Cuenta del préstamo del accionista: por pagar y por cobrar

¿Qué es una cuenta del préstamo del accionista en Canadá y qué significa «por pagar al accionista»?

Una cuenta del préstamo del accionista es el registro continuo del dinero que se mueve entre una corporación y un propietario. Un saldo por pagar al accionista (due to shareholder) es un pasivo: la corporación le debe a usted. Un saldo por cobrar al accionista (due from shareholder) es un activo: usted le debe a la corporación. La CRA señala que estas cuentas reciben varios nombres, como cuentas de préstamos o cuentas de retiros, y pueden registrar préstamos, pagos que la corporación hace a otros en nombre de un accionista y partidas similares (CRA folio S3-F1-C1, párrafo 1.11).

Lo que más importa es el sentido de la cuenta. El saldo de débito es el lado al que apuntan las reglas tributarias (Income Tax Act, subsección 15(2)).

El caso deja de ser sencillo cuando el débito crece cada año, hay más de un accionista, un retiro tiene más de un ejercicio fiscal de antigüedad, hay gastos personales mezclados en la tarjeta corporativa, o el libro no coincide con el banco. Reúna los estados de cuenta del banco y de las tarjetas del ejercicio fiscal, el libro, cualquier contrato de préstamo o resolución de los directores y el balance general del año anterior.

¿En qué sentido debe correr la cuenta del préstamo del accionista: la corporación me debe a mí o yo le debo a ella?

El sentido no es una elección. Depende de lo que realmente ocurrió. Si usted aportó dinero y la corporación debe devolverlo, la cuenta corre en crédito. Si retiró dinero que no era sueldo, dividendo ni devolución, la cuenta normalmente se lleva en débito, un saldo que usted le debe a la corporación, hasta que se cancele o se demuestre que era otra cosa. La CRA indica que la existencia de un préstamo depende de la sustancia de la transacción, no de los asientos contables (CRA folio S3-F1-C1, párrafo 1.14).

La regla de inclusión de préstamos se aplica cuando un accionista, o una persona vinculada con uno, recibe un préstamo de la corporación, de una corporación relacionada con ella o de una sociedad de personas a la que pertenezca alguna de las dos, o se endeuda con ellas. El monto se incluye en el ingreso de esa persona del año. Un saldo que la corporación le debe a usted queda fuera de esos términos (Income Tax Act, subsección 15(2)). Un saldo de crédito aun así puede cambiar de signo: cuando usted retira más de lo que la corporación le debe, el exceso es dinero que usted le debe a ella.

Un asiento de débito no es automáticamente un préstamo. La CRA indica que un préstamo o una deuda puede demostrarse con un contrato escrito u otra prueba convincente, como una resolución de la corporación que fije las condiciones. Si no hay una deuda que pagar, el monto puede ser en cambio un beneficio del accionista conforme a la subsección 15(1) (CRA folio S3-F1-C1, párrafo 1.13). Cuándo es gravable el dinero retirado, y la regla de un año, están en préstamos del accionista.

¿Qué entra en la cuenta del préstamo del accionista y qué sale de ella?

El dinero que usted presta y los costos del negocio que paga personalmente aumentan lo que la corporación le debe. El efectivo que retira y los gastos personales que paga la corporación aumentan lo que usted le debe a ella. En una sola cuenta donde un crédito significa que la corporación le debe a usted:

La tabla muestra un solo saldo corriente. Para las reglas de préstamos, mantenga visibles como líneas separadas lo que usted prestó y lo que debe; vea la compensación de saldos (netting) más abajo.

Registrar en la cuenta un pago que la corporación hizo por usted no lo convierte en préstamo: si no hay un acuerdo de devolución, el monto puede ser en cambio un beneficio. Vea gastos personales que pagó la corporación. Para los costos que usted pagó personalmente, incluidos el reclamo de GST/HST y el reembolso, vea gastos del negocio pagados personalmente.

¿Qué no pertenece a la cuenta del préstamo del accionista?

El sueldo, los dividendos y un reembolso documentado no son préstamos, y cada uno necesita su propio registro. El capital social establecido al constituir la corporación también tiene su propio registro; vea los libros de una nueva CCPC.

