Déclarer les paiements aux sous-traitants : T4A et T5018

Dois-je produire un T4A pour les pigistes et les sous-traitants?

Une entreprise canadienne déclare généralement sur un feuillet T4A les honoraires versés pour des services à un entrepreneur indépendant résident, même si le payeur n'a aucun employé. Déclarez les honoraires de services ordinaires à la case 048 pour l'année civile où ils ont été payés, plutôt que l'année où le travail a été fait. Les commissions de travailleur autonome vont à la case 020 (ARC : T4A pour les payeurs; ARC : déclaration des honoraires pour services).

Le feuillet suit le paiement et le type de travail. Un fournisseur de services qui envoie des factures et perçoit la TPS/TVH peut quand même être un bénéficiaire de T4A. Si la personne était en réalité un employé, la déclaration et les retenues changent. Voyez Faire la paie. Si l'ARC a déjà rendu une décision sur le statut du travailleur, voyez Vérification de la paie par l'ARC et statut des travailleurs.

Un entrepreneur constitué en société reçoit-il quand même un T4A?

Oui. Payer une société ne supprime pas à lui seul l'obligation de déclarer les honoraires de services. L'ARC indique que les paiements pour des services entre entreprises, y compris les sociétés, vont généralement sur un T4A. Le T5018 ou le T4A-NR peut s'appliquer à la place quand ses conditions sont remplies.

Obtenez la dénomination sociale ou le nom commercial enregistré de la société et le numéro complet de son compte de programme de l'ARC avant de préparer le feuillet. Inscrivez ce numéro à la case 013 du T4A, plutôt que le NAS du propriétaire à la case 012 (ARC : cases d'identification du T4A). La question de savoir si la société bénéficiaire est une entreprise de services personnels est distincte. Voyez Entreprise de services personnels.

Quand une entreprise de construction utilise-t-elle plutôt le T5018?

Une entreprise utilise le T5018 pour les paiements à des sous-traitants en construction résidents du Canada quand la construction représente plus de 50 % de ses activités génératrices de revenus. Le travail peut être exécuté au Canada ou à l'étranger. Le critère porte sur l'activité principale du payeur : une entreprise qui commande une rénovation ne devient donc pas une entreprise de construction simplement parce que le projet est important (ARC : T5018).

Le T5018 vise le sous-traitant avec lequel vous avez contracté directement. Si votre sous-traitant engage un autre corps de métier, ce sous-traitant déclare lui-même son paiement à ce corps de métier (ARC : T5018). Pour les travaux de construction visés exigeant une licence au Québec, quand les contrats avec le même sous-traitant atteignent 25 000 $ avant taxes pendant l'année civile en cours ou une année antérieure et que les deux parties ont un établissement au Québec, l'entrepreneur doit obtenir et valider une Attestation de Revenu Québec au plus tard le septième jour après le début des travaux, et en vérifier l'authenticité au plus tard le dixième jour. Obtenez aussi les attestations des membres visés d'une société de personnes sous-traitante. Les contrats visant à corriger un danger urgent pour les personnes ou les biens en sont exemptés. Cette exigence est distincte du feuillet fédéral.

Y a-t-il un paiement minimal, et les biens et la TPS/TVH comptent-ils?

Le seuil administratif habituel de l'ARC pour le T4A est un montant de plus de 500 $ versé à un bénéficiaire pendant l'année civile. Un T4A est aussi exigé si de l'impôt a été retenu sur un paiement. Pour le T5018, l'ARC décrit un seuil de plus de 500 $ par sous-traitant résident, TPS/TVH exclue. Ses instructions détaillées sur le T5018 renvoient à la période de déclaration choisie, tandis que son aperçu parle de l'année civile. Confirmez donc la période utilisée quand le total d'un exercice franchit le seuil, mais pas le total de l'année civile (ARC : T4A; ARC : T5018).

Pour le T4A, vérifiez et déclarez les honoraires de services, taxes de vente exclues. Pour un contrat de construction mixte assujetti au T5018, vérifiez le paiement total du contrat, TPS/TVH exclue. S'il doit être déclaré, la case 22 comprend le paiement complet et les taxes de vente applicables (ARC : T5018; Règlement de l'impôt sur le revenu, article 238). Conservez la ventilation de la facture avec la preuve de paiement.

