Compte de prêt à l'actionnaire au Canada : dû à et dû par

Qu'est-ce qu'un compte de prêt à l'actionnaire au Canada, et que signifie « dû à l'actionnaire »?

Un compte de prêt à l'actionnaire est le registre courant de l'argent qui circule entre une société et un propriétaire. Un solde dû à l'actionnaire est un passif : la société vous doit de l'argent. Un solde dû par l'actionnaire est un actif : vous devez de l'argent à la société. L'Agence du revenu du Canada (ARC) note que ces comptes portent plusieurs noms, comme comptes de prêt ou comptes de retraits, et peuvent consigner des prêts, des paiements que la société fait à d'autres au nom d'un actionnaire et des éléments semblables (ARC, folio S3-F1-C1, par. 1.11).

Le sens du solde compte le plus. C'est le solde débiteur que visent les règles fiscales (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphe 15(2)).

Un cas n'est pas simple lorsque le débit augmente chaque année, qu'il y a plus d'un actionnaire, qu'un retrait date de plus d'un exercice, que des dépenses personnelles sont mêlées à la carte de la société, ou que le grand livre ne concorde pas avec la banque. Rassemblez les relevés bancaires et de carte de l'exercice, le grand livre, toute convention de prêt ou résolution des administrateurs, ainsi que le bilan de l'an dernier.

Dans quel sens le compte de prêt à l'actionnaire doit-il aller : la société me doit-elle de l'argent, ou lui en dois-je?

Le sens n'est pas un choix. Il suit ce qui s'est réellement passé. Si vous avez versé de l'argent et que la société doit vous le rendre, le compte est créditeur. Si vous avez pris de l'argent qui n'était ni un salaire, ni un dividende, ni un remboursement, le compte est habituellement tenu au débit, un solde que vous devez à la société, jusqu'à ce qu'il soit réglé ou démontré comme autre chose. L'ARC dit que l'existence d'un prêt dépend du fond de l'opération, et non des écritures comptables (ARC, folio S3-F1-C1, par. 1.14).

La règle d'inclusion des prêts s'applique lorsqu'un actionnaire, ou une personne rattachée à un actionnaire, reçoit un prêt de la société, d'une société liée ou d'une société de personnes dont l'une ou l'autre est membre, ou devient endetté envers elle. Le montant est inclus dans le revenu de cette personne pour l'année. Un solde que la société vous doit n'est pas visé par ces termes (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphe 15(2)). Un solde créditeur peut quand même basculer : dès que vous retirez plus que ce que la société vous doit, l'excédent est de l'argent que vous lui devez.

Une écriture au débit n'est pas automatiquement un prêt. L'ARC dit qu'un prêt ou une dette peut être démontré par une convention écrite ou d'autres preuves convaincantes, comme une résolution de la société énonçant les modalités. Sans dette à rembourser, le montant peut plutôt être un avantage conféré à un actionnaire selon le paragraphe 15(1) (ARC, folio S3-F1-C1, par. 1.13). Le moment où l'argent retiré est imposable, et la règle d'un an, sont expliqués dans les prêts à l'actionnaire.

Qu'est-ce qui entre dans le compte de prêt à l'actionnaire, et qu'est-ce qui en sort?

L'argent que vous prêtez et les dépenses d'entreprise que vous payez personnellement augmentent ce que la société vous doit. L'argent que vous prenez et les dépenses personnelles que la société paie augmentent ce que vous lui devez. Dans un compte unique où un crédit signifie que la société vous doit de l'argent :

Le tableau montre un solde courant unique. Pour les règles sur les prêts, gardez visibles sur des lignes distinctes ce que vous avez prêté et ce que vous devez; voir la compensation, plus bas.

Inscrire au compte un paiement que la société a fait pour vous n'en fait pas un prêt : sans entente de remboursement, le montant peut plutôt être un avantage. Voir les dépenses personnelles payées par la société. Pour les dépenses que vous avez payées vous-même, y compris la demande de TPS/TVH et le remboursement, voir les dépenses d'entreprise payées personnellement.

Qu'est-ce qui n'a pas sa place dans le compte de prêt à l'actionnaire?

Le salaire, les dividendes et un remboursement documenté ne sont pas des prêts, et chacun exige son propre registre. Le capital-actions établi à la constitution a lui aussi son propre registre; voir les livres d'une nouvelle SPCC.

