Zahlungen an Subunternehmer melden: T4A und T5018

Muss ich für Freelancer und Subunternehmer eine T4A ausstellen?

Ein kanadisches Unternehmen meldet Honorare an einen in Kanada ansässigen selbstständigen Auftragnehmer für Dienstleistungen in der Regel auf einer T4A, auch wenn der Zahler keine Arbeitnehmer hat. Tragen Sie gewöhnliche Dienstleistungshonorare in Feld 048 für das Kalenderjahr ein, in dem gezahlt wurde, nicht für das Jahr, in dem die Arbeit erfolgte. Provisionen von Selbstständigen gehören in Feld 020 (CRA: T4A für Zahler; CRA: Honorare melden).

Die Bescheinigung richtet sich nach der Zahlung und der Art der Arbeit. Ein Dienstleister, der Rechnungen stellt und GST/HST berechnet, kann dennoch Empfänger einer T4A sein. War die Person im Kern Arbeitnehmer, ändern sich Meldung und Abzüge. Lesen Sie dazu Lohnabrechnung durchführen. Hat die CRA bereits über den Arbeitnehmerstatus entschieden, lesen Sie CRA-Lohnprüfung und Entscheidungen zum Arbeitnehmerstatus.

Bekommt auch ein Auftragnehmer in Form einer Kapitalgesellschaft eine T4A?

Ja. Allein dadurch, dass Sie eine Kapitalgesellschaft bezahlen, entfällt die Meldepflicht für Honorare nicht. Die CRA erklärt, dass Zahlungen für Dienstleistungen zwischen Unternehmen, einschließlich Kapitalgesellschaften, in der Regel auf die T4A gehören. Stattdessen können T5018 oder T4A-NR gelten, wenn deren Voraussetzungen erfüllt sind.

Erfassen Sie den rechtlichen oder eingetragenen Geschäftsnamen und die vollständige Programmkontonummer der Kapitalgesellschaft bei der CRA, bevor Sie die Bescheinigung erstellen. Verwenden Sie diese Nummer in T4A-Feld 013 statt der SIN eines Eigentümers in Feld 012 (CRA: Identifikationsfelder der T4A). Ob die empfangende Kapitalgesellschaft eine Personal Services Business ist, ist eine gesonderte Frage. Lesen Sie dazu Personal Services Business.

Wann verwendet ein Bauunternehmen stattdessen die T5018?

Ein Unternehmen verwendet die T5018 für Zahlungen an in Kanada ansässige Bau-Subunternehmer, wenn Bauleistungen mehr als 50 % seiner einkunftsbringenden Tätigkeiten ausmachen. Die Arbeit kann innerhalb oder außerhalb Kanadas erfolgen. Der Test betrifft die Haupttätigkeit des Zahlers. Ein Unternehmen, das eine Renovierung in Auftrag gibt, wird also nicht zum Bauunternehmen, nur weil das Projekt groß ist (CRA: T5018).

Die T5018 gilt für den Subunternehmer, mit dem Sie direkt den Vertrag geschlossen haben. Beauftragt Ihr Subunternehmer einen weiteren Handwerksbetrieb, meldet er seine eigene Zahlung an diesen (CRA: T5018). Bei erfassten lizenzpflichtigen Bauarbeiten in Québec gilt: Erreichen Verträge mit demselben Subunternehmer $25.000 vor Steuern im laufenden oder in einem früheren Kalenderjahr und haben beide Seiten Niederlassungen in Québec, muss der Auftraggeber bis zum siebten Tag nach Arbeitsbeginn eine Attestation de Revenu Québec einholen und validieren und ihre Echtheit bis zum zehnten Tag prüfen. Holen Sie auch für die erfassten Gesellschafter eines Subunternehmers in Form einer Personengesellschaft Bescheinigungen ein. Verträge zur Beseitigung einer dringenden Gefahr für Personen oder Sachen sind ausgenommen. Das ist unabhängig von der Bundesbescheinigung.

Gibt es einen Mindestbetrag, und zählen Waren und GST/HST mit?

