Declarar pagamentos a subcontratados: T4A e T5018

Preciso emitir um T4A para profissionais independentes e subcontratados?

Uma empresa canadense geralmente declara em um informe T4A os honorários pagos por serviços a um prestador independente residente, mesmo que o pagador não tenha empregados. Declare os honorários comuns de serviços no campo 048, no ano-calendário em que foram pagos, e não no ano em que o trabalho foi feito. As comissões de autônomos vão no campo 020 (CRA: T4A para pagadores; CRA: declaração de honorários de serviços).

O informe segue o pagamento e o tipo de trabalho. Um prestador de serviços que envia faturas e cobra GST/HST ainda pode ser destinatário de um T4A. Se a pessoa era, na prática, um empregado, a declaração e os descontos mudam. Veja Como fazer a folha de pagamento. Se a CRA já tomou uma decisão sobre a condição do trabalhador, veja Fiscalização da folha e decisões da CRA sobre trabalhadores.

Um prestador constituído como corporação também recebe um T4A?

Sim. Pagar a uma corporação não elimina, por si só, a obrigação de declarar honorários de serviços. A CRA diz que pagamentos por serviços entre empresas, inclusive corporações, geralmente vão no T4A. O T5018 ou o T4A-NR podem se aplicar no lugar dele quando suas condições forem atendidas.

Colete o nome legal ou o nome comercial registrado da corporação e o número completo da conta de programa da CRA antes de preparar o informe. Use esse número no campo 013 do T4A, e não o SIN de um proprietário no campo 012 (CRA: campos de identificação do T4A). Saber se a corporação que recebe é uma empresa de serviços pessoais é outra questão. Veja Empresa de serviços pessoais.

Quando uma empresa de construção usa, em vez disso, o T5018?

Uma empresa usa o T5018 para pagamentos a subcontratados de construção residentes no Canadá quando a construção representa mais de 50% das suas atividades que geram renda. O trabalho pode ser feito dentro ou fora do Canadá. O teste considera a atividade principal de quem paga. Assim, uma empresa que encomenda uma reforma não se torna uma empresa de construção só porque o projeto é grande (CRA: T5018).

O T5018 vale para o subcontratado com quem você contratou diretamente. Se o seu subcontratado contrata outro profissional, esse subcontratado declara o próprio pagamento a esse profissional (CRA: T5018). Para obras de construção licenciadas abrangidas em Quebec, quando os contratos com o mesmo subcontratado chegam a $25.000 antes do imposto no ano-calendário atual ou em um anterior e as duas partes têm estabelecimentos em Quebec, o contratante deve obter e validar uma Attestation de Revenu Québec até o sétimo dia depois do início do trabalho e verificar a autenticidade dela até o décimo dia. Obtenha também as atestações dos membros abrangidos de uma sociedade de pessoas subcontratada. Contratos para corrigir um perigo urgente a pessoas ou bens estão isentos. Isso é separado do informe federal.

Existe um valor mínimo, e bens e GST/HST entram na conta?

O limite administrativo usual do T4A na CRA é mais de $500 pagos a quem recebe no ano-calendário. Também é exigido um T4A se houve imposto retido de um pagamento. Para o T5018, a CRA descreve um limite de mais de $500 por subcontratado residente, sem contar o GST/HST. As instruções detalhadas do T5018 falam do período de declaração escolhido, enquanto a visão geral fala em ano-calendário. Por isso, confirme o período usado quando o total do exercício fiscal passa do limite, mas o total do ano-calendário não passa (CRA: T4A; CRA: T5018).

Para o T4A, teste e declare o honorário do serviço, sem o imposto sobre vendas. Para um contrato de construção misto sujeito ao T5018, teste o pagamento total do contrato sem o GST/HST. Se for declarável, o campo 22 inclui o pagamento total e o imposto sobre vendas aplicável (CRA: T5018; Income Tax Regulations, seção 238). Guarde a divisão da fatura junto com o registro do pagamento.

Que nome e número fiscal devo coletar?

Peça a cada prestador o nome e o endereço da pessoa ou empresa que você paga, a residência fiscal e o SIN ou o número completo da conta de programa da CRA antes do vencimento do primeiro informe. A CRA exige que o pagador procure obter o número designado de quem recebe, e um autônomo com número de empresa (business number) pode informá-lo no lugar do SIN para o campo 048 do T4A ou para o T5018. Se o prestador tem apenas um número de empresa de nove dígitos, consulte as instruções do informe antes de apresentá-lo.

Se faltar um número, documente os pedidos feitos ao prestador e apresente o informe no prazo. A CRA diz para demonstrar esforços razoáveis para obter o número e dá instruções para um T4A sem SIN (CRA: dados de quem recebe; CRA: T4A).

Preciso de uma conta de folha de pagamento e como apresento os informes?