Quel nom et quel numéro fiscal dois-je obtenir?

Demandez à chaque entrepreneur le nom et l'adresse de la personne ou de l'entreprise que vous payez, sa résidence fiscale et son NAS ou le numéro complet de son compte de programme de l'ARC avant la date limite du premier feuillet. L'ARC exige que le payeur demande le numéro désigné du bénéficiaire. Un travailleur autonome qui a un numéro d'entreprise peut le fournir à la place du NAS pour la case 048 du T4A ou pour le T5018. Si l'entrepreneur n'a qu'un numéro d'entreprise de neuf chiffres, consultez les instructions du feuillet avant de produire la déclaration.

S'il manque un numéro, documentez vos demandes à l'entrepreneur et produisez le feuillet à temps. L'ARC indique de démontrer des efforts raisonnables pour obtenir le numéro et fournit des instructions pour un T4A sans NAS (ARC : renseignements sur les bénéficiaires; ARC : T4A).

Ai-je besoin d'un compte de paie, et comment produire les déclarations?

Un payeur qui produit des feuillets T4A ou T4A-NR a besoin d'un compte de programme de retenues sur la paie (RP) de l'ARC, même s'il n'a aucun employé (ARC : honoraires pour services; ARC : numéro de payeur du T4A-NR). Ouvrir le compte pour les feuillets ne transforme pas en salaire un véritable paiement à un entrepreneur. Un déclarant qui produit seulement des T5018 utilise un compte de déclarations de renseignements (RZ) (ARC : comptes de programme).

Préparez un feuillet pour chaque bénéficiaire à déclarer et un sommaire correspondant, ou utilisez une liste T5018 autorisée contenant les renseignements de sommaire exigés. Le service Formulaires Web de l'ARC accepte les T4A, T5018 et T4A-NR et calcule les totaux du sommaire à mesure que vous saisissez les feuillets. Plus de cinq feuillets d'un même type pour une année civile doivent être produits par voie électronique. Remettez aux bénéficiaires leurs feuillets T4A ou T4A-NR. Les feuillets T5018 n'ont pas à être distribués. Une distribution tardive peut coûter 25 $ par jour par feuillet, avec un minimum de 100 $ et un plafond de 2 500 $ (ARC). Pour les autres déclarations que votre entreprise peut devoir produire, voyez Les déclarations que produit votre entreprise.

Quand les déclarations T4A et T5018 sont-elles exigibles?

Les feuillets et sommaires T4A et T4A-NR sont dus au plus tard le dernier jour de février suivant l'année civile du paiement. Un déclarant du T5018 choisit une année civile ou une période d'exercice et produit sa déclaration dans les six mois suivant la fin de cette période. La base choisie continue de s'appliquer, sauf si le ministre autorise un changement (ARC : dates limites de production; Règlement de l'impôt sur le revenu, article 238).

La date limite vise les feuillets et le sommaire, ou la liste T5018 autorisée. Si l'entreprise cesse ses activités, produisez les déclarations dans les 30 jours. Si un associé ou le propriétaire d'une entreprise individuelle décède, produisez-les dans les 90 jours suivant le décès (ARC : dates limites particulières). Un T4A pour un travail facturé une année mais payé l'année suivante appartient à l'année du paiement (ARC : T4A).

Et si j'ai omis des feuillets T4A ou T5018 les années précédentes?

Reconstituez chaque période de déclaration omise, puis produisez ses feuillets et son sommaire manquants dès que les montants et les bénéficiaires peuvent être appuyés. Ne mettez pas d'anciens montants sur les feuillets de la période courante : les honoraires de services du T4A appartiennent à l'année civile du paiement, tandis que les montants de construction du T5018 payés ou crédités appartiennent à la période où cela s'est produit, y compris le troc et les compensations (ARC : T4A; ARC : T5018).

