Personal Services Business: Wann ist eine Firma ein PSB?

Was ist ein Personal Services Business?

Ein Personal Services Business (PSB) ist der Dienstleistungsbetrieb einer Kapitalgesellschaft, der alle Teile des gesetzlichen Tests erfüllt. Die zentrale Frage lautet: Wäre die Person, die die Arbeit ausführt, ohne die Kapitalgesellschaft vernünftigerweise Arbeitnehmer oder Officer des Kunden? (Income Tax Act, Abschnitt 125(7); CRA: Voraussetzungen für ein PSB).

Die Einstufung gilt für den Dienstleistungsbetrieb, nicht automatisch für jede Tätigkeit einer Kapitalgesellschaft. Einkünfte aus einem getrennten Betrieb werden gesondert behandelt (Income Tax Act, Abschnitt 125(7); Revenu Québec: sonstige Betriebsausgaben).

Wie entscheidet die CRA, ob ich der Arbeitnehmer meines Kunden wäre?

Die CRA prüft die tatsächliche Arbeitsbeziehung: ob der Kunde die Arbeit steuern darf, wer die Arbeitsmittel stellt, ob der Ausführende Hilfskräfte einstellen kann und wer das finanzielle Risiko trägt. Die Bezeichnung des Vertrags als Vertrag mit einem selbstständigen Auftragnehmer entscheidet die Frage nicht (CRA: Beschäftigungsstatus außerhalb von Québec).

Wenn Sie von der Gehaltsliste des Kunden gegangen sind oder zur Gründung einer Kapitalgesellschaft aufgefordert wurden, vergleichen Sie Weisungsbefugnis, Arbeitsmittel und finanzielles Risiko vorher und nachher. Die Gründung allein macht die Beziehung nicht selbstständig (CRA: PSB-Pilotprojekt).

Kein einzelnes Anzeichen entscheidet den Fall. Ein hochqualifizierter Ausführender erhält vielleicht kaum tägliche Anweisungen und unterliegt trotzdem der Kontrolle des Kunden. Wurde der Vertrag in Québec geschlossen, wendet die CRA die Kriterien des Zivilrechts von Québec an, vor allem das Unterordnungsverhältnis (CRA: Beschäftigungsstatus in Québec).

Bewahren Sie Verträge, Rechnungen, Arbeitspläne, E-Mails zu Aufträgen und Abnahmen, Gerätenachweise, Einstellungsunterlagen und Belege über Preisgestaltung oder Verluste auf. Sie zeigen, was tatsächlich geschah, und nicht nur, was im Vertrag steht.

Macht ein einziger Kunde meine Kapitalgesellschaft zum PSB?

Ein einziger Kunde allein macht eine Kapitalgesellschaft nicht zum PSB. Die Zahl der Kunden kommt im gesetzlichen Test nicht vor. Eine Kapitalgesellschaft mit nur einem Kunden kann selbstständig sein, wenn die tatsächlichen Umstände für eine unternehmerische Beziehung sprechen.

Mehrere Kunden heilen ein arbeitnehmerähnliches Verhältnis zu einem von ihnen nicht automatisch. Prüfen Sie jede wesentliche Kundenbeziehung anhand der Kriterien der CRA zu Weisungsrecht, Arbeitsmitteln, Unterbeauftragung und finanziellem Risiko. Die Möglichkeit, andere Aufträge zu suchen, ist ein nützlicher Beleg. Wichtig ist aber auch, ob Sie Aufträge tatsächlich annehmen oder ablehnen dürfen.

Was gilt, wenn meine Kapitalgesellschaft mehr als fünf Mitarbeiter hat oder ein verbundenes Unternehmen bedient?

Eine Kapitalgesellschaft fällt für einen Betrieb nicht unter die PSB-Definition, wenn sie in diesem Betrieb während des gesamten Jahres mehr als fünf Vollzeitkräfte beschäftigt. Wer erst kurz vor Jahresende einen sechsten Mitarbeiter einstellt, erfüllt die Bedingung „des gesamten Jahres“ nicht (Income Tax Act, Abschnitt 125(7)).

Beträge, die eine verbundene Kapitalgesellschaft (Associated Corporation) für Leistungen zahlt oder schuldet, fallen ebenfalls nicht unter die PSB-Definition. Der Test auf Verbundenheit prüft eine bestimmte Beherrschung der Kapitalgesellschaft. Ein gemeinsamer Kunde, Manager oder eine Familienbeziehung genügt nicht. Rechnet der Auftragnehmer auch mit anderen Kunden ab, prüfen Sie diese Beträge gesondert (Income Tax Act, Abschnitt 125(7); CRA: Voraussetzungen für ein PSB).

