Plan comptable et codes IGRF : catégories de la T2 et de la T2125

Ai-je besoin d'un plan comptable spécial pour les codes de l'IGRF?

Au Canada, aucun plan comptable particulier n'est exigé. La Loi de l'impôt sur le revenu demande que les livres de comptes soient tenus sous une forme qui permet de déterminer l'impôt. L'IGRF, l'Index général des renseignements financiers, est la liste numérotée de l'ARC des éléments des états financiers. L'ARC indique que toutes les sociétés, sauf les sociétés d'assurance, devraient produire leurs renseignements financiers selon les codes de l'IGRF avec la déclaration T2, et son guide de l'IGRF applique ces codes aux états de la société : l'annexe 100 pour le bilan et l'annexe 125 pour l'état des résultats. Un plan comptable déjà groupé comme le fait l'IGRF (actif, passif, capitaux propres, revenus, coût des ventes, dépenses) demande le moins de retouches. Un entrepreneur individuel n'a pas d'étape de l'IGRF : la T2125, l'état de l'entreprise dans la déclaration de revenus des particuliers, se produit selon les lignes de l'ARC.

Le dossier n'est pas simple dans les cas suivants :

• un grand compte «  divers  » regroupe plusieurs sortes de dépenses;
• les retraits du propriétaire sont inscrits comme dépenses;
• la TPS/TVH est mélangée aux ventes;
• la première T2 n'a pas de balance de vérification propre, c'est-à-dire une liste de tous les comptes et de leur solde de clôture.

Chacune de ces situations modifie ce que la T2 déclare ou masque des détails que l'ARC s'attend à voir; la balance de vérification doit donc être examinée avant la préparation de la T2. Rassemblez le plan comptable, la plus récente balance de vérification et les annexes de l'IGRF de la T2 précédente (100, 125 et 141), s'il y en a une.

De quels comptes une petite société canadienne a-t-elle besoin, groupés comme le fait l'IGRF?

Une petite société a besoin de comptes dans six groupes : actif, passif, capitaux propres, revenus, coût des ventes et dépenses, plus l'impôt sur le revenu sous le bénéfice. Le tableau présente un ensemble courant et l'élément de l'IGRF auquel chaque compte correspond habituellement. Utilisez vos propres noms de comptes, ajoutez seulement les comptes que l'entreprise possède et vérifiez chaque code dans la liste à jour avant de produire la déclaration : la liste complète est beaucoup plus longue.

Classez chaque prêt et chaque solde d'actionnaire à court ou à long terme comme le font les états. Les états sont présentés en dollars canadiens, sauf si une société admissible a choisi une monnaie fonctionnelle (formulaire T1296, dû au plus tard le 60 jours après le premier jour de l'année d'imposition); un solde en dollars américains est donc converti. Voyez le gain ou la perte de change sur un compte en dollars américains. Une société qui détient seulement des biens locatifs peut consulter les livres d'une société de portefeuille immobilière. Dans la liste abrégée de l'IGRF de l'ARC, que les sociétés admissibles qui produisent une déclaration papier peuvent utiliser (formulaire T1178), 9270 représente tous les éléments de 9200 à 9285; un montant n'est donc jamais déclaré deux fois.

Comment associer chaque compte à un code de l'IGRF, et que faire si aucun code ne convient?

Préparez les états à partir des comptes, puis attribuez à chaque élément des états un code, dans l'ordre de l'ARC : la correspondance exacte, puis l'élément le plus approprié, puis l'élément générique.

1. Correspondance exacte. Un compte intitulé «  Publicité  » correspond à l'élément 8521.
2. Élément le plus approprié. L'exemple de l'ARC est un compte «  frais d'entreprise  », déclaré sous 8760, l'élément des taxes d'entreprise, permis et cotisations.
3. Élément générique. Chaque bloc de codes commence par un élément générique, qui ne représente pas le total du bloc. Utilisez-le seulement si rien de plus précis ne convient.

Lorsqu'un compte combine deux éléments, la règle de l'ARC est de le déclarer sous l'élément correspondant à la plus grande part. Son exemple est un montant combiné de loyer, de taxes et d'assurance, qui va à 8911, à 8762 ou à 8690 selon la part la plus importante. Un compte combiné perd donc du détail. Inscrivez le code à côté de chaque compte du plan; un compte sans code est inachevé.

Quel niveau de détail pour mes comptes : un compte par code, ou plusieurs?

Les deux fonctionnent, pourvu que les états conservent le détail qu'un état traditionnel montrerait. L'ARC demande le même niveau de détail avec l'IGRF qu'avec des états traditionnels, avec autant de codes qu'il en faut pour représenter intégralement le bilan et l'état des résultats, et jamais seulement des sous-totaux et des totaux. L'ARC indique aussi de conserver les documents de travail qui montrent les comptes derrière chaque élément des états, sans les joindre à la déclaration. En général, conservez les registres sous-jacents pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent, ou de la date de production si la déclaration a été produite en retard (Loi de l'impôt sur le revenu, article 230). Une opposition, un appel ou un avis de l'ARC peut prolonger cette période. Le grand livre et les contrats qui s'y rattachent ont leur propre période (règlement, article 5800) : deux ans après la dissolution d'une société, ou six ans après l'année d'imposition où l'entreprise d'un entrepreneur individuel a cessé.

