Sich nachträglich ein Gehalt zahlen: T4 und Lohnabrechnung

Kann ich mir jetzt ein Gehalt für Geld zahlen, das ich schon entnommen habe?

Eine frühere Entnahme bleibt, was sie war, bis etwas sie ändert; eine Buchung, auch mit früherem Datum, macht sie nicht zum Gehalt. Die CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde) sieht darauf, was der Vorgang tatsächlich war, nicht auf den Kontonamen (Folio zu Gesellschafterdarlehen, Absatz 1.14). Was die Kapitalgesellschaft jetzt tun kann, ist echtes Gehalt über die Lohnabrechnung zu zahlen: Wer Gehalt zahlt, muss Steuer einbehalten und abführen (Income Tax Act, s. 153). Das T4-Jahr richtet sich nach dem Datum, an dem das Gehalt gezahlt wird, nicht nach dem Datum eines Beschlusses oder einer Buchung (RC4120). Die Kapitalgesellschaft kann dann den Nettolohn gegen das verrechnen, was Sie ihr schulden. Steuer und CPP werden vom Bruttolohn abgezogen; um einen Saldo auszugleichen, braucht es daher mehr Bruttogehalt als den Saldo, und Sie werden auf den Bruttobetrag besteuert.

Welche Zeile zutrifft, ist eine Tatsachenfrage, bestimmt durch die Vereinbarung und die Unterlagen zum Zeitpunkt der Zahlung. Ein Fall ist nicht einfach, wenn die Kapitalgesellschaft kein Lohnabrechnungskonto hat, die Entnahmen mehr als ein Geschäftsjahr umfassen, ein Saldo die Frist von einem Jahr überschritten hat, die T2 nicht eingereicht ist, mehr als ein Aktionär Geld entnommen hat, jemand Beteiligtes außerhalb Kanadas lebt, Sie nicht sagen können, welche Zeile zutrifft, oder die Kapitalgesellschaft in Québec sitzt.

Sammeln Sie das Hauptbuch der Aktionäre, Kontoauszüge, den Jahresabschluss, jeden Beschluss oder jede Vereinbarung zu Ihrer Vergütung und alle Schreiben der CRA.

Was richte ich zuerst ein, um die Lohnabrechnung zu führen?

Die Kapitalgesellschaft braucht unter ihrer Unternehmensnummer (Business Number) ein Lohnabrechnungskonto bei der CRA (das sie zugleich beantragt, wenn sie noch keine Unternehmensnummer hat), registriert, bevor die erste Abführung fällig ist; das ist in der Regel der 15. Tag des Monats nach der ersten Lohnzahlung mit Abzügen (CRA: Registrierung des Lohnabrechnungskontos). Registrieren Sie sich online über den Dienst Business Registration Online der CRA, der ein CRA-Konto voraussetzt, oder senden Sie Form RC1 (Antrag auf eine Unternehmensnummer) per Post, wenn Sie die Registrierung nicht online abschließen können (CRA: So registrieren Sie sich).

Sammeln Sie vor der ersten Zahlung Ihre Sozialversicherungsnummer (SIN, Social Insurance Number) und Ihre ausgefüllte föderale Form TD1 (Angaben des Arbeitnehmers zu persönlichen Steuergutschriften), außerdem die TD1 der Provinz oder des Territoriums, falls eine gilt (T4001).

Jemand muss jede Lohnabrechnung durchführen: Sie können das selbst mit dem Rechner der CRA tun oder einen Lohnabrechnungsdienstleister oder eine Kanzlei bevollmächtigen, für die Kapitalgesellschaft zu handeln (T4001). Die Verantwortung bleibt bei der Kapitalgesellschaft.

Québec: Ein Arbeitgeber mit Arbeitnehmern in Québec registriert sich zusätzlich bei Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec) für Abzüge an der Quelle (Revenu Québec: Employer's Kit). Er zieht QPP und QPIP (Québec Parental Insurance Plan, Elternversicherung von Québec) ab und leitet diese zusammen mit der Einkommensteuer von Québec an Revenu Québec weiter. Bundessteuer und EI gehen an die CRA (T4001). Der Rechner der CRA berechnet die Abzüge der Provinz Québec nicht (CRA-Rechner).

Wie werden die Abzüge berechnet, und was führt die Kapitalgesellschaft ab?

