Tài khoản vay của cổ đông tại Canada: due to và due from

Tài khoản vay của cổ đông tại Canada là gì, và "due to shareholder" nghĩa là gì?

Tài khoản vay của cổ đông là sổ ghi liên tục số tiền chuyển giữa công ty và một chủ sở hữu. Số dư due to shareholder là một khoản nợ phải trả: công ty nợ bạn. Số dư due from shareholder là một tài sản: bạn nợ công ty. CRA lưu ý các tài khoản này có nhiều tên gọi, như tài khoản khoản vay (loan account) hay tài khoản rút tiền (drawings account), và có thể ghi các khoản vay, các khoản công ty trả cho người khác thay cho cổ đông và những khoản tương tự (CRA folio S3-F1-C1, para 1.11).

Chiều ghi là điều quan trọng nhất. Số dư bên nợ là phía mà các quy tắc thuế nhắm đến (Income Tax Act, subsection 15(2)).

Trường hợp không đơn giản khi số dư bên nợ tăng mỗi năm, có nhiều hơn một cổ đông, có khoản rút tiền cũ hơn một năm tài chính, chi tiêu cá nhân lẫn vào thẻ của công ty, hoặc sổ cái không khớp với ngân hàng. Hãy chuẩn bị sao kê ngân hàng và thẻ của năm tài chính, sổ cái, hợp đồng vay hoặc nghị quyết của hội đồng giám đốc nếu có, và bảng cân đối kế toán của năm trước.

Tài khoản vay của cổ đông nên ghi theo chiều nào: công ty nợ tôi hay tôi nợ công ty?

Chiều ghi không phải là lựa chọn. Nó theo đúng những gì đã xảy ra. Nếu bạn đưa tiền vào và công ty phải trả lại, tài khoản chạy bên có. Nếu bạn lấy tiền không phải là tiền lương, cổ tức hay khoản hoàn trả, tài khoản thường được ghi bên nợ, tức khoản bạn nợ công ty, cho đến khi được xóa hoặc chứng minh là khoản khác. CRA cho biết khoản vay có tồn tại hay không phụ thuộc vào bản chất của giao dịch, không phụ thuộc vào bút toán kế toán (CRA folio S3-F1-C1, para 1.14).

Quy tắc cộng khoản vay vào thu nhập áp dụng khi một cổ đông, hoặc người có liên hệ với cổ đông, nhận khoản vay từ hoặc trở thành con nợ của công ty, một công ty liên quan với công ty đó, hoặc một hợp danh mà một trong hai thuộc về. Số tiền đó được cộng vào thu nhập năm của người ấy. Số dư mà công ty nợ bạn nằm ngoài những từ ngữ này (Income Tax Act, subsection 15(2)). Số dư bên có vẫn có thể đảo chiều: khi bạn rút nhiều hơn số công ty nợ bạn, phần dư là tiền bạn nợ công ty.

Một bút toán bên nợ không tự động là khoản vay. CRA cho biết khoản vay hoặc khoản nợ có thể được chứng minh bằng thỏa thuận bằng văn bản hoặc bằng chứng thuyết phục khác, chẳng hạn nghị quyết của công ty nêu rõ các điều khoản. Nếu không có khoản nợ phải trả, số tiền đó có thể là lợi ích cổ đông theo subsection 15(1) (CRA folio S3-F1-C1, para 1.13). Khi nào tiền rút ra bị tính thuế, cùng quy tắc một năm, có trong khoản vay của cổ đông.

Điều gì được ghi vào tài khoản vay của cổ đông, và điều gì được ghi ra?

Tiền bạn cho vay và chi phí kinh doanh bạn tự trả làm tăng số công ty nợ bạn. Tiền mặt bạn lấy và chi phí cá nhân công ty trả làm tăng số bạn nợ công ty. Trong một tài khoản duy nhất mà bên có nghĩa là công ty nợ bạn:

Bảng trên cho thấy một số dư chạy liên tục. Để áp dụng các quy tắc về khoản vay, hãy giữ số bạn cho vay và số bạn nợ thành các dòng riêng; xem phần bù trừ bên dưới.

