Khai các khoản trả cho nhà thầu phụ: T4A và T5018

Tôi có cần cấp T4A cho freelancer và nhà thầu phụ không?

Doanh nghiệp Canada nhìn chung khai phí dịch vụ trả cho nhà thầu độc lập là người cư trú trên chứng từ T4A, kể cả khi bên trả tiền không có nhân viên. Hãy khai phí dịch vụ thông thường ở ô 048 theo năm dương lịch đã trả, không phải năm công việc được thực hiện. Hoa hồng của người tự kinh doanh thuộc ô 020 (CRA: T4A cho bên trả tiền; CRA: khai phí dịch vụ).

Chứng từ phụ thuộc vào khoản trả và loại công việc. Người cung cấp dịch vụ gửi hóa đơn và tính GST/HST vẫn có thể là người nhận T4A. Nếu người đó thực chất là nhân viên, cách khai và các khoản khấu trừ sẽ thay đổi. Xem chạy bảng lương. Nếu CRA đã đưa ra quyết định xác nhận về tình trạng người lao động, xem CRA kiểm tra bảng lương và xác định tình trạng lao động.

Nhà thầu có lập công ty vẫn nhận T4A chứ?

Có. Việc trả tiền cho một công ty tự nó không loại bỏ nghĩa vụ khai phí dịch vụ. CRA cho biết các khoản trả cho dịch vụ giữa các doanh nghiệp, kể cả công ty, nhìn chung được khai trên T4A. T5018 hoặc T4A-NR có thể áp dụng thay thế khi đáp ứng điều kiện của chúng.

Hãy thu thập tên pháp lý hoặc tên hoạt động đã đăng ký của công ty và số tài khoản chương trình CRA đầy đủ trước khi lập chứng từ. Dùng số đó ở ô 013 của T4A, thay vì SIN của chủ sở hữu ở ô 012 (CRA: các ô nhận dạng của T4A). Công ty nhận tiền có phải là doanh nghiệp dịch vụ cá nhân (personal services business) hay không là một câu hỏi riêng. Xem doanh nghiệp dịch vụ cá nhân.

Khi nào doanh nghiệp xây dựng dùng T5018 thay thế?

Doanh nghiệp dùng T5018 cho các khoản trả cho nhà thầu phụ xây dựng là người cư trú Canada khi hoạt động xây dựng chiếm hơn 50% các hoạt động tạo thu nhập của doanh nghiệp. Công việc có thể được thực hiện trong hoặc ngoài Canada. Phép thử xét hoạt động chính của bên trả tiền, vì vậy doanh nghiệp thuê cải tạo nhà không trở thành doanh nghiệp xây dựng chỉ vì dự án lớn (CRA: T5018).

T5018 dành cho nhà thầu phụ mà bạn ký hợp đồng trực tiếp. Nếu nhà thầu phụ của bạn thuê một thợ chuyên ngành khác, nhà thầu phụ đó khai khoản trả của chính họ cho người thợ (CRA: T5018). Với công việc xây dựng có giấy phép thuộc diện áp dụng tại Québec, khi các hợp đồng với cùng một nhà thầu phụ đạt $25.000 trước thuế trong năm dương lịch hiện tại hoặc một năm trước đó và cả hai bên đều có cơ sở tại Québec, nhà thầu chính phải lấy và xác thực Attestation de Revenu Québec chậm nhất vào ngày thứ bảy sau khi bắt đầu công việc, và kiểm tra tính xác thực chậm nhất vào ngày thứ mười. Hãy lấy giấy xác nhận cho cả các thành viên thuộc diện áp dụng của một nhà thầu phụ là hợp danh. Hợp đồng nhằm khắc phục mối nguy cấp bách đối với người hoặc tài sản được miễn. Việc này tách biệt với chứng từ liên bang.

Có mức trả tối thiểu không, và hàng hóa cùng GST/HST có được tính không?

Ngưỡng hành chính thông thường của CRA đối với T4A là hơn $500 trả cho một người nhận trong năm dương lịch. T4A cũng bắt buộc nếu thuế đã được khấu trừ từ một khoản trả. Với T5018, CRA nêu ngưỡng hơn $500 cho mỗi nhà thầu phụ là người cư trú, không tính GST/HST. Hướng dẫn chi tiết về T5018 của CRA nhắc đến kỳ báo cáo đã chọn, trong khi phần tổng quan nói năm dương lịch. Vì vậy hãy xác nhận kỳ được dùng khi tổng của năm tài chính vượt ngưỡng nhưng tổng của năm dương lịch thì không (CRA: T4A; CRA: T5018).