Die Abzüge werden vom Bruttogehalt abgezogen, und die Kapitalgesellschaft führt die einbehaltenen Beträge zusammen mit ihrem eigenen Anteil ab. Außerhalb von Québec:

Der Lohnrechner der CRA berechnet die Abzüge von Bund, Provinzen und Territorien; geben Sie das tatsächliche Zahlungsdatum und die Provinz der Beschäftigung ein (CRA-Rechner). Für Boni und andere unregelmäßige Beträge hat die CRA ein gesondertes Verfahren (CRA: Boni und unregelmäßige Beträge). Ob eine Einmalzahlung, die Monate an Gehalt abgilt, diesem Verfahren oder regulären Zahlungszeiträumen folgt, ist ein Urteil, das Sie vor der Lohnabrechnung treffen, kein Standard.

CPP wird vom Alter 18 bis 69 abgezogen. Ein Eigentümer im Alter von 65 bis 69, der eine CPP- oder QPP-Altersrente bezieht, kann der Kapitalgesellschaft eine unterschriebene Form CPT30 (Antrag auf Beendigung der CPP-Beiträge) geben, um die Beiträge zu beenden (T4001).

Bei der EI führt die CRA als nicht versicherungspflichtig die Beschäftigung einer Person auf, die mehr als 40 % der stimmberechtigten Aktien der Kapitalgesellschaft kontrolliert (T4001). Ob Ihr Lohn versicherungspflichtig ist, hängt von Ihrer Beziehung zur Kapitalgesellschaft ab; Lohnabrechnung nur für den Eigentümer behandelt das.

Kann das Gehalt ausgleichen, was ich der Kapitalgesellschaft schulde?

Zum Teil. Die Kapitalgesellschaft schuldet Ihnen das Bruttogehalt, muss aber die einbehaltene Steuer und das CPP an die CRA abführen; nur der Nettolohn steht daher zur Verrechnung gegen Ihren Saldo zur Verfügung.

Damit die Verrechnung als Rückzahlung gilt, verlangt die CRA eine Aufrechnung (Set-off, eine Vereinbarung und Buchung, die gegenseitige Forderungen ausgleichen), die die Schuld rechtlich tilgt und durch die Vereinbarungen und Buchführungsunterlagen belegt ist; sie sagt zudem, Rückzahlungen durch Verrechnung mit Gehalts-, Bonus- oder Dividendenzahlungen, die dem Darlehensnehmer geschuldet werden, würden nicht als Teil einer Reihe von Darlehen und Rückzahlungen behandelt, auch wenn Sie später erneut leihen (Folio, Absätze 1.82 und 1.86). Die Ausnahme beim Darlehen setzt eine Rückzahlung voraus; die Frist dafür lautet: ein Jahr nach Ende des Steuerjahres der Kapitalgesellschaft, in dem das Darlehen gewährt wurde. Gesellschafterdarlehen behandelt diese Regel. Die Rückzahlung der Hauptforderung durch Gehalt beseitigt einen steuerpflichtigen Zinsvorteil aus einem niedrig verzinsten oder zinslosen Gesellschafterdarlehen für die Zeit, in der es offen war, nicht, auch nicht innerhalb dieser Frist (Income Tax Act, s. 80.4(2)); Gesellschafterdarlehen behandelt die Zinsen und die Meldung. Zur Verbuchung siehe das Gesellschafterdarlehenskonto.

Welches Jahr der T4 weist das Gehalt aus?

Die T4 für das Kalenderjahr, in dem das Gehalt gezahlt wird, wann immer es verdient wurde (RC4120). Wenn Sie jetzt Gehalt zahlen, wird eine frühere Entnahme nicht in die T4 dieses Jahres verschoben. War eine frühere Entnahme tatsächlich Lohn, war sie für das Jahr meldepflichtig, in dem sie gezahlt wurde, und ob eine Bescheinigung für ein früheres Jahr nötig ist, hängt von den Tatsachen ab; siehe Verspätete T4- und T5-Bescheinigungen.

Fälligkeit der T4 und ihrer Zusammenfassung: der letzte Tag im Februar nach dem Kalenderjahr, auf das sich die Bescheinigungen beziehen (RC4120). Eine Bescheinigung ist erforderlich, wenn CPP, EI oder Einkommensteuer abzuziehen waren oder wenn die Vergütung mehr als $500 beträgt. Bei einer verspäteten Bescheinigung siehe Verspätete T4- und T5-Bescheinigungen. Das Gehalt ist Einkommen aus nichtselbstständiger Arbeit in Ihrer eigenen Erklärung für dasselbe Kalenderjahr. Bei einer Beschäftigung in Québec reicht der Arbeitgeber zusätzlich RL-1-Bescheinigungen (Lohnbescheinigung in Québec) und die RL-1-Zusammenfassung bei Revenu Québec ein; die Frist lautet in der Regel: der letzte Tag im Februar des Folgejahres (Revenu Québec: Leitfaden zur RL-1).

