Declarar pagos a subcontratistas en Canadá: T4A y T5018

¿Debo emitir un T4A a profesionales autónomos y subcontratistas?

Una empresa canadiense, por lo general, declara en un comprobante T4A los honorarios por servicios pagados a un contratista independiente residente, aunque quien paga no tenga empleados. Declare los honorarios ordinarios por servicios en la casilla 048 del año calendario en que se pagaron, y no en el año en que se hizo el trabajo; las comisiones de trabajadores independientes van en la casilla 020 (CRA: T4A para quienes pagan; CRA: declarar honorarios por servicios).

El comprobante depende del pago y del tipo de trabajo. Un proveedor de servicios que envía facturas y cobra GST/HST puede ser igualmente un receptor de T4A. Si la persona era en esencia un empleado, cambian la declaración y las retenciones; consulte Cómo manejar la nómina. Si la CRA ya emitió una resolución sobre el estatus del trabajador, consulte Auditorías de nómina y resoluciones sobre estatus del trabajador.

¿Un contratista con corporación también recibe un T4A?

Sí. Pagar a una corporación no elimina por sí solo la obligación de declarar honorarios por servicios. La CRA indica que los pagos por servicios entre empresas, incluidas las corporaciones, por lo general van en un T4A; en su lugar pueden aplicar el T5018 o el T4A-NR cuando se cumplan sus condiciones.

Reúna el nombre legal o el nombre comercial registrado de la corporación y el número completo de su cuenta de programa de la CRA antes de preparar el comprobante. Use ese número en la casilla 013 del T4A, y no el SIN del propietario en la casilla 012 (CRA: casillas de identificación del T4A). Si la corporación que recibe el pago es un negocio de servicios personales es una cuestión aparte; consulte Negocio de servicios personales.

¿Cuándo usa una empresa de construcción el T5018 en su lugar?

Una empresa usa el T5018 para los pagos a subcontratistas de construcción residentes de Canadá cuando la construcción representa más de 50% de sus actividades generadoras de ingresos. El trabajo puede realizarse dentro o fuera de Canadá. La prueba se refiere a la actividad principal de quien paga, por lo que una empresa que encarga una remodelación no se convierte en empresa de construcción solo porque el proyecto sea grande (CRA: T5018).

El T5018 es para el subcontratista con quien usted contrató directamente. Si su subcontratista contrata a otro oficio, ese subcontratista declara su propio pago a ese oficio (CRA: T5018). Para trabajos de construcción con licencia que estén cubiertos en Quebec, cuando los contratos con el mismo subcontratista alcanzan $25,000 antes de impuestos en el año calendario actual o en uno anterior y ambas partes tienen establecimientos en Quebec, el contratista debe obtener y validar una Attestation de Revenu Québec a más tardar el séptimo día después de que comience el trabajo y verificar su autenticidad antes del décimo día. Obtenga también las constancias de los miembros cubiertos de un subcontratista que sea sociedad de personas. Los contratos para corregir un peligro urgente para las personas o los bienes están exentos. Esto es independiente del comprobante federal.

¿Hay un pago mínimo y cuentan los bienes y el GST/HST?

El umbral administrativo habitual del T4A de la CRA es más de $500 pagados a un receptor en el año calendario; también se requiere un T4A si se retuvo impuesto de un pago. Para el T5018, la CRA describe un umbral de más de $500 por subcontratista residente, sin incluir el GST/HST. Sus instrucciones detalladas del T5018 se refieren al período de declaración elegido, mientras que su resumen habla de año calendario; por eso, confirme el período usado cuando el total del ejercicio fiscal supera el umbral pero el del año calendario no (CRA: T4A; CRA: T5018).

Para el T4A, pruebe y declare el honorario por servicios sin incluir el impuesto sobre las ventas. En un contrato mixto de construcción sujeto al T5018, pruebe el pago total del contrato sin el GST/HST; si es declarable, la casilla 22 incluye el pago completo y el impuesto sobre las ventas que aplique (CRA: T5018; Income Tax Regulations, sección 238). Conserve el desglose de la factura junto con el registro del pago.

¿Qué nombre y número fiscal debo reunir?

Pida a cada contratista el nombre y la dirección de la persona o empresa a quien le paga, su residencia fiscal y su SIN o el número completo de su cuenta de programa de la CRA antes de que venza el primer comprobante. La CRA exige que quien paga solicite el número designado de quien recibe el pago, y un trabajador independiente con número empresarial puede darlo en lugar del SIN para la casilla 048 del T4A o para el T5018. Si el contratista solo tiene un número empresarial de nueve dígitos, revise las instrucciones del comprobante antes de presentar.

Si falta un número, documente las solicitudes que hizo al contratista y presente el comprobante a tiempo. La CRA indica que debe demostrar esfuerzos razonables por obtener el número y da instrucciones para un T4A sin SIN (CRA: información de quien recibe el pago; CRA: T4A).

¿Necesito una cuenta de nómina y cómo presento?