Quels comptes garder distincts pour qu'ils se retrouvent au bon endroit?

Gardez un compte distinct lorsque son solde n'est pas un revenu ou une dépense ordinaire, ou lorsque la T2 le traite différemment.

Les administrateurs peuvent être tenus personnellement responsables, avec la société, des retenues sur la paie et de la TPS/TVH qu'elle omet de verser (Loi de l'impôt sur le revenu, article 227.1; Loi sur la taxe d'accise, article 323). Des conditions et un moyen de défense fondé sur la diligence raisonnable s'appliquent, et une poursuite ne peut pas être intentée plus de deux ans après qu'une personne a cessé d'être administrateur; voyez le rattrapage des déclarations de société non produites.

Où va l'argent que je verse à ma société ou que j'en retire?

Sauf s'il s'agit d'un salaire, au bilan, et non dans les revenus ou les dépenses. L'argent que vous versez est habituellement du capital-actions (3500) ou une somme que la société vous doit (2780). L'argent que vous retirez peut réduire ce que la société vous doit, devenir une somme que vous lui devez (1300), être versé comme dividende (3700), ou passer par la paie comme salaire, ce qui est une dépense (9060). La nature de chaque paiement dépend de ce qui a été décidé et documenté, et non du compte que propose le logiciel.

Un solde que vous devez à la société peut avoir des conséquences fiscales s'il demeure impayé. Le guide du compte de prêt à l'actionnaire traite des écritures et des conséquences fiscales.

Les comptes d'un entrepreneur individuel doivent-ils correspondre aux lignes de la T2125?

Non. Les livres peuvent utiliser n'importe quels noms; ce qui compte, c'est que chaque montant se retrouve à la bonne ligne de la T2125. La ligne 9270, Autres dépenses, sert aux dépenses non déjà comprises dans une ligne précédente, et elles doivent être énumérées sur le formulaire. Les lignes figurent sur la page de l'ARC sur les dépenses de la T2125; pour les passer en revue une à une, voyez les lignes de dépenses du travailleur autonome.

Les numéros de ligne de la T2125 sont-ils les mêmes que les codes de l'IGRF?

Non, pas de façon fiable. Beaucoup de numéros concordent, mais chaque liste a ses propres éléments; cherchez donc chacun d'eux et ne reportez jamais un numéro d'une déclaration à l'autre. L'ARC indique que les sociétés (sauf les sociétés d'assurance) et les sociétés de personnes peuvent produire leur déclaration selon l'IGRF; un entrepreneur individuel déclare dans la T2125.

Si vous constituez votre entreprise individuelle en société, les comptes de la société et leur association aux codes de l'IGRF sont un travail distinct; voyez les livres après la constitution en société.

Puis-je changer les catégories d'une année à l'autre?

Les noms et les catégories de comptes peuvent changer d'une année à l'autre : les pages de l'ARC citées ici n'établissent aucune règle qui les fige. Renommer un compte ne change rien à la déclaration; déplacer un montant vers une autre ligne ou un autre code, oui, et cela n'est exact que si la dépense y appartient. Ce qui doit rester constant, c'est ce que les comptes mesurent :

• Évaluation des stocks. La méthode utilisée à la fin d'une année doit l'être aussi à la fin de l'année suivante, à moins que le ministre ne consente à un changement, et le stock d'ouverture est la valeur de clôture de l'année précédente. Voyez le coût des marchandises vendues d'un entrepreneur individuel.
• Comptabilité de caisse ou d'exercice. Pour un entrepreneur individuel, l'ARC indique que seuls les agriculteurs, les pêcheurs et les agents à commission travaillant à leur compte peuvent utiliser l'une ou l'autre méthode, et que tout autre revenu de travail autonome doit être déclaré selon la méthode d'exercice; aucune page de l'ARC n'offre à une société la méthode de caisse. Un entrepreneur individuel qui passe de la méthode de caisse à la méthode d'exercice a besoin de l'autorisation de l'ARC, demandée par écrit avant la date d'échéance de la déclaration. Voyez comptabilité de caisse ou d'exercice.
• Préparation des états. La T2 part du bénéfice net des états financiers; un changement dans leur préparation modifie donc le point de départ. Les pages de l'ARC citées ici ne donnent aucune règle pour une société qui voudrait le changer; voyez les états financiers de fin d'exercice.
• Soldes d'ouverture. Chaque année part des soldes de clôture de l'année précédente. Si les comptes de l'an dernier ont été mal associés, ne corrigez pas discrètement ceux de cette année; voyez la correction des états financiers de l'an dernier.

Conservez une note datée de tout changement et la liste d'association, pour qu'un réviseur puisse voir pourquoi une ligne a bougé.

Comment vérifier que mes comptes associés correspondent aux états?

L'ARC indique que l'IGRF doit s'équilibrer et le vérifie selon des règles fixes. Les montants sont déclarés en dollars entiers, sans cents, et un élément obligatoire sans montant est inscrit à 0.