Die übliche Verwaltungsgrenze der CRA für die T4A liegt bei mehr als $500, die im Kalenderjahr an einen Empfänger gezahlt wurden. Eine T4A ist auch nötig, wenn von einer Zahlung Steuer einbehalten wurde. Für die T5018 beschreibt die CRA eine Grenze von mehr als $500 je in Kanada ansässigem Subunternehmer, ohne GST/HST. Die ausführlichen Anweisungen zur T5018 sprechen vom gewählten Meldezeitraum, während die Übersicht das Kalenderjahr nennt. Prüfen Sie deshalb den verwendeten Zeitraum, wenn die Summe eines Geschäftsjahres die Grenze überschreitet, die Summe des Kalenderjahres aber nicht (CRA: T4A; CRA: T5018).

Bei der T4A prüfen und melden Sie das Dienstleistungshonorar ohne Umsatzsteuer. Bei einem gemischten Bauvertrag, für den die T5018 gilt, prüfen Sie die Gesamtzahlung für den Vertrag ohne GST/HST. Ist sie meldepflichtig, enthält Feld 22 die volle Zahlung samt anwendbarer Umsatzsteuer (CRA: T5018; Income Tax Regulations, Abschnitt 238). Bewahren Sie die Aufteilung der Rechnung zusammen mit dem Zahlungsnachweis auf.

Welchen Namen und welche Steuernummer sollte ich einholen?

Fragen Sie jeden Auftragnehmer vor Fälligkeit der ersten Bescheinigung nach Name und Anschrift der Person oder des Unternehmens, das Sie bezahlen, nach der steuerlichen Ansässigkeit sowie nach der SIN oder der vollständigen Programmkontonummer bei der CRA. Die CRA verlangt, dass ein Zahler die vorgesehene Nummer des Empfängers anfordert. Eine selbstständige Einzelperson mit einer BN (Business Number, kanadische Unternehmensnummer) kann diese statt einer SIN für T4A-Feld 048 oder die T5018 angeben. Hat der Auftragnehmer nur eine neunstellige BN, prüfen Sie die Hinweise zur Bescheinigung, bevor Sie einreichen.

Fehlt eine Nummer, dokumentieren Sie Ihre Anfragen beim Auftragnehmer und reichen Sie die Bescheinigung fristgerecht ein. Die CRA verlangt den Nachweis angemessener Bemühungen, die Nummer zu erhalten, und gibt Anweisungen für eine T4A ohne SIN (CRA: Empfängerdaten; CRA: T4A).

Brauche ich ein Lohnabrechnungskonto, und wie reiche ich ein?

Ein Zahler, der T4A- oder T4A-NR-Bescheinigungen einreicht, braucht ein Lohnabrechnungs-Programmkonto (RP) bei der CRA, auch wenn er keine Arbeitnehmer hat (CRA: Honorare; CRA: Zahlernummer bei der T4A-NR). Die Eröffnung des Kontos für Bescheinigungen macht aus einer echten Zahlung an einen Auftragnehmer keinen Lohn. Wer nur die T5018 einreicht, nutzt ein Konto für Informationsmeldungen (RZ) (CRA: Programmkonten).

Erstellen Sie für jeden meldepflichtigen Empfänger eine Bescheinigung und eine passende Zusammenfassung, oder nutzen Sie eine zulässige T5018-Liste mit den erforderlichen Angaben zur Zusammenfassung. CRA Web Forms akzeptiert T4A, T5018 und T4A-NR und berechnet die Summen der Zusammenfassung, während Sie Bescheinigungen eingeben. Mehr als fünf Bescheinigungen einer Art für ein Kalenderjahr müssen elektronisch eingereicht werden. Geben Sie den Empfängern ihre T4A- oder T4A-NR-Bescheinigungen. T5018-Bescheinigungen müssen nicht verteilt werden. Eine verspätete Verteilung kann $25 pro Tag und Bescheinigung kosten, mit einem Mindestbetrag von $100 und einer Obergrenze von $2.500 (CRA). Zu weiteren Erklärungen, die ein Unternehmen schulden kann, lesen Sie Welche Erklärungen Ihr Unternehmen einreicht.