Diese Ausnahmen nehmen den PSB-Status für die betroffenen Einkünfte weg. Sie begründen keinen Anspruch auf jede andere Steuervergünstigung. Siehe wie kanadische Kapitalgesellschaften besteuert werden.

Welcher Steuersatz gilt für PSB-Einkünfte?

Für steuerpflichtige PSB-Einkünfte, die für den Bundesabzug zugunsten der Provinzen (Federal Provincial Abatement) infrage kommen, beträgt der Bundessteuersatz 33 %. Darin enthalten ist eine zusätzliche PSB-Steuer von 5 %. Hinzu kommt der jeweilige allgemeine Körperschaftsteuersatz der Provinz oder des Territoriums. Auf PSB-Einkünfte sind der bundesrechtliche Small Business Deduction und die allgemeine Steuersatzermäßigung nicht anwendbar (CRA: PSB-Pflichten; Income Tax Act, Abschnitt 124; Abschnitt 123.5).

Der PSB-Status ändert nichts an den üblichen GST/HST-Pflichten (kanadische Waren- und Dienstleistungssteuer / harmonisierte Umsatzsteuer). Siehe wann Sie sich für GST/HST registrieren müssen (CRA: PSB-Pflichten).

Die Steuer fällt auf die steuerpflichtigen PSB-Einkünfte an, nicht auf die Bruttorechnungen. Wegen der unten beschriebenen eingeschränkten Abzüge kann das steuerpflichtige Einkommen höher sein als der Buchgewinn der Kapitalgesellschaft. Die Sätze und die Business Limit einer normalen Canadian-controlled private corporation (CCPC, von Kanadiern kontrollierte private Kapitalgesellschaft) behandelt wie Kapitalgesellschaften besteuert werden.

Welche Ausgaben darf ein PSB abziehen?

Ein PSB darf nur die engen Kategorien aus Income Tax Act, Absatz 18(1)(p) abziehen, soweit sie sonst abzugsfähig wären. Übliche Betriebskosten sind nicht schon deshalb abzugsfähig, weil die Kapitalgesellschaft sie bezahlt hat.

Laut CRA müssen nicht abzugsfähige Kosten, die in der Buchhaltung erfasst sind, auf Schedule 1 der T2 wieder hinzugerechnet werden (CRA: T2 guide). Trennen Sie die Kosten eines anderen echten Betriebs von den PSB-Kosten. Die PSB-Beschränkung gilt nicht automatisch auch für diesen anderen Betrieb (Revenu Québec: sonstige Betriebsausgaben).

Senkt ein Gehalt an mich selbst die PSB-Steuer?

Ein Gehalt, das dem angestellten Eigentümer im Jahr gezahlt wird, kann die PSB-Einkünfte der Kapitalgesellschaft mindern. Es wird zugleich zum Arbeitseinkommen des Ausführenden. Die Kapitalgesellschaft muss dann die normalen Pflichten zu Lohnabrechnung, Einbehalt und T4 erfüllen (Income Tax Act, Absatz 18(1)(p); CRA: PSB-Pflichten).

Eine Dividende ist ein Ertrag aus Anteilen und keine Vergütung für die Arbeit des Ausführenden. Sie ersetzt deshalb kein abzugsfähiges Gehalt (CRA: Leistungen an Gesellschafter und Dividenden). Vergleichen Sie die Gesamtwirkung auf Kapitalgesellschaft, Privatperson und Lohnabgaben unter Gehalt oder Dividende. Ein Gehalt verspricht keine niedrigere Gesamtsteuer.

Kann eine Professional Corporation ein PSB sein?

Ja. Die bundesrechtliche PSB-Definition nimmt eine Kapitalgesellschaft nicht deshalb aus, weil ihr Eigentümer eine Berufszulassung hat. Auch die fachliche Freiheit eines Berufsträgers bei technischen Entscheidungen klärt nicht, ob eine Klinik, Kanzlei oder ein anderer Zahler die übrige Arbeitsbeziehung kontrolliert (CRA: Kontrolle bei freien Berufen).

Ob Sie eine Kapitalgesellschaft gründen dürfen und welche berufsspezifischen Beteiligungsregeln gelten, sind getrennte Fragen. Siehe Professional Corporations.

Wie findet die CRA PSBs, und was passiert, wenn sie frühere Jahre ändert?

Die CRA kann die T2-Behandlung einer Kapitalgesellschaft mit Angaben der zahlenden Unternehmen vergleichen und dann die zugrunde liegenden Arbeitsverhältnisse prüfen. In ihrem PSB-Pilotprojekt wertete sie Zahlerdaten und Steuererklärungen von Auftragnehmern aus. Viele bestätigte PSBs hatten den Small Business Deduction beansprucht und die zusätzliche PSB-Steuer weggelassen. Diese Ergebnisse des Pilotprojekts sind keine Regel, nach der eine bestimmte Branche oder ein bestimmter Vertrag automatisch ein PSB wäre.