Việc ghi một khoản công ty đã trả cho bạn vào tài khoản không biến nó thành khoản vay: nếu không có thỏa thuận hoàn trả, số tiền đó có thể là lợi ích. Xem chi phí cá nhân do công ty trả. Với chi phí bạn tự trả, kể cả việc khai GST/HST và hoàn trả, xem chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân.

Điều gì không thuộc về tài khoản vay của cổ đông?

Tiền lương, cổ tức và khoản hoàn chi phí có chứng từ không phải khoản vay, và mỗi loại cần hồ sơ riêng. Vốn cổ phần lập khi thành lập công ty cũng có hồ sơ riêng; xem sổ sách cho CCPC mới thành lập.

• Tiền lương đi qua bảng lương. Một khoản rút không trở thành tiền lương chỉ nhờ một bút toán về sau; xem trả lương cho chính mình sau khi đã rút tiền.
• Cổ tức được tuyên bố và ghi là cổ tức. Xem ghi cổ tức vào sổ sách.
• Khoản hoàn chi phí là hoàn lại chi phí kinh doanh bạn đã trả, có biên lai. Xem chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân.

Tiền lương, cổ tức và khoản hoàn chi phí có thể đi qua tài khoản khi công ty trả bằng cách ghi có vào đó. Khi ấy tài khoản cho thấy một số dư đã được xóa như thế nào; nó không quyết định khoản thanh toán đó là gì.

Vì sao số dư due from shareholder của tôi tăng lên qua từng năm?

Số dư bên nợ tăng khi bạn rút nhiều hơn số tiền lương, cổ tức và khoản hoàn trả bù lại, và không có gì xóa các khoản cũ. Nguyên nhân thường gặp: các lần chuyển tiền đều đặn cho chính mình chưa từng được gắn nhãn, chi tiêu cá nhân trên thẻ của công ty, hóa đơn cá nhân trả từ tài khoản công ty, và thu nhập kinh doanh gửi vào tài khoản cá nhân của bạn (thu nhập của công ty trong tài khoản cá nhân). Mỗi khoản rút là khoản vay được tính riêng. CRA áp dụng các khoản hoàn trả cho khoản vay cũ nhất trước, trừ khi sự việc cho thấy rõ điều ngược lại (CRA folio S3-F1-C1, para 1.81).

Vào cuối năm, số dư bên nợ là tiền bạn nợ công ty. Nếu đó là khoản vay thật sự dành cho bạn với tư cách cổ đông, nó được cộng vào thu nhập của bạn trừ khi có ngoại lệ, chẳng hạn hoàn trả trong một năm sau khi kết thúc năm tính thuế của công ty trong đó khoản vay được thực hiện, nếu đáp ứng các điều kiện của luật (Income Tax Act, subsections 15(2) to 15(2.6)). Hạn đó theo năm tài chính của công ty, không theo năm dương lịch và không theo ngày rút tiền, nên mọi khoản rút trong một năm tài chính dùng chung một hạn. Một ngày kết thúc năm được coi như phát sinh, chẳng hạn khi thay đổi quyền kiểm soát hoặc khi công ty không còn là công ty tư nhân do người Canada kiểm soát (CCPC), làm năm đó kết thúc sớm và đưa hạn của các khoản vay trong năm đó lên sớm hơn (Income Tax Act, subsections 249(3.1) và 249(4)). Nếu không có ngoại lệ nào, khoản vay được cộng vào năm thuế của chính bạn trong đó khoản vay được cấp, tức năm dương lịch đối với cá nhân, dù ngày kết thúc năm tài chính của công ty không phải ngày 31 tháng 12 (CRA folio S3-F1-C1, para 1.16). Quy tắc đầy đủ và các ngoại lệ có trong khoản vay của cổ đông.