Wann sind T4A- und T5018-Meldungen fällig?

T4A- und T4A-NR-Bescheinigungen samt Zusammenfassungen sind bis zum letzten Tag des Februars nach dem Kalenderjahr der Zahlung fällig. Wer die T5018 einreicht, wählt ein Kalenderjahr oder einen Geschäftszeitraum und reicht innerhalb von sechs Monaten nach dessen Ende ein. Die gewählte Grundlage gilt fort, sofern der Minister keine Änderung genehmigt (CRA: Einreichungsfristen; Income Tax Regulations, Abschnitt 238).

Die Frist gilt für die Bescheinigungen und die Zusammenfassung oder für die zulässige T5018-Liste. Stellt das Unternehmen den Betrieb ein, reichen Sie innerhalb von 30 Tagen ein. Stirbt ein Gesellschafter oder Einzelunternehmer, reichen Sie innerhalb von 90 Tagen nach dem Tod ein (CRA: besondere Einreichungsfristen). Eine T4A für Arbeit, die in einem Jahr in Rechnung gestellt und im nächsten bezahlt wurde, gehört in das Jahr der Zahlung (CRA: T4A).

Was gilt, wenn ich in früheren Jahren T4A- oder T5018-Bescheinigungen versäumt habe?

Bauen Sie jeden versäumten Meldezeitraum neu auf und reichen Sie die fehlenden Bescheinigungen und die Zusammenfassung ein, sobald Beträge und Empfänger belegbar sind. Setzen Sie alte Beträge nicht auf Bescheinigungen des laufenden Zeitraums. T4A-Dienstleistungshonorare gehören in das Kalenderjahr der Zahlung. T5018-Bauzahlungen, die gezahlt oder gutgeschrieben wurden, gehören in den Zeitraum, in dem das geschah, einschließlich Tauschgeschäften und Verrechnungen (CRA: T4A; CRA: T5018).

1. Sammeln Sie Lieferantenrechnungen, Verträge, Bank- und Kartenzahlungen, Gutschriften und Belege zu Tauschgeschäften. Klären Sie, mit wem Sie den Vertrag geschlossen haben und wo jede Leistung tatsächlich erbracht wurde.
2. Gleichen Sie die Zahlungen mit dem Ausgabenbuch und den bereits eingereichten Bescheinigungen ab. Trennen Sie für die T4A Dienstleistungshonorare und GST/HST. Prüfen Sie bei gemischten Bauverträgen die volle Zahlung ohne GST/HST und melden Sie die volle Zahlung in T5018-Feld 22.
3. Fassen Sie T4A-Honorare nach Kalenderjahr zusammen. Prüfen Sie bei der T5018 frühere Meldungen darauf, welchen Zeitraum Sie gewählt haben. Wurden keine eingereicht, wählen Sie ein Kalenderjahr oder einen Geschäftszeitraum, halten Sie das Enddatum fest und ordnen Sie jede Zahlung einem Zeitraum zu. Klären Sie einen Grenzfall im Geschäftszeitraum mit der CRA, wenn die Summe des Kalenderjahres abweicht. Prüfen Sie Name, Anschrift und Nummer jedes Empfängers.
4. Reichen Sie für einen Zeitraum ohne Meldung eine Originalmeldung ein. Wurde eine Meldung eingereicht, aber ein Empfänger ausgelassen, reichen Sie eine zusätzliche Original-Bescheinigung ein. Eine bestehende Bescheinigung mit falschem Betrag ändern Sie (CRA: Einreichung; CRA: Korrekturen). Geben Sie betroffenen Empfängern von T4A oder T4A-NR ihre Bescheinigungen oder Korrekturen.