Với T4A, hãy xét và khai phí dịch vụ, không tính thuế bán hàng. Với hợp đồng xây dựng hỗn hợp thuộc diện T5018, hãy xét tổng khoản trả của hợp đồng không tính GST/HST. Nếu thuộc diện phải khai, ô 22 gồm toàn bộ khoản trả và thuế bán hàng áp dụng (CRA: T5018; Income Tax Regulations, section 238). Hãy lưu bảng chia hóa đơn cùng hồ sơ thanh toán.

Tôi nên thu thập tên và mã số thuế nào?

Hãy hỏi từng nhà thầu tên và địa chỉ của người hoặc doanh nghiệp bạn trả tiền, tình trạng cư trú về thuế, và SIN hoặc số tài khoản chương trình CRA đầy đủ, trước khi đến hạn chứng từ đầu tiên. CRA yêu cầu bên trả tiền phải đề nghị người nhận cung cấp mã số được chỉ định. Cá nhân tự kinh doanh có mã số doanh nghiệp (business number) có thể cung cấp mã số đó thay cho SIN trên ô 048 của T4A hoặc trên T5018. Nếu nhà thầu chỉ có mã số doanh nghiệp gồm chín chữ số, hãy kiểm tra hướng dẫn của chứng từ trước khi nộp.

Nếu thiếu mã số, hãy ghi lại các yêu cầu đã gửi cho nhà thầu và nộp chứng từ đúng hạn. CRA yêu cầu chứng minh đã nỗ lực hợp lý để có mã số và có hướng dẫn cho T4A không có SIN (CRA: thông tin người nhận; CRA: T4A).

Tôi có cần tài khoản thuế lương không, và nộp như thế nào?

Bên trả tiền nộp chứng từ T4A hoặc T4A-NR cần có tài khoản chương trình thuế lương (RP) của CRA, kể cả khi không có nhân viên (CRA: phí dịch vụ; CRA: số tài khoản của bên trả T4A-NR). Mở tài khoản để nộp chứng từ không biến một khoản trả cho nhà thầu thật thành tiền lương. Người chỉ nộp T5018 dùng tài khoản tờ khai thông tin (RZ) (CRA: tài khoản chương trình).

Hãy lập chứng từ cho từng người nhận thuộc diện phải khai cùng một bảng tổng hợp tương ứng, hoặc dùng bảng liệt kê T5018 được cho phép kèm thông tin tổng hợp bắt buộc. CRA Web Forms chấp nhận T4A, T5018 và T4A-NR và tính tổng của bảng tổng hợp khi bạn nhập từng chứng từ. Nếu có hơn năm chứng từ cùng loại cho một năm dương lịch, bạn phải nộp điện tử. Hãy đưa cho người nhận chứng từ T4A hoặc T4A-NR của họ. Chứng từ T5018 không bắt buộc phải phát cho người nhận. Phát trễ có thể bị phạt $25 mỗi ngày cho mỗi chứng từ, tối thiểu $100 và tối đa $2.500 (CRA). Về các tờ khai khác doanh nghiệp có thể phải nộp, xem doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào.

Khi nào đến hạn nộp T4A và T5018?

Chứng từ và bảng tổng hợp T4A và T4A-NR đến hạn vào ngày cuối cùng của tháng Hai sau năm dương lịch đã trả tiền. Người nộp T5018 chọn năm dương lịch hoặc kỳ tài chính và nộp trong vòng sáu tháng sau khi kỳ đó kết thúc. Cơ sở đã chọn được giữ nguyên cho các kỳ sau, trừ khi Bộ trưởng cho phép thay đổi (CRA: hạn nộp; Income Tax Regulations, section 238).

Hạn nộp bao gồm các chứng từ và bảng tổng hợp, hoặc bảng liệt kê T5018 được cho phép. Nếu doanh nghiệp ngừng hoạt động, hãy nộp trong vòng 30 ngày. Nếu một thành viên hợp danh hoặc chủ doanh nghiệp một chủ qua đời, hãy nộp trong vòng 90 ngày kể từ ngày qua đời (CRA: hạn nộp đặc biệt). T4A cho công việc xuất hóa đơn trong một năm nhưng trả vào năm sau thuộc về năm đã trả tiền (CRA: T4A).

Nếu tôi đã bỏ lỡ chứng từ T4A hoặc T5018 của các năm trước thì sao?

Hãy dựng lại từng kỳ báo cáo bị bỏ lỡ và nộp các chứng từ cùng bảng tổng hợp còn thiếu ngay khi số tiền và người nhận đã có căn cứ. Đừng ghi các khoản cũ vào chứng từ của kỳ hiện tại. Phí dịch vụ T4A thuộc về năm dương lịch đã trả. Các khoản xây dựng T5018 đã trả hoặc đã ghi có thuộc về kỳ phát sinh việc đó, kể cả hàng đổi hàng và bù trừ (CRA: T4A; CRA: T5018).