Nếu quá hạn, tờ khai cá nhân trước đó của bạn có thể phải điều chỉnh để cộng khoản vay vào (CRA folio S3-F1-C1, para 1.73). Số dư chưa trả cũng có thể tạo ra lợi ích tiền lãi; xem tiền lãi khoản vay của cổ đông.

Tôi có giữ một tài khoản cho mỗi cổ đông không, và có thể bù trừ số tôi nợ với số công ty nợ tôi không?

Hãy giữ một tài khoản cho mỗi cổ đông, với số tiền bạn cho vay và số tiền bạn nợ ở các dòng riêng. Tiền mặt bạn rút ra, trong giới hạn số công ty nợ bạn, là hoàn trả khoản nợ đó. Bù trừ thì khác: nó đối trừ hai khoản nợ với nhau khi không có tiền di chuyển, và điều đó không tự nó thanh toán xong khoản nào.

Quy tắc về khoản vay xét từng người đã nhận khoản vay, và mỗi khoản vay có hạn riêng, nên một tài khoản dùng chung sẽ che khuất khoản nào đã quá hạn (Income Tax Act, subsection 15(2)). Khi hai cổ đông rút số tiền khác nhau, xem các cổ đông rút số tiền khác nhau.

CRA cho biết việc bù trừ khoản phải trả cho cổ đông với khoản cổ đông đó phải trả nhìn chung không tự nó tránh được lợi ích tiền lãi được coi như phát sinh, nội dung này có trong tiền lãi khoản vay của cổ đông (CRA folio S3-F1-C2, para 2.37). Việc bù trừ được tính là hoàn trả khoản vay khi nó là việc chấm dứt khoản vay về mặt pháp lý, thể hiện qua hoàn cảnh, gồm cả hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên và hồ sơ kế toán (CRA folio S3-F1-C1, para 1.82). Nếu phần mềm của bạn chỉ giữ một số dư ròng, hãy giữ một bảng kê liệt kê từng lần ứng tiền và từng lần hoàn trả.

Khoản vay của cổ đông xuất hiện thế nào trên bảng cân đối kế toán và tờ khai T2?

Bảng cân đối kế toán ghi số tiền được nợ cho bạn là khoản nợ phải trả và số tiền bạn nợ là tài sản, mỗi loại dưới mã GIFI riêng. Công ty đưa mã GIFI vào bảng thông tin bảng cân đối kế toán (Schedule 100) của tờ khai T2 (CRA RC4088).

Các mã con chạy từ 1301 đến 1303, 2181 đến 2183, 2781 đến 2783 và 3261 đến 3263. Bảng cân đối kế toán mẫu của chính CRA trong RC4088 xếp "due to shareholders, unsecured with no fixed terms" (nợ cổ đông, không có bảo đảm, không có thời hạn cố định) vào 3260, dài hạn. RC4088 liệt kê các mã ngắn hạn và dài hạn nhưng không nói một số dư cụ thể dùng mã nào; kế toán viên của bạn quyết định.

Hướng dẫn T2 yêu cầu hoàn thành Schedule 11 khi công ty có giao dịch với cổ đông, cán bộ điều hành hoặc nhân viên, ngoài các giao dịch thông thường (hướng dẫn T2 của CRA; Schedule 11). Biểu mẫu liệt kê các khoản thanh toán hoặc số tiền ghi có vào tài khoản của cổ đông không phải tiền lương hay hoàn chi phí, và các khoản vay hoặc nợ của cổ đông, cán bộ điều hành, nhân viên, hoặc người có liên hệ với cổ đông, chưa được hoàn trả vào cuối năm. Một số dư có thuộc về biểu mẫu này hay không, dù tài khoản chạy chiều nào, là việc của người lập tờ khai của bạn.

Làm sao đối chiếu tài khoản vay của cổ đông vào cuối năm, và điều gì chứng minh từng bút toán?

Hãy đối chiếu với sao kê ngân hàng và thẻ trong năm tài chính của công ty, từng cổ đông một.