Die CRA setzt derzeit die meisten Strafzuschläge für ein ausgelassenes T4A-Feld 048 nicht fest, das hebt die Meldepflicht aber nicht auf. Eine Ausnahme sind qualifizierte Zahlungen im Güterverkehr an eine in Kanada kontrollierte private Speditionsgesellschaft. Ein Zahler im Güterverkehr in Québec reicht außerdem bis zum letzten Tag des Februars die RL-1, Feld O, Code RD, ein. Für verspätete T5018- oder festgesetzte T4A-Meldungen sieht die ermäßigte Staffel der CRA $100 pauschal für eine bis fünf Bescheinigungen vor, $5 pro Tag bis zu $500 bei sechs bis zehn und $10 pro Tag bis zu $1.000 bei elf bis fünfzig. Größere Meldungen können bis $7.500 erreichen. Verspätete T4A-NR-Meldungen folgen dagegen der gesetzlichen Staffel: bis zu fünfzig Bescheinigungen $10 pro Tag, mit einem Mindestbetrag von $100 und einer Obergrenze von $1.000. Ein Zahler kann mit Form RC4288 den Erlass von Strafzuschlägen oder Zinsen beantragen. Der Antrag auf Erlass von Strafzuschlägen muss innerhalb von zehn Kalenderjahren nach Ende des betreffenden Steuerjahres oder Geschäftszeitraums gestellt werden. Lesen Sie Strafzuschläge, Zinsen und Erlass. Bei unvollständigen Unterlagen kann Hilfe bei der Buchhaltung Sie beim Abgleich unterstützen. Bei einem Streit über den Arbeitnehmerstatus lesen Sie CRA-Lohnprüfung und Entscheidungen zum Arbeitnehmerstatus.

Was gilt, wenn der Auftragnehmer nicht in Kanada ansässig ist?

Verwenden Sie die T4A-NR für Zahlungen an eine nicht ansässige Einzelperson, Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft für Dienstleistungen ohne Arbeitsverhältnis, die in Kanada erbracht wurden, unabhängig vom Betrag. Melden Sie das Bruttohonorar für die kanadische Leistung in Feld 18 ohne Umsatzsteuer, und melden Sie qualifizierende Reisekosten gesondert in Feld 20. Halten Sie fest, wo die Arbeit erfolgte, und teilen Sie Rechnungen für kanadische und ausländische Arbeit auf. Erfassen Sie für die Bescheinigung das Land der steuerlichen Ansässigkeit und die ausländische Steuernummer des Empfängers, eine eventuell zugeteilte kanadische SIN, ITN, TTN oder Programmkontonummer sowie alle Tage der Anwesenheit in Kanada während der Vertragslaufzeit, einschließlich Wochenenden und Feiertagen (CRA: Felder der T4A-NR).

Für Dienstleistungen, die ein Nichtansässiger vollständig außerhalb Kanadas erbringt, sind weder T4A-NR noch T5018 nötig. Die Regel zur T4A-NR erfasst Arbeit in Kanada, und Income Tax Regulations 238(5)(c) nimmt die ausländische Arbeit von der T5018 aus. Eine Tie-Breaker-Regel in einem Steuerabkommen kann einen sonst in Kanada ansässigen Empfänger nach Income Tax Act 250(5) zu einem Nichtansässigen machen. Bei gemischter kanadischer und ausländischer Arbeit bewahren Sie die Nachweise zu Arbeitsort und Zahlung auf, mit denen Sie die Rechnung aufgeteilt haben.

Zahlungen für Arbeit in Kanada verlangen in der Regel eine Quellensteuer nach Regulation 105 von 15 %, abzuführen bis zum fünfzehnten Tag des Folgemonats oder innerhalb von sieben Tagen, wenn das Unternehmen schließt (CRA). Eine Abkommensbefreiung allein hebt die Quellensteuer nicht auf. Für eine Standardbefreiung unterschreibt der Nichtansässige Form R105 und stellt den Antrag normalerweise mindestens 30 Tage vor Beginn der Leistungen oder der ersten damit verbundenen Zahlung. Der Zahler braucht das Genehmigungsschreiben der CRA. Eine verspätete Befreiung gilt nur für spätere Zahlungen. Eine durchlaufende Personengesellschaft fügt außerdem Form NR302 oder NR303 bei, je nachdem, was gilt (CRA: Anträge auf Befreiung; CRA: Form R105). Angemessene Reisekosten können vom Einbehalt ausgenommen werden. Die Pflicht zur T4A-NR bleibt bestehen. Für Leistungen in Québec verlangt auch Revenu Québec einen Einbehalt von 9 % und die RL-1, Feld O, Code RR. Ein Nichtansässiger, der nicht der Einkommensteuer von Québec unterliegt, kann einen geringeren Einbehalt in Québec mit Form TP-1016-V oder per Brief beantragen, normalerweise 30 Tage vor der Arbeit oder der ersten Zahlung.