1. Rassemblez les factures des fournisseurs, les contrats, les paiements bancaires et par carte, les crédits et les pièces de troc. Déterminez avec qui vous avez contracté et où chaque service a été exécuté physiquement.
2. Rapprochez les paiements du grand livre des dépenses et des feuillets déjà produits. Séparez les honoraires de services et la TPS/TVH pour le T4A. Pour les contrats de construction mixtes, vérifiez le paiement complet, TPS/TVH exclue, et déclarez le paiement complet à la case 22 du T5018.
3. Regroupez les honoraires du T4A par année civile. Pour le T5018, vérifiez les déclarations antérieures pour connaître la base de période choisie. Si aucune n'a été produite, choisissez une année civile ou une période d'exercice, notez sa date de fin et attribuez chaque paiement à une période. Si le total de l'année civile diffère, confirmez auprès de l'ARC le cas d'un seuil établi sur une période d'exercice. Vérifiez le nom, l'adresse et le numéro de chaque bénéficiaire.
4. Produisez une déclaration originale pour une période sans déclaration. Si une déclaration a été produite mais omettait un bénéficiaire, produisez un feuillet original supplémentaire. Modifiez un feuillet existant dont le montant est erroné (ARC : comment produire; ARC : corrections). Remettez leurs feuillets ou leurs corrections aux bénéficiaires de T4A ou de T4A-NR concernés.

L'ARC n'impose actuellement pas la plupart des pénalités pour une case 048 du T4A omise, mais cela n'efface pas l'obligation de produire. Les paiements de camionnage admissibles versés à une société de camionnage privée sous contrôle canadien font exception. Un payeur du secteur du camionnage au Québec produit aussi le relevé RL-1, case O, code RD, au plus tard le dernier jour de février. Pour les T5018 tardifs ou les T4A visés par une cotisation, le barème réduit de l'ARC est de 100 $ forfaitaires pour un à cinq feuillets, de 5 $ par jour jusqu'à 500 $ pour six à dix feuillets, et de 10 $ par jour jusqu'à 1 000 $ pour onze à cinquante feuillets. Les déclarations plus volumineuses peuvent atteindre 7 500 $. Les T4A-NR tardifs suivent plutôt le barème prévu par la loi : pour au plus cinquante feuillets, 10 $ par jour, avec un minimum de 100 $ et un plafond de 1 000 $. Un payeur peut demander un allègement des pénalités ou des intérêts au moyen du formulaire RC4288. La demande d'allègement des pénalités doit être présentée dans les dix années civiles suivant la fin de l'année d'imposition ou de l'exercice visé. Voyez Pénalités, intérêts et allègement. Si vos registres sont incomplets, l'aide en tenue de livres peut vous soutenir dans le rapprochement. Pour un différend sur le statut d'un travailleur, voyez Vérification de la paie par l'ARC et statut des travailleurs.

Et si l'entrepreneur est non-résident?

Utilisez le T4A-NR pour les paiements à un particulier, une société de personnes ou une société non-résidents pour des services ne relevant pas d'un emploi et exécutés au Canada, quel que soit le montant. Déclarez les honoraires bruts pour les services rendus au Canada à la case 18, taxes de vente exclues. Déclarez séparément les frais de déplacement admissibles à la case 20. Notez où le travail a été fait et séparez les factures pour le travail canadien et le travail étranger. Pour le feuillet, obtenez le pays de résidence fiscale du bénéficiaire et son numéro d'identification fiscale étranger, tout NAS canadien, ITN, TTN ou numéro de compte de programme attribué, ainsi que tous les jours de présence au Canada pendant le contrat, y compris les fins de semaine et les jours fériés (ARC : cases du T4A-NR).

Pour des services qu'un non-résident exécute entièrement à l'extérieur du Canada, ni le T4A-NR ni le T5018 n'est exigé : la règle du T4A-NR vise le travail effectué au Canada, et l'alinéa 238(5)c) du Règlement de l'impôt sur le revenu exclut le travail étranger du T5018. Une règle de départage d'une convention fiscale peut faire d'un bénéficiaire par ailleurs résident du Canada un non-résident en vertu du paragraphe 250(5) de la Loi de l'impôt sur le revenu. Pour un travail mixte, canadien et étranger, conservez les registres du lieu de travail et des paiements qui ont servi à répartir la facture.