Quien presenta comprobantes T4A o T4A-NR necesita una cuenta de programa de nómina (RP) de la CRA, aunque no tenga empleados (CRA: honorarios por servicios; CRA: número del pagador del T4A-NR). Abrir la cuenta para presentar comprobantes no convierte en sueldo el pago genuino a un contratista. Quien presenta solo el T5018 usa una cuenta de declaraciones informativas (RZ) (CRA: cuentas de programa).

Prepare un comprobante para cada receptor declarable y un resumen que coincida, o use una lista permitida del T5018 con la información de resumen requerida. Web Forms de la CRA acepta T4A, T5018 y T4A-NR y calcula los totales del resumen a medida que se ingresan los comprobantes. Más de cinco comprobantes de un mismo tipo en un año calendario deben presentarse por vía electrónica. Entregue a quienes reciben los pagos sus comprobantes T4A o T4A-NR; los comprobantes T5018 no tienen que distribuirse. La distribución tardía puede costar $25 por día por comprobante, con un mínimo de $100 y un tope de $2,500 (CRA). Para otras declaraciones que una empresa puede deber, consulte Qué declaraciones presenta su empresa.

¿Cuándo vencen las declaraciones T4A y T5018?

Los comprobantes y resúmenes T4A y T4A-NR vencen el último día de febrero posterior al año calendario del pago. Quien presenta el T5018 elige un año calendario o un período fiscal y presenta dentro de los seis meses siguientes a su cierre; la base elegida se mantiene en los años siguientes, salvo que el Minister autorice un cambio (CRA: fechas límite de presentación; Income Tax Regulations, sección 238).

La fecha límite abarca los comprobantes y el resumen, o la lista permitida del T5018. Si la empresa deja de operar, presente dentro de 30 días; si un socio o propietario único fallece, presente dentro de los 90 días siguientes al fallecimiento (CRA: fechas límite especiales). Un T4A por un trabajo facturado en un año pero pagado al siguiente corresponde al año del pago (CRA: T4A).

¿Qué hago si omití comprobantes T4A o T5018 de años anteriores?

Reconstruya cada período de declaración omitido y presente sus comprobantes y su resumen en cuanto los montos y los receptores estén respaldados. No ponga montos antiguos en los comprobantes del período actual: los honorarios por servicios del T4A corresponden al año calendario en que se pagaron, mientras que los montos de construcción del T5018 pagados o acreditados corresponden al período en que ocurrió ese pago o crédito, incluidos el trueque y las compensaciones (CRA: T4A; CRA: T5018).

1. Reúna las facturas de proveedores, los contratos, los pagos bancarios y con tarjeta, los créditos y los registros de trueque. Identifique con quién contrató y dónde se realizó físicamente cada servicio.
2. Concilie los pagos con el libro de gastos y con los comprobantes ya presentados. Separe los honorarios por servicios y el GST/HST para el T4A; en contratos mixtos de construcción, pruebe el pago completo sin el GST/HST y declare el pago completo en la casilla 22 del T5018.
3. Agrupe los honorarios del T4A por año calendario. Para el T5018, revise las declaraciones anteriores para ver la base de período elegida; si no se presentó ninguna, elija un año calendario o un período fiscal, anote su fecha de cierre y asigne cada pago a un período. Si el total de un período fiscal supera el umbral y el del año calendario es distinto, confírmelo con la CRA. Verifique el nombre, la dirección y el número de cada receptor.
4. Presente una declaración original para un período sin declaración. Si se presentó una declaración pero omitió a un receptor, presente un comprobante original adicional; modifique un comprobante existente que tenga un monto equivocado (CRA: cómo presentar; CRA: correcciones). Entregue a los receptores de T4A o T4A-NR afectados sus comprobantes o correcciones.

Actualmente, la CRA no determina la mayoría de las multas por omitir la casilla 048 del T4A, pero eso no borra la obligación de presentar. Los pagos de transporte de carga que califican, hechos a una corporación de transporte de carga bajo control privado canadiense, son una excepción; un pagador de transporte de carga de Quebec también presenta la casilla O, código RD, del RL-1 a más tardar el último día de febrero. Para declaraciones T5018 tardías o T4A con multa determinada, el escala reducida de la CRA es de $100 fijos para uno a cinco comprobantes, $5 por día hasta $500 para seis a diez, y $10 por día hasta $1,000 para once a cincuenta; las declaraciones más grandes pueden llegar a $7,500. Las declaraciones T4A-NR tardías usan, en cambio, el escala legal: hasta cincuenta comprobantes, $10 por día, con un mínimo de $100 y un tope de $1,000. Quien paga puede pedir alivio de multas o intereses en el Form RC4288; el alivio de multas debe solicitarse dentro de los diez años calendario siguientes al cierre del año fiscal o del período fiscal correspondiente. Consulte Multas, intereses y alivio. Si sus registros están incompletos, la ayuda de contabilidad puede apoyarle con la conciliación. Para una disputa sobre el estatus de un trabajador, consulte Auditorías de nómina y resoluciones sobre estatus del trabajador.

