Plano de contas para códigos GIFI: categorias da T2 e da T2125

Preciso de um plano de contas especial para os códigos GIFI?

Nenhum plano de contas específico é exigido. O Income Tax Act pede que os livros contábeis sejam mantidos em uma forma que permita apurar o imposto. O GIFI (General Index of Financial Information, índice geral de informações financeiras) é a lista de itens numerados de demonstrações financeiras da CRA (Agência da Receita do Canadá). A CRA diz que todas as corporações, exceto as de seguros, devem entregar as informações das demonstrações financeiras em códigos GIFI com a declaração T2, e o guia do GIFI aplica esses códigos às demonstrações da própria corporação: a Schedule 100 para o balanço patrimonial e a Schedule 125 para a demonstração do resultado. Um plano de contas já agrupado como o GIFI agrupa os itens (ativos, passivos, patrimônio líquido, receita, custo das vendas, despesas) é o que exige menos retrabalho. O empresário individual não tem a etapa do GIFI: a T2125, a demonstração do negócio dentro da declaração pessoal, é entregue por linha da CRA.

O caso deixa de ser simples quando:

• uma única conta grande de “diversos” reúne vários tipos de gasto;
• as retiradas do proprietário são lançadas como despesas;
• o GST/HST está misturado nas vendas; ou
• a primeira T2 não tem um balancete limpo, isto é, uma lista de todas as contas com o saldo final de cada uma.

Cada um desses pontos muda o que a T2 informa ou esconde detalhes que a CRA espera; por isso, o balancete precisa de revisão antes de a T2 ser preparada. Reúna o plano de contas, o balancete mais recente e as Schedules do GIFI da T2 anterior (100, 125 e 141), se houver.

Quais contas uma pequena corporação canadense precisa, agrupadas como o GIFI as agrupa?

Uma pequena corporação precisa de contas em seis grupos: ativos, passivos, patrimônio líquido, receita, custo das vendas e despesas, além do imposto de renda abaixo do lucro. A tabela mostra um conjunto comum e o item do GIFI a que cada conta costuma corresponder. Use os nomes das suas próprias contas, acrescente só as contas que a empresa tem e confira cada código com a lista atual antes de entregar: a lista completa é bem mais longa.

Classifique cada empréstimo e cada saldo de acionista como de curto ou de longo prazo, do modo como as demonstrações o fazem. As demonstrações são apresentadas em moeda canadense, a menos que uma corporação elegível tenha optado por uma moeda funcional (Form T1296, com prazo em 60 dias após o primeiro dia do ano fiscal); por isso, um saldo em dólares americanos é convertido; veja ganho ou perda cambial em uma conta em dólares americanos. A corporação que só detém imóveis para aluguel pode ver contabilidade de uma corporação holding de imóveis para aluguel. Na lista GIFI-Short da CRA, que as corporações elegíveis que entregam declarações em papel podem usar (Form T1178), o 9270 representa todos os itens de 9200 a 9285, de modo que um valor nunca é informado nos dois.

Como associo cada conta a um código GIFI, e e se nenhum código servir?

Prepare as demonstrações a partir das contas e depois dê a cada item das demonstrações um código, na ordem da CRA: a correspondência exata, depois o item mais adequado, depois o item genérico.

1. Correspondência exata. Uma conta chamada “Publicidade” é o item 8521.
2. Mais adequado. O exemplo da própria CRA é uma conta de “encargos da empresa”, informada no 8760, o item de impostos da empresa, licenças e anuidades.
3. Item genérico. Cada bloco de códigos começa com um item genérico, que não representa o total do bloco. Use-o só quando nada mais próximo servir.

Quando uma conta combina dois itens, a regra da CRA é informá-la no item da maior parte. O exemplo dela é um valor combinado de aluguel, impostos e seguro, que vai para 8911, 8762 ou 8690, conforme qual for o maior. Por isso, uma conta combinada perde detalhe. Escreva o código ao lado de cada conta do plano; uma conta sem código está inacabada.

Qual deve ser o detalhe das minhas contas: uma conta por código ou várias?

As duas formas servem, desde que as demonstrações mantenham o detalhe que uma demonstração tradicional mostraria. A CRA pede o mesmo nível de detalhe com o GIFI que nas demonstrações tradicionais, com quantos códigos forem necessários para representar por inteiro o balanço patrimonial e a demonstração do resultado, nunca só subtotais e totais. A CRA também diz para guardar os papéis de trabalho que mostram as contas por trás de cada item das demonstrações e não enviá-los com a declaração. Em regra, guarde os registros por trás deles por seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem, ou da data de entrega se a declaração foi entregue com atraso (Income Tax Act, seção 230). Uma contestação, um recurso ou um aviso da CRA pode prolongar esse prazo. O livro-razão e os contratos por trás dele têm prazo próprio (regulamento, seção 5800): dois anos após a dissolução de uma corporação, ou seis anos após o ano fiscal em que a empresa de um empresário individual deixou de existir.