Wurde die Quellensteuer versäumt, schuldet der Zahler den nicht einbehaltenen Betrag nach Income Tax Act 227(8.4), auch wenn er die Steuer nicht abgezogen hat. Er kann den Betrag vom Nichtansässigen zurückfordern. Absatz 227(8) fügt einen Strafzuschlag von 10 % auf den versäumten Abzug hinzu, der bei einem wissentlichen oder grob fahrlässigen wiederholten Versäumnis im selben Kalenderjahr auf 20 % steigt. Zinsen fallen ebenfalls an, und die CRA kann den Zahler nach Absatz 227(10) jederzeit festsetzen. Ein Einzelunternehmer ist persönlich der Zahler. Gesellschafter einer Personengesellschaft mit unbeschränkter Haftung können nach dem Recht der Provinz für Schulden der Gesellschaft haften (zum Beispiel Ontario Partnerships Act 10(1)). Die Direktoren einer Kapitalgesellschaft zum Zeitpunkt des Versäumnisses können nach Income Tax Act 227.1 ebenfalls für den Betrag, Zinsen und Strafzuschläge haften, vorbehaltlich der Voraussetzungen für die Beitreibung und des Einwands der gebotenen Sorgfalt. Das Verfahren muss innerhalb von zwei Jahren beginnen, nachdem ein Direktor zuletzt sein Amt aufgegeben hat.

Beispiel

Beispielbeträge in kanadischen Dollar. Ein Renovierungsunternehmen erzielt überwiegend Bauumsätze und wählt ein Kalenderjahr als T5018-Zeitraum. Es zahlt einem in Kanada ansässigen Elektriker in Form einer Kapitalgesellschaft C$8.000 für Installationsarbeiten zuzüglich C$1.040 HST. Außerdem zahlt es einer in Kanada ansässigen Buchhalterin in Form einer Kapitalgesellschaft C$2.000 für Unterstützung bei der Buchhaltung zuzüglich C$260 HST.

Die C$8.000 des Elektrikers vor HST überschreiten die Grenze der T5018. Das Unternehmen meldet C$9.040 in T5018-Feld 22, einschließlich HST. Die Arbeit der Buchhalterin gehört nicht zu Bauleistungen von Subunternehmern, daher meldet das Unternehmen C$2.000 in T4A-Feld 048, ohne HST. Es holt die Programmkontonummer jeder Kapitalgesellschaft ein und reicht beide Meldungen für das Zahlungsjahr oder den gewählten T5018-Zeitraum ein.

Ist Ihre Lage anders?

• Der Auftragnehmer ist möglicherweise in Wahrheit Arbeitnehmer: Lesen Sie Lohnabrechnung durchführen.
• Die CRA hat bereits über den Arbeitnehmerstatus entschieden: Lesen Sie CRA-Lohnprüfung und Entscheidungen zum Arbeitnehmerstatus.
• Sie brauchen Einzelheiten zu Verspätungszuschlägen oder Erlass: Lesen Sie Strafzuschläge, Zinsen und Erlass.
• Sie brauchen eine vollständige Liste der Unternehmenserklärungen: Lesen Sie Welche Erklärungen Ihr Unternehmen einreicht.
• Die empfangende Kapitalgesellschaft ist möglicherweise eine Personal Services Business: Lesen Sie Personal Services Business.