1. Liệt kê mọi khoản chuyển, khoản quẹt thẻ và khoản thanh toán giữa công ty và chủ sở hữu.
2. Gắn nhãn từng khoản: tiền cho vay, chi phí tự trả, tiền mặt đã lấy, chi phí cá nhân do công ty trả, hoàn trả, tiền lương, cổ tức.
3. Bắt đầu từ số dư cuối kỳ của năm trước, cộng các bút toán trong năm, và kiểm tra kết quả với sổ cái.
4. Ghi ngày cho mọi khoản bên nợ, để biết hạn của từng khoản.
5. Quyết định điều gì sẽ xóa số dư bên nợ trước hạn. Danh mục việc cần làm khi khóa sổ cuối năm nêu bước này ở đâu.

CRA cho biết khoản vay hoặc khoản nợ có thể được chứng minh bằng thỏa thuận bằng văn bản hoặc bằng chứng thuyết phục khác (CRA folio S3-F1-C1, para 1.13). Nhìn chung, hãy giữ hồ sơ và chứng từ trong sáu năm kể từ cuối năm thuế gần nhất mà chúng liên quan (CRA: lưu giữ hồ sơ). Biên bản họp của giám đốc và cổ đông, sổ cái và mọi thỏa thuận đặc biệt cần để hiểu các bút toán, như hợp đồng vay, theo quy tắc dài hơn: hãy giữ chúng đến hai năm sau khi công ty giải thể (Income Tax Regulations, paragraph 5800(1)(a)). Các luật khác có thể yêu cầu lâu hơn.

Làm sao xóa số dư tôi nợ công ty?

Hãy xóa bằng cách hoàn trả tiền mặt, bằng cách trừ vào tiền lương ròng, tiền thưởng hoặc cổ tức mà công ty nợ bạn, hoặc bằng việc bù trừ có chứng từ. CRA cho biết có thể hoàn trả bằng cách trừ cổ tức, tiền lương hoặc tiền thưởng vào khoản vay (CRA folio S3-F1-C1, para 1.82).

Công ty phải khấu trừ và nộp thuế trên tiền lương và tiền thưởng, nên chỉ phần lương ròng mới dùng được để trừ vào khoản vay (Income Tax Act, subsection 153(1); CRA: bonuses).

Hoàn trả bằng một khoản vay mới từ công ty có thể bị coi là một phần của chuỗi các khoản vay và hoàn trả, nên khoản hoàn trả có thể không được tính. Tiền lương, tiền thưởng hoặc cổ tức trừ vào khoản nợ thì không bị coi như vậy (CRA folio S3-F1-C1, paras 1.84 đến 1.86). Nếu một khoản vay đã được cộng vào thu nhập của bạn, khoản hoàn trả sau đó nhìn chung có thể được khấu trừ trong năm hoàn trả, trừ khi nó là một phần của chuỗi như vậy (CRA folio S3-F1-C1, paras 1.76 và 1.77). Các điều kiện và khoản khấu trừ có trong khoản vay của cổ đông.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Canada.

Bạn cho công ty vay tiền

Bạn cho công ty vay C$20.000 làm chi phí khởi nghiệp và sau đó lấy lại C$5.000. Công ty nợ bạn C$15.000: một khoản nợ phải trả, due to shareholder. Quy tắc cộng khoản vay vào thu nhập không nhắm vào số dư này. Nếu sau đó bạn lấy thêm C$20.000 mà không ghi gì khác, C$15.000 đầu tiên là hoàn trả số công ty nợ bạn, và tài khoản chuyển thành C$5.000 bạn nợ công ty. Chỉ C$5.000 này là tiền bạn nợ công ty, nên chỉ nó mới có thể là khoản vay của cổ đông; hạn của nó tính từ năm tài chính bạn lấy tiền mặt.

Rút tiền không có tiền lương hay cổ tức

Năm tài chính của công ty kết thúc ngày 31 tháng 12. Bạn rút C$3.000 mỗi tháng mà không có tiền lương, cổ tức hay khoản hoàn trả.