Im Transportgewerbe (Trucking) gibt es ein eigenes Meldeproblem: Die CRA verhängt wieder Strafzuschläge gegen zahlende Unternehmen im Transportgewerbe, die qualifizierte Honorare an Transport-Kapitalgesellschaften nicht auf T4A-Bescheinigungen melden (CRA: Pflichten im Transportgewerbe). Ein T4A hilft der CRA, Einkünfte zu überprüfen. Dass Sie ein solches Formular erhalten, entscheidet aber nicht über den PSB-Status.

Stuft die CRA Einkünfte um, kann sie den Small Business Deduction und Ausgaben versagen, die zusätzliche PSB-Steuer festsetzen und Zinsen berechnen. Ob Strafzuschläge anfallen, hängt vom Einzelfall ab (CRA: PSB-Pflichten). In der Regel kann sie innerhalb von drei Jahre nach dem ursprünglichen Bescheid ändern, wenn die Kapitalgesellschaft am Jahresende eine CCPC war, sonst innerhalb von vier Jahre. Fristverlängerungen, Verzichte und falsche Angaben können diese Grenze verändern (CRA: Fristen für geänderte Steuerbescheide). Wie Sie auf ein Schreiben der CRA reagieren, lesen Sie unter Prüfungen, Audits und freiwillige Offenlegung.

Ich habe den Small Business Deduction beansprucht, bin aber vielleicht ein PSB: Wie korrigiere ich frühere Erklärungen?

Prüfen Sie jedes betroffene Jahr, bevor Sie eine T2 ändern. Die CRA lässt einen Antrag auf Änderung der T2 zu und verweist Steuerpflichtige, die möglicherweise falsch erklärt haben, auf ihr Voluntary Disclosures Program (Programm zur freiwilligen Offenlegung), sofern die Voraussetzungen erfüllt sind (CRA: Fehler bei PSB-Erklärungen korrigieren).

1. Sammeln Sie Verträge, Rechnungen, T4A-Bescheinigungen, Anteilsregister, Personalunterlagen, Lohnabrechnungen, Ausgabenlisten sowie die ursprünglichen T2-Erklärungen und Bescheide.
2. Prüfen Sie für jeden Kunden und jedes Jahr die gesetzlichen Voraussetzungen und die tatsächliche Arbeitsbeziehung. Trennen Sie Einkünfte ohne PSB-Bezug samt zugehöriger Ausgaben ab.
3. Berechnen Sie die betroffenen T2 neu. Bei einer CCPC tragen Sie die PSB-Einkünfte nach zulässigen zugehörigen Ausgaben auf Schedule 7, Teil 6, Zeile 520 ein. Auf der T2 verwenden Sie Zeile 432 für eine CCPC im ganzen Jahr oder eine Substantive CCPC. Zeile 434 gilt, wenn der andere Abschnitt zur allgemeinen Steuerermäßigung greift. Die steuerpflichtigen PSB-Einkünfte gehören in Zeile 555. Nicht abzugsfähige Ausgaben rechnen Sie auf Schedule 1 wieder hinzu (CRA: T2 guide).
4. Wählen Sie den Korrekturweg, bevor Sie Erklärungen einreichen, besonders wenn die CRA die Kapitalgesellschaft schon kontaktiert hat. Siehe Prüfungen, Audits und freiwillige Offenlegung.

Gehen Sie nicht davon aus, dass die Möglichkeit eines früheren Pilotprojekts, ohne sofortige Änderung des Steuerbescheids zu korrigieren, noch gilt. Die CRA beschreibt das als Merkmal des Pilotprojekts, nicht als dauerhafte Zusage (CRA: PSB-Pilotprojekt).

Kann ich die CRA vorab um eine Entscheidung zu meinem PSB-Status bitten?

Zur hypothetischen Frage, ob der Kunde Sie ohne Ihre Kapitalgesellschaft beschäftigen würde, erhalten Sie keine CPP/EI-Entscheidung. Nach Angaben der CRA können CPP/EI-Entscheidungen stattdessen klären, ob Sie Arbeitnehmer Ihrer eigenen Kapitalgesellschaft sind (CRA: Voraussetzungen für ein PSB).

Eine Vorabentscheidung zur Einkommensteuer (Advance Income Tax Ruling) ist für eine bestimmte geplante Gestaltung gegen Gebühr möglich, aber keine routinemäßige Statusbescheinigung. Die CRA lehnt Entscheidungen, die vor allem von Tatsachenfeststellungen abhängen, im Allgemeinen ab und äußert sich in der Regel nicht zu bereits abgeschlossenen Vorgängen. Eine Entscheidung bindet die CRA nur für den Steuerpflichtigen und die beschriebenen Tatsachen und unter ihren Bedingungen (CRA: Advance Income Tax Rulings). Meist ist eine schriftliche Analyse der tatsächlichen Beziehung der erste Schritt.