• El sueldo pasa por la nómina. Un retiro no se convierte en sueldo por un asiento contable posterior; vea cómo pagarse un sueldo después de los hechos.
• Un dividendo se declara y se registra como dividendo. Vea cómo registrar dividendos en los libros.
• Un reembolso devuelve un costo del negocio que usted pagó, con recibo. Vea gastos del negocio pagados personalmente.

El sueldo, los dividendos y los reembolsos pueden pasar por la cuenta cuando la corporación paga acreditándola. La cuenta muestra entonces cómo se canceló un saldo; no decide qué fue el pago.

¿Por qué mi saldo por cobrar al accionista aumenta año tras año?

Un saldo de débito crece cuando usted retira más de lo que reponen el sueldo, los dividendos y las devoluciones, y nada cancela los montos más antiguos. Causas comunes: transferencias periódicas a usted mismo que nunca se etiquetaron, cargos personales en la tarjeta corporativa, cuentas personales pagadas desde la cuenta de la corporación e ingresos del negocio depositados en su cuenta personal (ingresos de la corporación en una cuenta personal). Cada retiro que es un préstamo cuenta por separado. La CRA aplica los pagos al préstamo más antiguo primero, salvo que los hechos muestren claramente otra cosa (CRA folio S3-F1-C1, párrafo 1.81).

Al cierre del ejercicio, un saldo de débito es dinero que usted le debe a la corporación. Si es un préstamo genuino hecho a usted como accionista, se incluye en su ingreso, salvo que se aplique una excepción, como pagarlo dentro de un año después del fin del año fiscal de la corporación en que se hizo el préstamo, si se cumplen las condiciones de la ley (Income Tax Act, subsecciones 15(2) a 15(2.6)). Ese plazo sigue el ejercicio fiscal de la corporación, no el año calendario ni la fecha del retiro, de modo que todos los retiros de un mismo ejercicio fiscal comparten un plazo. Un cierre de ejercicio presunto, como en una adquisición de control o cuando la corporación deja de ser una sociedad privada bajo control canadiense, termina ese año antes de tiempo y adelanta el plazo de los préstamos hechos en él (Income Tax Act, subsecciones 249(3.1) y 249(4)). Si no se aplica ninguna excepción, el préstamo se incluye en el año fiscal propio del accionista en que se hizo, el año calendario si es una persona física, aunque el cierre de ejercicio de la corporación no sea el 31 de diciembre (CRA folio S3-F1-C1, párrafo 1.16). La regla completa y sus excepciones están en préstamos del accionista.

Si el plazo vence, puede ser necesario enmendar su declaración personal anterior para incluir el préstamo (CRA folio S3-F1-C1, párrafo 1.73). Un saldo pendiente también puede crear un beneficio por intereses; vea intereses del préstamo del accionista.

¿Llevo una cuenta por accionista y puedo compensar lo que debo con lo que me debe la corporación?

Lleve una cuenta por accionista, con el dinero que usted prestó y el dinero que debe en líneas separadas. El efectivo que retira hasta el monto que la corporación le debe cancela esa deuda. La compensación de saldos (netting) es distinta: pone una deuda contra otra cuando no se mueve efectivo, y eso por sí solo no salda ninguna de las dos.

La regla de préstamos mira a cada persona que recibió un préstamo, y cada préstamo tiene su propio plazo, de modo que una cuenta compartida oculta qué monto está atrasado (Income Tax Act, subsección 15(2)). Si dos accionistas retiran montos distintos, vea accionistas que retiran montos distintos.

La CRA indica que compensar un monto por pagar a un accionista con un monto por cobrar a ese mismo accionista generalmente no evita por sí solo el beneficio por intereses presuntos, que se explica en intereses del préstamo del accionista (CRA folio S3-F1-C2, párrafo 2.37). Una compensación legal (set-off) cuenta como pago de un préstamo cuando es una liberación legal de la deuda, según lo muestren las circunstancias, incluidos los contratos o acuerdos entre las partes y los registros contables (CRA folio S3-F1-C1, párrafo 1.82). Si su software lleva un solo saldo neto, conserve un cuadro de detalle que enumere cada anticipo y cada pago.

