de comprobación no concilia, los libros llevan meses de atraso o faltan declaraciones anteriores, la limpieza va antes de la asignación de códigos: vea cómo ponerse al día con libros atrasados.

Ejemplo

Estos ejemplos usan dólares canadienses ilustrativos.

Varias cuentas de publicidad

Una corporación con C$300,000 de ingresos lleva tres cuentas: «Anuncios en redes sociales» por C$5,000, «Anuncios en buscadores» por C$6,000 y «Volantes» por C$1,000. Juntas suman C$12,000. Las tres corresponden a Publicidad, partida 8521. La corporación no necesita fusionarlas en sus libros; la T2 necesita el total.

Retiros del propietario en una cuenta de gastos

Una corporación registra C$20,000 de retiros de un propietario en una cuenta de gastos llamada «Pago al propietario». Si el monto no es un sueldo pasado por la nómina, la utilidad queda subestimada en C$20,000, y aun así el balance de comprobación cuadra. El monto debería estar entonces en una cuenta de accionista del balance general hasta que se trate como sueldo, dividendo o devolución, y la cuenta se reclasifica antes de preparar la T2. Cuál de ellos sea depende de lo que se decidió y se documentó.

Un propietario único cambia el nombre de una categoría

En el primer año, la cuenta «Auto» de un propietario único tiene C$4,000 de costos de uso comercial, informados en la línea 9281 del T2125. En el segundo año, la categoría del software se renombra «Vehículo» y tiene C$4,500. El T2125 se presenta por línea, así que el cambio de nombre no modifica nada. Mover C$2,000 de suministros de oficina a «Otros gastos» es incorrecto cuando el costo encaja en una línea con nombre, como los suministros de oficina en la línea 8811; la línea 9270 es solo para costos que no están ya en una línea anterior.

¿Su caso es distinto?

• Sus cuentas no se asignan con claridad (una cuenta grande de «varios», retiros registrados como gastos, GST/HST mezclado con las ventas, o una primera T2 sin un balance de comprobación limpio): qué cuentas dividir o fusionar, qué debe mostrar la información de cierre del año y si la limpieza debe ir primero son las preguntas que hay que resolver antes de preparar la T2. Vea ayuda con la contabilidad para la limpieza y ayuda con impuestos corporativos para la declaración que se arma sobre ella.
• Sus libros llevan meses de atraso, o nunca se presentaron las T2: empiece con cómo ponerse al día con libros atrasados y cómo ponerse al día con declaraciones corporativas sin presentar.
• Es propietario único y sus gastos no están en las líneas correctas del T2125: vea líneas de gastos de trabajadores independientes y ayuda con la contabilidad.
• Quiere saber qué estados necesita la T2 o si se requiere un informe: vea estados financieros de cierre del año.
• Presenta usted mismo la T2, o está en Quebec o Alberta: vea cómo presentar la declaración de su corporación, que cubre las fechas de vencimiento y las declaraciones provinciales.
• Acaba de constituir una corporación o inicia un negocio nuevo: vea libros de una empresa recién constituida y cómo armar los libros de un negocio nuevo.
• Está eligiendo software de contabilidad: vea cómo elegir el software de contabilidad.