Wann zieht die Kapitalgesellschaft das Gehalt ab, und was ist die 180-Tage-Regel?

Der Abzug erfolgt im Steuerjahr der Kapitalgesellschaft, nicht im Kalenderjahr der T4, und nur soweit das Gehalt unter den Umständen angemessen war (Income Tax Act, s. 67). Gehalt, das 180 Tage nach Ende des Steuerjahres, in dem es angefallen ist, noch unbezahlt ist, gilt stattdessen als in dem Jahr angefallen, in dem es gezahlt wird (Income Tax Act, s. 78(4)).

Die 180 Tage laufen ab dem Geschäftsjahresende der Kapitalgesellschaft, nicht ab dem Tag, an dem Sie das Geld entnommen haben. Abschnitt 78(4) gilt nur für Vergütungen, die von Anfang an Aufwand des früheren Jahres waren. Ob nach dem Jahresende beglichene Vergütungen in diesem Jahr angefallen sind, hängt von den Tatsachen ab, einschließlich dessen, was die Kapitalgesellschaft bis zum Jahresende vereinbart oder beschlossen hatte; der Gesetzestext entscheidet den Einzelfall nicht. Soll das Einkommen der Kapitalgesellschaft auf die Einkommensgrenze für kleine Unternehmen (Small Business Limit) gesenkt werden, siehe Bonus bis zur Grenze für kleine Unternehmen.

Kann ich Betrag und Häufigkeit meiner Bezahlung selbst wählen?

Ja, in Grenzen. Die Kapitalgesellschaft legt den Betrag fest, der nur soweit abzugsfähig ist, wie er angemessen ist, und den Zahlungszeitraum; die Tabellen der CRA folgen dem Zahlungszeitraum, den der Zahlende verwendet (T4001). Jede Zahlung löst Abzüge und eine Abführung aus.

Ein neuer Arbeitgeber, der diese Bedingungen erfüllt, führt vierteljährlich ab, sofern die CRA im Kontoauszug nichts anderes angibt (CRA: wie und wann abzuführen ist). Ist er unsicher, sagt der Leitfaden für Arbeitgeber, er solle monatlich abführen, bis die CRA die vierteljährliche Abführung bestätigt (T4001). Der monatliche Einbehalt ist die Summe aller erforderlichen Abführungen in einem Kalendermonat; ein großes nachgeholtes Gehalt kann daher einen Monat über die Grenze heben, und ein neuer Arbeitgeber, der sich nicht mehr qualifiziert, wird ab dem nächsten Kalenderquartal zum regulären Abführer (CRA: Abführungstypen). Die Zusammenfassung der CRA nennt nur die Einhaltung bei Lohnabrechnung und GST/HST; die Verordnung verlangt außerdem, dass jede andere nach dem Income Tax Act fällige Erklärung rechtzeitig eingereicht wurde (Income Tax Regulations, s. 108(1.4)), sodass eine überfällige T2 bedeuten kann, dass die Kapitalgesellschaft sich nicht qualifiziert. Ein Fälligkeitstermin an einem Wochenende oder CRA-Feiertag verschiebt sich auf den nächsten Geschäftstag.

Welche Zuschläge gelten, wenn Abzüge versäumt oder verspätet abgeführt wurden?

Die Kapitalgesellschaft kann mit einem Zuschlag für unterlassenen Abzug, einem Zuschlag für verspätete oder fehlende Abführungen und mit Zinsen rechnen.

Die CRA berechnet außerdem Zinsen auf nicht abgezogene oder nicht abgeführte Beträge (s. 227(8.3) und (9.2)), und die zu diesem Zeitpunkt amtierenden Direktoren der Kapitalgesellschaft können mit ihr persönlich für nicht abgezogene oder nicht abgeführte Beträge haften, vorbehaltlich einer Verteidigung wegen gebotener Sorgfalt (Due Diligence); keine Maßnahme gegen einen Direktor darf später beginnen als zwei Jahre, nachdem der Direktor zuletzt aus dem Amt ausgeschieden ist (s. 227.1). Die Schritte Tag für Tag, Zinsen, Erlass von Zuschlägen, freiwillige Offenlegung, Direktorenhaftung und das Aufholen stehen in Verspätete Lohnabführung.