Quais contas devem ficar separadas para cair no lugar certo?

Mantenha uma conta separada quando o saldo dela não for receita ou despesa comum, ou quando a T2 o tratar de forma diferente.

Os administradores podem ser responsabilizados pessoalmente, junto com a corporação, pelos descontos da folha de pagamento e pelo GST/HST que ela deixar de recolher (Income Tax Act, seção 227.1; Excise Tax Act, seção 323). Aplicam-se condições e uma defesa de devida diligência, e uma cobrança não pode começar mais de dois anos depois que a pessoa deixou de ser administrador pela última vez; veja como regularizar declarações de corporação não entregues.

Onde entra o dinheiro que aporto ou retiro da minha corporação?

A menos que seja salário, no balanço patrimonial, não na receita nem nas despesas. O dinheiro que você aporta costuma ser capital social (3500) ou um valor que a corporação deve a você (2780). O dinheiro que você retira pode reduzir o que a corporação deve a você, virar um valor que você deve a ela (1300), ser pago como dividendo (3700) ou passar pela folha de pagamento como salário, que é despesa (9060). O que cada pagamento é depende do que foi decidido e documentado, não da conta que o software oferece.

Um saldo que você deve à corporação pode ter consequências fiscais se continuar em aberto. O guia da conta de empréstimo de acionista trata dos lançamentos e das consequências fiscais.

As contas de um empresário individual precisam corresponder às linhas da T2125?

Não. A contabilidade pode usar quaisquer nomes; o que importa é que cada valor acabe na linha correta da T2125. A linha 9270, Outras despesas, é para custos que ainda não estão incluídos em uma linha anterior e que devem ser listados no formulário. As linhas estão na página de despesas da T2125 da CRA; para vê-las uma a uma, veja linhas de despesas do autônomo.

Os números das linhas da T2125 são iguais aos códigos GIFI?

Não, não de forma confiável. Muitos números coincidem, mas cada lista tem os próprios itens; por isso, consulte cada um e nunca leve um número de uma declaração para a outra. A CRA diz que as corporações (exceto as de seguros) e as sociedades podem entregar usando o GIFI; o empresário individual declara na T2125.

Se você está constituindo uma corporação a partir de uma empresa individual, as contas da corporação e a correspondência com o GIFI são um trabalho à parte; veja contabilidade depois de constituir a empresa.

Posso mudar as categorias de um ano para outro?

Os nomes e as categorias das contas podem mudar de um ano para outro: as páginas da CRA citadas aqui não estabelecem regra que os trave. Renomear uma conta não muda nada na declaração; mover um valor para outra linha ou outro código muda, e isso só está certo se o gasto pertence ali. O que deve permanecer coerente é o que as contas medem:

• Avaliação do estoque. O método usado no fim de um ano deve ser usado no fim do ano seguinte, a menos que o Ministro concorde com a mudança, e o estoque inicial é o valor final do ano anterior. Veja custo das mercadorias vendidas de um empresário individual.
• Regime de caixa ou de competência. Para o empresário individual, a CRA diz que só agricultores, pescadores e agentes de comissão autônomos podem usar qualquer um dos métodos, e toda outra renda de autônomo deve ser declarada pelo regime de competência; nenhuma página da CRA dá à corporação uma opção pelo regime de caixa. O empresário individual que passa do regime de caixa para o de competência precisa da permissão da CRA, pedida por escrito antes do vencimento da declaração. Veja contabilidade em regime de caixa ou de competência.
• Como as demonstrações são preparadas. A T2 parte do lucro líquido das demonstrações financeiras; por isso, uma mudança na forma de prepará-las muda o ponto de partida. As páginas da CRA citadas aqui não dão regra para a corporação mudar isso; veja demonstrações financeiras de fim de ano.
• Saldos de abertura. Cada ano parte dos saldos finais do ano anterior. Se as contas do ano passado foram associadas de forma errada, não corrija o deste ano em silêncio; veja como corrigir as demonstrações do ano passado.

Guarde uma nota datada de qualquer mudança e a lista de correspondência, para que um revisor veja por que uma linha mudou.