• Le salaire passe par la paie. Un retrait ne devient pas un salaire à cause d'une écriture de journal ultérieure; voir verser un salaire après coup.
• Un dividende est déclaré et inscrit comme dividende. Voir inscrire les dividendes dans les livres.
• Un remboursement couvre une dépense d'entreprise que vous avez payée, avec un reçu. Voir les dépenses d'entreprise payées personnellement.

Le salaire, les dividendes et les remboursements peuvent passer par le compte lorsque la société les règle en créditant le compte. Le compte montre alors comment un solde a été réglé; il ne décide pas de la nature du paiement.

Pourquoi mon solde dû par l'actionnaire augmente-t-il d'année en année?

Un solde débiteur augmente lorsque vous retirez plus que ce que le salaire, les dividendes et les remboursements remettent dans le compte, et que rien ne règle les montants plus anciens. Causes courantes : virements réguliers à vous-même jamais étiquetés, dépenses personnelles sur la carte de la société, factures personnelles payées du compte de la société et revenus d'entreprise déposés dans votre compte personnel (revenus d'entreprise dans un compte personnel). Chaque retrait qui est un prêt compte séparément. L'ARC impute les remboursements au prêt le plus ancien d'abord, sauf si les faits montrent clairement le contraire (ARC, folio S3-F1-C1, par. 1.81).

À la fin de l'exercice, un solde débiteur est de l'argent que vous devez à la société. S'il s'agit d'un véritable prêt qui vous est consenti en tant qu'actionnaire, il est inclus dans votre revenu, sauf si une exception s'applique, comme son remboursement au plus tard un an après la fin de l'année d'imposition de la société durant laquelle le prêt a été consenti, si les conditions de la Loi sont remplies (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphes 15(2) à 15(2.6)). Ce délai suit l'exercice de la société, et non l'année civile ni la date du retrait; tous les retraits d'un même exercice partagent donc un seul délai. Une fin d'exercice réputée, par exemple lors d'une acquisition du contrôle ou lorsque la société cesse d'être une société privée sous contrôle canadien (SPCC), met fin à cet exercice plus tôt et avance le délai des prêts consentis durant celui-ci (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphes 249(3.1) et 249(4)). Si aucune exception ne s'applique, le prêt est inclus dans votre propre année d'imposition où il a été consenti, soit l'année civile pour un particulier, même si la fin d'exercice de la société n'est pas le 31 décembre (ARC, folio S3-F1-C1, par. 1.16). La règle complète et ses exceptions sont expliquées dans les prêts à l'actionnaire.

Si le délai est dépassé, votre déclaration personnelle antérieure pourrait devoir être modifiée pour inclure le prêt (ARC, folio S3-F1-C1, par. 1.73). Un solde impayé peut aussi créer un avantage lié aux intérêts; voir les intérêts sur les prêts à l'actionnaire.

Dois-je tenir un compte par actionnaire, et puis-je compenser ce que je dois avec ce que la société me doit?

Tenez un compte par actionnaire, en séparant sur des lignes distinctes l'argent que vous avez prêté et l'argent que vous devez. L'argent comptant que vous retirez, jusqu'à concurrence de ce que la société vous doit, rembourse cette dette. La compensation est différente : elle oppose deux dettes sans mouvement d'argent, et cela ne règle à lui seul aucune des deux.

La règle sur les prêts examine chaque personne qui a reçu un prêt, et chaque prêt a son propre délai; un compte commun cache donc quel montant est en retard (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphe 15(2)). Pour deux actionnaires qui prennent des montants différents, voir les actionnaires qui prennent des montants différents.

L'ARC dit que compenser une somme due à un actionnaire avec une somme due par cet actionnaire n'évite généralement pas à lui seul l'avantage réputé lié aux intérêts, traité dans les intérêts sur les prêts à l'actionnaire (ARC, folio S3-F1-C2, par. 2.37). Une compensation compte comme un remboursement de prêt lorsqu'elle est une libération légale du prêt, comme le montrent les circonstances, y compris les contrats ou ententes entre les parties et les écritures comptables (ARC, folio S3-F1-C1, par. 1.82). Si votre logiciel tient un seul solde net, conservez un tableau qui énumère chaque avance et chaque remboursement.

Comment le prêt à l'actionnaire apparaît-il au bilan et dans la T2?