Wie behandelt Québec ein PSB?

Eine Kapitalgesellschaft, die der Körperschaftsteuer von Québec unterliegt, zahlt auf PSB-Einkünfte auch den allgemeinen Körperschaftsteuersatz von Québec. Québec versagt den Small Business Deduction und beschränkt Ausgaben. Laut Revenu Québec reicht eine PSB-Kapitalgesellschaft eine Körperschaftsteuererklärung für Québec ein und kann den Zugang zu einigen Steuergutschriften verlieren (Revenu Québec: Sonderregeln für PSB).

Québec kennt zudem eine eigene Regel zum fiktiven Vorteil. Eine Kapitalgesellschaft, die jetzt oder in einem früheren Jahr ein PSB betreibt, muss unter Umständen einen Betrag als Einkünfte ansetzen, wenn jemand wegen der Leistungen der Kapitalgesellschaft oder der Beschäftigung der Einzelperson eine Schuld eingeht. Diese Regel verlangt eine Prüfung im Einzelfall. Sie ist nicht die zusätzliche PSB-Steuer des Bundes (Revenu Québec: fiktiver Vorteil).

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung; alle Beträge sind kanadische Dollar. Eine Kapitalgesellschaft in Ontario stellt C$100.000 (kanadische Dollar) für die Arbeit ihres Eigentümers in Rechnung. Der Kunde legt Aufgaben und Arbeitszeiten des Eigentümers fest, die Kapitalgesellschaft hat keine weiteren Vollzeitkräfte. Nehmen Sie an, dass die übrigen PSB-Voraussetzungen erfüllt sind, die Kapitalgesellschaft dem Eigentümer im Jahr C$60.000 Gehalt zahlt und C$5.000 für übliche Bürokosten ausgibt, die nach der PSB-Regel nicht abzugsfähig sind.

Die steuerpflichtigen PSB-Einkünfte der Kapitalgesellschaft betragen C$40.000: C$100.000 Honorare abzüglich C$60.000 abzugsfähigem Gehalt. Die C$5.000 Bürokosten mindern diese steuerpflichtigen Einkünfte nicht. Bei einem beispielhaften PSB-Bundessteuersatz von 33 % plus dem allgemeinen Körperschaftsteuersatz von Ontario von 11,5 % beträgt die Körperschaftsteuer C$17.800, bevor weitere Steuerposten berücksichtigt werden. Der Eigentümer versteuert das Gehalt außerdem persönlich, und die Kapitalgesellschaft erledigt die Lohnabrechnung. Eine Dividende statt eines Gehalts würde in der Kapitalgesellschaft nicht zum selben Abzug führen (CRA: Körperschaftsteuersätze; CRA: Erläuterung zur PSB-Steuer).

Anders bei Ihnen?

• Sie haben keine Kapitalgesellschaft gegründet: Vergleichen Sie Struktur und PSB-Risiko unter Einzelunternehmen oder Kapitalgesellschaft.
• Ihre Kapitalgesellschaft hat selbstständige Aufträge oder einen anderen Betrieb: Klären Sie, welche Einkünfte PSB-Einkünfte sind und wie der Rest besteuert wird, unter wie Kapitalgesellschaften besteuert werden.
• Sie müssen Ihre Eigentümervergütung festlegen: Vergleichen Sie das Gesamtergebnis für Kapitalgesellschaft und Privatperson unter Gehalt oder Dividende.
• Sie üben Ihren Beruf über eine zugelassene Professional Corporation aus: Prüfen Sie die Regeln Ihres Berufs unter Professional Corporations.
• Ihr Kunde sitzt in den USA: Prüfen Sie mögliche US-Erklärungs- und Einbehaltungspflichten unter US-Steuererklärungen kanadischer Kapitalgesellschaften.
• Die CRA hat sich bei Ihnen gemeldet, oder frühere T2-Erklärungen nutzten den Satz für kleine Unternehmen: Nutzen Sie Prüfungen, Audits und freiwillige Offenlegung und sammeln Sie für jedes Jahr Verträge, Rechnungen, T2, Lohnunterlagen, Ausgabendetails und Schreiben.
• Ihr Status hängt von strittigen Arbeitsumständen oder mehreren Jahren ab: Nehmen Sie Erstellung von Unternehmenssteuererklärungen in Anspruch und bringen Sie Kundenverträge, Anteilsregister, Mitarbeiterzahl und Belege darüber mit, wer die Arbeit steuerte.