Unterlässt die Kapitalgesellschaft den Abzug von CPP und EI, setzt die CRA sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil fest, auch wenn der Arbeitnehmer nicht zur Rückzahlung verpflichtet werden kann (T4001). Das Risiko ist am höchsten, wo frühere Entnahmen tatsächlich Lohn waren und keine Lohnabrechnung geführt wurde: Die Abzugspflicht knüpft an die Zahlung von Gehalt an, sodass diese Zahlungen unter diese Regeln fallen können statt unter die Regeln für Gesellschafterdarlehen.

Ist eine Dividende die einfachere Lösung?

Manchmal, aber es ist eine andere Zahlung. Eine Dividende ist eine Ausschüttung auf Anteile, kein Entgelt für Arbeit. Sie wird in einer T5 (Bescheinigung über Kapitalerträge) gemeldet, nicht in einer T4 (T5-Leitfaden).

Eine Dividende muss dennoch ordnungsgemäß beschlossen und gezahlt werden, und die Kapitalgesellschaft muss sie zahlen können; Dividende beschließen und zahlen behandelt das. Eine auf ein Darlehen angerechnete Dividende zählt nach dem Folio ebenfalls als Rückzahlung. Gehalt und Dividenden werden unterschiedlich besteuert und wirken sich unterschiedlich auf CPP und den RRSP-Beitragsspielraum (RRSP: Registered Retirement Savings Plan, kanadisches Altersvorsorgekonto) aus: Vergleichen Sie sie in Gehalt oder Dividenden.

Was ist, wenn es um mehrere Jahre Entnahmen, einen alten Saldo oder eine nicht eingereichte T2 geht?

Eine einzelne Gehaltszahlung klärt das selten. Die Entnahmen jedes Jahres können ihre eigene Rückzahlungsfrist haben, und eine nicht eingereichte T2 bedeutet, dass auch die eigenen Einreichungen der Kapitalgesellschaft im Rückstand sind. Eine übliche Reihenfolge:

1. Das Aktionärshauptbuch Jahr für Jahr aus den Kontoauszügen neu aufbauen.
2. Für jedes Jahr entscheiden, was das Geld war und ob die Rückzahlungsfrist abgelaufen ist.
3. Lohnabrechnung einrichten und Gehaltshöhe und Methode festlegen.
4. Die fehlende T2, T4 und die Abführungen einreichen.

Die richtige Reihenfolge hängt davon ab, welche Jahre offen sind und ob die CRA Bescheide geschickt hat. Zu den Einreichungen siehe Nicht eingereichte Erklärungen einer Kapitalgesellschaft nachholen, zu Jahren, in denen das Darlehen möglicherweise bereits besteuert wurde, Gesellschafterdarlehen.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung; alle Beträge sind kanadische Dollar. Die einbehaltenen Beträge sind angenommene Zahlen, keine Lohnberechnung. Die tatsächlich einbehaltene Steuer auf eine große Zahlung hängt von der Lohnabrechnungsmethode ab, sodass das Brutto, das für ein bestimmtes Netto nötig ist, höher sein kann als gezeigt. Ein gesonderter steuerpflichtiger Darlehenszinsvorteil liegt außerhalb dieser Zahlen.

C$48.000 entnommen, kein Lohnabrechnungskonto

Eine Beratungsgesellschaft mit Geschäftsjahresende am 31. Dezember hat im Jahr C$48.000 für ihren Eigentümer entnommen. Angenommen, das Geld war ein echtes Darlehen, der Lohn des Eigentümers ist nicht EI-versicherungspflichtig, und die Verrechnung ist als Rückzahlung dokumentiert. Im Dezember eröffnet sie ein Lohnabrechnungskonto und zahlt C$60.000 Bruttogehalt in einer monatlichen Lohnabrechnung. Angenommene Einbehalte sind C$12.000, der Nettolohn also C$48.000, den die Kapitalgesellschaft schriftlich gegen den Saldo verrechnet. Ihr eigener CPP-Anteil beträgt etwa C$3.550 (5,95 % des Gehalts über dem Grundfreibetrag eines Monats von C$291,66), sie führt also etwa C$15.550 ab. Diese Abführung liegt weit über der vierteljährlichen Grenze für neue Arbeitgeber; die CRA stuft einen solchen Arbeitgeber ab dem nächsten Kalenderquartal auf monatliche Abführung um, und für eine Dezember-Lohnabrechnung ist der 15. Januar ohnehin der Fälligkeitstermin. Die T4 zeigt C$60.000 für dieses Kalenderjahr. Hätte sie nur C$48.000 brutto gezahlt, blieben bei angenommenen Einbehalten von C$10.000 C$38.000 netto und weiterhin C$10.000 offen. Wären die Entnahmen Lohnvorschüsse gewesen, wären die Abzüge bei jeder Zahlung fällig gewesen, und die oben genannten Zuschläge könnten gelten.