¿Cómo aparece el préstamo del accionista en el balance general y en la T2?

El balance general muestra como pasivo el monto que se le debe a usted y como activo el monto que usted debe, cada uno con su propio código GIFI. Una corporación incluye los códigos GIFI en el schedule de información del balance general (Schedule 100) de su declaración T2 (CRA RC4088).

Los subcódigos van del 1301 al 1303, del 2181 al 2183, del 2781 al 2783 y del 3261 al 3263. El balance general de muestra de la propia CRA en el RC4088 registra «por pagar a accionistas, sin garantía y sin plazos fijos» bajo el código 3260, de largo plazo. El RC4088 enumera los códigos de corto y largo plazo, pero no dice cuál corresponde a un saldo determinado; lo decide su contador.

La guía de la T2 indica completar el Schedule 11 cuando la corporación tuvo transacciones con accionistas, ejecutivos o empleados que no fueran las del curso ordinario del negocio (guía de la CRA para la T2; Schedule 11). El formulario enumera los pagos o montos acreditados a la cuenta de un accionista que no son pago ni reembolso de gastos, y los préstamos o deudas de accionistas, ejecutivos o empleados, o de personas vinculadas con un accionista, que no se habían pagado al cierre del ejercicio. Si un saldo debe figurar en él, en cualquiera de los dos sentidos de la cuenta, lo decide su preparador.

¿Cómo concilio la cuenta del préstamo del accionista al cierre del ejercicio y qué respalda cada asiento?

Concílielo con los estados de cuenta del banco y de las tarjetas del ejercicio fiscal de la corporación, un accionista a la vez.

1. Haga una lista de cada transferencia, cargo de tarjeta y pago entre la corporación y el propietario.
2. Etiquete cada uno: dinero prestado, costo pagado personalmente, efectivo retirado, gasto personal pagado por la corporación, devolución, sueldo, dividendo.
3. Parta del saldo final del año anterior, sume los asientos del año y compare el resultado con el libro.
4. Ponga fecha a cada débito, para conocer el plazo de cada monto.
5. Decida qué cancelará el débito antes del plazo. La lista de verificación del cierre del ejercicio indica dónde va este paso.

La CRA indica que un préstamo o una deuda puede demostrarse con un contrato escrito u otra prueba convincente (CRA folio S3-F1-C1, párrafo 1.13). Generalmente, conserve los registros y los documentos de respaldo durante seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren (CRA: conservación de registros). Las actas de las reuniones de directores y accionistas, el libro mayor y cualquier acuerdo especial necesario para entender sus asientos, como un contrato de préstamo, siguen una regla más larga: consérvelos durante dos años después de la disolución de la corporación (Income Tax Regulations, párrafo 5800(1)(a)). Otras leyes pueden exigir más tiempo.

¿Cómo cancelo un saldo que le debo a la corporación?

Se cancela devolviendo efectivo, aplicando un sueldo neto, un bono o un dividendo que la corporación le debe, o mediante una compensación legal documentada. La CRA indica que los pagos pueden hacerse aplicando pagos de dividendos, sueldo o bonos contra el préstamo (CRA folio S3-F1-C1, párrafo 1.82).

La corporación debe retener y remitir el impuesto sobre el sueldo y los bonos, de modo que solo el pago neto está disponible para aplicarlo al préstamo (Income Tax Act, subsección 153(1); CRA: bonos).

Pagar con un préstamo nuevo de la corporación puede considerarse parte de una serie de préstamos y pagos, por lo que el pago puede no contar. Un sueldo, un bono o un dividendo aplicado contra la deuda no se trata así (CRA folio S3-F1-C1, párrafos 1.84 a 1.86). Si un préstamo ya se incluyó en su ingreso, un pago posterior generalmente puede deducirse en el año en que se paga, salvo que forme parte de una serie de ese tipo (CRA folio S3-F1-C1, párrafos 1.76 y 1.77). Las condiciones y la deducción están en préstamos del accionista.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares canadienses.