¿Qué pasa si el contratista es no residente?

Use el T4A-NR para pagos a una persona física, sociedad de personas o corporación no residente por servicios que no son de empleo realizados en Canadá, sin importar el monto. Declare el honorario bruto por el servicio en Canadá en la casilla 18, sin incluir el impuesto sobre las ventas; declare por separado los gastos de viaje que califiquen en la casilla 20. Anote dónde se hizo el trabajo y separe las facturas del trabajo en Canadá y en el extranjero. Para el comprobante, reúna el país de residencia fiscal de quien recibe el pago y su identificación fiscal extranjera, cualquier SIN, ITN, TTN o número de cuenta de programa canadiense asignado, y todos los días de presencia en Canadá durante el contrato, incluidos fines de semana y feriados (CRA: casillas del T4A-NR).

Para servicios que un no residente realiza totalmente fuera de Canadá no se requiere ni el T4A-NR ni el T5018: la regla del T4A-NR cubre el trabajo en Canadá, y el Income Tax Regulations 238(5)(c) excluye el trabajo en el extranjero del T5018. Un criterio de desempate de un tratado puede hacer que quien de otro modo sería residente de Canadá se considere no residente según el Income Tax Act 250(5). Para trabajo mixto en Canadá y en el extranjero, conserve los registros del lugar de trabajo y del pago que usó para repartir la factura.

Los pagos por trabajo en Canadá, por lo general, requieren una retención según el Regulation 105 de 15%, que se remite a más tardar el día quince del mes siguiente, o dentro de siete días si la empresa cierra (CRA). Una exención por tratado, por sí sola, no elimina la retención: para una exención estándar, el no residente firma el Form R105 y normalmente lo solicita al menos 30 días antes de que comiencen los servicios o del primer pago relacionado; quien paga necesita la carta de autorización de la CRA. Una exención tardía solo se aplica a pagos posteriores; una sociedad de personas transparente también adjunta el Form NR302 o NR303, según corresponda (CRA: solicitudes de exención; CRA: Form R105). Los gastos de viaje razonables pueden excluirse de la retención. La obligación del T4A-NR se mantiene. Para servicios realizados en Quebec, Revenu Québec también exige una retención de 9% y la casilla O, código RR, del RL-1. Un no residente que no está sujeto al impuesto sobre la renta de Quebec puede solicitar una retención reducida de Quebec en el Form TP-1016-V o por carta, normalmente 30 días antes del trabajo o del primer pago.

Si no se hizo la retención, quien paga adeuda el monto no retenido según el Income Tax Act 227(8.4), aunque no haya deducido el impuesto; puede recuperar ese monto del no residente. La subsección 227(8) agrega una multa de 10% sobre la retención omitida, que sube a 20% por una omisión repetida a sabiendas o con negligencia grave en el mismo año calendario. También se cobran intereses, y la CRA puede determinar a quien paga en cualquier momento según la subsección 227(10). Un propietario único es personalmente quien paga; los socios generales pueden adeudar las deudas de la sociedad según la ley provincial (por ejemplo, la Ontario Partnerships Act 10(1)). Los directores de una corporación al momento de una omisión de retención también pueden adeudar el monto, los intereses y las multas según el Income Tax Act 227.1, sujeto a sus condiciones de cobro y a la defensa de debida diligencia; el procedimiento debe iniciarse dentro de los dos años siguientes a la última vez que una persona dejó de ser director.

Ejemplo

Dólares canadienses ilustrativos. Una empresa de remodelación obtiene principalmente ingresos de construcción y elige un período T5018 de año calendario. Paga a un electricista residente constituido como corporación C$8,000 por trabajos de instalación más C$1,040 de HST. También paga a un responsable contable residente constituido como corporación C$2,000 por apoyo contable más C$260 de HST.

Los C$8,000 del electricista, antes del HST, superan el umbral del T5018. La empresa declara C$9,040 en la casilla 22 del T5018, incluido el HST. El trabajo del responsable contable queda fuera de los trabajos de subcontratación de construcción, así que la empresa declara C$2,000 en la casilla 048 del T4A, sin incluir el HST. Obtiene el número de cuenta de programa de cada corporación y presenta ambas declaraciones por el año del pago o por el período elegido del T5018.

¿Su caso es distinto?

• Es posible que el contratista sea en realidad un empleado: consulte Cómo manejar la nómina.
• La CRA ya emitió una resolución sobre el estatus del trabajador: consulte Auditorías de nómina y resoluciones sobre estatus del trabajador.
• Necesita detalles sobre multas por presentación tardía o alivio: consulte Multas, intereses y alivio.
• Necesita la lista completa de declaraciones de una empresa: consulte Qué declaraciones presenta su empresa.
• La corporación que recibe el pago puede ser un negocio de servicios personales: consulte Negocio de servicios personales.