Le bilan présente un montant qui vous est dû comme un passif et un montant que vous devez comme un actif, chacun sous son propre code de l'IGRF. Une société inscrit les codes de l'Index général des renseignements financiers (IGRF) dans l'annexe de renseignements du bilan (annexe 100) de sa déclaration T2 (ARC, RC4088).

Les sous-codes vont de 1301 à 1303, de 2181 à 2183, de 2781 à 2783 et de 3261 à 3263. Le bilan type de l'ARC dans le RC4088 classe les « sommes dues aux actionnaires, non garanties et sans modalités fixes » sous 3260, à long terme. Le RC4088 énumère les codes à court terme et à long terme, mais ne dit pas lequel s'applique à un solde donné; votre comptable en décide.

Le guide T2 demande de remplir l'annexe 11 lorsque la société a eu des opérations avec des actionnaires, des dirigeants ou des employés, autres que celles du cours normal des affaires (guide T2 de l'ARC; annexe 11). Le formulaire énumère les paiements ou les montants portés au crédit du compte d'un actionnaire qui ne sont ni une rémunération ni un remboursement de dépenses, ainsi que les prêts ou dettes envers des actionnaires, des dirigeants, des employés ou des personnes rattachées à un actionnaire qui n'étaient pas remboursés à la fin de l'exercice. Il revient à votre préparateur de déterminer si un solde y a sa place, quel que soit le sens du compte.

Comment rapprocher le compte de prêt à l'actionnaire à la fin de l'exercice, et qu'est-ce qui prouve chaque écriture?

Rapprochez-le des relevés bancaires et de carte de l'exercice de la société, un actionnaire à la fois.

1. Dressez la liste de chaque virement, achat par carte et paiement entre la société et le propriétaire.
2. Étiquetez chacun : argent prêté, dépense payée personnellement, argent pris, dépense personnelle payée par la société, remboursement, salaire, dividende.
3. Partez du solde de clôture de l'an dernier, ajoutez les écritures de l'année et comparez le résultat au grand livre.
4. Datez chaque débit, pour connaître le délai de chaque montant.
5. Décidez ce qui réglera le débit avant le délai. La liste de vérification de fin d'exercice situe cette étape.

L'ARC dit qu'un prêt ou une dette peut être démontré par une convention écrite ou d'autres preuves convaincantes (ARC, folio S3-F1-C1, par. 1.13). En général, conservez les registres et pièces justificatives pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent (ARC : conserver les registres). Les procès-verbaux des assemblées des administrateurs et des actionnaires, le grand livre et toute entente particulière nécessaire pour comprendre ses écritures, comme une convention de prêt, suivent une règle plus longue : conservez-les jusqu'à deux ans après la dissolution de la société (Règlement de l'impôt sur le revenu, alinéa 5800(1)a)). D'autres lois peuvent exiger plus longtemps.

Comment régler un solde que je dois à la société?

Réglez-le en remboursant de l'argent comptant, en imputant un salaire net ou une prime nette, ou un dividende que la société vous doit, ou par une compensation documentée. L'ARC dit que les remboursements peuvent se faire en imputant des dividendes, du salaire ou des primes sur le prêt (ARC, folio S3-F1-C1, par. 1.82).

La société doit retenir et verser l'impôt sur les salaires et les primes; seule la paie nette peut donc être imputée au prêt (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphe 153(1); ARC : primes).

Rembourser avec un nouveau prêt de la société peut être considéré comme faisant partie d'une série de prêts et de remboursements; le remboursement peut donc ne pas compter. Un salaire, une prime ou un dividende imputé sur la dette n'est pas traité ainsi (ARC, folio S3-F1-C1, par. 1.84 à 1.86). Si un prêt a déjà été inclus dans votre revenu, un remboursement ultérieur peut généralement être déduit dans l'année où il est fait, sauf s'il fait partie d'une telle série (ARC, folio S3-F1-C1, par. 1.76 et 1.77). Les conditions et la déduction sont expliquées dans les prêts à l'actionnaire.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; tous les montants sont en dollars canadiens.