Usted presta dinero a la corporación

Usted presta C$20,000 a su corporación para costos de arranque y después retira C$5,000. La corporación le debe C$15,000: un pasivo, por pagar al accionista. La regla de inclusión de préstamos no apunta a ese saldo. Si luego retira C$20,000 más sin que se registre nada más, los primeros C$15,000 devolverían lo que la corporación le debía y la cuenta pasaría a C$5,000 que usted le debe. Solo esos C$5,000 son dinero que usted le debe a la corporación, así que solo ellos pueden ser un préstamo del accionista; su plazo corre desde el ejercicio fiscal en que retiró el efectivo.

Retiros sin sueldo ni dividendo

El ejercicio fiscal de la corporación termina el 31 de diciembre. Usted retira C$3,000 al mes sin sueldo, dividendo ni devolución.

• Fin del año 1: la cuenta muestra C$36,000 por cobrar al accionista, un activo. El plazo para todo ese monto es el 31 de diciembre del año 2.
• Año 2: usted retira C$36,000 más y no devuelve nada. Al final del año 2 la cuenta muestra C$72,000. El plazo del año 1 ya venció; el monto del año 2 tiene plazo hasta el 31 de diciembre del año 3.
• Después del año 2: los C$36,000 del año 1 pueden incluirse en su ingreso del año 1, con la declaración enmendada, si eran un préstamo genuino. Sin pruebas de un préstamo, pueden ser en cambio un beneficio. Si se incluyeron, un pago posterior puede ser deducible en el año en que se hace.

Costos pagados en ambos sentidos

Usted paga C$2,400 de software de la corporación con una tarjeta personal. Por separado, la corporación paga C$1,000 de gastos personales suyos conforme a un acuerdo de que usted se los devolverá; eso no es devolución de lo que ella le debe. Mantenga dos líneas: C$2,400 que se le deben a usted y C$1,000 que usted debe. Un saldo neto de C$1,400 en el libro, por sí solo, no libera ninguna de las dos deudas. Sin ese acuerdo, los C$1,000 pueden ser un beneficio del accionista, o pueden simplemente devolver parte de los C$2,400.

¿Su caso es distinto?

• Su saldo por cobrar creció cada año, o su contador preguntó qué es un montón de retiros: hay que demostrar que cada asiento es un préstamo, un sueldo o un dividendo, y el saldo importa en el próximo plazo. Eso es una revisión del libro completo contra los estados de cuenta del banco. Vea ayuda con la contabilidad.
• Un saldo tiene más de un ejercicio fiscal de antigüedad: el plazo puede haber vencido. Vea préstamos del accionista y ayuda con la contabilidad.
• El libro no coincide con el banco, o varios años nunca se conciliaron: hay que reconstruir los asientos antes de poder decir qué es un préstamo. Vea cómo reconstruir los libros a partir de estados de cuenta bancarios, cómo ponerse al día con libros atrasados y ayuda con la contabilidad.
• Retiros anteriores deberían convertirse en sueldo: vea cómo pagarse un sueldo después de los hechos.
• La corporación pagó gastos personales suyos: vea gastos personales que pagó la corporación.
• Ingresos del negocio entraron a su cuenta personal: vea ingresos de la corporación en una cuenta personal.
• Dos o más accionistas retiran montos distintos: vea accionistas que retiran montos distintos.
• Usted vende sus acciones: la venta del control termina antes de tiempo el ejercicio fiscal de la corporación y puede adelantar el plazo de un préstamo. Vea cómo transferir un préstamo del accionista a un nuevo propietario.
• La corporación debe impuestos a la CRA y usted retiró dinero: si una corporación transfiere dinero o bienes a un accionista con el que no tiene una relación en condiciones de plena competencia, por menos de su valor, el accionista puede responder por el impuesto de la corporación hasta esa diferencia, y la CRA puede emitir la determinación en cualquier momento (Income Tax Act, sección 160). Vea deber impuestos después de pagarse dividendos y ayuda con la contabilidad.
• Una sociedad de cartera es el accionista, o el accionista vive fuera de Canadá: pueden aplicarse reglas distintas, que esta página no cubre. Vea ayuda con la contabilidad.
• Su corporación está en Quebec: esta página cubre solo las reglas federales y no verifica las de Quebec. Haga que ambas se revisen juntas: ayuda con la contabilidad.