Como confiro se as contas associadas fecham com as demonstrações?

A CRA diz que o GIFI precisa fechar e o confere com regras fixas. Os valores são informados em dólares inteiros, sem centavos, e um item obrigatório sem valor é informado como 0.

Essas conferências pegam erros de correspondência, não de escrituração: uma retirada lançada como despesa ainda fecha. Compare também cada total associado com o balancete ajustado. Para o passo deste lucro líquido até a renda tributável, veja lucro contábil versus renda da T2.

Minha primeira T2, ou outra pessoa montou as contas: o que se confere primeiro?

Confere-se o que muda os números antes dos códigos.

1. Imprima o balancete na data de fim do exercício e compare cada saldo com os extratos do banco, dos empréstimos e dos impostos.
2. Verifique se algum destes itens está nas despesas: retiradas do proprietário, gastos pessoais (veja despesas pessoais pagas pela corporação), principal de empréstimos, compras de equipamentos e GST/HST recuperável. Normalmente, cada um pertence a outro lugar.
3. Divida qualquer conta grande de “diversos” e qualquer conta que misture dois tipos de gasto.
4. Dê a cada conta um item do GIFI e depois faça as conferências acima.
5. Em um ano posterior, compare os saldos de abertura com a Schedule 100 entregue no ano passado. A primeira declaração de uma corporação nova também precisa da Schedule 101, o balanço patrimonial de abertura.

Se o balancete não concilia, a contabilidade está atrasada há meses ou faltam declarações anteriores, a limpeza vem antes da associação dos códigos: veja como atualizar a contabilidade atrasada.

Exemplo

Estes exemplos usam dólares canadenses ilustrativos.

Várias contas de publicidade

Uma corporação com C$300.000 de receita mantém três contas: “Anúncios em redes sociais” com C$5.000, “Anúncios em buscadores” com C$6.000 e “Panfletos” com C$1.000. Juntas somam C$12.000. As três correspondem a Publicidade, item 8521. A corporação não precisa uni-las na contabilidade; a T2 precisa do total.

Retiradas do proprietário em uma conta de despesa

Uma corporação lança C$20.000 de retiradas de um proprietário em uma conta de despesa chamada “Remuneração do proprietário”. Se o valor não é salário processado pela folha de pagamento, o lucro fica subestimado em C$20.000, e ainda assim o balancete fecha. Esse valor ficaria então em uma conta de acionista no balanço patrimonial até ser tratado como salário, dividendo ou devolução, e a conta é reclassificada antes de a T2 ser preparada. O que ele é depende do que foi decidido e documentado.

Um empresário individual renomeia uma categoria

No ano um, a conta “Carro” de um empresário individual tem C$4.000 de custos de uso empresarial, declarados na linha 9281 da T2125. No ano dois, a categoria do software é renomeada para “Veículo” e tem C$4.500. A T2125 é entregue por linha; portanto, a mudança de nome não altera nada. Passar C$2.000 de material de escritório para “Outras despesas” está errado quando o gasto cabe em uma linha com nome, como o material de escritório na linha 8811; a linha 9270 é só para custos que ainda não estão em uma linha anterior.

E no seu caso?

• Suas contas não vão corresponder de forma limpa (uma conta grande de diversos, retiradas lançadas como despesas, GST/HST misturado nas vendas ou uma primeira T2 sem balancete limpo): quais contas dividir ou unir, o que as informações de fim de exercício devem mostrar e se a limpeza precisa vir primeiro são as perguntas a resolver antes de a T2 ser preparada. Veja a ajuda com escrituração contábil para a limpeza e a ajuda com impostos de corporação para a declaração montada sobre ela.
• Sua contabilidade está atrasada há meses, ou T2s nunca foram entregues: comece por como atualizar a contabilidade atrasada e como regularizar declarações de corporação não entregues.
• Você é empresário individual e suas despesas não estão nas linhas certas da T2125: veja linhas de despesas do autônomo e a ajuda com escrituração contábil.
• Você quer saber quais demonstrações a T2 exige, ou se um relatório é obrigatório: veja demonstrações financeiras de fim de ano.
• Você mesmo entrega a T2, ou está em Quebec ou em Alberta: veja como entregar a declaração da corporação, que trata dos vencimentos e das declarações provinciais.
• Você acabou de constituir uma empresa ou está abrindo um negócio novo: veja contabilidade de uma empresa recém-constituída e como organizar a contabilidade de um negócio novo.
• Você está escolhendo um software de contabilidade: veja como escolher o software de contabilidade.