C$30.000 im Vorjahr entnommen

Der Eigentümer derselben Kapitalgesellschaft hat in Jahr 1 C$30.000 als echtes Darlehen entnommen, und die Kapitalgesellschaft beginnt in Jahr 2 mit der Lohnabrechnung. Die T4 für Jahr 2 zeigt nur den Lohn des Jahres 2. Die Entnahme aus Jahr 1 bleibt ein Darlehen, bis es zurückgezahlt ist. Bei Geschäftsjahresende am 31. Dezember endet die Frist von einem Jahr für ein Darlehen aus Jahr 1 am 31. Dezember von Jahr 2; bis dahin angerechneter Nettolohn kann sie erfüllen, wenn die Verrechnung als Rückzahlung dokumentiert ist, und der Rest wird in Gesellschafterdarlehen behandelt.

C$5.000 pro Monat ab nächstem Monat

Der Eigentümer beschließt, ab dem nächsten Monat C$5.000 pro Monat als Gehalt zu nehmen. Die Kapitalgesellschaft führt jeden Monat die Lohnabrechnung durch. Angenommen sind monatliche Einbehalte von C$700 Einkommensteuer und C$280 CPP des Arbeitnehmers, dazu C$280 entsprechendes CPP der Kapitalgesellschaft (EI ausgeklammert): etwa C$1.260 pro Monat, über der vierteljährlichen Grenze für neue Arbeitgeber. Die CRA behandelt die Kapitalgesellschaft dann ab dem nächsten Kalenderquartal als regulären Abführer, der bis zum 15. des Folgemonats abführt. Keine frühere Entnahme wird umetikettiert; der Saldo wird gesondert behandelt.

Anders in Ihrem Fall?

• Der Jahresabschluss zeigt hohe Entnahmen und es gibt kein Lohnabrechnungskonto, oder Sie können nicht sagen, ob das Geld ein Darlehen oder Lohn war: Die Höhe des Gehalts, die Art der Zahlung und Meldung, was die Kapitalgesellschaft der CRA schuldet und ob Zuschläge für verspätete Abzüge anfallen, hängt alles von Ihren Unterlagen ab. Bringen Sie sie zur Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Der Saldo ist älter als ein Jahr nach dem Geschäftsjahresende der Kapitalgesellschaft: Das Darlehen war möglicherweise bereits steuerpflichtig; siehe Gesellschafterdarlehen.
• Die T2 oder die Lohnerklärungen der Kapitalgesellschaft wurden nie eingereicht: siehe Nicht eingereichte Erklärungen einer Kapitalgesellschaft nachholen.
• Sie haben Abführungen versäumt oder zu spät gezahlt, oder die CRA hat der Kapitalgesellschaft zur Lohnabrechnung geschrieben: siehe Verspätete Lohnabführung; ob Erlass oder freiwillige Offenlegung noch offensteht, hängt davon ab, was die CRA bereits geschickt hat; bringen Sie die Schreiben daher zur Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Sie sind die einzige Person in der Lohnabrechnung, oder die Frage betrifft die EI: siehe Lohnabrechnung nur für den Eigentümer.
• Mehr als ein Aktionär hat Geld entnommen, oder ein Familienmitglied steht auf der Lohnliste: siehe Aktionäre mit unterschiedlichen Entnahmen und Familienmitglieder bezahlen.
• Die Kapitalgesellschaft sitzt in Québec, oder der Eigentümer oder ein Aktionär lebt außerhalb Kanadas: Bringen Sie die Fakten zur Hilfe bei der Körperschaftsteuer oder, wo zwei Länder beteiligt sind, zur Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie planen die Bezahlung in Ihrem ersten Jahr: siehe Sich im ersten Jahr bezahlen.
• Das Aktionärskonto und die Lohnbuchungen müssen neu aufgebaut werden: siehe Eine Lohnabrechnung verbuchen und Hilfe bei der Buchhaltung.