1. Hãy thu thập hóa đơn của nhà cung cấp, hợp đồng, các khoản thanh toán qua ngân hàng và thẻ, các khoản ghi có và hồ sơ hàng đổi hàng. Xác định bạn ký hợp đồng với ai và từng dịch vụ được thực hiện thực tế ở đâu.
2. Hãy đối chiếu các khoản trả với sổ chi phí và các chứng từ đã nộp trước đó. Tách phí dịch vụ và GST/HST cho T4A. Với hợp đồng xây dựng hỗn hợp, hãy xét toàn bộ khoản trả không tính GST/HST và khai toàn bộ khoản trả ở ô 22 của T5018.
3. Hãy nhóm phí T4A theo năm dương lịch. Với T5018, hãy kiểm tra các tờ khai trước đó để biết cơ sở kỳ đã chọn. Nếu chưa nộp tờ khai nào, hãy chọn năm dương lịch hoặc kỳ tài chính, ghi lại ngày kết thúc và gán từng khoản trả vào một kỳ. Hãy xác nhận với CRA nếu một trường hợp theo kỳ tài chính có tổng của năm dương lịch khác đi. Kiểm tra tên, địa chỉ và mã số của từng người nhận.
4. Hãy nộp tờ khai gốc cho kỳ chưa có tờ khai. Nếu đã nộp tờ khai nhưng bỏ sót một người nhận, hãy nộp thêm một chứng từ gốc. Hãy sửa chứng từ hiện có nếu số tiền bị sai (CRA: cách nộp; CRA: sửa chứng từ). Hãy đưa cho người nhận T4A hoặc T4A-NR bị ảnh hưởng chứng từ hoặc bản sửa của họ.

Hiện nay CRA không ấn định hầu hết các khoản phạt đối với việc bỏ sót ô 048 của T4A, nhưng điều đó không xóa nghĩa vụ nộp. Các khoản trả vận tải đủ điều kiện cho công ty vận tải tư nhân do người Canada kiểm soát là một ngoại lệ. Bên trả tiền vận tải tại Québec cũng nộp RL-1 ô O, mã RD, chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng Hai. Với T5018 nộp trễ hoặc T4A bị ấn định, biểu phạt rút gọn của CRA là mức cố định $100 cho một đến năm chứng từ, $5 mỗi ngày tối đa $500 cho sáu đến mười chứng từ, và $10 mỗi ngày tối đa $1.000 cho mười một đến năm mươi chứng từ. Tờ khai lớn hơn có thể lên tới $7.500. T4A-NR nộp trễ thay vào đó dùng biểu phạt theo luật: với tối đa năm mươi chứng từ, $10 mỗi ngày, tối thiểu $100 và tối đa $1.000. Bên trả tiền có thể xin miễn giảm tiền phạt hoặc tiền lãi trên Form RC4288. Yêu cầu miễn giảm tiền phạt phải nộp trong vòng mười năm dương lịch sau khi năm thuế hoặc kỳ tài chính liên quan kết thúc. Xem tiền phạt, tiền lãi và miễn giảm. Nếu sổ sách chưa đầy đủ, hỗ trợ ghi sổ kế toán có thể giúp đối chiếu. Với tranh chấp về tình trạng người lao động, xem CRA kiểm tra bảng lương và xác định tình trạng lao động.

Nếu nhà thầu là người không cư trú thì sao?

Hãy dùng T4A-NR cho các khoản trả cho cá nhân, hợp danh hoặc công ty không cư trú để làm dịch vụ không phải việc làm được thực hiện tại Canada, bất kể số tiền. Khai tổng phí dịch vụ thực hiện tại Canada ở ô 18, không tính thuế bán hàng. Khai riêng chi phí đi lại đủ điều kiện ở ô 20. Hãy ghi lại nơi công việc được thực hiện và tách hóa đơn cho công việc tại Canada và công việc ở nước ngoài. Để lập chứng từ, hãy thu thập quốc gia cư trú về thuế và mã số thuế nước ngoài của người nhận, mọi SIN, ITN, TTN hoặc số tài khoản chương trình Canada đã được cấp, và tất cả các ngày có mặt tại Canada trong thời gian hợp đồng, kể cả cuối tuần và ngày lễ (CRA: các ô của T4A-NR).

Với dịch vụ do người không cư trú thực hiện hoàn toàn bên ngoài Canada, không cần T4A-NR cũng không cần T5018. Quy tắc T4A-NR áp dụng cho công việc tại Canada, và Income Tax Regulations 238(5)(c) loại công việc ở nước ngoài khỏi T5018. Quy tắc phân định cư trú theo hiệp định thuế có thể khiến người nhận vốn là người cư trú Canada trở thành người không cư trú theo Income Tax Act 250(5). Với công việc hỗn hợp tại Canada và nước ngoài, hãy giữ hồ sơ nơi làm việc và hồ sơ thanh toán dùng để phân bổ hóa đơn.