Les paiements pour un travail effectué au Canada exigent généralement une retenue selon le Règlement 105 de 15 %, à verser au plus tard le quinzième jour du mois suivant, ou dans les sept jours si l'entreprise ferme (ARC). Une exonération prévue par une convention fiscale ne supprime pas à elle seule la retenue. Pour une dispense standard, le non-résident signe le formulaire R105 et présente normalement sa demande au moins 30 jours avant le début des services ou le premier paiement connexe. Le payeur a besoin de la lettre d'autorisation de l'ARC. Une dispense tardive s'applique seulement aux paiements ultérieurs. Une société de personnes intermédiaire joint aussi le formulaire NR302 ou NR303, selon le cas (ARC : demandes de dispense; ARC : formulaire R105). Les frais de déplacement raisonnables peuvent être exclus de la retenue. L'obligation de produire le T4A-NR demeure. Pour des services exécutés au Québec, Revenu Québec exige aussi une retenue de 9 % et le relevé RL-1, case O, code RR. Un non-résident non assujetti à l'impôt sur le revenu du Québec peut demander une retenue réduite au Québec au moyen du formulaire TP-1016-V ou par lettre, normalement 30 jours avant le travail ou le premier paiement.

Si la retenue a été omise, le payeur doit le montant non retenu en vertu du paragraphe 227(8.4) de la Loi de l'impôt sur le revenu, même s'il n'a pas retenu l'impôt. Il peut récupérer ce montant auprès du non-résident. Le paragraphe 227(8) ajoute une pénalité de 10 % sur la retenue omise, qui passe à 20 % pour un défaut répété commis sciemment ou par négligence grave au cours de la même année civile. Des intérêts s'appliquent aussi, et l'ARC peut établir une cotisation au payeur en tout temps en vertu du paragraphe 227(10). Le propriétaire d'une entreprise individuelle est personnellement le payeur. Les associés d'une société en nom collectif peuvent être responsables des dettes de la société en vertu du droit provincial (par exemple, paragraphe 10(1) de la loi de l'Ontario sur les sociétés en nom collectif). Les administrateurs d'une société au moment d'un défaut de retenue peuvent aussi devoir le montant, les intérêts et les pénalités en vertu de l'article 227.1 de la Loi de l'impôt sur le revenu, sous réserve de ses conditions de recouvrement et du moyen de défense fondé sur la diligence raisonnable. Les procédures doivent commencer dans les deux ans suivant le moment où un administrateur a cessé ses fonctions pour la dernière fois.

Exemple

Montants illustratifs en dollars canadiens. Une entreprise de rénovation tire principalement ses revenus de la construction et choisit une période T5018 correspondant à l'année civile. Elle paie à un électricien résident, constitué en société, 8 000 $ CA pour des travaux d'installation, plus 1 040 $ CA de TVH. Elle paie aussi à un spécialiste de la tenue de livres résident, constitué en société, 2 000 $ CA pour du soutien comptable, plus 260 $ CA de TVH.

Les 8 000 $ CA de l'électricien, avant la TVH, dépassent le seuil du T5018. L'entreprise déclare 9 040 $ CA à la case 22 du T5018, TVH comprise. Le travail du spécialiste de la tenue de livres ne relève pas des travaux de sous-traitance en construction. L'entreprise déclare donc 2 000 $ CA à la case 048 du T4A, TVH exclue. Elle obtient le numéro de compte de programme de chaque société et produit les deux déclarations pour l'année du paiement ou pour la période T5018 choisie.

Votre situation est différente?

• L'entrepreneur est peut-être en réalité un employé : voyez Faire la paie.
• L'ARC a déjà rendu une décision sur le statut du travailleur : voyez Vérification de la paie par l'ARC et statut des travailleurs.
• Vous avez besoin de précisions sur les pénalités pour production tardive ou sur l'allègement : voyez Pénalités, intérêts et allègement.
• Vous avez besoin de la liste complète des déclarations d'entreprise : voyez Les déclarations que produit votre entreprise.
• La société bénéficiaire est peut-être une entreprise de services personnels : voyez Entreprise de services personnels.