• Cuối Năm 1: tài khoản cho thấy C$36.000 due from shareholder, một tài sản. Hạn cho toàn bộ số này là ngày 31 tháng 12 của Năm 2.
• Năm 2: bạn rút thêm C$36.000 và không hoàn trả gì. Cuối Năm 2 tài khoản cho thấy C$72.000. Hạn của Năm 1 đã qua; số của Năm 2 có hạn đến ngày 31 tháng 12 của Năm 3.
• Sau Năm 2: C$36.000 của Năm 1 có thể bị cộng vào thu nhập Năm 1 của bạn, kèm điều chỉnh tờ khai, nếu đó là khoản vay thật sự. Nếu không có bằng chứng về khoản vay, nó có thể là lợi ích. Nếu đã bị cộng vào thu nhập, khoản hoàn trả sau đó có thể được khấu trừ trong năm hoàn trả.

Chi phí trả theo cả hai chiều

Bạn trả C$2.400 phần mềm của công ty bằng thẻ cá nhân. Riêng biệt, công ty trả C$1.000 chi phí cá nhân của bạn theo thỏa thuận rằng bạn sẽ hoàn trả; đó không phải là hoàn trả khoản công ty nợ bạn. Hãy giữ hai dòng: C$2.400 công ty nợ bạn và C$1.000 bạn nợ công ty. Chỉ riêng số dư ròng C$1.400 trên sổ cái không chấm dứt khoản nợ nào. Nếu không có thỏa thuận đó, C$1.000 có thể là lợi ích cổ đông, hoặc chỉ đơn giản là hoàn trả một phần của C$2.400.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Số dư due from của bạn tăng mỗi năm, hoặc kế toán viên hỏi một đống khoản rút tiền là gì: mỗi bút toán phải được chứng minh là khoản vay, tiền lương hay cổ tức, và số dư quan trọng ở hạn tiếp theo. Đó là việc rà soát toàn bộ sổ cái đối chiếu với sao kê ngân hàng. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Có số dư cũ hơn một năm tài chính: hạn có thể đã qua. Xem khoản vay của cổ đông và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Sổ cái không khớp với ngân hàng, hoặc nhiều năm chưa từng được đối chiếu: phải dựng lại các bút toán trước khi ai đó có thể nói khoản nào là khoản vay. Xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng, làm bù sổ sách quá hạn và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Các khoản đã rút trước đây cần chuyển thành tiền lương: xem trả lương cho chính mình sau khi đã rút tiền.
• Công ty đã trả chi phí cá nhân của bạn: xem chi phí cá nhân do công ty trả.
• Thu nhập kinh doanh vào tài khoản cá nhân của bạn: xem thu nhập của công ty trong tài khoản cá nhân.
• Hai cổ đông trở lên rút số tiền khác nhau: xem các cổ đông rút số tiền khác nhau.
• Bạn đang bán cổ phần: việc bán quyền kiểm soát làm năm thuế của công ty kết thúc sớm và có thể đưa hạn của khoản vay lên sớm hơn. Xem chuyển khoản vay của cổ đông cho chủ sở hữu mới.
• Công ty nợ thuế CRA và bạn đã rút tiền: nếu công ty chuyển tiền hoặc tài sản cho một cổ đông mà công ty không giao dịch độc lập (arm's length) với họ, với giá thấp hơn giá trị, cổ đông có thể phải chịu trách nhiệm về thuế của công ty tối đa bằng phần thiếu hụt đó, và CRA có thể ấn định bất cứ lúc nào (Income Tax Act, section 160). Xem nợ thuế sau khi tự trả cổ tức cho mình và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Cổ đông là một công ty holding, hoặc cổ đông sống ngoài Canada: có thể áp dụng các quy tắc khác, và trang này không đề cập. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Công ty của bạn ở Quebec: trang này chỉ nói về quy định liên bang và không kiểm tra quy định của Quebec. Hãy nhờ xem xét cả hai cùng nhau: hỗ trợ ghi sổ kế toán.