Ces vérifications détectent les erreurs d'association, pas les erreurs de tenue de livres : un retrait inscrit comme dépense s'équilibre quand même. Comparez aussi chaque total associé à la balance de vérification ajustée. Pour passer de ce bénéfice net au revenu imposable, voyez bénéfice comptable et revenu de la T2.

Ma première T2, ou quelqu'un d'autre a organisé les comptes : que vérifie-t-on d'abord?

On vérifie d'abord ce qui change les chiffres, avant les codes.

1. Imprimez la balance de vérification à la date de fin d'exercice et comparez chaque solde avec les relevés de la banque, des prêts et des taxes.
2. Vérifiez si l'un de ces éléments se trouve dans les dépenses : retraits du propriétaire, dépenses personnelles (voyez les dépenses personnelles payées par la société), capital d'un prêt, achats de matériel et TPS/TVH récupérable. Chacun appartient normalement ailleurs.
3. Scindez tout grand compte «  divers  » et tout compte qui mélange deux sortes de dépenses.
4. Attribuez un élément de l'IGRF à chaque compte, puis effectuez les vérifications ci-dessus.
5. Pour une année ultérieure, comparez les soldes d'ouverture à l'annexe 100 produite l'an dernier. La première déclaration d'une nouvelle société exige aussi l'annexe 101, le bilan d'ouverture.

Si la balance de vérification ne concorde pas, si les livres ont plusieurs mois de retard ou s'il manque des déclarations antérieures, le nettoyage passe avant l'association des comptes : voyez le rattrapage de livres en retard.

Exemple

Ces exemples utilisent des dollars canadiens à titre d'illustration.

Plusieurs comptes de publicité

Une société dont les revenus sont de 300 000 $ CA tient trois comptes : «  Publicité sur les médias sociaux  » à 5 000 $ CA, «  Publicité dans les moteurs de recherche  » à 6 000 $ CA et «  Prospectus  » à 1 000 $ CA. Ensemble, ils totalisent 12 000 $ CA. Les trois correspondent à Publicité, élément 8521. La société n'a pas besoin de les fusionner dans ses livres; la T2 exige le total.

Retraits du propriétaire dans un compte de dépenses

Une société inscrit 20 000 $ CA de retraits d'un propriétaire dans un compte de dépenses intitulé «  Rémunération du propriétaire  ». Si ce montant n'est pas un salaire versé par la paie, le bénéfice est sous-estimé de 20 000 $ CA, et pourtant la balance de vérification s'équilibre. Le montant devrait alors figurer dans un compte d'actionnaire au bilan jusqu'à ce qu'il soit traité comme salaire, dividende ou remboursement, et le compte est reclassé avant la préparation de la T2. La nature du montant dépend de ce qui a été décidé et documenté.

Un entrepreneur individuel renomme une catégorie

La première année, le compte «  Auto  » d'un entrepreneur individuel contient 4 000 $ CA de frais d'usage commercial, déclarés à la ligne 9281 de la T2125. La deuxième année, la catégorie du logiciel est renommée «  Véhicule  » et contient 4 500 $ CA. La T2125 se produit par ligne; le changement de nom ne change donc rien. Déplacer 2 000 $ CA de fournitures de bureau vers «  Autres dépenses  » est une erreur lorsque la dépense correspond à une ligne nommée, comme c'est le cas des fournitures de bureau à la ligne 8811; la ligne 9270 sert seulement aux dépenses qui ne figurent pas déjà sur une ligne précédente.

Votre situation est différente?

• Vos comptes ne s'associent pas proprement (un grand compte «  divers  », des retraits inscrits comme dépenses, de la TPS/TVH mélangée aux ventes, ou une première T2 sans balance de vérification propre) : quels comptes scinder ou fusionner, ce que les renseignements de fin d'exercice doivent montrer, et si le nettoyage doit passer en premier sont les questions à régler avant la préparation de la T2. Voyez l'aide en tenue de livres pour le nettoyage et l'aide en fiscalité des sociétés pour la déclaration qui s'appuie dessus.
• Vos livres ont plusieurs mois de retard, ou des T2 n'ont jamais été produites : commencez par le rattrapage de livres en retard et le rattrapage des déclarations de société non produites.
• Vous êtes entrepreneur individuel et vos dépenses ne figurent pas aux bonnes lignes de la T2125 : voyez les lignes de dépenses du travailleur autonome et l'aide en tenue de livres.
• Vous voulez savoir quels états la T2 exige, ou si un rapport est obligatoire : voyez les états financiers de fin d'exercice.
• Vous produisez vous-même la T2, ou vous êtes au Québec ou en Alberta : voyez la production de votre déclaration de société, qui traite des dates d'échéance et des déclarations provinciales.
• Vous venez de constituer une société ou de lancer une nouvelle entreprise : voyez les livres d'une société nouvellement constituée et l'organisation des livres d'une nouvelle entreprise.
• Vous choisissez un logiciel de comptabilité : voyez le choix d'un logiciel de comptabilité.