Um pagador que apresenta informes T4A ou T4A-NR precisa de uma conta de programa de folha de pagamento (RP) da CRA, mesmo sem empregados (CRA: honorários de serviços; CRA: número do pagador do T4A-NR). Abrir a conta para os informes não transforma um pagamento genuíno a prestador em salário. Quem apresenta apenas o T5018 usa uma conta de declarações informativas (RZ) (CRA: contas de programa).

Prepare um informe para cada destinatário declarável e um resumo correspondente, ou use uma listagem permitida do T5018 com as informações de resumo exigidas. O Web Forms da CRA aceita T4A, T5018 e T4A-NR e calcula os totais do resumo conforme os informes são digitados. Mais de cinco informes de um mesmo tipo em um ano-calendário devem ser apresentados por via eletrônica. Entregue aos destinatários os informes T4A ou T4A-NR. Os informes T5018 não precisam ser distribuídos. A entrega atrasada pode custar $25 por dia por informe, com mínimo de $100 e teto de $2.500 (CRA). Para outras declarações que uma empresa pode dever, veja Quais declarações a sua empresa apresenta.

Quando vencem as declarações T4A e T5018?

Os informes e resumos T4A e T4A-NR vencem no último dia de fevereiro depois do ano-calendário do pagamento. Quem apresenta o T5018 escolhe um ano-calendário ou um período fiscal e apresenta em até seis meses depois do fim dele. A base escolhida continua nos anos seguintes, a menos que o Minister autorize uma mudança (CRA: prazos de entrega; Income Tax Regulations, seção 238).

O prazo cobre os informes e o resumo, ou a listagem permitida do T5018. Se a empresa deixa de operar, apresente em até 30 dias. Se um sócio ou autônomo com empresa individual morre, apresente em até 90 dias da data da morte (CRA: prazos especiais de entrega). Um T4A de trabalho faturado em um ano e pago no seguinte pertence ao ano do pagamento (CRA: T4A).

E se perdi informes T4A ou T5018 de anos anteriores?

Refaça cada período de declaração que faltou e apresente os informes e o resumo que faltam assim que os valores e os destinatários puderem ser comprovados. Não coloque valores antigos em informes do período atual. Os honorários de serviços do T4A pertencem ao ano-calendário em que foram pagos, e os valores de construção do T5018 pagos ou creditados pertencem ao período em que isso ocorreu, inclusive trocas e compensações (CRA: T4A; CRA: T5018).

1. Reúna faturas de fornecedores, contratos, pagamentos bancários e de cartão, créditos e registros de trocas. Identifique com quem você contratou e onde cada serviço foi fisicamente executado.
2. Concilie os pagamentos com o livro de despesas e com os informes já apresentados. Separe os honorários de serviços e o GST/HST no T4A. Em contratos de construção mistos, teste o pagamento total sem o GST/HST e declare o pagamento total no campo 22 do T5018.
3. Agrupe os honorários do T4A por ano-calendário. Para o T5018, verifique nas declarações anteriores a base de período escolhida. Se nenhuma foi apresentada, escolha um ano-calendário ou um período fiscal, anote a data de encerramento e atribua cada pagamento a um período. Confirme com a CRA um caso de limite em período fiscal se o total do ano-calendário for diferente. Confira o nome, o endereço e o número de cada destinatário.
4. Apresente uma declaração original para um período sem declaração. Se uma declaração foi apresentada, mas omitiu um destinatário, apresente um informe original adicional. Retifique um informe existente com valor errado (CRA: como apresentar; CRA: correções). Entregue aos destinatários afetados de T4A ou T4A-NR os informes ou as correções.

Atualmente, a CRA não aplica a maioria das multas por omissão do campo 048 do T4A, mas isso não apaga a obrigação de apresentar. Pagamentos qualificados de transporte rodoviário de cargas a uma corporação privada de transporte sob controle canadense são uma exceção. Um pagador de transporte rodoviário em Quebec também apresenta o RL-1, campo O, código RD, até o último dia de fevereiro. Para declarações T5018 atrasadas ou T4A lançadas, a tabela reduzida da CRA é de $100 fixos para um a cinco informes, $5 por dia até $500 para seis a dez, e $10 por dia até $1.000 para onze a cinquenta. Declarações maiores podem chegar a $7.500. As declarações T4A-NR atrasadas usam, em vez disso, a tabela legal: para até cinquenta informes, $10 por dia, com mínimo de $100 e teto de $1.000. O pagador pode pedir alívio de multa ou de juros no Form RC4288. O pedido de alívio de multa deve ser feito em até dez anos-calendário depois do fim do ano fiscal ou do período fiscal em questão. Veja Multas, juros e alívio. Se os registros estão incompletos, a ajuda de contabilidade pode apoiar a conciliação. Para uma disputa sobre a condição de um trabalhador, veja Fiscalização da folha e decisões da CRA sobre trabalhadores.

E se o prestador é não residente?