Các khoản trả cho công việc tại Canada nhìn chung phải khấu trừ theo Regulation 105 mức 15%, nộp chậm nhất vào ngày thứ mười lăm của tháng sau, hoặc trong vòng bảy ngày nếu doanh nghiệp đóng cửa (CRA). Chỉ riêng việc được miễn theo hiệp định thuế không loại bỏ việc khấu trừ. Để được miễn thông thường, người không cư trú ký Form R105 và thường nộp đơn ít nhất 30 ngày trước khi dịch vụ bắt đầu hoặc trước khoản trả liên quan đầu tiên. Bên trả tiền cần có thư cho phép của CRA. Đơn miễn nộp trễ chỉ áp dụng cho các khoản trả sau đó. Hợp danh chuyển tiếp thu nhập cũng đính kèm Form NR302 hoặc NR303 tùy trường hợp (CRA: đơn xin miễn; CRA: Form R105). Chi phí đi lại hợp lý có thể được loại khỏi khoản khấu trừ. Nghĩa vụ T4A-NR vẫn còn. Với dịch vụ thực hiện tại Québec, Revenu Québec cũng yêu cầu khấu trừ 9% và RL-1 ô O, mã RR. Người không cư trú không chịu thuế thu nhập Québec có thể xin giảm mức khấu trừ của Québec bằng Form TP-1016-V hoặc bằng thư, thường trước 30 ngày khi bắt đầu công việc hoặc khoản trả đầu tiên.

Nếu đã bỏ lỡ việc khấu trừ, bên trả tiền nợ số tiền chưa khấu trừ theo Income Tax Act 227(8.4), kể cả khi không khấu trừ thuế. Bên trả tiền có thể thu lại khoản đó từ người không cư trú. Khoản 227(8) thêm khoản phạt 10% trên số tiền khấu trừ bị bỏ lỡ, tăng lên 20% cho lần lặp lại do cố ý hoặc sơ suất nghiêm trọng trong cùng năm dương lịch. Tiền lãi cũng áp dụng, và CRA có thể ấn định thuế đối với bên trả tiền vào bất kỳ lúc nào theo khoản 227(10). Chủ doanh nghiệp một chủ tự là bên trả tiền. Thành viên hợp danh chung có thể phải trả các khoản nợ của hợp danh theo luật tỉnh bang (ví dụ, Ontario Partnerships Act 10(1)). Các giám đốc của công ty tại thời điểm không khấu trừ cũng có thể phải trả số tiền đó, tiền lãi và tiền phạt theo Income Tax Act 227.1, tùy điều kiện thu hồi và biện pháp bào chữa về sự thận trọng đúng mức. Thủ tục phải bắt đầu trong vòng hai năm sau lần cuối giám đốc thôi giữ chức vụ.

Ví dụ

Minh họa bằng đô la Canada. Một công ty cải tạo nhà chủ yếu có thu nhập từ xây dựng và chọn kỳ T5018 theo năm dương lịch. Công ty trả cho một thợ điện là người cư trú, có lập công ty, C$8.000 cho việc lắp đặt cộng C$1.040 HST. Công ty cũng trả cho một người làm dịch vụ ghi sổ kế toán là người cư trú, có lập công ty, C$2.000 cho hỗ trợ kế toán cộng C$260 HST.

C$8.000 của thợ điện trước HST vượt ngưỡng T5018. Công ty khai C$9.040 ở ô 22 của T5018, gồm cả HST. Công việc của người ghi sổ kế toán nằm ngoài công việc nhà thầu phụ xây dựng, vì vậy công ty khai C$2.000 ở ô 048 của T4A, không tính HST. Công ty lấy số tài khoản chương trình của từng công ty và nộp cả hai tờ khai cho năm đã trả tiền hoặc kỳ T5018 đã chọn.

Tình huống của bạn khác?

• Nhà thầu có thể thực chất là nhân viên: xem chạy bảng lương.
• CRA đã có quyết định xác nhận về tình trạng người lao động: xem CRA kiểm tra bảng lương và xác định tình trạng lao động.
• Bạn cần chi tiết về tiền phạt nộp trễ hoặc miễn giảm: xem tiền phạt, tiền lãi và miễn giảm.
• Bạn cần danh sách đầy đủ các tờ khai của doanh nghiệp: xem doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào.
• Công ty nhận tiền có thể là doanh nghiệp dịch vụ cá nhân: xem doanh nghiệp dịch vụ cá nhân.