Vous prêtez de l'argent à la société

Vous prêtez à votre société 20 000 $ CA pour ses frais de démarrage, puis reprenez plus tard 5 000 $ CA. La société vous doit 15 000 $ CA : un passif, dû à l'actionnaire. La règle d'inclusion des prêts ne vise pas ce solde. Si vous retirez ensuite 20 000 $ CA de plus sans autre écriture, les premiers 15 000 $ CA rembourseraient ce que la société vous devait, et le compte passerait à 5 000 $ CA dus par vous. Seuls ces 5 000 $ CA sont de l'argent que vous devez à la société; seuls eux peuvent donc être un prêt à l'actionnaire, et leur délai court à partir de l'exercice où vous avez pris l'argent.

Retraits sans salaire ni dividende

L'exercice de la société se termine le 31 décembre. Vous retirez 3 000 $ CA par mois sans salaire, dividende ni remboursement.

• Fin de l'année 1 : le compte montre 36 000 $ CA dus par l'actionnaire, un actif. Le délai pour la totalité est le 31 décembre de l'année 2.
• Année 2 : vous retirez 36 000 $ CA de plus et ne remboursez rien. À la fin de l'année 2, le compte montre 72 000 $ CA. Le délai de l'année 1 est dépassé; le montant de l'année 2 a jusqu'au 31 décembre de l'année 3.
• Après l'année 2 : les 36 000 $ CA de l'année 1 peuvent être inclus dans votre revenu de l'année 1, avec modification de la déclaration, s'il s'agissait d'un véritable prêt. Sans preuve d'un prêt, ce peut plutôt être un avantage. S'ils ont été inclus, un remboursement ultérieur peut être déductible dans l'année où il est fait.

Dépenses payées dans les deux sens

Vous payez 2 400 $ CA de logiciels de la société avec une carte personnelle. Séparément, la société paie 1 000 $ CA de vos dépenses personnelles en vertu d'une entente selon laquelle vous la remboursez; ce n'est pas un remboursement de ce qu'elle vous doit. Gardez deux lignes : 2 400 $ CA dus à vous et 1 000 $ CA dus par vous. Un solde net de 1 400 $ CA au grand livre ne libère à lui seul aucune des deux dettes. Sans cette entente, les 1 000 $ CA peuvent être un avantage conféré à un actionnaire, ou simplement rembourser une partie des 2 400 $ CA.

Votre situation est différente?

• Votre solde dû par l'actionnaire a augmenté chaque année, ou votre comptable demande ce que représente un tas de retraits : il faut démontrer que chaque écriture est un prêt, un salaire ou un dividende, et le solde compte à la prochaine échéance. Cela exige un examen du grand livre complet par rapport aux relevés bancaires. Voir l'aide en tenue de livres.
• Un solde date de plus d'un exercice : le délai est peut-être dépassé. Voir les prêts à l'actionnaire et l'aide en tenue de livres.
• Le grand livre ne concorde pas avec la banque, ou plusieurs années n'ont jamais été rapprochées : les écritures doivent être reconstituées avant que quiconque puisse dire ce qui est un prêt. Voir reconstituer les livres à partir des relevés bancaires, rattraper des livres en retard et l'aide en tenue de livres.
• Des retraits passés devraient devenir un salaire : voir verser un salaire après coup.
• La société a payé vos dépenses personnelles : voir les dépenses personnelles payées par la société.
• Des revenus d'entreprise sont allés dans votre compte personnel : voir revenus d'entreprise dans un compte personnel.
• Deux actionnaires ou plus prennent des montants différents : voir les actionnaires qui prennent des montants différents.
• Vous vendez vos actions : la vente du contrôle met fin à l'exercice de la société plus tôt et peut avancer le délai d'un prêt. Voir transférer un prêt à l'actionnaire à un nouveau propriétaire.
• La société doit de l'impôt à l'ARC et vous avez retiré de l'argent : si une société transfère de l'argent ou des biens à un actionnaire avec qui elle a un lien de dépendance, pour moins que leur valeur, l'actionnaire peut être tenu responsable de l'impôt de la société jusqu'à concurrence de cet écart, et l'ARC peut établir une cotisation à tout moment (Loi de l'impôt sur le revenu, article 160). Voir devoir de l'impôt après s'être versé des dividendes et l'aide en tenue de livres.
• Une société de portefeuille est l'actionnaire, ou l'actionnaire vit hors du Canada : des règles différentes peuvent s'appliquer, et cette page ne les couvre pas. Voir l'aide en tenue de livres.
• Votre société est au Québec : cette page couvre seulement les règles fédérales et ne vérifie pas celles du Québec. Faites examiner les deux ensemble : aide en tenue de livres.