Use o T4A-NR para pagamentos a uma pessoa física, sociedade de pessoas ou corporação não residente por serviços que não são de emprego e foram prestados no Canadá, qualquer que seja o valor. Declare no campo 18 o honorário bruto do serviço no Canadá, sem o imposto sobre vendas. Declare as despesas de viagem qualificadas separadamente no campo 20. Anote onde o trabalho foi feito e separe as faturas do trabalho no Canadá e no exterior. Para o informe, colete o país de residência fiscal de quem recebe e o número de identificação fiscal estrangeiro, qualquer SIN, ITN, TTN ou número de conta de programa canadense atribuído e todos os dias de presença no Canadá durante o contrato, inclusive fins de semana e feriados (CRA: campos do T4A-NR).

Para serviços que um não residente presta inteiramente fora do Canadá, não é exigido nem o T4A-NR nem o T5018. A regra do T4A-NR cobre o trabalho no Canadá, e o Income Tax Regulations 238(5)(c) exclui o trabalho no exterior do T5018. Uma regra de desempate de um tratado tributário pode tornar não residente quem receberia como residente no Canadá, conforme o Income Tax Act 250(5). Para trabalho misto, no Canadá e no exterior, guarde os registros do local de trabalho e do pagamento usados para dividir a fatura.

Pagamentos por trabalho no Canadá geralmente exigem a retenção da Regulation 105 de 15%, recolhida até o décimo quinto dia do mês seguinte, ou em até sete dias se a empresa encerrar as atividades (CRA). Uma isenção por tratado, sozinha, não elimina a retenção. Para uma dispensa padrão, o não residente assina o Form R105 e normalmente pede a dispensa pelo menos 30 dias antes de os serviços começarem ou do primeiro pagamento relacionado. O pagador precisa da carta de autorização da CRA. Uma dispensa tardia vale apenas para pagamentos posteriores. Uma sociedade de pessoas intermediária (flow-through) também anexa o Form NR302 ou NR303, conforme o caso (CRA: pedidos de dispensa; CRA: Form R105). Despesas de viagem razoáveis podem ser excluídas da retenção. A obrigação do T4A-NR permanece. Para serviços prestados em Quebec, a Revenu Québec também exige retenção de 9% e o RL-1, campo O, código RR. Um não residente que não está sujeito ao imposto de renda de Quebec pode pedir uma retenção reduzida em Quebec no Form TP-1016-V ou por carta, normalmente 30 dias antes do trabalho ou do primeiro pagamento.

Se a retenção não foi feita, o pagador deve o valor não retido conforme o Income Tax Act 227(8.4), mesmo que não tenha descontado o imposto. Ele pode recuperar esse valor do não residente. A subseção 227(8) acrescenta uma multa de 10% sobre o desconto que faltou, que sobe para 20% em uma falha repetida, consciente ou com negligência grave, no mesmo ano-calendário. Também há juros, e a CRA pode lançar o valor contra o pagador a qualquer momento, conforme a subseção 227(10). Um autônomo com empresa individual é pessoalmente o pagador. Sócios gerais podem dever as dívidas da sociedade pela lei provincial (por exemplo, o Ontario Partnerships Act 10(1)). Os administradores de uma corporação na época de uma falha de retenção também podem dever o valor, os juros e as multas conforme o Income Tax Act 227.1, sujeitos às condições de cobrança e à defesa baseada na devida diligência. O processo deve começar em até dois anos depois de um administrador deixar o cargo pela última vez.

Exemplo

Dólares canadenses ilustrativos. Uma empresa de reformas ganha principalmente com construção e escolhe o ano-calendário como período do T5018. Ela paga a um eletricista residente, constituído como corporação, C$8.000 por serviços de instalação mais C$1.040 de HST. Também paga a um responsável contábil residente, constituído como corporação, C$2.000 por apoio de contabilidade mais C$260 de HST.

Os C$8.000 do eletricista, antes do HST, passam do limite do T5018. A empresa declara C$9.040 no campo 22 do T5018, incluindo o HST. O trabalho do responsável contábil está fora do trabalho de subcontratação de construção, então a empresa declara C$2.000 no campo 048 do T4A, sem o HST. Ela obtém o número da conta de programa de cada corporação e apresenta as duas declarações para o ano do pagamento ou para o período escolhido do T5018.

É diferente no seu caso?

• O prestador pode ser, na verdade, um empregado: veja Como fazer a folha de pagamento.
• A CRA já decidiu sobre a condição do trabalhador: veja Fiscalização da folha e decisões da CRA sobre trabalhadores.
• Você precisa de detalhes sobre multas por atraso na entrega ou sobre alívio: veja Multas, juros e alívio.
• Você precisa da lista completa de declarações empresariais: veja Quais declarações a sua empresa apresenta.
• A corporação que recebe pode ser uma empresa de serviços pessoais: veja Empresa de serviços pessoais.